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Projektmanagement mit Microsoft 365 Schulung: Teams, Planner

Projektmanagement mit Microsoft 365: Outlook, Teams, Planner und Forms

Dauer: ab 1 Tag (8 UE) | Preis: ab 900 EUR (netto) | Live online oder vor Ort | Termin nach Vereinbarung

Sie steuern Projekte mit den Werkzeugen, die Ihr Unternehmen bereits lizenziert hat: Abstimmung über Outlook und Teams, Aufgaben in Planner, gültige Dokumente in SharePoint, Feedback mit Forms und offene Punkte in Microsoft Lists.

Gesamtpreis für bis zu 3 Teilnehmende · Unverbindliche Anfrage · Keine Vorkasse

Welches Microsoft-365-Werkzeug übernimmt welche Aufgabe im Projekt?

Projektmanagement mit Microsoft 365 heißt nicht, ein weiteres Werkzeug einzuführen, sondern die vorhandenen sinnvoll zu verketten: Outlook für die Abstimmung mit Auftraggeber und Lieferanten, Teams für die Unterhaltung im Projektteam, Planner für Aufgaben und Termine, SharePoint und OneDrive für die gültigen Dokumente, Forms für Rückmeldungen und Microsoft Lists für alles, was als Tabelle mit Zuständigkeit gepflegt wird. Sie lernen, diese Kette so einzurichten, dass keine Information zwischen zwei Apps verloren geht.

Jedes Modul beginnt bei einer typischen Projektsituation: die Mail mit Anhang, die eigentlich in den Kanal gehört; die Zusage aus der Besprechung, die nie zur Aufgabe wird; die dritte Fassung des Lastenhefts in drei verschiedenen Postfächern. Daraus entstehen Vorlagen, Quick Steps und Suchordner in Outlook, ein Plan mit Buckets und Zeitplanansicht, eine Projektablage mit Versionsverlauf und ein Feedbackformular, das Sie in jedem Folgeprojekt wiederverwenden.

Teams und KI-Assistenz kommen hier im Zusammenspiel vor, nicht in voller Breite. Den Projektraum in Teams mit Kanalstruktur, Teamvorlagen und Besprechungsführung vertieft das Seminar „Projektmanagement mit Microsoft Teams“; wie ein Assistent vom Scope-Dokument bis zum Abschlussbericht mitarbeitet, zeigt unser eigenes KI-Seminar für Projektleitungen. Wer Planner selbst gründlicher kennenlernen will, Premium-Pläne eingeschlossen, ist in „Projektmanagement mit Microsoft Planner“ richtig.

Hat Ihre Organisation Microsoft Copilot lizenziert, zeigen wir an einem Beispielprojekt, an welchen Stellen der Kette der Assistent Routinearbeit abnimmt – Mailentwürfe, Besprechungszusammenfassungen, der Statusbericht aus dem Plan – und wo die Projektleitung jedes Ergebnis selbst prüft. Die übrigen Module funktionieren mit jedem Business- oder Enterprise-Plan von Microsoft 365.

Die häufigste Frage in Projekten mit Microsoft 365 lautet nicht „Wie geht das?“, sondern „Wo steht das eigentlich?“ Die Entscheidung fiel in einem Mailverlauf, die Aufgabe steht in einem privaten Chat, das Protokoll liegt im Download-Ordner der Projektassistenz. Ich vereinbare deshalb mit jedem Projektteam eine Ablageregel, die auf eine Folie passt: Absprachen im Kanal, Aufgaben im Plan, Dokumente in der Teamablage, Rückmeldungen über Forms. Das klingt banal. Erst wenn diese Regel sitzt, lohnt sich das Gespräch über Automatisierung oder Copilot.

