Microsoft Teams Meetings, Webinare + Live-Events - Beratung, Coaching und Schulung

Microsoft Teams Meetings und Webinare – Grundlagen für Moderierende

Dauer: ab 1 Tag | Preis: ab 900 EUR (Netto) | Termin: Ganztägig + halbtägig

Sie planen und leiten Teams-Besprechungen und Webinare mittlerer Größe souverän – mit Lobby, Rollen, Registrierung und Gruppenräumen – und wissen, wann statt der früheren Live-Events eine Town Hall passt.

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Wer moderiert eigentlich, wenn in der Besprechung alle gleichzeitig reden?

Teams-Besprechungen gelingen, wenn die Person, die einlädt, die Optionen vorher bewusst setzt: wer in der Lobby wartet, wer präsentieren darf, ob aufgezeichnet wird und wie die Gruppe in Breakout-Räume aufgeteilt wird. Dieser Kurs richtet sich an Moderierende, Assistenzen und Teamleitungen, die regelmäßig Besprechungen organisieren und gelegentlich ein Webinar mit Registrierung für Kundschaft, Partner oder die eigene Belegschaft ausrichten – typischerweise mit einigen Dutzend bis wenigen Hundert Teilnehmenden.

Wir gehen einen Termin von der Einladung bis zum Protokoll durch. Am Anfang stehen die Besprechungsarten und die Bedienung im neuen Teams-Client, danach das Planen aus Teams-Kalender, Kanal und Outlook. Im Mittelpunkt steht die Moderation: Besprechungsoptionen, Rollen, Freigabe mit PowerPoint Live, Chat, Whiteboard, Umfragen, Together-Modus und Gruppenräume vom Anlegen bis zur Rückkehr ins Plenum. Danach kümmern Sie sich um Aufzeichnung, Transkript, Teilnehmerbericht und Freigabe der Ergebnisse. Ein eigener Block behandelt Webinare: Registrierungsformular, Referentenprofile, Änderungen und Absagen.

Große Veranstaltungen streifen wir nur. Die früheren Live-Events hat Microsoft durch Town Halls abgelöst; wie Sie eine Veranstaltung mit Tausenden Zuschauenden produzieren, behandelt die Seite zu Live-Events und Town Halls. Copilot in Besprechungen zeigen wir kurz an Recap und Facilitator, die ausführliche Arbeit damit gehört zum Seminar Copilot und Teams.

Geübt wird in einer Schulungsumgebung mit wechselnden Rollen: Jede und jeder organisiert einmal eine Besprechung, nimmt einmal per Smartphone teil und leitet einmal Gruppenräume. Bringen Sie gern eine anstehende Besprechung oder ein geplantes Webinar mit, das wir gemeinsam vorbereiten.

Die meisten missglückten Teams-Termine scheitern nicht an der Technik, sondern an fünf Minuten fehlender Vorbereitung. Wer vor dem Termin festlegt, wer präsentiert, ob Gäste in der Lobby warten und wer die Gruppenräume betreut, hat während der Besprechung die Hände frei für das Gespräch. Ich empfehle bei jedem Termin mit mehr als zehn Personen eine zweite Person als Mitorganisator – sie lässt Nachzügler herein, behält den Chat im Blick und rettet die Aufzeichnung, wenn die eigene Verbindung abbricht.
Themen und Inhalte für Ihre Beratung, Coaching, Workshop, Training, Schulung und Weiterbildung:

Microsoft Teams Meetings und Webinare – Grundlagen für Moderierende

Besprechungsarten und erste Schritte
  • Was eine gute Teams-Besprechung ausmacht: Ziel, Einladung, Rollen, Ergebnis
  • Besprechungsarten: Sofortbesprechung, geplanter Termin, Kanalbesprechung, Webinar, Town Hall
  • Der neue Teams-Client: was sich für Besprechungen gegenüber dem klassischen Teams geändert hat
  • Sofort besprechen aus dem Kalender oder einem Chat starten und Personen hinzufügen
  • Auf eine Einladung zur Sofortbesprechung reagieren: beitreten, ablehnen, im Chat antworten
  • Steuerleiste in der Besprechung: Mikrofon, Kamera, Teilen, Reaktionen, Hand heben, Weitere
  • Hintergrund weichzeichnen oder ersetzen und eigene Hintergrundbilder hochladen
  • Apps in der Besprechung: Forms, Whiteboard und Notizen als Registerkarte hinzufügen
  • Geräte vorab prüfen: Audio- und Videoeinstellungen, Rauschunterdrückung, Testanruf
Besprechungen planen und daran teilnehmen
  • Termin im Teams-Kalender planen: Teilnehmende, Terminplanungs-Assistent, Serientermine
  • Besprechung in einem Kanal planen, damit Chat und Dateien beim Team bleiben
  • Teams-Besprechung aus Outlook planen und als Standard für neue Termine festlegen
  • Beitreten über Kalender, Chat oder Link; Gerätevorschau und Einwahl per Telefon
  • Teilnahme mit der mobilen Teams-App und laufende Besprechung auf ein anderes Gerät übertragen
  • Besprechungsvorlagen mit festen Optionen für wiederkehrende Formate (Teams Premium)
Besprechungsoptionen, Lobby und Rollen
  • Vor, während und nach der Besprechung: Checkliste für Organisierende
  • Lobby einstellen: wer sie umgehen darf, Einwahl per Telefon, Personen gezielt zulassen
  • Rollen festlegen: Organisator, Mitorganisator, Referent, Teilnehmer – und was jede Rolle darf
  • Externe und anonyme Teilnehmende: Verifizierung, Wartebereich und was Gäste sehen
  • Inhalte teilen: Bildschirm oder Fenster, Computerton einschließen, Steuerung übergeben
  • PowerPoint Live: Notizen und Folienübersicht nur für Vortragende, privates Blättern sperren
  • Teilnahme steuern: Mikrofone und Kameras sperren, Personen anheften, hervorheben, entfernen
  • Chat einschränken oder abschalten und Reaktionen für große Runden deaktivieren
  • Vorab festlegen, wer aufzeichnen und transkribieren darf und ob das automatisch startet
Werkzeuge in der Besprechung
  • Audio wählen: Computer, Telefon oder Raumsystem; Echo bei mehreren Geräten im Raum vermeiden
  • Steuerleiste anpassen und die wichtigsten Tastenkombinationen für Moderierende
  • Umfragen mit Microsoft Forms vor dem Termin vorbereiten und live starten
  • Besprechungschat vor, während und nach dem Termin nutzen; Fragen sammeln
  • Dateien im Chat freigeben und gemeinsam bearbeiten statt Anhänge zu verschicken
  • Whiteboard in der Besprechung: Vorlagen, Haftnotizen, Zeichnen, Ergebnis sichern
  • Gemeinsame Besprechungsnotizen mit Agenda, Notizen und Aufgaben vor und während des Termins
  • Aufzeichnung starten und beenden; wer sie sehen kann und wo sie gespeichert wird
  • Liveuntertitel und Transkription einschalten, gesprochene Sprache einstellen
Ansichten, Together-Modus und Gruppenräume
  • Ansichten: Galerie, große Galerie, Together-Modus, Fokus auf Inhalte, Sprecheransicht
  • Together-Modus: Szene wählen und einschätzen, wann er einer Gesprächsrunde hilft
  • Gruppenräume (Breakout Rooms) anlegen: Anzahl, automatische oder manuelle Zuweisung
  • Gruppenräume vor dem Termin vorbereiten und Raumverwaltung an Mitorganisatoren übergeben
  • Räume umbenennen, Personen zuweisen und zwischen Räumen verschieben
  • Räume öffnen, Zeitlimit setzen und als Moderation einzelne Räume besuchen
