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Projektplanung Schulung: Terminplan mit kritischem Pfad, Puffer

Projektplanung: erfolgreiche Projektpläne mit kritischem Pfad und Puffer

Dauer: ab 1 Tag | Preis: ab 900 EUR (Netto) | Termin: Ganztägig + halbtägig

Sie bauen einen Terminplan, der Rückfragen standhält: mit passendem Detaillierungsgrad, begründeten Schätzungen, sauberen Anordnungsbeziehungen, realistisch zugeordneten Ressourcen, kritischem Pfad, Puffer und Basisplan.

Wie entsteht ein Terminplan, den Sie vor Lenkungsausschuss und Team verteidigen können?

Projektplanung entscheidet, ob ein Endtermin eine begründete Prognose ist oder ein Wunsch. Ein belastbarer Projektplan zeigt, welche Vorgänge in welcher Reihenfolge nötig sind, wer sie mit welchem Aufwand erledigt, wo der kritische Pfad verläuft und wie viel Reserve bleibt. Dieses Seminar vertieft die Termin- und Ressourcenplanung für Projektleitungen, PMO und Planer:innen: vom Zeitplanmanagementplan über Detaillierungsgrad, Vorgänge und Meilensteine bis zum Basisplan und zur Steuerung von Abweichungen. Die Übungen funktionieren auf Papier, am Whiteboard oder in jeder Planungssoftware – entscheidend ist die Logik, nicht die Bedienoberfläche.

Am Anfang klären Sie, welche Regeln für den Zeitplan gelten sollen und wie fein geplant wird. Danach leiten Sie Vorgänge aus dem Projektstrukturplan ab, setzen Meilensteine und schätzen Dauer und Aufwand mit Analogie-, parametrischer und Dreipunktschätzung. Ein eigener Block gehört den Anordnungsbeziehungen: Ende-Anfang, Anfang-Anfang, Ende-Ende, Vorlauf- und Wartezeiten sowie die typischen Fallen bei Anfang-Anfang-Verknüpfungen. Anschließend ordnen Sie Ressourcen zu, gleichen Arbeit, Dauer und Einheiten gegeneinander aus, ersetzen Platzhalterressourcen durch Personen und planen mit Teilzeitkräften und verteilten Teams.

Im zweiten Teil wird optimiert und gesteuert. Sie bestimmen den kritischen Pfad mit Vorwärts- und Rückwärtsrechnung, deuten Gesamt- und freien Puffer, lösen Überlastungen auf und legen Reserven für Unvorhergesehenes an, bevor der Basisplan eingefroren wird. Im laufenden Projekt erfassen Sie Fortschritt, finden Terminprobleme früh und verkürzen den Plan bei Bedarf durch Fast-Tracking oder Crashing – oder senken Kosten und Umfang, wenn das Budget enger wird.

Den Gesamtlebenszyklus mit Projektauftrag, Teilplänen und Abschluss behandelt das Seminar Projektmanagement Grundlagen; die Umsetzung in Software zeigen die Seminare zu Microsoft Project, und Schätzung und Prognose in agilen Teams mit Story Points und Durchsatz sind Thema der Agilen Aufwandsschätzungen. Wer einen eigenen Terminplan mitbringt, kann ihn in der letzten Einheit gemeinsam mit der Gruppe auf Logikfehler, fehlende Verknüpfungen und versteckte Puffer durchsehen.

Ein Vorgang ohne Nachfolger ist im Terminplan ein blinder Fleck. Verschiebt er sich, verschiebt sich nichts anderes – der Plan meldet keine Verzögerung, obwohl am Ende ein Ergebnis fehlt. Bevor ich über Termine spreche, prüfe ich deshalb, ob jeder Vorgang einen Vorgänger und einen Nachfolger hat. Diese Prüfung dauert bei hundert Vorgängen eine Viertelstunde und deckt fast immer zwei, drei offene Enden auf, die den kritischen Pfad verfälschen. Puffer, Ressourcen und Verkürzung verhandle ich erst mit einem Netz, das geschlossen ist.
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Projektplanung: erfolgreiche Projektpläne mit kritischem Pfad und Puffer

