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Projektmanagement mit Microsoft Teams und Planner – Schulung

Projektmanagement mit Microsoft Teams: Kanäle, Planner und Besprechungen

Dauer: ab 1 Tag (8 UE) | Preis: ab 900 EUR (netto) | Live online oder vor Ort | Termin nach Vereinbarung

Projektraum statt Ablagechaos: Kanäle, Projektdateien, Aufgaben in Planner, Listen, Notizen und Besprechungen laufen in Microsoft Teams zusammen – vom Kick-off bis zum archivierten Projektteam.

Gesamtpreis für bis zu 3 Teilnehmende · Unverbindliche Anfrage · Keine Vorkasse

Wie wird aus einem Team in Microsoft Teams ein Projektraum, den alle verstehen?

Projektmanagement mit Microsoft Teams heißt: Unterhaltungen, Dateien, Aufgaben und Termine eines Projekts liegen an einem Ort, statt über Mailordner, Netzlaufwerke und private Notizen verteilt zu sein. Damit das funktioniert, braucht der Projektraum eine bewusste Struktur – welche Kanäle es gibt, wer als Gast oder über einen geteilten Kanal dazukommt, wo das gültige Dokument liegt und wie eine Aufgabe aus einem Beitrag in den Plan gelangt. Das Seminar richtet sich an Projektleitungen und Projektteams, die Microsoft 365 bereits nutzen und kleine bis mittlere Projekte darin steuern wollen.

Wir bauen gemeinsam ein Projektteam auf: Kanäle nach Arbeitspaketen, Rollen und Teameinstellungen, die SharePoint-Bibliothek dahinter mit Versionen und Koautorschaft. Aufgaben planen Sie in Planner mit Buckets, Fälligkeiten und Kanban-Board, persönliche Aufgaben bleiben in Microsoft To Do; die Abgrenzung zu Microsoft Project und den Premium-Plänen in Planner gehört ebenso dazu wie Outlook als Partner für Termine. Microsoft Lists dient als Risiko- oder Änderungsliste, OneNote als Projektgedächtnis, Microsoft Forms für Feedback und Retrospektive.

Ein eigener Block gilt den Projektbesprechungen: Kanalbesprechungen planen, moderieren, Breakout-Räume für Arbeitsgruppen, Aufzeichnung und Transkript, Recap mit Aufgaben. Wo Ihre Organisation Copilot in Teams lizenziert hat, zeigen wir, wie Facilitator und Recap die Protokollarbeit abnehmen und was davon vor dem Übertragen in den Plan geprüft werden muss; die ausführliche Behandlung übernimmt das Seminar „Microsoft Copilot und Teams“. Wer Teams noch gar nicht kennt, startet besser mit „Microsoft Teams Grundlagen“.

Am Ende erstellen Sie das nächste Projektteam aus dem vorhandenen, sodass es mit derselben Kanalstruktur und denselben Registerkarten beginnt; den Plan richten Sie dabei neu ein. Feste Teamvorlagen legt die Administration im Teams Admin Center an. Übungen laufen an einem durchgehenden Beispielprojekt – oder an einem eigenen Vorhaben, wenn Sie eines mitbringen.

Die meisten Projektteams in Microsoft Teams scheitern nicht an fehlenden Funktionen, sondern an einem Kanal namens „Allgemein“, in dem alles landet. Nach drei Wochen weiß niemand mehr, welche Fassung des Angebots gilt und wer die Aufgabe aus der Besprechung übernommen hat. Ich lege deshalb am ersten Projekttag drei Regeln fest: Kanäle nach Arbeitspaketen, Dateien nur in der Teamablage, jede Zusage wird eine Aufgabe in Planner mit Namen und Datum. Struktur vor Funktion – den Rest lernt das Team im Laufe des Projekts von selbst.