  • Ergebnisse aus den Räumen sichern: Chat, Dateien und Whiteboard je Gruppenraum
  • Ankündigung an alle Räume senden, Räume schließen und ins Plenum zurückholen
Aufzeichnung, Transkript und Nachbereitung
  • Aufzeichnungen liegen in OneDrive und SharePoint und laufen im Videoplayer von Microsoft 365 (Clipchamp, früher Stream)
  • Untertitel einer Aufzeichnung im Videoplayer anzeigen und Sprache festlegen
  • Transkript prüfen, Fehler korrigieren, Sprecherzuordnung kontrollieren und herunterladen
  • Aufzeichnung freigeben, Download verhindern und Ablaufdatum anpassen
  • Registerkarte Recap: Aufzeichnung, Transkript, Notizen und Dateien an einem Ort
  • Anwesenheitsbericht herunterladen: Beitrittszeiten, Dauer, Rollen der Teilnehmenden
Webinare mittlerer Größe mit Registrierung
  • Webinar oder Besprechung mit Registrierung: wann sich welches Format lohnt
  • Webinar planen: Titel, Termin, Beschreibung, öffentlich oder nur für die Organisation
  • Registrierungsformular anpassen: Pflichtfelder, eigene Fragen, Bild und Farben
  • Referentinnen und Referenten mit Profil hinzufügen, auch Personen außerhalb der Organisation
  • Webinar ändern oder absagen und Registrierte automatisch benachrichtigen
  • Weitere Optionen: Lobby, Q&A, Teilnehmeransicht, Mikrofone der Zuschauenden sperren
  • Erweiterte Registrierung mit Enterprise-Lizenz: Warteliste, Genehmigung, eigene E-Mails
  • Kapazitätsgrenze kennen: ab welcher Zuschauerzahl ein Webinar zur Town Hall werden sollte
Ausblick: von Live-Events zu Town Halls
  • Live-Events in Teams: was es gab, warum Town Halls sie ablösen, was das für Sie bedeutet
  • Rollen in Großveranstaltungen: Organisator, Mitorganisator, Referent – Unterschied zur Besprechung
  • Town Hall planen, im Green Room vorbereiten und präsentieren – im Überblick
  • Aufzeichnung und Berichte großer Veranstaltungen; Vertiefung auf der Seite Live-Events
Copilot in Teams-Besprechungen (kurz)
  • Copilot in Teams-Besprechungen: Fragen zum bisherigen Verlauf und zu offenen Punkten stellen
  • Besprechungsoption für Copilot: mit gespeichertem Transkript, nur während des Termins oder aus
  • Intelligent Recap mit KI-Notizen und Folgeaufgaben (Copilot-Lizenz oder Teams Premium)
  • Facilitator als gemeinsame Live-Notiz der Teams-Besprechung; Vertiefung im Seminar Copilot und Teams
Praxisprojekt: Schulungsreihe zur Einführung eines Kassensystems in zwölf Filialen
  • Auftaktbesprechung mit den Filialleitungen: Lobby, Rollen, Gruppenräume je Region
  • Webinar für das Kassenpersonal mit Registrierung, Referentenprofilen und Q&A
  • Aufzeichnung, Transkript und Anwesenheitsbericht nachbereiten und an Abwesende verteilen
Lernziele
  • Sie planen Teams-Besprechungen aus Teams-Kalender, Kanal und Outlook und wählen das passende Format
  • Sie setzen Lobby, Rollen und Besprechungsoptionen so, dass Präsentation und Diskussion geordnet ablaufen
  • Sie leiten Gruppenräume vom Anlegen bis zur Rückkehr ins Plenum
  • Sie richten ein Webinar mit Registrierungsformular und Referentenprofilen ein und ändern es bei Bedarf
  • Sie stellen Aufzeichnung, Transkript und Anwesenheitsbericht nach dem Termin datenschutzgerecht bereit
Zielgruppe
  • Moderierende und Assistenzen, die regelmäßig Teams-Besprechungen organisieren
  • Teamleitungen, die Besprechungen und kleinere Webinare leiten
  • Wer bisher Live-Events genutzt hat und das passende Format für mittelgroße Termine sucht

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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Ströer SE & Co. KGaA

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