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Microsoft Project Einstieg: Schulung zum ersten Terminplan

Microsoft Project Einstieg: Grundlagen für den ersten belastbaren Terminplan

Dauer: ab 1 Tag | Preis: ab 900 EUR (Netto) | Termin: Ganztägig + halbtägig

An einem Tag legen Sie in Microsoft Project ein Projekt mit eigenem Arbeitskalender an, gliedern Vorgänge mit Meilensteinen, verknüpfen sie, weisen Ressourcen zu, speichern den Basisplan und tragen den ersten Fortschritt ein.

Vom leeren Projekt zum Terminplan, der bei Änderungen mitrechnet

Der Microsoft Project Einstieg dauert einen Tag und verfolgt ein einziges Ziel: Am Abend haben Sie einen Terminplan, der sich selbst nachführt, wenn sich ein Vorgang verschiebt. Dafür braucht es weniger Funktionen, als das Menüband vermuten lässt – einen passenden Arbeitskalender, eine gegliederte Vorgangsliste mit Meilensteinen, saubere Verknüpfungen, zugewiesene Ressourcen und einen gespeicherten Basisplan. Genau diese Grundfunktionen üben Sie im Desktop-Client von Project an einem durchgehenden Beispiel, Schritt für Schritt und ohne Exkurse in Spezialthemen.

Am Vormittag entsteht das Gerüst: Projektdatei speichern, Anfangstermin setzen, Feiertage und Werksferien im Kalender eintragen. Danach schreiben Sie die Vorgangsliste, rücken Arbeitspakete unter Sammelvorgänge ein, setzen Meilensteine und schätzen Dauern. Mit Ende-Anfang-Verknüpfungen erkennen Sie zum ersten Mal, wie Project Termine selbst errechnet und warum eingetippte Datumswerte den Plan starr machen. Wer bisher in Excel geplant hat, sieht hier den größten Unterschied: Eine Verschiebung am Anfang wandert automatisch bis zum Projektende.

Nach der Mittagspause kommen Menschen und Material in den Plan. Sie legen Ressourcen an, weisen sie Vorgängen zu, erkennen rote Überlastungsanzeigen und lösen sie mit wenigen, gut nachvollziehbaren Mitteln. Zum Schluss speichern Sie den Basisplan, tragen Fortschritt ein, vergleichen Soll und Ist im Balkendiagramm und geben den Stand mit Zeitachse und Standardberichten weiter.

Bewusst nicht im Tagesprogramm: Kostenplanung, eigene Ansichten und Filter, Ressourcenpools, Formelfelder und visuelle Berichte. Wer nach dem Einstiegstag weitermachen will, findet Kosten, Ansichten und den Abschied von Project Online im mehrtägigen Seminar „Microsoft Project und Project Online Desktop“, Ressourcenpool und Formelfelder bei „Microsoft Project für Fortgeschrittene“ und das Arbeiten mit Sprint-Boards unter „Agiles Projektmanagement mit Microsoft Project“. Zur Vorbereitung genügt ein Rechner mit installiertem Project; ein eigenes kleines Vorhaben dürfen Sie gern mitbringen und am Nachmittag statt des Übungsplans weiterbauen.

Excel-Terminpläne haben eine Eigenschaft, die Project nie bieten wird: Sie zeigen genau das Datum, das jemand eingetippt hat. Das fühlt sich sicher an, ist aber der Grund, warum solche Pläne nach drei Wochen niemand mehr pflegt – jede Verzögerung muss von Hand durch alle folgenden Zeilen getragen werden. Der eigentliche Schritt beim Umstieg ist nicht die neue Oberfläche, sondern das Loslassen der Datumsspalte. Wer in Project Dauern schätzt und Vorgänge verknüpft, statt Anfangstermine einzugeben, bekommt einen Plan, der Verschiebungen selbst weiterreicht. Am Einstiegstag lasse ich deshalb vor dem Mittag kein einziges Datum außer dem Projektanfang eintragen.
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Microsoft Project Einstieg: Grundlagen für den ersten belastbaren Terminplan

