Was ist eigentlich Robotic Process Automation (RPA)?

Was auch immer die Zukunft bringt. Eines ist klar. Die Zukunft ist automatisiert. Wir alle müssen uns darauf einstellen und vorbereiten - in allen Teilen unserer Gesellschaft.

Was ist "robotergestützte Prozessautomatisierung"? Es klingt innovativ und zukunftsweisend - aber ist es das auch?

Die COVID19-Pandemie hat die tiefste wirtschaftliche Störung seit dem Zweiten Weltkrieg verursacht - und die Lieferketten weltweit unterbrochen. Während immer mehr Länder beginnen, sich wieder zu erholen, stellen sich für jedes Unternehmen mehrere zwingende Fragen.

Werden Produktivität und Wachstum zurückkehren? Werden einige Sektoren erfolgreicher sein als andere? Wie wird sich das auf die Beschäftigung und das Einkommensniveau auswirken? Wie können die Investitionen erhöht und an die richtigen Stellen gelenkt werden?

Wenn man diese Fragen hinter sich lässt, ist eines klar. Der Einsatz von Digitalisierung und Automatisierung wird es den Unternehmen ermöglichen, die Produktivität zu steigern, indem sie sich auf Möglichkeiten konzentrieren, den "Produktionswert pro Arbeiter" zu erhöhen - ein natürlicher Nebeneffekt davon wird sein, dass Mitarbeiter durch neue, aufstrebende Technologien (wie künstliche Intelligenz) ersetzt oder ergänzt werden.

Wenn Sie jemals "Automatisierung" bei Google eingegeben haben, werden Sie wahrscheinlich auf den Begriff "Robotic Process Automation" oder kurz "RPA" gestoßen sein. Tatsächlich unterscheiden sich die Wahrnehmungen rund um das Schlagwort drastisch von seiner wahren Bedeutung. Es ist also an der Zeit, mit diesem weit verbreiteten Missverständnis aufzuräumen.

RPA - Definitionen

Bevor wir uns auf die Definitionen stürzen, sollten wir die Ursprünge von RPA verstehen.

Es ist ein weit verbreiteter Glaube, dass RPA eine bahnbrechende Technologie ist, doch die Automatisierungsgemeinde zieht es vor, diesen Begriff zu diskutieren. Sie glauben, dass RPA keine neue Entwicklung ist, sondern eher eine Erweiterung der Technologien, die vor ihr kamen. Der Begriff "Robotische Prozessautomatisierung" wurde Anfang 2000 geprägt.

Zu den wichtigsten Vorläufern von RPA gehörten:

Screen Scraping Software

Es mag schwer zu glauben sein, aber die Screen Scraping Technologie begann tatsächlich vor der breiten Nutzung des Internets. Sie wurde entwickelt, um die Lücke zwischen den damals aktuellen Systemen und den inkompatiblen Altsystemen zu schließen. Im Laufe der Zeit wurde die Technologie erweitert, um Daten aus Webseiten zu extrahieren. Diese Technologie war zwar nützlich, hatte aber eine Menge Einschränkungen. Der Erfolg von Screen Scraping wird durch die zugrunde liegende Technologie des Bildschirms definiert, der extrahiert werden muss.

Workflow-Automatisierung und Management-Tools

Der Begriff "Workflow-Automatisierung" wurde zum ersten Mal in den frühen 1920er Jahren während der industriellen Ära und der Entstehung der Fertigung verwendet, aber er wurde in den 1990er Jahren häufiger verwendet, als die Automatisierung mit Hilfe von Software immer beliebter wurde.

Workflow-Automatisierung, auch bekannt als "Business Process Automation" (oder BPA), kann helfen, einfache Geschäftsprozesse zu automatisieren, die manuelle Dateneingabe, Rechnungsbuchung oder ähnliches beinhalten. Sie bietet mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit, ist aber nicht hilfreich für eine vollständige End-to-End-Automatisierung.

Traditionelle Geschäftsprozessautomatisierung funktioniert, indem sie klaren, schrittweisen Regeln folgt. Es werden immer die gleichen Dinge auf die gleiche Weise erledigt. Diese Tools passen sich nicht an, sie tun das, was ihnen entweder gesagt oder gezeigt wird und beinhalten typischerweise eine Automatisierungsplattform, mehrere Systemintegrationen und eine Reihe von bedingten Verarbeitungsregeln - "Wenn dies passiert, dann mach das".

Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)

Auf einer praktischen Ebene ist Robotic Process Automation dasselbe wie Business Process Automation. Es handelt sich um Software, die Aufgaben automatisiert, sodass Ihr Team weniger Zeit für manuelle, sich wiederholende Arbeiten aufwenden kann. Das Neue an RPA ist, dass sie auf der Ebene der Benutzeroberfläche automatisiert und nicht über Back-End-Integrationen oder invasive Technologien. Es ahmt also die Aktionen nach, die ein menschlicher Mitarbeiter beim Navigieren durch eine Anwendung durchführen würde.

Allerdings, RPA hat nichts mit "Robotik" zu tun.

Bei RPA geht es nicht um einen physischen oder mechanischen Roboter. Es gibt keinen glänzenden Roboter, der am Schreibtisch sitzt und all die Verwaltungs- und Back-Office-Aufgaben erledigt. RPA läuft über Software, nicht über Hardware. Es automatisiert dieselbe Art von Routinearbeit, die schon seit Jahrzehnten möglich ist, aber es tut dies auf eine neue und intuitivere Weise.

Die Idee hinter RPA ist, dass Mitarbeiter ihre Routine- oder vorhersehbaren Prozesse an einen "Software-Roboter" oder einen "Bot" übergeben können. Um die Metapher zu erweitern, bedeutet dies, dass RPA-Anwender dann eine virtuelle Belegschaft bekommen, die Prozesse im Hintergrund ihres Unternehmens ausführt.

Es ist jedoch wichtig, daran zu denken, dass diese virtuelle Belegschaft unsichtbar ist. Im Gegensatz zu den Industrierobotern, die man in einer Fabrik findet, nimmt RPA keinen Platz in der physischen Welt ein. Diese speziellen Roboter sind besser als Softwareanwendungen mit roboterhafter Genauigkeit und Effizienz zu beschreiben.

Ist RPA eine Form von Künstlicher Intelligenz (oder KI)? Die kurze Antwort lautet: Nein.

Es gibt jedoch etwas, das als Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) bekannt ist und sich auf die Anwendung von Künstlicher Intelligenz und verwandten neuen Technologien bezieht, einschließlich Computer Vision, Natural Language Processing (oder NLP) und Machine Learning.

IPA verwendet kognitive Automatisierung, was bedeutet, dass das Bot tatsächlich lernt, während er arbeitet, was bei den komplexeren Analysen und Entscheidungen hilft, die RPA nicht bewältigen kann.

Während RPA Ihre aktuellen, sich wiederholenden Prozesse verbessern kann, arbeitet IPA daran, diese mit seinen intelligenten Lernfähigkeiten zu verbessern, die die menschlichen Interaktionen selbst eng nachahmen.

Am einfachsten ist es, wenn Sie sich RPA als "den Motor" in Ihrem Auto und IPA als "den Fahrer" des Autos vorstellen. RPA tut das, wofür es gebaut wurde - Kraftstoff verbrennen, um das Auto zu bewegen. IPA oder "der Fahrer" ist die Intelligenz im Auto, die gelernt hat, wie man es effektiv von Punkt A zu Punkt B auf die sicherste und produktivste Weise fährt.

Warum also die Verwirrung?

Aber wenn RPA keine KI ist, warum ist es dann ein so verbreitetes Missverständnis?

Obwohl RPA nicht intelligent agiert, kann es den Anschein erwecken, als ob es das tut. Wenn man nicht unter die Haube sehen kann, wie und warum sie arbeitet, lässt der Anblick von Automatisierungssoftware, die menschenunwürdige Prozesse erledigt, die Technologie intelligent erscheinen.

Außerdem lockt die Popularität von KI-Investoren an. Daher könnten einige Unternehmen behaupten, dass ihre Automatisierung KI ist. Dies fördert den Irrglauben, dass beides das Gleiche ist.

Was sind die Vorteile von RPA?

