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Agil mit Microsoft Project: Schulung zu Sprints und Hybridplänen

Agiles Projektmanagement mit Microsoft Project: Sprints und hybride Pläne

Dauer: ab 1 Tag | Preis: ab 900 EUR (Netto) | Termin: Ganztägig + halbtägig

Sie führen Backlog, Sprints und Taskboard in Microsoft Project, verschieben unfertige Features, berichten Burndown und Velocity und verbinden einen klassischen Phasenplan mit agilen Arbeitspaketen zu einer Gesamtübersicht.

Phasenplan und Sprint-Board in einer Datei: geht das mit Microsoft Project?

Agiles Projektmanagement mit Microsoft Project ist für Organisationen gedacht, in denen Project als Planungswerkzeug gesetzt ist, einzelne Teams aber in Sprints arbeiten. Typisch ist ein hybrides Vorhaben: Ausschreibung, Vergabe, Schulung und Inbetriebnahme folgen einem Phasenplan mit festen Meilensteinen, die Entwicklung einer Fachanwendung läuft in Zwei-Wochen-Sprints. Das Seminar zeigt, wie der Desktop-Client von Project beides abbildet – mit Backlog, Sprints und Taskboard für das Team und Gantt-Diagramm, Basisplan und Bericht für Lenkungskreis und PMO.

Zuerst klären wir, welche agilen Funktionen Ihre Project-Ausgabe tatsächlich mitbringt. Sprintprojekte und Task Boards gibt es laut Microsoft nur im Desktop-Client aus dem Abonnement; vom Ende von Project Online ist dieser Client nicht betroffen. Danach richten Sie ein agiles Projekt ein: Sprints mit Länge und Startdatum festlegen, Features und User Stories im Backlog anlegen, Prioritäten und Story Points in eigenen Feldern pflegen und Ansichten bauen, in denen das Team seinen Sprint auf einen Blick sieht. Im laufenden Betrieb ziehen Sie Karten über das Board, verschieben unfertige Arbeit in den nächsten Sprint und planen Releases als Meilensteine, an denen sich auch der klassische Teil des Projekts ausrichtet.

Für das Berichtswesen nutzen Sie den Burndown-Bericht und Berichte zum Sprintstatus, ergänzen Felder für Schätzung und Wert und leiten daraus Velocity und Kapazität für die nächsten Sprints ab. Der letzte Block verbindet die Welten: ein hybrides Rahmenwerk mit Phasen, Quality Gates und agilen Arbeitspaketen, das Arbeitspaket „Entwicklung“ als Sammelvorgang mit Sprints darunter und eine Gesamtübersicht, die Termintreue und Sprintfortschritt in einem Bericht zeigt.

Wir ordnen Project außerdem ehrlich ein: Wenn ein Team ausschließlich agil arbeitet, sind Sprints in Planner-Premium-Plänen oder in Jira oft die bessere Wahl, weil dort nicht jedes Teammitglied eine Lizenz für den Project-Desktop-Client braucht (Sprints ab Planner Plan 1). Scrum als Methode ohne Werkzeug behandelt „Agiles Projektmanagement mit Scrum“, die Bedienung von Project von Grund auf der „Microsoft Project Einstieg“. Übungsgrundlage ist ein hybrides Verwaltungsprojekt, das wir in Inhouse-Terminen gern gegen eines Ihrer laufenden Vorhaben tauschen.

Zwischen Phasenplan und Sprint-Board verläuft eine Nahtstelle, an der hybride Projekte am häufigsten ins Rutschen kommen. Der Lenkungskreis sieht im Gantt-Diagramm einen Sammelvorgang „Entwicklung“ mit festem Ende, das Team arbeitet ein Backlog ab, dessen Umfang sich jeden Sprint ändert. Beides stimmt – nur fragt niemand, welcher Umfang zum Meilenstein tatsächlich fertig sein muss. Ein Release-Meilenstein ohne vereinbarten Mindestumfang ist im hybriden Plan nur ein Datum. Ich lege deshalb vor dem ersten Sprint fest, welche Features ein Release tragen muss, und lasse Project genau diese Teilmenge gegen den Termin rechnen. Dann zeigt der Burndown etwas, das auch die Projektleitung lesen kann.
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Agiles Projektmanagement mit Microsoft Project: Sprints und hybride Pläne