Projekt anlegen und Arbeitskalender festlegen
  • Neues Projekt aus leerer Datei oder Vorlage erstellen und als .mpp-Datei speichern
  • Projektinformationen: Anfangstermin eintragen, Planung vom Anfangstermin aus
  • Ablage in OneDrive oder SharePoint, damit Kolleg:innen die aktuelle Fassung finden
  • Arbeitszeiten im Projektkalender: Wochentage, tägliche Arbeitszeit, freie Tage
  • Feiertage und Werksferien als Ausnahmen eintragen, Brückentage gezielt freigeben
  • Kalender dem Projekt zuweisen und prüfen, ob „1 Tag“ Dauer zum Arbeitstag passt
Vorgänge erfassen und gliedern
  • Vorgangsliste schreiben: Verben und Ergebnisse statt Stichworten, ein Vorgang je Zeile
  • Automatisch statt manuell geplant: warum Einsteiger:innen mit automatischer Planung starten
  • Vorgänge höher- und tieferstufen: Sammelvorgänge für Phasen und Arbeitspakete
  • Projektsammelvorgang einblenden und Gliederungsebenen auf- und zuklappen
  • Meilensteine für Abnahmen, Freigaben und Liefertermine mit Dauer null setzen
  • Vorgangsliste aus Excel oder aus einem Copilot-Entwurf übernehmen und in Project nachgliedern
Dauer und Verknüpfungen: der Zeitplan entsteht
  • Dauer schätzen in Tagen oder Wochen; Fragezeichen für noch unsichere Schätzungen
  • Reihenfolge festlegen: Vorgänge mit Ende-Anfang verknüpfen, Ketten in einem Schritt bilden
  • Vorgänger in der Tabelle eintragen und Verknüpfungen wieder lösen
  • Neue Vorgänge mitten im Plan einfügen, Dauer vergeben und in die Kette einhängen
  • Wartezeit nach einem Vorgang als Zeitabstand statt als künstlicher Vorgang
  • Eingetippte Termine erkennen: Einschränkungssymbol und „So früh wie möglich“ zurücksetzen
  • Kritischen Pfad einblenden: welche Vorgänge das Projektende tatsächlich bestimmen
  • Vorgangsinspektor als Erstdiagnose: warum ein Vorgang genau an diesem Tag beginnt
Ressourcen zuweisen und Überlastungen lösen
  • Ressourcentabelle: Personen und Rollen als Arbeitsressourcen, Material mit Einheit
  • Maximale Einheiten und Urlaub einer Person im Ressourcenkalender eintragen
  • Ressourcen über die Spalte Ressourcennamen oder den Dialog Ressourcen zuordnen zuweisen
  • Was eine zweite Person am Vorgang bewirkt: Dauer, Arbeit und Einheiten im Zusammenhang
  • Zuweisung ändern oder ersetzen in der Vorgangsform unter dem Gantt-Diagramm
  • Überlastungen finden: rotes Symbol, Ansicht Ressource: Einsatz, Spitzen im Zeitverlauf
  • Überlastung auflösen: Vorgang verschieben, Arbeit umverteilen oder Kapazitätsabgleich
Basisplan, Fortschritt und Berichte
  • Basisplan speichern, bevor der Plan freigegeben und das Projekt gestartet wird
  • Plan anzeigen: Gantt-Diagramm mit Überwachung, Zeitachse mit Phasen und Meilensteinen
  • Zeitachse in eine E-Mail oder PowerPoint kopieren für den Lenkungskreis
  • Fortschritt eintragen: Prozent abgeschlossen, tatsächlicher Anfang und Ende
  • Plan aktualisieren: Restarbeit verspäteter Vorgänge hinter das Statusdatum verschieben
  • Soll und Ist vergleichen: Basisplanbalken und Abweichung beim Endtermin lesen
  • Standardberichte: „Projektübersicht“ unter Berichtsdashboards, Berichte zu anstehenden und verspäteten Vorgängen
  • Plan als PDF weitergeben oder ausdrucken, ohne dass Spalten abgeschnitten werden
Praxisprojekt: Neueröffnung einer Buchhandlung mit Lesecafé
  • Kalender mit Eröffnungstermin, Feiertagen und Urlaubssperre des Teams anlegen
  • Vorgänge für Mietvertrag, Ladenbau, Kaffeetheke, Erstsortiment und Eröffnungslesung gliedern und verknüpfen
  • Inhaberin, Ladenbauer und zwei Buchhändlerinnen zuweisen, Überlastung in der Einräumwoche lösen
  • Basisplan speichern, zwei Wochen Lieferverzug der Regale eintragen und Folgen für die Eröffnung berichten
Lernziele
  • Sie legen ein Projekt mit Anfangstermin und einem Arbeitskalender an, der Feiertage und Werksferien berücksichtigt
  • Sie gliedern Vorgänge mit Sammelvorgängen und Meilensteinen und verknüpfen sie so, dass Project die Termine berechnet
  • Sie weisen Ressourcen zu, erkennen Überlastungen und lösen sie mit einfachen Mitteln
  • Sie speichern einen Basisplan, tragen Fortschritt ein und erklären Abweichungen anhand von Gantt-Diagramm und Standardberichten
Zielgruppe
  • Projektmitarbeitende und Projektleitungen, die Microsoft Project selten oder zum ersten Mal nutzen
  • Umsteiger:innen, die Terminpläne bisher in Excel geführt haben
  • Assistenzen und Fachkräfte, die Projektpläne anderer pflegen und aktualisieren

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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