KI und Automatisierung Schulung: Workflows mit Kontrolle

Diese Schulung vermittelt, wie sich wiederkehrende Büro- und IT-Aufgaben mit KI, Workflows und Skripten kontrolliert verbinden lassen. Die Teilnehmenden extrahieren Text aus gescannten Rechnungen mit Paperless-ngx, strukturieren Dokumenteninhalte und automatisieren ausgewählte Dateiumwandlungen. Weitere Schwerpunkte sind die Analyse von Zugriffsrechten, die vorbereitete Benutzeranlage im Active Directory, die Planung von Bahnreisen mit Hotelvergleich sowie überprüfbare Systemkonfigurationen. Paperless-ngx stellt OCR und Dokumentenworkflows bereit; die weiterführende KI-Auswertung wird im Kurs als zusätzlicher Verarbeitungsschritt behandelt. Sämtliche administrativen Übungen erfolgen in einer isolierten Laborumgebung mit klaren Freigaben. Seminarziel Die Teilnehmenden lernen, wiederkehrende Aufgaben in überschaubare Verarbeitungsschritte zu zerlegen und geeignete Kombinationen aus KI, Regeln, Schnittstellen und Skripten einzusetzen. Im Mittelpunkt steht die Unterscheidung zwischen KI-gestützter Interpretation und regelbasierter Ausführung. Ausgehend von gescannten Rechnungen erschließen sie Dokumenteninhalte mit OCR und bereiten ausgewählte Angaben für die Weiterverarbeitung auf. Sie definieren Pflichtfelder, kontrollieren Ergebnisse und behandeln fehlende oder widersprüchliche Informationen. Ergänzend entwickeln sie einen Ablauf zur Dateiumwandlung mit eindeutigen Eingabe- und Ausgabeformaten. Im IT-Teil analysieren sie vorbereitete Berechtigungsinformationen und vergleichen diese mit einer vorgegebenen Rollenmatrix. Anschließend bereiten sie die Anlage von Active-Directory-Benutzern aus strukturierten Eingangsdaten vor. Änderungen werden geprüft und ausschließlich in einer Testumgebung ausgeführt. Weitere Übungen behandeln die vergleichende Planung von Bahnreisen und Hotels sowie die Erstellung und Prüfung begrenzter Systemkonfigurationen. Dabei lernen die Teilnehmenden, aktuelle Quelldaten von KI-generierten Vorschlägen zu unterscheiden. Ein durchgängiger Schwerpunkt ist die Kontrolle: Freigaben, eingeschränkte Berechtigungen, Protokollierung, Fehlerbehandlung und Wiederholbarkeit werden in die Workflows eingebaut. Ziel sind nachvollziehbare Prototypen und eine fundierte Einschätzung geeigneter Einsatzfelder. Ein vollständig autonomer Produktivbetrieb oder eine umfassende Einführung aller beteiligten Systeme ist nicht Bestandteil des zweitägigen Formats.