Projektplanung und Projektzeitplan im Überblick
  • Warum Sie einen Projektzeitplan brauchen: Koordination, Zusagen, Frühwarnung bei Abweichungen
  • Zeitpläne innerhalb des Projektlebenszyklus: Grobplan zur Freigabe, Feinplan zur Umsetzung
  • Rollierende Planung: nahe Phasen fein, spätere Phasen grob und schrittweise verfeinern
  • Zeitplanmanagementplan entwickeln: Planungsregeln, Einheiten, Kalender und Aktualisierungsrhythmus
  • Schwellenwerte für Abweichungen festlegen, ab denen berichtet oder eskaliert wird
Vorgänge und Meilensteine identifizieren und organisieren
  • Detaillierungsgrad des Zeitplans bestimmen: Vorgangsdauer zwischen einem Tag und einem Berichtszeitraum
  • Projektaktivitäten aus den Arbeitspaketen des Projektstrukturplans ableiten
  • Vorgänge als Tätigkeit mit Ergebnis benennen: Verb und Objekt statt Stichwort
  • Meilensteine hinzufügen: Dauer null, Entscheidungen, Abnahmen und externe Liefertermine
  • Projektarbeit organisieren: Sammelvorgänge nach Phase, Ergebnis oder Gewerk gliedern
Dauer schätzen und Vorgänge in eine Reihenfolge bringen
  • Dauer und Aufwand schätzen: Arbeitsstunden, Verfügbarkeit und Kalenderdauer unterscheiden
  • Methoden zur Schätzung von Vorgängen: Analogie, parametrisch, Expertenurteil, Dreipunktschätzung
  • PERT-Formel und Bandbreiten: optimistischer, wahrscheinlicher und pessimistischer Wert
  • Vorgänge verknüpfen: Ende-Anfang, Anfang-Anfang, Ende-Ende und Anfang-Ende
  • Zwingende, gewählte und externe Abhängigkeiten unterscheiden und dokumentieren
  • Verzögerungen bei Abhängigkeiten: Wartezeit und Vorlaufzeit gezielt statt als Ersatzpuffer
  • Probleme mit Anfang-Anfang-Abhängigkeiten: offenes Ende des Vorgängers, verdeckte Terminrisiken
  • Bewährte Praktiken für die Abfolge: jeder Vorgang mit Vorgänger und Nachfolger, keine festen Termine
  • Feste Termineinschränkungen nur für echte externe Termine verwenden
  • Netzplan lesen: Vorgangsknoten, frühester und spätester Anfang und Ende
Ressourcen planen und Vorgängen zuordnen
  • Ressourcen auf hoher Ebene planen: Rollen und Mengengerüst je Phase vor der Namensliste
  • Ressourcen beschaffen: Freigabe durch die Linie, externe Dienstleister, Verhandlung von Verfügbarkeit
  • Ressourcen im Zeitplan definieren: Arbeits-, Material- und Kostenressourcen, Ressourcenkalender
  • Zuordnungsvariablen ausgleichen: Arbeit = Dauer × Einheiten
  • Eine Zuordnungsvariable festhalten: feste Dauer, feste Arbeit oder feste Einheiten
  • Ressourcen zu Vorgängen zuordnen und Auslastung je Person und Woche prüfen
  • Generische Ressourcen durch Personen ersetzen, sobald die Besetzung feststeht
  • Mit Teilzeitkräften und geteilten Teams planen: Verfügbarkeit in Prozent und Wechselkosten
  • Mit Remote-Teams planen: Zeitzonen, Feiertage je Standort, Übergaben zwischen Teams
Kritischer Pfad und Feinabstimmung von Zuordnungen
  • Was ist der kritische Pfad? Die längste Kette abhängiger Vorgänge bis zum Projektende
  • Den kritischen Pfad bestimmen: Vorwärts- und Rückwärtsrechnung am Netzplan
