14.05.2025
Von Peter Hecker, Inhaber von HECKER CONSULTINGSharePoint, Loop und Planner als Ersatz für Confluence und Jira: was Microsoft 365 abdeckt, wo die Grenzen liegen und wie die Migration geplant wird.
Für viele IT-Abteilungen war es jahrelang die bequemste Lösung: Jira für Aufgaben und Tickets, Confluence als Wiki, beides auf eigenen Servern im Rechenzentrum. Diese Zeit geht zu Ende. Atlassian setzt konsequent auf seine Cloud, und wer weiter im eigenen Haus betreiben will, hat nur noch eine begrenzte Frist.
Damit steht eine Entscheidung an, die selten rein technisch ist. Soll das Unternehmen in die Atlassian Cloud wechseln, mit neuen Verträgen und Daten bei einem weiteren Anbieter? Oder genügt Microsoft 365, das ohnehin lizenziert ist? Die Antwort hängt davon ab, wofür Jira und Confluence heute wirklich genutzt werden. Wer nach einer Confluence-Alternative von Microsoft sucht, findet keinen eins zu eins passenden Ersatz, sondern mehrere Bausteine, die zusammen viel abdecken und an einigen Stellen spürbar weniger können.
Atlassian hat den Support für seine Server-Produkte am 15. Februar 2024 beendet. Seitdem gibt es für diese Installationen keine Sicherheitsupdates mehr. Wer Jira oder Confluence im eigenen Haus weiterbetreiben wollte, musste auf die Data-Center-Ausgaben wechseln, die für größere Installationen gedacht und entsprechend teurer sind.
Im September 2025 kündigte Atlassian an, auch die Data-Center-Ausgaben von Jira und Confluence auslaufen zu lassen: Neukunden können sie seit dem 30. März 2026 nicht mehr erwerben, und am 28. März 2029 laufen die Abonnements aus; danach sind die Produkte nur noch lesbar. Bestehende Kunden haben damit noch rund zweieinhalb Jahre. Das klingt nach viel Zeit, ist es für eine Migration mit Tausenden Wiki-Seiten, Workflows und Schnittstellen aber nicht. In größeren Organisationen können Auswahl, Pilotphase und Umzug zusammen leicht ein Jahr oder länger dauern.
Hinzu kommt die strategische Frage. In der Cloud baut Atlassian seine KI-Funktionen unter dem Namen Rovo aus, Microsoft integriert Copilot in die Microsoft-365-Programme. Beide Anbieter wollen die zentrale Arbeitsplattform des Unternehmens sein. Wer jetzt entscheidet, legt sich für Jahre fest.
Jira ist im Kern eine Maschine für Arbeitsabläufe. Jeder Vorgang durchläuft definierte Status, Übergänge haben Bedingungen, Pflichtfelder und Berechtigungen. Dazu kommen eine eigene Abfragesprache (JQL), Sprints, Backlogs und eine enge Verbindung zu Code-Verwaltung und Build-Systemen. Confluence wiederum ist ein Wiki mit Seitenbaum, Vorlagen, Makros und Verknüpfungen zu Jira-Vorgängen.
Microsoft 365 verfolgt einen anderen Ansatz. Statt eines spezialisierten Programms gibt es einen Baukasten aus Planner, Lists, SharePoint, Teams, Loop und Power Automate. Jedes Teil ist einfacher als sein Atlassian-Gegenstück, dafür sind alle Teile mit Outlook, Office-Dokumenten und der Benutzerverwaltung des Unternehmens verbunden.
Daraus folgt eine unbequeme Wahrheit: Wer Jira-Workflows mit zwanzig Status und komplexen Berechtigungsschemata eins zu eins nachbauen will, wird mit Microsoft 365 unglücklich. Wer dagegen ehrlich feststellt, dass die meisten Projekte mit „offen – in Arbeit – erledigt“ auskommen, kann viel vereinfachen. Eine solche Bestandsaufnahme ist der eigentliche erste Schritt jeder Migration.
Für Wissensmanagement ist SharePoint Online die Hauptalternative zu Confluence. SharePoint-Websites mit modernen Seiten, Navigation und Seitenvorlagen übernehmen die Rolle der Bereiche („Spaces“). Mehrere Websites lassen sich über einen Hub zu einem gemeinsamen Intranet verbinden. Ergänzend kommen Loop-Arbeitsbereiche für lebende Notizen in kleinen Teams und OneNote für persönliche oder gemeinsame Notizbücher in Frage.