Kursinhalt

• Tag 1: Dokumente verarbeiten, Dateien umwandeln und Reiseoptionen vergleichen
• Grundlagen KI-gestützter Automatisierung
  • Unterschiede zwischen klassischem Skript, regelbasiertem Workflow und KI-gestützter Verarbeitung.
  • Aufgaben in Eingabe, Verarbeitung, Prüfung und Ausgabe aufteilen.
  • Geeignete Einsatzfelder und Automatisierungsgrenzen erkennen.
  • Strukturierte Daten statt unkontrollierter Freitextübergaben verwenden.
  • Freigaben und Fehlerpfade von Beginn an vorsehen.
  • Einen vorbereiteten Workflow-Editor kennenlernen, beispielsweise n8n.
• Text aus Bilddateien und Rechnungen mit Paperless-ngx extrahieren
  • Bilddateien und gescannte PDF-Dokumente importieren.
  • OCR und KI-gestützte Inhaltsauswertung unterscheiden.
  • Erkannten Text kontrollieren und typische Erkennungsfehler untersuchen.
  • Dokumenttypen, Tags und Korrespondenten zuordnen.
  • Paperless-ngx-Workflows für die vorbereitete Dokumentenorganisation einsetzen.
  • Einen zusätzlichen KI-Schritt zur strukturierten Auswertung anbinden.
• Rechnungsangaben strukturiert aufbereiten
  • Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge als Zielfelder definieren.
  • Zahlungsziel und weitere Angaben bei vorhandener Datengrundlage übernehmen.
  • Pflichtfelder und zulässige Formate festlegen.
  • Fehlende Werte ausdrücklich kennzeichnen.
  • Beträge anhand definierter Rechenregeln plausibilisieren.
  • Ergebnisse für CSV, Excel oder einen nachgelagerten Prozess bereitstellen.
  • Unklare Dokumente zur manuellen Prüfung aussteuern.
• Dateien kontrolliert umwandeln
  • Eingangsformat, Zielformat und gewünschte Verarbeitung festlegen.
  • Bildkonvertierung, Textextraktion und Tabellenkonvertierung unterscheiden.
  • Ein vorbereitetes Konvertierungswerkzeug in einen Workflow einbinden.
  • Dateinamen und Zielverzeichnisse regelbasiert erzeugen.
  • Originaldateien unverändert aufbewahren.
  • Fehlerhafte, beschädigte oder nicht unterstützte Dateien behandeln.
  • Ergebnisdateien auf Lesbarkeit und Vollständigkeit prüfen.
• Bahn- und Hotelplanung als Optimierungsaufgabe
  • Reiseziel, Termin, Ankunftsfenster und Budget strukturiert erfassen.
  • Reisezeit, Umstiege, Puffer und Hotelentfernung als Kriterien definieren.
  • Gesamtkosten einschließlich Übernachtung vergleichen.
  • Optionen nach einer transparenten Bewertungsmatrix priorisieren.
  • Vorgegebene oder freigegebene Quelldaten verwenden.
  • Preisstand und Recherchezeitpunkt dokumentieren.
  • Verfügbarkeit vor einer tatsächlichen Buchung erneut prüfen.
• Praxisübung
• Tag 2: Rechte analysieren, AD-Benutzer anlegen und Systeme konfigurieren
• Zugriffsrechte strukturiert analysieren
  • Rechteanalyse als Prüfung von Datei-, Ordner- und ausgewählten AD-Berechtigungen einordnen.
  • Berechtigungen und Gruppenmitgliedschaften lesend erfassen.
  • Direkte Zuweisungen, Vererbung und Gruppenbeziehungen unterscheiden.
  • Ist-Berechtigungen mit einer vorbereiteten Rollenmatrix vergleichen.
  • Auffälligkeiten als Prüfhinweise kennzeichnen.
  • KI zur Zusammenfassung und Erläuterung strukturierter Befunde einsetzen.
  • Empfehlungen von tatsächlichen Berechtigungsänderungen trennen.
• Benutzer automatisch im Active Directory erzeugen
  • Personaldaten aus einer vorbereiteten CSV-Datei übernehmen.
  • Pflichtangaben und Namenskonventionen prüfen.
  • Organisationseinheit und Gruppen über freigegebene Zuordnungsregeln bestimmen.
  • Bestehende Konten erkennen und Dubletten vermeiden.
  • Einen Anlageplan vor der Ausführung anzeigen.
  • Benutzer nach Freigabe in einer Test-OU erzeugen.
  • Kennwortübergabe und Aktivierung getrennt behandeln.
  • Ergebnisse und Fehler protokollieren.
• Systemkonfiguration mit KI-Unterstützung vorbereiten
  • Gewünschten Sollzustand eindeutig beschreiben.
  • Aktuelle Einstellungen lesend erfassen.
  • Konfigurationsvorlagen oder begrenzte Skriptentwürfe erzeugen lassen.
  • Änderungen vor der Ausführung als Vergleich darstellen.
  • Einen ausgewählten Dienst oder eine Anwendung im Labor konfigurieren.
  • Ergebnis anhand definierter Tests kontrollieren.
  • Wiederherstellung und Rücknahme vorbereiten.
  • Wiederholte Ausführung ohne unnötige Änderungen als Ziel berücksichtigen.
• Sichere Ausführung und menschliche Freigaben
  • Nur benötigte Werkzeuge und Befehle freigeben.
  • Administrationskonten und KI-Zugriff voneinander trennen.
  • Zugangsdaten außerhalb von Prompts und Protokollausgaben halten.
  • Freigegebene Parameter vor der Ausführung überprüfen.
  • Unvertrauenswürdige Inhalte aus Dokumenten nicht als Handlungsanweisung behandeln.
  • Abbruchbedingungen, Protokolle und manuelle Übernahme vorsehen.
• Abschlussprojekt: Kontrollierter Onboarding-Prozess

Zielgruppe

Diese Schulung richtet sich an IT-Administrator.innen und Systembetreuer.innen, Mitarbeitende aus Digitalisierung und Prozessmanagement, technisch orientierte Fachkräfte aus Verwaltung und Organisation, IT-Verantwortliche, die KI-gestützte Automatisierungen bewerten und erproben möchten und Projektverantwortliche für Dokumentenverarbeitung und interne Arbeitsabläufe.

Voraussetzungen

grundlegende IT-Kenntnisse und ein sicherer Umgang mit Dateien und Verzeichnissen. Für die administrativen Übungen sind Grundkenntnisse in Windows, Active Directory und PowerShell hilfreich. Vorbereitete Skripte und Workflows unterstützen den Einstieg.