Was Sie danach können

  • Sie legen fest, welches Microsoft-365-Werkzeug im Projekt welche Aufgabe übernimmt, und unterscheiden OneDrive, SharePoint und Teams als Ablageorte
  • Sie beschleunigen wiederkehrende Projektkommunikation mit Vorlagen, Quick Steps und Suchordnern in Outlook
  • Sie erstellen Aufgabenpläne in Planner und verfolgen den Fortschritt mit Zeitplan- und Diagrammansicht
  • Sie entwickeln Feedbackformulare in Forms und teilen die Ergebnisse gezielt mit den Beteiligten
  • Sie verknüpfen Planner, Lists und Teams und automatisieren einfache Abläufe mit Power Automate
  • Sie schätzen ein, wo Copilot und der Planner Agent in der Projektarbeit Routinearbeit abnehmen und wo Sie Ergebnisse prüfen

Zielgruppe und Voraussetzungen

  • Projektleitungen und Teilprojektleitungen in Microsoft-365-Umgebungen
  • Projektassistenzen und Mitarbeitende im Projektbüro
  • Teamleitungen, die Vorhaben ohne eigene Projektmanagement-Software steuern
  • Grundkenntnisse in Outlook und Teams werden vorausgesetzt
Themen und Inhalte für Ihre Beratung, Coaching, Workshop, Training, Schulung und Weiterbildung:

Projektmanagement mit Microsoft 365: Outlook, Teams, Planner und Forms

Projektkommunikation mit Outlook
  • Kommunikationswege im Projekt vereinbaren: was per Mail, was im Kanal, was im Chat
  • Projektdateien als Link aus OneDrive oder SharePoint statt als Anhang versenden
  • Mails an einen Teams-Kanal weiterleiten: Kanal-E-Mail-Adresse und „In Teams freigeben“
  • E-Mail-Vorlagen für Statusmeldungen, Protokollversand und Lieferantenanfragen
  • Textbausteine: Schnellbausteine (Quick Parts), im neuen Outlook auch „Meine Vorlagen“
  • Quick Steps für wiederkehrende Abläufe: ablegen, weiterleiten, Besprechung ansetzen
  • Suchordner (im neuen Outlook mit vordefinierten Kriterien), um Projektmails über alle Ordner zu bündeln
  • Loop-Komponenten in der Mail: Abstimmungstabelle oder Aufgabenliste, die überall aktuell bleibt
  • Regeln und Farbkategorien je Projekt, damit Rückfragen nicht im Posteingang untergehen
  • Freigegebenes Postfach für ein Projekt mit vielen externen Beteiligten
Projektkommunikation in Microsoft Teams
  • Kanäle für Projektgespräche, Beiträge mit Betreff und gezielte @-Erwähnungen
  • Private Chats und private Kanäle für vertrauliche Abstimmungen – und wo deren Dateien liegen
  • Wiederkehrenden Jour fixe als Kanalbesprechung mit Tagesordnung im Beitrag planen
  • Spontane Abstimmung mit „Jetzt besprechen“ im Kanal oder als Anruf aus dem Chat
Aufgaben mit Microsoft Planner
  • Projektplan anlegen: in der Planner-App, als Registerkarte in Teams oder zu einer bestehenden Gruppe
  • Board-Ansicht mit Buckets für Phasen, Arbeitspakete oder Gewerke
  • Aufgaben mit Zuständigen, Fälligkeit, Priorität, Checkliste und Bezeichnungen
  • Prioritäten setzen und Engpässe mit Filtern nach Person, Bucket und Fälligkeit erkennen
  • Fortschritt verfolgen in der Zeitplan- und der Diagrammansicht
  • Plan im Projektkanal anheften und Aufgaben direkt aus einer Teams-Nachricht erzeugen
  • Zugewiesene Planner-Aufgaben in Outlook und Microsoft To Do im Tagesplan sehen
  • Mail als Aufgabe übernehmen und Arbeitszeit für Aufgaben im Kalender blocken
  • Wann der Basisplan nicht reicht: Premium-Pläne mit Abhängigkeiten und Zeitachse
Projektdateien in der Cloud
  • OneDrive, SharePoint und Teams unterscheiden: persönliche Ablage, Projektablage, Kanalordner
  • Projektdateien anlegen, hochladen und mit passenden Linkberechtigungen teilen
  • Gleichzeitig bearbeiten in Word, Excel und PowerPoint, Kommentare mit Zuweisung
  • Versionsverlauf: frühere Fassungen vergleichen und wiederherstellen
  • Ordnerstruktur im Kanal festlegen und zentrale Dokumente als Registerkarte anheften
  • Dateien mit externen Partnern teilen: Gastzugriff, Ablaufdatum und Kennwort für Links
Rückmeldungen mit Microsoft Forms
  • Feedbackformular zu Meilenstein, Workshop oder Projektabschluss erstellen
  • Aussagekräftige Fragen: Bewertung, Likert-Skala, Net Promoter Score, offene Fragen
  • Verzweigungen, Pflichtfelder und anonyme Teilnahme einstellen
  • Ergebnisse in Forms auswerten, nach Excel übernehmen und dem Projektteam zeigen
  • Formulare duplizieren oder als Vorlage für Folgeprojekte freigeben
Projektinformationen in Microsoft Lists
  • Liste im Teams-Kanal anlegen: offene Punkte, Risiken, Entscheidungen
  • Spalten, Ansichten und bedingte Formatierung für Status und Zuständigkeit
  • Linkliste für Projektwebseiten, Kundenportale und Dokumentationen
  • Regeln und Benachrichtigungen, wenn sich ein Listeneintrag ändert
Abläufe im Projekt automatisieren
  • Power Automate im Projekt: Vorlagen für Benachrichtigungen, Erinnerungen und Listeneinträge
  • Neue Forms-Antworten automatisch als Eintrag in die Projektliste übernehmen
  • Freigaben von Dokumenten und Budgets mit der Genehmigungen-App in Teams
Copilot in den Microsoft-365-Apps des Projekts – Überblick
  • Copilot in Outlook: Projektmails entwerfen, Tonfall und Länge anpassen
  • Planner Agent (Copilot-Lizenz): Statusbericht und Aufgabenvorschläge aus dem Plan
  • Antworten aus Forms zusammenfassen lassen und Kernaussagen gegen die Rohdaten prüfen
  • Recap in Teams: Entscheidungen und Aufgaben aus der Projektbesprechung übernehmen
  • Microsoft 365 und Power Automate: Flow in eigenen Worten beschreiben; Vertiefung im Copilot-Projektseminar
Praxisprojekt: ISO-9001-Zertifizierung eines Kunststoffwerks vorbereiten
  • Plan mit Buckets je Normkapitel und Fristen bis zum Audittermin
  • Abweichungsliste in Microsoft Lists, Nachweisdokumente mit Versionen in der Teamablage
  • Mailvorlage und Quick Step für Rückfragen an die Fachabteilungen
  • Forms-Umfrage zur Unterweisung der Beschäftigten, Auswertung für den Auditbericht

