Schulung · Workshop · Coaching · Beratung

Microsoft Project Schulung für Fortgeschrittene: Berichte, Pools

Microsoft Project für Fortgeschrittene: Ressourcenpool, Formelfelder, Berichte

Dauer: ab 1 Tag (8 UE) | Preis: ab 900 EUR (netto) | Live online oder vor Ort | Termin nach Vereinbarung

Für erfahrene Anwender:innen: Sie steuern Teilzeitressourcen und zeitabhängige Kosten, bauen Formelfelder mit Ampeln, gestalten grafische Berichte, verteilen Anpassungen über die Global.mpt und führen mehrere Projekte mit Ressourcenpool und Hauptprojekt.

Gesamtpreis für bis zu 3 Teilnehmende · Unverbindliche Anfrage · Keine Vorkasse

Microsoft Project jenseits des Einzelplans: Pools, Formeln, eigene Berichte

Microsoft Project für Fortgeschrittene beginnt bei den Fragen, die nach dem ersten sauberen Terminplan kommen: Wie plane ich eine Kollegin, die nur dienstags und donnerstags im Projekt arbeitet? Wie rechne ich eine Tariferhöhung zum 1. April in die Kosten ein? Wie sehe ich auf einen Blick, welche Arbeitspakete über Budget liegen? Und wie verhindere ich, dass dieselbe Monteurin in drei Projektdateien gleichzeitig verplant ist? Antworten darauf erarbeiten wir am Desktop-Client; vorausgesetzt wird, dass Vorgänge, Verknüpfungen, Ressourcen und Basisplan für Sie Routine sind.

Der erste Teil gilt Zuweisungen und Kosten. Sie bilden Teilzeit über maximale Einheiten und über Ressourcenkalender ab und erfahren, wann welcher Weg die richtigen Termine liefert. Sie lassen einen Vorgang bewusst über Ressourcenkalender hinweg planen, bearbeiten Zuweisungen, an denen schon gearbeitet wurde, und pflegen Kostensatztabellen mit Gültigkeitsdatum, zeitbasierte Materialkosten und von Hand gesetzte Istkosten. Der Ertragswert verbindet anschließend Termine und Kosten zu Kennzahlen, mit denen sich Abweichungen früh begründen lassen.

Im zweiten Teil machen Sie Project zu Ihrem Werkzeug: Daten aus Excel importieren und in bestehende Pläne einspielen, mit den passenden Sicherheitseinstellungen im Trust Center; benutzerdefinierte Felder mit Formeln, Nachschlagetabellen und grafischen Indikatoren als Ampel; Balken, die sich nach einem eigenen Kennzeichen färben; grafische Berichte mit Diagrammen, Tabellen und Beschriftungen, die ein Lenkungskreis ohne Erklärung versteht. Damit diese Arbeit nicht in einer einzigen Datei stecken bleibt, klären Sie, was in der Projektdatei und was in der Global.mpt gespeichert wird, und verteilen Ansichten, Felder und Berichte mit dem Organisator an das ganze Team.

Der dritte Teil gehört dem Multiprojektmanagement am Desktop: ein Ressourcenpool, an den mehrere Pläne angeschlossen sind, ein Hauptprojekt mit eingefügten Teilprojekten und Verknüpfungen zwischen Vorgängen verschiedener Dateien. Hier zeigen wir auch, welche Ablageregeln nötig sind, damit Pool und Teilprojekte nach dem Umbenennen eines Ordners noch zusammenfinden. Für Grundlagen bleibt hier keine Zeit, sie stehen im „Microsoft Project Einstieg“; Sprints und Boards sind Thema von „Agiles Projektmanagement mit Microsoft Project“, Portfolios in Planner behandelt „Projektmanagement mit Microsoft Planner“. Ihre eigenen Unternehmensvorlagen und .mpp-Dateien können wir im Coaching als Übungsmaterial einsetzen.