Für die Auffindbarkeit hatte Microsoft früher Viva Topics angeboten, das Themen automatisch erkannte. Dieser Dienst wurde am 22. Februar 2025 eingestellt. Heute übernehmen die Suche in Microsoft 365, sauber gepflegte Metadaten und – mit entsprechender Lizenz – Microsoft Copilot (früher Microsoft 365 Copilot) diese Aufgabe: Copilot beantwortet Fragen auf Basis der Dokumente und Seiten, auf die der Nutzer Zugriff hat.
Wer viel in Confluence schreibt, wird einiges vermissen: die schnelle Seitenhierarchie und unzählige Makros aus dem Atlassian-Marketplace. SharePoint-Seiten sind eher für veröffentlichte Inhalte gedacht als für schnelles, gemeinsames Schreiben. Hier füllt Loop die Lücke teilweise, weil darin mehrere Personen gleichzeitig wie in einem Notizbuch arbeiten. Für eine gepflegte, langfristige Dokumentation ist eine Kombination sinnvoll: Entwürfe und Arbeitsnotizen in Loop, freigegebene Inhalte auf SharePoint-Seiten.
Bei Jira lohnt ein genauer Blick darauf, welche Teams es wofür nutzen. Häufig sind das drei sehr unterschiedliche Gruppen: Fachabteilungen mit einfachen Aufgabenlisten, Projektteams mit Terminplänen und Softwareteams mit Sprints und Fehlerverfolgung.
Was in jedem Fall fehlt, ist eine Abfragesprache wie JQL. Gefilterte Ansichten in Planner und Lists decken die häufigsten Fragen ab („alle offenen Punkte von Team A mit Fälligkeit diese Woche“), für Auswertungen über viele Pläne hinweg braucht es Power BI oder eine Erweiterung. Wie die Werkzeuge im Projektalltag zusammenspielen und welche Regeln sich bewährt haben, zeigt unser Überblick zum Projektmanagement mit Microsoft 365.
Es gibt nicht die eine richtige Strategie. In der Praxis haben sich vier Wege herausgebildet, die sich auch kombinieren lassen.
Wenn Jira das Rückgrat der Softwareentwicklung ist und Confluence mit Tausenden gepflegten Seiten gut funktioniert, ist der Wechsel in die Atlassian Cloud oft der kleinste Eingriff. Atlassian stellt dafür eigene Migrationswerkzeuge bereit. Zu klären sind Datenspeicherort, Auftragsverarbeitung nach DSGVO und die Kosten der Cloud-Lizenzen.
Ein häufiger Mittelweg: Softwareteams bleiben bei Jira (in der Cloud), alle anderen wechseln zu Planner, Lists und SharePoint. Teams-Apps von Atlassian holen Jira-Vorgänge und Confluence-Seiten in Chats und Kanäle, und Microsoft bietet Konnektoren, mit denen die Suche und Copilot auch Inhalte aus Jira und Confluence finden. So sinkt die Zahl der Lizenzen, ohne die Entwicklung auszubremsen.
Statt eines Stichtags für alle zieht zuerst ein Pilotteam mit einfachen Abläufen um. Seine Erfahrungen fließen in Vorlagen, Schulungsunterlagen und Regeln für die nächsten Teams ein. Der Vorteil: Fehler im Konzept fallen früh auf und betreffen wenige Personen.
Die radikalste und oft vernünftigste Variante: Nicht alles umziehen, sondern bewusst aufräumen. Wiki-Seiten, die seit Jahren niemand geöffnet hat, wandern ins Archiv statt nach SharePoint. Abgeschlossene Jira-Projekte werden exportiert und schreibgeschützt aufbewahrt. Nur aktive Inhalte werden neu angelegt – dann gleich in einer Struktur, die zu Microsoft 365 passt.
Technisch ist die Datenübernahme der aufwendigste Teil. Confluence-Seiten lassen sich als HTML oder Word exportieren, Jira-Vorgänge als CSV-Dateien. Dabei gehen typischerweise Dinge verloren: Makros werden zu statischem Text, Verknüpfungen zwischen Seiten und Vorgängen brechen, Kommentare und der Änderungsverlauf kommen nur teilweise mit. Ein offizielles Microsoft-Werkzeug, das Confluence direkt nach SharePoint überträgt, gibt es nicht; für größere Bestände arbeiten viele Unternehmen mit spezialisierten Migrationswerkzeugen von Drittanbietern.
Wichtig sind drei Vorbereitungen:
Datenschutz und Aufbewahrungspflichten gehören ebenfalls auf die Liste. Tickets enthalten oft personenbezogene Daten; für sie gelten Löschfristen, die bei einem Umzug nicht einfach übergangen werden dürfen.