Was Sie danach können

  • Sie strukturieren ein Projektteam mit Kanälen, Rollen und Einstellungen passend zum Projekt
  • Sie legen Projektdateien so ab, dass alle mit der aktuellen Fassung arbeiten und Versionen nachvollziehbar bleiben
  • Sie planen und verfolgen Projektaufgaben in Planner und grenzen To Do, Outlook und Microsoft Project davon ab
  • Sie binden Listen, Seiten und OneNote-Notizbücher als Registerkarten in Projektkanäle ein
  • Sie planen, moderieren und dokumentieren Projektbesprechungen in Teams
  • Sie holen Feedback mit Microsoft Forms ein und werten es aus
  • Sie legen Folgeprojekte aus bewährten Projektteams oder aus Teamvorlagen der Administration an

Zielgruppe und Voraussetzungen

  • Projektleiter:innen und Teilprojektleitungen, die Projekte in Microsoft 365 steuern
  • Projektteams, Projektassistenzen und PMO-Mitarbeitende
  • Teamleitungen, die wiederkehrende Vorhaben in Teams organisieren
  • Grundkenntnisse in Microsoft Teams werden vorausgesetzt (Einstieg: Microsoft Teams Grundlagen)
Themen und Inhalte für Ihre Beratung, Coaching, Workshop, Training, Schulung und Weiterbildung:

Projektmanagement mit Microsoft Teams: Kanäle, Planner und Besprechungen

Projektteam und Kanalstruktur aufsetzen
  • Teams, Kanäle und Registerkarten als Gerüst eines Projekts planen
  • Projektteam anlegen: von Grund auf, privat oder öffentlich, Name und Beschreibung
  • Kanäle nach Arbeitspaketen oder Phasen anlegen, Benennungsregeln für Kanäle
  • Standard-, private und geteilte Kanäle: wer was sieht und wann welche Art passt
  • Teammitglieder und Gäste einladen, Rollen Besitzer:in, Mitglied und Gast
  • Externe Partner über einen geteilten Kanal statt über ein Gastkonto einbinden
  • Teameinstellungen: Kanalerstellung, Erwähnungen, Rechte von Mitgliedern und Gästen
  • Projektende: Team archivieren, Mitglieder entfernen, Ablage an die Linie übergeben
Projektdateien organisieren
  • Kanaldateien: ein Ordner je Kanal in der SharePoint-Bibliothek des Teams
  • Datei an eine Kanalunterhaltung anhängen und den Beitrag als Diskussionsfaden nutzen
  • Datei im privaten Chat anhängen: Ablage in OneDrive und Freigaberechte
  • Dokumentbibliothek strukturieren: Ordner, Metadatenspalten und Ansichten
  • Dateien aus OneDrive in den Projektkanal verschieben, statt Kopien zu verteilen
  • Koautorschaft in Word, Excel und PowerPoint, Kommentare mit @-Erwähnung
  • Versionsverlauf ansehen und eine frühere Fassung wiederherstellen
  • Dokumentbibliothek eines anderen Teams als Registerkarte im Kanal verbinden
  • Projektinhalte suchen: Nachrichten, Dateien und Personen mit Filtern eingrenzen
  • Standard zum Öffnen von Dateien festlegen: in Teams, im Browser oder in der Desktop-App
  • Teams, SharePoint und OneDrive im Zusammenspiel: wo welche Projektdatei hingehört
  • Projektordner mit OneDrive synchronisieren oder als Verknüpfung hinzufügen
Aufgaben mit Planner anlegen und verfolgen
  • Plan als Registerkarte in einem Projektkanal anlegen
  • Buckets für Phasen oder Arbeitspakete, Bezeichnungen als Kategorien
  • Aufgaben anlegen und zuweisen: Fälligkeit, Priorität, Checkliste, Anlagen
  • Aufgabe direkt aus einer Kanalnachricht oder Chatnachricht erstellen
  • Fortschritt berichten: Diagramme, Zeitplanansicht, Filter nach Person und Status
  • Pläne in der Planner-App im Web und in Teams verwalten: Meine Pläne, angeheftete Pläne, Teams als Host für Planner
  • Kanban-Methode in Planner: Board-Spalten, Arbeitsgrenzen per Teamabsprache
  • Haupt- und Unteraufgaben: Checklisten in Planner, Schritte in To Do
  • Aufgaben an andere Personen delegieren und Zuständigkeiten sichtbar halten
  • Persönliche und Planner-Aufgaben gebündelt in einer Aufgabenansicht in Teams
Aufgabenplanung in Microsoft 365 einordnen
  • Outlook als Partner: Projekttermine, Kanalbesprechungen und Mails an den Kanal
  • Aufgaben in Termine umwandeln: Zeitblöcke im Kalender für Planner-Aufgaben
  • Outlook-Aufgaben, Microsoft To Do und Planner: welches Werkzeug wofür
  • Microsoft To Do als Nachfolger der Outlook-Aufgaben – im Web und als Windows-App
  • Fristen vorwärts vom Start oder rückwärts vom Liefertermin planen, Voreinstellungen
  • Abgrenzung zu Microsoft Project: Premium-Pläne in Planner, Project Online am 30.09.2026 eingestellt
  • Abhängigkeiten, Meilensteine und Zeitachse in Premium-Plänen (eigene Lizenz)
Listen und Seiten im Projektkanal
  • Microsoft Lists im Kanal: Risikoliste, Änderungsanträge, offene Punkte
  • Liste verwalten: Spalten, Ansichten, bedingte Formatierung, Benachrichtigungen
  • SharePoint-Seite als Projektsteckbrief mit einem Kanal verbinden
  • Listenvorlagen nutzen, etwa Problemverfolgung oder Inhaltsplanung
Projektnotizen und Projektwissen
  • OneNote-Notizbuch des Teams als Registerkarte zu einem Kanal hinzufügen
  • Projektnotizen in OneNote: Protokolle, Entscheidungen, Lessons Learned
  • Frühere Wikis: Inhalte aus „Teams Wiki Data“ in SharePoint nach OneNote übernehmen, Ersatz wählen
  • Loop-Komponenten im Chat für Tagesordnung, Aufgabenliste und Abstimmung
Projektbesprechungen in Teams leiten
  • Spontane Besprechung im Kanal mit „Jetzt besprechen“ starten
  • Kanalbesprechung planen: Einladung ans Team, Tagesordnung und Unterlagen im Beitrag
  • Besprechung beginnen: Geräte prüfen, Wartebereich, Rollen Organisator:in und Referent:in
  • Moderieren: Mikrofone steuern, Wortmeldungen aufrufen, Chat und Reaktionen lenken
  • Breakout-Räume für Arbeitsgruppen in Projektworkshops
  • Besprechungsvorlagen der IT (Teams Premium) für wiederkehrende Termine wie Kick-off oder Lenkungskreis
  • Hilfen im Termin: Whiteboard, PowerPoint Live, Live-Untertitel
  • Aufzeichnen und transkribieren: Speicherort, Zugriff, Ablaufdatum, Ankündigung
  • Untertitel in eine bevorzugte Sprache übersetzen lassen (Teams Premium oder Copilot-Lizenz)
  • Intelligent Recap: Notizen, Aufgaben und Kapitel mit Teams Premium oder Copilot-Lizenz
Feedback mit Microsoft Forms einholen
  • Projektumfrage mit Microsoft Forms erstellen: Fragetypen und Verzweigungen
  • Umfrage einrichten: anonym oder namentlich, Zielgruppe, Zeitraum
  • Umfrage im Kanal oder als Abstimmung in der Besprechung starten und beenden
  • Antworten in Forms auswerten und in Excel weiterverarbeiten
  • Retrospektive zum Projektabschluss mit Forms und Whiteboard vorbereiten
Wiederkehrende Abläufe und Vorlagen
  • Teamvorlagen der Administration (Teams Admin Center): Kanäle, Registerkarten und Apps für Projektteams
  • Neues Projektteam aus einem bestehenden Team erstellen: was mitkopiert wird
  • Tastenkürzel und Hilfen für die tägliche Projektarbeit
  • Genehmigungen-App für Freigaben von Dokumenten und Budgets
  • Workflows: Kanalnachricht bei neuem Listeneintrag mit Power Automate
Copilot in Microsoft Teams für Projektteams
  • Facilitator (Copilot-Lizenz): Live-Notizen und Tagesordnung im Projekttermin
  • Aufgaben aus dem Recap prüfen und als Planner-Aufgaben mit Zuständigkeit übernehmen
  • Channel Agent (Vorschau): Statusbericht und offene Punkte aus einem Projektkanal
  • Planner Agent (Copilot-Lizenz, Premium-Plan): Aufgaben zu einem Projektziel entwerfen lassen, vor der Zuweisung prüfen
  • Transkription vorher ankündigen, Betriebsvereinbarung beachten; Vertiefung im Copilot-Seminar
Praxisprojekt: Projektraum für die Neuauflage eines Produktkatalogs
  • Team mit Kanälen für Text, Bild, Druck und Freigabe; Agentur über geteilten Kanal einbinden
  • Plan mit Buckets je Katalogkapitel, Fristen rückwärts vom Drucktermin gerechnet
  • Korrekturliste in Microsoft Lists und Notizbuch für Abstimmungsprotokolle anlegen
  • Wöchentliche Kanalbesprechung mit Recap, Abschlussumfrage zur Zusammenarbeit
  • Team für die nächste Katalogausgabe aus dem vorhandenen erstellen, Plan-Registerkarte neu einrichten