Agil und hybrid mit Microsoft Project: Einordnung
  • Agile, klassische und hybride Vorgehen im Überblick: Scrum, Kanban, Phasenmodell
  • Traditionelle und agile Planung im Vergleich: fester Umfang gegen festen Takt
  • Agile Werkzeuge im Desktop-Client: Sprintprojekt, Task Board, Sprint-Boards und Sprint-Tabellen
  • Funktionsumfang je Ausgabe klären: Abo-Client, Kaufversion, Client am Project Server
  • Nach dem Ende von Project Online: Desktop-Client im Abonnement laut Microsoft nicht betroffen
  • Project, Sprints in Planner-Premium-Plänen oder Jira: Auswahl nach Team und Lizenz
Agiles Projekt einrichten
  • Agile Funktionen nutzen: Vorlage Sprintprojekt oder Sprints verwalten im bestehenden Projekt
  • Sprints verwalten: Länge, Startdatum und Anzahl festlegen, Sprints nachträglich anpassen
  • Board-Spalten konfigurieren: Status wie Backlog, In Arbeit, Erledigt passend zur Definition of Done
  • Product Backlog anlegen: Features als Sammelvorgänge, User Stories darunter
  • Features priorisieren: Reihenfolge in der Sprintplanung, Prioritätsfeld, Wert und Risiko
  • Story Points als benutzerdefiniertes Zahlenfeld mit Summierung auf Feature-Ebene
  • Sprintplanung: Stories aus dem Backlog einem Sprint zuordnen, Kapazität des Teams prüfen
  • Eigene Ansichten speichern: Sprint-Tabelle mit Story Points, Board gefiltert nach Team
  • Gruppieren nach Sprint und Feature, Hervorhebungsfilter für blockierte Einträge
Fortschritt in Sprints verfolgen
  • Sprint-Fortschritt aktualisieren: Karten über das Board ziehen, Status und Restarbeit
  • Aktueller Sprint als Board und als Tabelle für das Daily Scrum
  • Unvollständige Features in den nächsten Sprint oder zurück ins Backlog verschieben
  • Prioritäten nach dem Sprint Review neu ordnen und Folgen für den Release sehen
  • Releases planen: Release-Meilensteine, Mindestumfang je Release, Zeitachse
  • Release-Termin gegen Restumfang prüfen: Stories nachrücken oder Umfang kürzen
Reporting und Analyse agiler Projekte
  • Zusätzliche Daten erheben: Wert, Risiko, Team und Sprint-Ziel in eigenen Feldern
  • Burndown-Bericht: verbleibende Arbeit und verbleibende Vorgänge je Sprint
  • Task-Board-Berichte zu Vorgangs-, Arbeits- und Sprintstatus für Review und Lenkungskreis anpassen
  • Velocity aus erledigten Story Points je Sprint als eigenen Bericht aufbauen
  • Kapazitätsplanung: Abwesenheiten im Ressourcenkalender, Auslastung je Sprint
  • Prognose für Restumfang aus Velocity-Spanne statt aus einem Durchschnittswert
Hybride Projekte: agil und klassisch verbinden
  • Kombinationsmuster: agile Umsetzung in klassischen Phasen, agiler Rahmen mit Stage-Gates
  • Hybrides Projektframework: Phasen, Quality Gates, Release-Meilensteine, Sprint-Takt
  • Rollen im hybriden Projekt: Projektleitung, Product Owner und PMO abgrenzen
  • Agile Arbeitspakete einfügen: Sammelvorgang mit Sprints, Abhängigkeit zu Abnahme und Rollout
  • Basisplan im hybriden Projekt: was gegen den Plan gemessen wird und was nicht
  • Ganzheitliche Projektübersicht: Zeitachse mit Phasen, Releases und aktuellem Sprint
  • Gesamtbericht mit Meilensteintermintreue, Burndown und offenen Risiken auf einer Seite
Praxisprojekt: Digitaler Bauantrag einer Kreisverwaltung
  • Phasenplan für Vergabe, Datenschutzprüfung, Schulung der Sachbearbeitung und Go-live
  • Antragsportal als agiles Arbeitspaket: Backlog mit Anforderungen von Bauherr:innen, Bauamt und Fachbehörden
  • Vier Sprints planen, einen Sprint mit unfertiger Story abschließen und Release neu bewerten
  • Gesamtbericht für den Landrat: Meilensteine, Burndown und Risiko zum Go-live-Termin
Lernziele
  • Sie prüfen, welche agilen Funktionen Ihre Project-Ausgabe bietet, aktivieren sie und passen Board-Spalten und Ansichten an
  • Sie verwalten Sprints und Backlog, priorisieren Features und planen Releases mit Mindestumfang
  • Sie analysieren den Fortschritt mit Burndown-Bericht, Velocity und Kapazität je Sprint
  • Sie verbinden einen klassischen Phasenplan mit agilen Arbeitspaketen und berichten beides in einer Gesamtübersicht
  • Sie begründen, wann Sprints in Project, in Planner-Premium-Plänen oder in Jira besser aufgehoben sind
Zielgruppe
  • Projektleitungen und PMOs, die Microsoft Project für agile oder hybride Projekte einsetzen
  • Scrum Master und Product Owner in Organisationen, in denen Project als Planungswerkzeug gesetzt ist
  • Teamleitungen und Führungskräfte, die agile Teams in klassische Programme einbinden
  • IT- und Business-Analyst:innen, die agile Anforderungen mit klassischer Planung verzahnen

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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