RPA ermöglicht mehrere Vorteile, darunter

  • Exaktheit: Weniger Fehler oder Tippfehler.
  • Produktivität: Schneller im Vergleich zu manuellen Prozessen.
  • Konsistenz: Routineaufgaben werden jedes Mal auf die gleiche Weise ausgeführt.
  • Verlässlichkeit: Bots können 24/7 ohne Unterbrechung arbeiten.
  • Konformität: Bots befolgen strikt die Regeln der Compliance und bieten einen historischen Audit-Trail.
  • Nicht-invasiv: Keine Unterbrechung von Legacy-Systemen, was die Belastung der IT reduziert.
  • Niedrige technische Barriere: Keine Programmierkenntnisse erforderlich.
  • Produktivität der Mitarbeiter: Die Mitarbeiter können sich auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren, statt auf banale Aufgaben.

Anwendungsfälle

Im digitalen Zeitalter automatisieren immer mehr Unternehmen und Branchen ihre Arbeitsabläufe und Prozesse. Während einige Branchen denken, dass die Automatisierung ein kostspieliger Aufwand ist, übertreffen die frühen Anwender von RPA die Unternehmen mit einem erhöhten ROI und auch mit Rund-um-die-Uhr-Arbeit zu geringeren Kosten.

Ein aktueller Forrester-Bericht prognostiziert, dass RPA eines der am schnellsten wachsenden Segmente im Bereich Unternehmenssoftware sein wird und bis 2023 ein Volumen von 12 Milliarden US-Dollar erreichen wird. Die Ergänzung von RPA durch KI befreit RPA von einem ausschließlichen Fokus auf Routineaufgaben und fördert weitere Möglichkeiten der digitalen Transformation.

Ein typischer Business Case für RPA-Projekte sind Kosteneinsparungen von ca. 15%, die eine Automatisierung von 25%, den Ersatz von 1-5 Vollzeitkräften und wiederkehrende Kosten von ca. 15.000 bis 20.000 EUR pro Jahr (einschließlich Lizenzierung, Hosting und Überwachung) umfassen.

Wenn Sie Robotic Process Automation oder RPA implementieren möchten, müssen Sie einige Dinge wissen:

Zunächst müssen Sie die Anwendungsfälle identifizieren. Welche Aktivitäten können Sie automatisieren?

Als Nächstes müssen Sie die Aktivitäten bot-freundlich gestalten, sonst werden die Bots nicht funktionieren. Beginnen Sie mit den Aktivitäten, die am wenigsten Anpassungen erfordern. Gehen Sie dann zu denjenigen über, die noch größere Produktivitätssteigerungen ermöglichen. Identifizieren Sie währenddessen Aktivitäten, die Zeit oder Mühe verschwenden, und streichen Sie sie.

Zu guter Letzt müssen Sie den Bot konfigurieren (er wird nicht sofort funktionieren, auch wenn die Hersteller es versprechen) und Ihre Mitarbeiter schnell in die Bedienung einweisen - und dann die Früchte der Arbeitserleichterung ernten!

Anstatt eine erschöpfende Liste von Anwendungsfällen zu erstellen, wird dem Leser empfohlen, einen Blick auf eine kürzlich durchgeführte überzeugende Umfrage zu werfen, die die Automatisierung von Aufgaben in verschiedenen Geschäftsabteilungen (Vertrieb, Personalwesen, Betrieb usw.) und Branchen (Banken, Versicherungen, Einzelhandel, Fertigung usw.) beschreibt.

RPA-Einführung

Was sollte Ihr Unternehmen bei der Einführung von RPA beachten?

Strategie

Sie können Automatisierung taktisch für Kosteneinsparungen nutzen. Wenn Sie RPA jedoch als breiter angelegtes strategisches Werkzeug einsetzen, ergeben sich viele " konkrete" und " nicht konkrete" Vorteile für Ihr Unternehmen.

Engagement der Führungskräfte

Sie müssen Führungskräfte einbinden und einen wirklich guten Experten ernennen, der bei der Auswahl der richtigen Automatisierungsinitiative hilft. Sie muss stabil, ausgereift, optimiert, regelbasiert, repetitiv und in der Regel hochvolumig sein. Und berücksichtigen Sie Bereiche des Unternehmens, von denen bekannt ist, dass sie Engpässe oder sichtbare Schmerzpunkte haben.

Change Management

Der wohl wichtigste Schritt besteht darin, die Organisation davon zu überzeugen, sich zu ändern und die Automatisierung zu übernehmen. Dies wird die größte Herausforderung von allen sein.