Die größte Hürde ist selten die Technik. Wer seit zehn Jahren in Confluence schreibt, empfindet SharePoint zunächst als Rückschritt, und erfahrene Jira-Nutzer vermissen ihre Filter und Dashboards. Ohne Erklärung, warum gewechselt wird, entstehen Schattenlösungen: private Excel-Listen, Notizen in OneNote, die keiner findet.
Hilfreich sind ein paar einfache Maßnahmen. Benennen Sie in jedem Bereich eine Ansprechperson, die das neue System gut kennt. Zeigen Sie in kurzen Schulungen typische Aufgaben im neuen Werkzeug, statt Funktionen aufzuzählen. Und planen Sie ehrlich eine Übergangszeit ein, in der die Produktivität sinkt. Wer das ankündigt, erntet weniger Frust als jemand, der einen reibungslosen Übergang verspricht.
Die naheliegende Rechnung lautet: Atlassian-Lizenzen fallen weg, Microsoft 365 ist schon bezahlt. Ganz so einfach ist es nicht. Auf der Kostenseite stehen zusätzliche Lizenzen, etwa für Planner-Premium-Pläne oder Copilot, außerdem Migrationswerkzeuge, externe Unterstützung, interne Arbeitszeit und Schulungen. Hinzu kommt der Aufwand, Abläufe mit Power Automate nachzubauen, die Jira von Haus aus konnte. Und schließlich die Abhängigkeit: Wer alles auf Microsoft 365 konzentriert, hängt bei Preiserhöhungen oder Produktänderungen stärker an einem einzigen Anbieter.
Dem gegenüber stehen weniger Systeme, eine gemeinsame Benutzerverwaltung, einheitliche Sicherheits- und Compliance-Einstellungen und Mitarbeitende, die nicht zwischen zwei Welten wechseln müssen. Für viele Organisationen überwiegt das – aber nur, wenn die Rechnung auch die Übergangskosten enthält.
Für Fachabteilungen, Verwaltung und klassische Projektteams ist Microsoft 365 eine tragfähige Alternative zu Jira und Confluence. Planner, Lists und SharePoint decken dort die meisten Anforderungen ab, und die Vereinfachung, die ein Umzug erzwingt, tut vielen gewachsenen Installationen gut.
Für Softwareentwicklung und anspruchsvolle Service-Desks ist Microsoft 365 dagegen kein vollwertiger Ersatz. Hier ist die Atlassian Cloud oder ein Entwicklerwerkzeug wie Azure DevOps oder GitHub meist die bessere Wahl. Meine Einschätzung: Für die meisten Unternehmen mittlerer Größe ist der hybride Weg der realistischste – Spezialwerkzeuge für die, die sie wirklich brauchen, Microsoft 365 für alle anderen.
Wer den Wechsel plant, sollte bei der Inventur beginnen, nicht bei der Werkzeugwahl. Methodische Grundlagen für agiles Arbeiten unabhängig vom Werkzeug finden Sie im Themenbereich Agiles Projektmanagement. Wie Sie SharePoint als Wissensplattform aufbauen, zeigt das Seminar SharePoint Online in der Praxis; für die Planung der gesamten Einführung eignet sich das Seminar Microsoft 365 Einführung und Implementierung.
SharePoint Online mit modernen Seiten und Seitenvorlagen ist die naheliegende Wahl für dauerhafte Dokumentation. Für gemeinsames Schreiben in kleinen Teams ergänzen Loop-Arbeitsbereiche und OneNote. Ein Produkt, das Confluence vollständig nachbildet, hat Microsoft nicht.
Für einfache Aufgaben und Projekte ohne komplexe Workflows ja, mit den Premium-Plänen auch für Terminpläne mit Abhängigkeiten und Sprints. Für Softwareentwicklung mit Fehlerverfolgung, Code-Verknüpfung und feinen Berechtigungen reicht Planner nicht.
Das hängt vom Umfang ab. Ein kleines Team mit wenigen Bereichen kann in einigen Wochen umziehen. Größere Organisationen mit vielen Anpassungen und Schnittstellen sollten inklusive Pilotphase mit vielen Monaten rechnen, oft mit einem Jahr oder mehr.
Nach der Ankündigung von Atlassian aus dem Jahr 2025 laufen die Data-Center-Abonnements von Jira und Confluence am 28. März 2029 aus; danach sind die Produkte nur noch lesbar. Prüfen Sie für Ihre Verträge die genauen Fristen bei Atlassian, denn Verlängerungen und Ausnahmen sind möglich.
