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SharePoint und Teams Schulung: Dateien im Zusammenspiel

SharePoint Online und Microsoft Teams: was hinter den Dateien steckt

Dauer: ab 1 Tag | Preis: ab 900 EUR (Netto) | Termin: Ganztägig + halbtägig

Sie verstehen, wie Microsoft Teams und SharePoint Online zusammenhängen, ordnen Dateien in Kanälen und Bibliotheken, zeigen SharePoint-Inhalte in Teams an und behalten den Überblick über Mitglieder, Gäste und Freigaben.

Warum liegt die Datei aus dem Teams-Kanal eigentlich in SharePoint?

Hinter jedem Team in Microsoft Teams steht eine SharePoint-Teamwebsite: Jeder Standardkanal ist dort ein Ordner der Bibliothek „Dokumente“, private und freigegebene Kanäle bekommen sogar eine eigene Website. Wer das weiß, versteht, warum Dateien an zwei Orten auftauchen, warum ein Gast manche Ordner nicht sieht und warum eine Spalte, die Sie in SharePoint anlegen, plötzlich auch in Teams erscheint. Gedacht ist der Kurs für Teams-Besitzer:innen und Key-User, die beide Werkzeuge als eine Arbeitsumgebung nutzen und gestalten wollen.

Zuerst klären wir die Grundlagen beider Seiten und die Rolle der Microsoft 365-Gruppe, die Mitglieder, Postfach und Website verbindet. Dann legen Sie Teams auf verschiedenen Wegen an – neu, aus einer vorhandenen Gruppe oder zu einer bestehenden Website –, öffnen die verbundene Website und richten Kanäle ein. Im Bibliotheksteil ergänzen Sie Spalten, blenden sie in Ansichten ein und bauen eine dynamische Ansicht, die in Teams und im Browser gleich aussieht. Anschließend heften Sie Bibliotheken, Seiten, Listen und Videos als Registerkarten an und stimmen die Navigation beider Seiten aufeinander ab.

Ein eigener Block gilt der Ordnung: wenige Kanäle mit klaren Namen, Metadaten statt tiefer Ordner, Freigabelinks mit Bedacht und ein Blick darauf, was beim Archivieren oder Löschen eines Teams mit der Website geschieht. Für Copilot in Teams gibt es ein eigenes Angebot („Microsoft Copilot und Teams“); die Vertiefung zu Websitegestaltung, Hubs und Power Automate finden Sie in „SharePoint Online in der Praxis“.

Am besten funktioniert der Kurs mit einem echten Team aus Ihrer Organisation als Übungsobjekt: Wir sehen uns gemeinsam dessen Kanäle, Bibliothek und Berechtigungen an und entwickeln daraus eine Ordnung, die das Team anschließend übernehmen kann.

Teams wirkt wie ein eigenes Produkt, ist bei Dateien aber nur eine Oberfläche für SharePoint. Sobald Teams-Besitzer:innen das einmal gesehen haben, lösen sich viele Rätsel: der Kanal, dessen Ordner umbenannt wurde, die Datei im Chat, die in fremdem OneDrive liegt, der Gast, der den privaten Kanal nicht findet. Ich zeige deshalb in jedem Kurs zuerst die Bibliothek hinter dem Team im Browser. Danach planen Teilnehmende ihre Kanäle anders – nämlich mit Blick darauf, wie die Ablage in fünf Jahren aussehen soll.
Themen und Inhalte für Ihre Beratung, Coaching, Workshop, Training, Schulung und Weiterbildung:

SharePoint Online und Microsoft Teams: was hinter den Dateien steckt

Wie Teams und SharePoint zusammenhängen
  • Zusammenspiel: Teams für Unterhaltungen und Besprechungen, SharePoint als Ablage dahinter
  • SharePoint Online in Kürze: Teamwebsite, Bibliotheken, Listen, Seiten
  • Microsoft Teams in Kürze: Teams, Kanäle, Registerkarten, Chats
  • Wo Dateien landen: Kanal in der SharePoint-Bibliothek, Chat im OneDrive der Absender:in
  • Microsoft 365-Gruppe als gemeinsame Mitgliederliste von Team, Postfach und Website
Teams und SharePoint verbinden
  • Was in SharePoint passiert, wenn ein Team, ein Kanal oder ein Mitglied hinzukommt
  • Neues Team von Grund auf oder aus einer Vorlage erstellen
  • Die verbundene SharePoint-Teamwebsite aus Teams heraus öffnen
  • Team aus einer bestehenden Microsoft 365-Gruppe erstellen
  • Privaten oder freigegebenen Kanal erstellen – jeweils mit eigener SharePoint-Website
  • Dateien im Kanal speichern, hochladen und gemeinsam bearbeiten
  • Teams-Kanäle und SharePoint-Ordner: Aufbau der Bibliothek „Dokumente“
  • Microsoft Teams zu einer bestehenden SharePoint-Teamwebsite hinzufügen
  • Gäste im Team und externe Freigaben in SharePoint: wer was sieht
Dokumentbibliotheken in Teams und SharePoint anpassen
  • Bibliotheken und Ansichten: dieselbe Bibliothek in Teams und im Browser
  • Ausgeblendete Spalte in SharePoint oder Teams anzeigen
  • Spalte zu einer Bibliothek hinzufügen – in Teams oder in SharePoint
  • Weitere Anpassungen: Standardansicht, Spaltenformatierung, Ordner oder Metadaten
  • Dynamische Ansicht, z. B. eigene Dokumente der letzten sieben Tage
  • Kanalbibliothek als Verknüpfung in OneDrive oder synchronisiert im Datei-Explorer
SharePoint-Inhalte in Teams anzeigen
  • SharePoint-Bibliothek als Registerkarte in einem Kanal hinzufügen
  • SharePoint-Seite oder News-Beitrag als Registerkarte anzeigen
  • SharePoint-Liste in Teams anzeigen und direkt bearbeiten
  • Video aus SharePoint im Kanal teilen und abspielen
  • Weitere SharePoint-Inhalte anheften: Website, Ordner, einzelnes Dokument
  • Verbindung ausbauen: Registerkarten in Teams und Navigation der Website aufeinander abstimmen
Ordnung und Berechtigungen im Zusammenspiel
  • Besitzer, Mitglieder und Gäste in Teams und ihre Gruppen in SharePoint
  • Freigabelinks aus Teams und SharePoint: Organisation, bestimmte Personen, Ablaufdatum
  • Ablage vereinbaren: wenige Kanäle, sprechende Namen, Metadaten statt tiefer Ordner
  • Dokument gemeinsam fertigstellen und zur Genehmigung einreichen
  • Team archivieren oder löschen: was mit Website und Dateien geschieht
Praxisprojekt: Kampagnenteam mit einer externen Werbeagentur
  • Team mit Standardkanälen und einem freigegebenen Kanal für die Agentur anlegen
  • Kanalbibliothek mit Spalten für Motiv, Medium und Freigabestatus; Ansicht „wartet auf Freigabe“
  • Mediaplan als SharePoint-Liste und Styleguide-Seite als Registerkarten anheften
  • Berechtigungen prüfen: was die Agentur sieht und was nur das interne Team
Lernziele
  • Sie erklären, wie Berechtigungen in Teams und SharePoint zusammenwirken, und steuern damit Zusammenarbeit und Zugriff
  • Sie teilen Dateien in Teams und SharePoint und bearbeiten sie gemeinsam
  • Sie verwalten Ihre Profileinstellungen und passen die Ansicht von Bibliotheken an Ihre Arbeit an
  • Sie arbeiten gemeinsam an Dateien in SharePoint und reichen sie zur Genehmigung ein
  • Sie zeigen SharePoint-Bibliotheken, -Seiten, -Listen und -Videos als Registerkarten in Teams an
Zielgruppe
  • Teams-Besitzer:innen, die Kanäle, Dateiablage und Mitglieder ihres Teams verantworten
  • Key-User, die Kolleg:innen bei der Arbeit mit Teams und SharePoint unterstützen
  • Voraussetzung: Erfahrung als Anwender:in in Microsoft Teams

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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