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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Wir passen den Inhalt spezifisch an die Bedürfnisse jedes Teilnehmers an. Irrelevante Themen werden ausgespart, um den größtmöglichen Nutzen zu garantieren.

2. Qualitäts-Garantie

Durch regelmäßiges Feedback optimieren wir unsere Schulungen kontinuierlich und garantieren Ihnen ein Lernerlebnis der Extraklasse.

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Unsere Zufriedenheitsgarantie spricht für sich – bei Unzufriedenheit entstehen Ihnen keine Kosten.

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Herr Hecker ist sehr gut auf individuelle Wünsche, Fragen und Anregungen eingegangen. Eine sehr informative, interessante und gelungene Veranstaltung.
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1. Bedarf klären: Im kostenlosen Vorgespräch besprechen wir Ziele, Vorkenntnisse und Praxisaufgaben.

2. Angebot abstimmen: Inhalte, Format (live online oder vor Ort), Dauer und Preis legen wir gemeinsam fest.

3. Schulung durchführen: Sie arbeiten an Übungen aus Ihrem Alltag oder an einem neutralen Beispiel und nehmen konkrete nächste Schritte mit.

Häufige Fragen zur Schulung

Gilt der Ab-Preis pro Person oder für die Veranstaltung?

Die 900 EUR netto sind der niedrigste Gesamtpreis für eine firmeninterne Veranstaltung mit bis zu drei Teilnehmenden. Größere Gruppen und einen anderen Umfang bieten wir individuell an. Der verbindliche Preis steht in Ihrem Angebot.

Können wir eigene Aufgaben einbringen?

Ja. Welche Aufgaben sich eignen, welche Zugänge nötig sind und wie wir die Vertraulichkeit sichern, klären wir im Vorgespräch. Alternativ arbeiten wir an einem neutralen Beispiel.

Ist die Anfrage schon eine Buchung?

Nein. Sie erhalten zuerst ein abgestimmtes Angebot und entscheiden dann über die Beauftragung. Eine Vorkasse gibt es nicht.

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