Microsoft selbst bietet dafür kein Werkzeug an. Es gibt jedoch Migrationswerkzeuge von Drittanbietern. Rechnen Sie in jedem Fall mit Nacharbeit, vor allem bei Makros, Tabellen und Verknüpfungen.
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Mehr IT-, Online-, Digital-Beratungsleistungen anzeigen >>Sie organisieren Aufgaben und Projekte in Microsoft Planner – vom ersten Plan mit Buckets über wiederkehrende Aufgaben und Diagramme bis zu Premium-Plänen mit Zeitachse und Statusberichten des Planner Agent.
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Ein Vorgang, fünf Stationen: Sie begleiten eine Anfrage mit Copilot vom Posteingang über die Teams-Besprechung, das Protokoll in Word und die Auswertung in Excel bis zur fertigen Präsentation – ohne Inhalte von App zu App neu abzutippen.
Sie planen Formulare und Quizze in Microsoft Forms, steuern sie mit Verzweigungen, veröffentlichen sie mit passenden Zugriffsrechten und werten die Antworten in Forms und Excel aus – bis zum Diagramm für die Besprechung.
Sie entwickeln für Ihr Outlook-Postfach eine feste Arbeitsmethode: Nachrichten zügig sichten, mit Ordnern, Kategorien und Suchordnern ordnen, Routine mit Regeln und QuickSteps automatisieren und Copilot gezielt für Überblick und Entwürfe nutzen.
Sie bedienen Outlook für Microsoft 365 sicher – im neuen wie im klassischen Outlook für Windows: E-Mails lesen und schreiben, Kontakte pflegen, Termine und Teams-Besprechungen planen und Aufgaben mit To Do im Blick behalten.
Sie strukturieren Wissen in Microsoft OneNote mit Notizbüchern, Abschnitten und Seiten, erfassen Text, Handschrift, Bilder und Audio, finden Inhalte über Suche, Tags und Links wieder und arbeiten im Team gemeinsam und geschützt.
Sie steuern Projekte mit den Werkzeugen, die Ihr Unternehmen bereits lizenziert hat: Abstimmung über Outlook und Teams, Aufgaben in Planner, gültige Dokumente in SharePoint, Feedback mit Forms und offene Punkte in Microsoft Lists.
Mit Microsoft Loop pflegen Teams Notizen, Aufgabenlisten und Abstimmungen gemeinsam – als Komponente in Teams-Chat und Outlook-Mail, als Seite oder als Workspace für ein ganzes Vorhaben.
Sie organisieren Projektnotizen, Aufgaben und Entscheidungen Ihres Teams in Microsoft Loop, binden Loop-Komponenten in Teams und Outlook ein und lassen Copilot Seiten entwerfen, die Sie in Loop gemeinsam weiterbearbeiten.
Sie setzen Microsoft Copilot in jeder Projektphase ein: für Projektauftrag und Risikomatrix in Word und Excel, für Besprechungen in Teams, für Statusberichte an Stakeholder und für die Lessons Learned zum Abschluss.
Vom Entwurf in Word über die Auswertung in Excel und die Folien in PowerPoint bis zu Posteingang und Besprechungen: Copilot App für App gezielt nutzen und wissen, wo Ergebnisse geprüft werden müssen.
Sie verstehen Dienste, Sicherheit, Compliance und Lizenzierung von Microsoft 365 auf Fundamentals-Niveau und bereiten sich nach dem Ende von MS-900 gezielt auf die neue Prüfung AB-900 mit Copilot und Agenten vor.
Projektraum statt Ablagechaos: Kanäle, Projektdateien, Aufgaben in Planner, Listen, Notizen und Besprechungen laufen in Microsoft Teams zusammen – vom Kick-off bis zum archivierten Projektteam.
Sie führen Microsoft Copilot im Unternehmen geplant ein: mit passenden Lizenzen, bereinigten Berechtigungen, einer Pilotgruppe mit messbaren Zielen und einem KI-gestützten digitalen Arbeitsplatz, den die Beschäftigten tatsächlich nutzen.
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Sie entscheiden fundiert, welche Microsoft-365-Pläne Ihr Unternehmen braucht, wer Sicherheit und Governance verantwortet, wie die Einführung gelingt und was Copilot kostet und leistet.
Für die ganze Organisation: OneDrive-Konten bereitstellen, Speicher und Aufbewahrung festlegen, Synchronisierung und Freigaben per Richtlinie steuern, Gerätezugriff begrenzen und die Nutzung mit Berichten überwachen.
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