Organisatorische Fähigkeiten und Unternehmenskulturen

Um den Wandel nachhaltig zu gestalten, ist es wichtig, eine ausgereifte Unternehmensfähigkeit für RPA aufzubauen.

Dies erfordert in der Regel den Aufbau einer Art "Center of Excellence" innerhalb der Geschäftsabläufe und die Entwicklung (und Investition in) von Fähigkeiten und Fertigkeiten innerhalb dieses Zentrums. Es handelt sich dabei nicht um ein "IT"-Projekt, sondern um eine Möglichkeit zur Verbesserung der Geschäftsleistung des Unternehmens.

Das "Exzellenzzentrum" muss über Mitarbeiter verfügen, die die Machbarkeit eines Vorschlags aus einer Geschäftseinheit bewerten. Es wird Leute geben, die einen "Roboter" konfigurieren, ihn installieren und entwickeln, und Controller, die ihn ein- und ausschalten und seine Arbeit planen und wie er mit der menschlichen Arbeit zusammenpasst. Sie werden eine Art von kontinuierlicher Verbesserungsfähigkeit und Beziehungen zur IT, Unternehmensführung und Informationssicherheit haben.

RPA-Tool-Auswahl

Für jeden, der RPA in seinem Unternehmen implementieren möchte, gibt es zahlreiche Tools auf dem Markt, die jeweils ihre eigenen einzigartigen Funktionen und Möglichkeiten bieten. Heute sind die Top 3 RPA-Tools UiPath, Blue Prism und Automation Anywhere.

Wie bei jeder Einführung eines Unternehmens-Tools sollte das Unternehmen die Durchführung eines "Pilotprojekts" oder eines Proof of Concept (POC) in Betracht ziehen, bevor es in RPA investiert, um geschäftliche Veränderungen zu bewirken.

Ethische und soziale Implikationen

Angesichts der Tatsache, wie die Automatisierung die Arbeitswelt verändert, wird in allen Branchen und Sektoren verstärkt auf die Auswirkungen von RPA-Prozessen auf den Menschen geachtet.

Mitarbeiter haben ein Recht darauf, besorgt zu sein, wenn ein Unternehmen eine Technologie einführt, die sie im Wesentlichen ersetzt. Die Automatisierung von Aufgaben mag für Unternehmen effizienter und effektiver sein, aber wenn es dazu führt, dass ein Mitarbeiter seinen Job verliert, ist das nicht richtig.

Deshalb sind Unternehmen in der Pflicht, alle Mitarbeiter, die von RPA betroffen sind, zu unterstützen. Es muss eine kulturelle Atmosphäre geschaffen werden, in der die Mitarbeiter die Automatisierung begrüßen, anstatt sie abzulehnen. Dies kann erreicht werden, indem den Teams die Vorteile von RPA aufgezeigt werden und wie es tatsächlich neue, bessere Rollen für sie schaffen wird.

In jedem Fall liegt es in der Verantwortung der Unternehmen, die Mitarbeiter über die anstehenden Veränderungen zu informieren und sicherzustellen, dass sie mit den neuen Aufgaben zufrieden sind.
Personalmanagement

Es gibt eine Menge Sorgen und Bedenken über die Zukunft der Beschäftigung. Was wäre das Schicksal eines durchschnittlichen Arbeiters in einer sich schnell verändernden technologischen Umgebung? Wird RPA menschliche Arbeitskräfte überflüssig machen? Wird RPA alle Arbeitsplätze stehlen?

Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass RPA eine Lösung ist, die am besten alleine funktioniert. Das ist nicht der Fall. Um seine optimale Leistung zu erreichen, muss RPA mit der menschlichen "Belegschaft" verflochten sein. Ohne den Input oder die Unterstützung durch Mitarbeiter wird es einfach nicht die gleiche Leistung bringen. Darüber hinaus wird es ohne diese Kombination schwierig, RPA zu skalieren. Da es sich um eine langfristige Lösung handelt, ist es wichtig, zu Beginn des Prozesses einen Blick in die Zukunft des Unternehmens zu werfen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert sind und den Übergang mittragen. Der Skalierungsprozess sollte jedoch schrittweise erfolgen, da ein beschleunigtes Programm mehr Probleme verursachen kann als es löst.

Weiterbildung & Schulung

Laut Gartner ist RPA das am schnellsten wachsende Segment des globalen Unternehmenssoftwaremarktes. Es überrascht nicht, dass das Interesse an RPA in den letzten fünf Jahren stetig gestiegen ist.