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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Die Preise verstehen sich bei Unternehmern gemäß § 14 BGB zzgl. MwSt. Der dargestellte Ab-Preis gilt für firmeninterne Veranstaltungen und entspricht dem niedrigsten Gesamtpreis für Veranstaltungen mit bis zu drei (3) Teilnehmenden.

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Wir passen den Inhalt spezifisch an die Bedürfnisse jedes Teilnehmers an. Irrelevante Themen werden ausgespart, um den größtmöglichen Nutzen zu garantieren.

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Durch regelmäßiges Feedback optimieren wir unsere Schulungen kontinuierlich und garantieren Ihnen ein Lernerlebnis der Extraklasse.

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Unsere Zufriedenheitsgarantie spricht für sich – bei Unzufriedenheit entstehen Ihnen keine Kosten.

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1. Bedarf klären: Im kostenlosen Vorgespräch besprechen wir Ziele, Vorkenntnisse und Praxisaufgaben.

2. Angebot abstimmen: Inhalte, Format (live online oder vor Ort), Dauer und Preis legen wir gemeinsam fest.

3. Schulung durchführen: Sie arbeiten an Übungen aus Ihrem Alltag oder an einem neutralen Beispiel und nehmen konkrete nächste Schritte mit.

Häufige Fragen zur Schulung

Gilt der Ab-Preis pro Person oder für die Veranstaltung?

Die 900 EUR netto sind der niedrigste Gesamtpreis für eine firmeninterne Veranstaltung mit bis zu drei Teilnehmenden. Größere Gruppen und einen anderen Umfang bieten wir individuell an. Der verbindliche Preis steht in Ihrem Angebot.

Können wir eigene Aufgaben einbringen?

Ja. Welche Aufgaben sich eignen, welche Zugänge nötig sind und wie wir die Vertraulichkeit sichern, klären wir im Vorgespräch. Alternativ arbeiten wir an einem neutralen Beispiel.

Ist die Anfrage schon eine Buchung?

Nein. Sie erhalten zuerst ein abgestimmtes Angebot und entscheiden dann über die Beauftragung. Eine Vorkasse gibt es nicht.

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