Ressourcenpool und Hauptprojekt sind in Wahrheit Verknüpfungen zwischen Dateien, und genauso verhalten sie sich auch. Wird ein Ordner umbenannt, eine Teilprojektdatei per Mail verschickt oder der Pool von zwei Personen gleichzeitig mit Schreibrechten geöffnet, zeigt Project plötzlich Ressourcen doppelt oder Auslastungen, die niemand erklären kann. Multiprojektplanung am Desktop ist zur Hälfte Planungstechnik und zur Hälfte Ablagedisziplin. Bevor ich einen Pool einrichte, lege ich deshalb mit dem Team fest, wo die Dateien liegen, wer den Pool beschreiben darf und in welcher Reihenfolge geöffnet wird. Danach funktioniert die Funktion zuverlässig – vorher erzeugt sie mehr Fragen als Antworten.

Was Sie danach können

  • Sie bilden Teilzeit über maximale Einheiten oder Ressourcenkalender ab und bearbeiten laufende Zuweisungen, ohne Ist-Arbeit zu verlieren
  • Sie hinterlegen zeitabhängige Kostensätze und Materialkosten und werten Termin- und Kostenabweichungen mit dem Ertragswert aus
  • Sie importieren und exportieren Projektdaten mit wiederverwendbaren Zuordnungen und passenden Sicherheitseinstellungen
  • Sie erstellen benutzerdefinierte Felder mit Formeln, Nachschlagetabellen und Ampeln und nutzen sie in Balken und Berichten
  • Sie verteilen Ansichten, Felder und Berichte über Global.mpt, Organisator und Vorlagen an Ihr Team
  • Sie steuern mehrere Projekte mit Ressourcenpool, Hauptprojekt und projektübergreifenden Verknüpfungen

Zielgruppe und Voraussetzungen

  • Erfahrene Project-Anwender:innen, die Grundlagen wie Vorgänge, Verknüpfungen und Basisplan sicher beherrschen
  • PMO-Mitarbeitende, die Vorlagen, Felder und Berichte für mehrere Projekte bereitstellen
  • Multiprojektverantwortliche, die gemeinsame Ressourcen über mehrere Projektdateien planen
Themen und Inhalte für Ihre Beratung, Coaching, Workshop, Training, Schulung und Weiterbildung:

Microsoft Project für Fortgeschrittene: Ressourcenpool, Formelfelder, Berichte

Ressourcenzuweisungen richtig vornehmen
  • Ausgangslage klären: Vorgangsart, Leistungssteuerung und Arbeit = Dauer × Einheiten
  • Ressourcen einem laufenden Vorgang hinzufügen oder entfernen, ohne die Dauer ungewollt zu ändern
  • Smarttag-Optionen nach dem Zuweisen: mehr Arbeit, kürzere Dauer oder weniger Einheiten
  • Mehrere Zuordnungsparameter in den Zuordnungsinformationen gleichzeitig ändern
  • Arbeitsprofile wie glockenförmig oder spät beginnend für ungleich verteilte Arbeit
  • Teilzeit über maximale Einheiten: 50 % Verfügbarkeit und ihre Wirkung auf die Dauer
  • Zeitlich gestaffelte Verfügbarkeit, etwa 100 % bis Juni und danach 60 %
  • Teilzeit über den Ressourcenkalender: feste Arbeitstage und Arbeitszeiten je Person
  • Maximale Einheiten oder Ressourcenkalender: welcher Weg welche Termine liefert
  • Kalenderbasierte Teilzeitressourcen zuweisen und die Terminverschiebung nachvollziehen
  • Vorgangskalender mit „Bei der Planung Ressourcenkalender ignorieren“ für Nacht- oder Wochenendarbeit
  • Laufende Zuweisungen bearbeiten: Ist-Arbeit erhalten, verbleibende Arbeit umverteilen
  • Ressource ab einem Stichtag ersetzen, wenn eine Person das Projekt verlässt
Knifflige Projektkosten und Ertragswert
  • Kostensatztabellen A bis E mit Gültigkeitsdatum für Tariferhöhungen und Preisstufen
  • Kostensatztabelle je Zuweisung wählen, z. B. interner Satz und Kundensatz
  • Zeitbasierte Materialkosten mit variabler Verbrauchsrate, etwa Kranmiete pro Tag
  • Kosten pro Einsatz und feste Vorgangskosten richtig fällig stellen: Anfang, Ende, anteilig
  • Istkosten von Hand bearbeiten: automatische Berechnung abschalten und Rechnungen eintragen
  • Ertragswert: geplanter Wert, Ertragswert und Istkosten aus Basisplan und Statusdatum
  • SPI und CPI lesen: Termin- und Kostenabweichung je Arbeitspaket begründen
Daten mit anderen Programmen austauschen
  • Vorgänge, Ressourcen und Ansichtsteile zwischen Project-Dateien kopieren
  • Trust Center: Öffnen und Speichern von Dateien in Legacy- und Nicht-Standardformaten erlauben
  • Import-Assistent: Excel-Arbeitsmappe in ein neues Projekt einlesen, Felder zuordnen
  • Excel-Vorlage für den Projektimport als Austauschformat mit Fachabteilungen
  • Daten in bestehende Projekte übernehmen: anfügen oder über Primärschlüssel zusammenführen
  • Zuordnungen speichern und für den monatlichen Import wiederverwenden
  • Export-Assistent: ausgewählte Felder nach Excel, als XML oder CSV ausgeben
  • Plan als PDF für Auftraggeber ohne Project-Lizenz veröffentlichen
Benutzerdefinierte Felder aussagekräftig machen
  • Benutzerdefinierte Felder verstehen: Text, Zahl, Attribut (Ja/Nein), Kosten, Datum, Dauer
  • Felder umbenennen und Aliasnamen vergeben, die das Team ohne Erklärung versteht
  • Formel erstellen: Budgetabweichung, Tage bis zum Stichtag, Pufferwarnung
  • Funktionen im Formel-Editor: IIf, ProjDateDiff, Switch und Feldverweise
  • Berechnung für Sammelvorgangszeilen: Summe, Maximum oder Formel verwenden
  • Grafische Indikatoren als Ampel: Schwellenwerte für Termin- und Kostenstatus
  • Nachschlagetabelle mit gültigen Werten, Standardwert und Gliederungscodes
  • Vorgangsbalken nach Attributfeldern formatieren, z. B. Fremdvergabe in Orange
Visuelle und grafische Berichte gestalten
  • Neuen Bericht anlegen: leer, Diagramm, Tabelle oder Vergleich
  • Felder in der Feldliste wählen und Vorgangs- von Ressourcendaten unterscheiden
  • Filter, Gliederungsebene und Sortierung: nur die Ergebnisse zeigen, die zählen
  • Passenden Diagrammtyp wählen: gestapelte Balken für Arbeit, Linien für Kostenverlauf
  • Genaue Werte in einer Berichtstabelle neben dem Diagramm anzeigen
  • Textfelder, Beschriftungen und dynamische Titel ergänzen
  • Layout feinabstimmen: Seitenumbrüche, Designfarben, Bericht kopieren und drucken
  • Visuelle Berichte mit Excel-PivotTables für zeitphasenbezogene Auswertungen
Anpassungen speichern und gemeinsam nutzen
  • Project-Optionen für diese Datei oder alle neuen Projekte: Planung, Berechnung, Anzeige
  • Geänderte Ansichten, Tabellen und Filter: was in der Projektdatei gespeichert wird
  • Neue Elemente in der Global.mpt: Option zum automatischen Übernehmen gezielt setzen
  • Organisator: Ansichten, Felder, Berichte und Kalender zwischen Dateien kopieren
  • Unternehmensvorlage als .mpt mit Feldern, Ansichten und Berichten an das Team geben
  • Menüband und Schnellzugriff anpassen, Einstellungen exportieren und weitergeben
Mit mehreren Projekten arbeiten
  • Ressourcenpool als eigene Datei anlegen und Projekte anschließen
  • Konfliktregel: Pool hat Vorrang oder Teilnehmer hat Vorrang
  • Ressourcen des Pools im eigenen Projekt zuweisen und poolweite Auslastung sehen
  • Pool schreibgeschützt oder mit Schreibzugriff öffnen; Pool aktualisieren
  • Ressourceninformationen im Pool bearbeiten: Kostensätze, Kalender, Urlaub
  • Hauptprojekt mit eingefügten Teilprojekten für Programme und Ausbaustufen
  • Unterprojekt einfügen: verknüpft oder kopiert, schreibgeschützt oder bearbeitbar
  • Verknüpfungen zwischen Projekten: externe Vorgänge, Annehmen von Änderungen
  • Ablageregeln für Pool und Teilprojekte: Netzlaufwerk oder lokaler Ordner, Grenzen von SharePoint und OneDrive
  • Kritischen Pfad über mehrere Projekte berechnen lassen und prüfen
Praxisprojekt: Vier Schleusenbaustellen eines Wasserbauunternehmens
  • Ressourcenpool mit Taucherteams, Kranführern und einer Bauleiterin in Teilzeit aufbauen
  • Vier Baustellen als Teilprojekte im Hauptprojekt, gemeinsamer Schwimmkran als Engpass
  • Kostensätze mit Tarifsprung, Kranmiete pro Tag und Ertragswert je Baustelle
  • Ampelfeld für Pufferverbrauch und grafischer Bericht für die Geschäftsführung