Drei Faktoren haben zum Aufstieg von RPA beigetragen, was Unternehmen, die RPA einsetzen, einen Vorteil verschafft und andere Unternehmen dazu drängt, die Technologie zu adaptieren, um im Wettbewerb bestehen zu können:

  1. Mitarbeiter nutzen heute eine größere Anzahl von Tools als früher. Es ist nicht machbar, all diese Tools und ihre Interaktionen mit einfachen Makros zu automatisieren.
  2. Fortschritte in der Computer-Vision ermöglichen die Automatisierung in jeder Unternehmensumgebung, einschließlich Remote-Desktops.
  3. RPA-Alternativen wie Outsourcing schaffen keine Vorteile mehr, da die meisten Vorteile des Outsourcings bereits ausgeschöpft wurden.
Jedes Unternehmen sollte eine Auffrischung der internen oder von Partnern unterstützten Schulungsprogramme in Betracht ziehen, um die Belegschaft bei der Aneignung von Fähigkeiten im digitalen Zeitalter zu unterstützen. Dazu können berufliche Weiterbildung und Mentoring/Coaching-Initiativen gehören.

Darüber hinaus sollten Führungskräfte und Personalverantwortliche den Einsatz innovativer "Crowdsourced"-Technologieplattformen für das Workforce Management in Erwägung ziehen, um die richtigen Kompetenzen und Fähigkeiten aus einer geografisch verteilten Talentbasis zusammenzustellen, die keine Präsenz in den Büros erfordert. Dabei kann es nicht einfach darum gehen, bestehende Rollenbeschreibungen umzuschreiben, sondern vielmehr darum, tiefgreifend über die Arbeitsplätze der Zukunft nachzudenken.

Schlussbemerkungen und Ausblick

Während der COVID19-Pandemie reagierten viele Unternehmen mit Innovationen, indem sie schnell auf digitale Online-Kanäle, automatisierte Produktionsaufgaben, gesteigerte betriebliche Effizienz und mutige Änderungen der Betriebsmodelle umstellten.

Die Fortschritte in der Datenverarbeitung beschleunigen das Innovationstempo und ermöglichen es Unternehmen, neue Produkte und Dienstleistungen in immer kürzeren Zeiträumen auf den Markt zu bringen. Während diese Fähigkeit wächst, werden neue Arten des Arbeitens und der Zusammenarbeit einige Einrichtungen und Standorte überflüssig machen. Unternehmen werden einen erhöhten Bedarf an technologiefähigen Einrichtungen, Flexibilität und Zugang zu neuen Arten von Talenten haben.

Der wachsende Präsenz von mobilem Arbeiten, 5G und Technologien der vierten industriellen Revolution wirkt sich bereits jetzt darauf aus, wie viel Platz Unternehmen benötigen, wo sich die Einrichtungen befinden und wie der Platz konfiguriert, genutzt und verwaltet wird. Viele Unternehmen überdenken ihre Standorte mit Blick auf die Qualifikationen, die sie in Zukunft benötigen. Der Trend geht in Richtung von Standorten, die den Wandel und die Leistung des Unternehmens unterstützen und einen besseren Zugang zu demografischen Zielgruppen, einzigartigen Qualifikationen und Brancheninnovationen bieten.

Vor diesem Hintergrund werden anspruchsvollere Formen der Automatisierung erforderlich sein, die RPA mit anderen aufkommenden Technologien wie KI, IoT und Blockchain kombinieren.

Dies wird das Aufkommen von RPA 2.0 sein, das innovative Kombinationen von Technologien erfordert, die im Tandem mit der Prozessautomatisierung arbeiten - der entscheidungsbefugte Mensch wird durch maschinelles Lernen ersetzt, sodass ein Roboter die endgültige Entscheidung trifft; der Mensch überprüft sie nur.

Die nächste Stufe sind autonome "Roboter" - RPA 3.0 - und kognitive "Roboter" (RPA 4.0), bei denen "Roboter" die Möglichkeiten der KI voll ausschöpfen werden.

Was auch immer die Zukunft bringt. Eines ist klar. Die Zukunft ist automatisiert. Wir alle müssen uns darauf einstellen und vorbereiten - in allen Teilen unserer Gesellschaft.

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