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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Wir passen den Inhalt spezifisch an die Bedürfnisse jedes Teilnehmers an. Irrelevante Themen werden ausgespart, um den größtmöglichen Nutzen zu garantieren.

2. Qualitäts-Garantie

Durch regelmäßiges Feedback optimieren wir unsere Schulungen kontinuierlich und garantieren Ihnen ein Lernerlebnis der Extraklasse.

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Unsere Zufriedenheitsgarantie spricht für sich – bei Unzufriedenheit entstehen Ihnen keine Kosten.

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Unverbindlich · Keine Vorkasse

Einige Unternehmen, für die wir tätig waren

KHP GmbH & Co. KG

BayWa AG

Schlütersche Verlagsgesellschaft mbH & Co. KG

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Herr Hecker ist sehr gut auf individuelle Wünsche, Fragen und Anregungen eingegangen. Eine sehr informative, interessante und gelungene Veranstaltung.
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1. Bedarf klären: Im kostenlosen Vorgespräch besprechen wir Ziele, Vorkenntnisse und Praxisaufgaben.

2. Angebot abstimmen: Inhalte, Format (live online oder vor Ort), Dauer und Preis legen wir gemeinsam fest.

3. Schulung durchführen: Sie arbeiten an Übungen aus Ihrem Alltag oder an einem neutralen Beispiel und nehmen konkrete nächste Schritte mit.

Häufige Fragen zur Schulung

Gilt der Ab-Preis pro Person oder für die Veranstaltung?

Die 900 EUR netto sind der niedrigste Gesamtpreis für eine firmeninterne Veranstaltung mit bis zu drei Teilnehmenden. Größere Gruppen und einen anderen Umfang bieten wir individuell an. Der verbindliche Preis steht in Ihrem Angebot.

Können wir eigene Aufgaben einbringen?

Ja. Welche Aufgaben sich eignen, welche Zugänge nötig sind und wie wir die Vertraulichkeit sichern, klären wir im Vorgespräch. Alternativ arbeiten wir an einem neutralen Beispiel.

Ist die Anfrage schon eine Buchung?

Nein. Sie erhalten zuerst ein abgestimmtes Angebot und entscheiden dann über die Beauftragung. Eine Vorkasse gibt es nicht.

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