  • Gesamtpuffer und freier Puffer: was sich verschieben darf, ohne Folgen auszulösen
  • Den kritischen Pfad in die Praxis umsetzen: kritische Vorgänge besetzen und eng verfolgen
  • Zu viele oder zu wenige kritische Aufgaben: Logikfehler und Einschränkungen als Ursache
  • Nahezu kritische Pfade erkennen: Vorgänge mit wenigen Tagen Puffer mit beobachten
  • Aufgaben verlängern, verzögern oder teilen, um Ressourcenkonflikte zu lösen
  • Arbeitsumfang im Laufe der Zeit anpassen: ungleichmäßige Verteilung über die Vorgangsdauer
  • Überbelegte Ressourcen ersetzen oder Arbeit umverteilen – Kapazitätsabgleich mit und ohne Terminverschiebung
Projektzeitpläne optimieren und festschreiben
  • Zeit für Unvorhergesehenes einplanen: Puffer am Ende statt Aufschlag in jedem Vorgang
  • Zuführungspuffer vor Einmündungen in den kritischen Pfad nach der Methode der kritischen Kette
  • Plan-Review vor der Freigabe: offene Enden, Einschränkungen, Überlastung, unrealistische Dauern
  • Planqualität messen: Logikprüfung angelehnt an den DCMA-14-Punkte-Check
  • Endtermin als Wahrscheinlichkeit: Monte-Carlo-Simulation über Dreipunktschätzungen im Überblick
  • Basisplan des Projektzeitplans speichern und Änderungen am Basisplan nur nach Freigabe
Projektzeitpläne während des Projekts verwalten
  • Projektzeitplan proaktiv verwalten: Vorschau auf die nächsten Wochen statt Rückblick
  • Fortschritt aktualisieren: Ist-Anfang, Restdauer und Ist-Ende zum Stichtag erfassen
  • Plan-Ist-Vergleich mit dem Basisplan: Abweichungen je Vorgang begründen
  • Meilensteintrendanalyse: Prognosen je Berichtstermin im Diagramm lesen und deuten
  • Probleme im Projektzeitplan finden: überfällige Vorgänge, schrumpfender Puffer, neue Engpässe
  • Zeitplan durch Fast-Tracking verkürzen: Vorgänge parallelisieren und das Zusatzrisiko bewerten
  • Mehr bezahlen, um den Plan zu verkürzen: Crashing mit Kosten-pro-Tag-Vergleich
  • Zeitplan ändern, um Kosten zu senken: günstigere Ressourcen, längere Dauer, weniger Überstunden
  • Umfang reduzieren: Ergebnisse priorisieren und Streichungen mit Auftraggebern vereinbaren
  • Zeitpläne verbessern: Lehren aus Abweichungen in Schätzwerte und Planungsregeln übernehmen
Praxisprojekt: Werftliegezeit einer Inselfähre vor Saisonbeginn
  • Vorgänge von Docken bis Probefahrt mit Meilensteinen für Klassenbesichtigung und Rückgabe an die Reederei
  • Dreipunktschätzung und Netzplan mit Abhängigkeiten zwischen Rumpf, Maschine und Elektrik
  • Schweißer:innen und Prüfer:innen zuordnen, Überlastung im Schichtplan auflösen, kritischen Pfad bestimmen
  • Verzögerte Ersatzteillieferung: Fast-Tracking und Crashing gegen den festen Saisonstart abwägen
Lernziele
  • Sie legen in einem Zeitplanmanagementplan Planungsregeln, Detaillierungsgrad und Aktualisierungsrhythmus fest
  • Sie schätzen Dauer und Aufwand mit Dreipunktschätzung und verknüpfen Vorgänge mit passenden Anordnungsbeziehungen
  • Sie ordnen Ressourcen zu und gleichen Arbeit, Dauer und Einheiten aus
  • Sie bestimmen den kritischen Pfad sowie Gesamt- und freien Puffer per Vorwärts- und Rückwärtsrechnung
  • Sie speichern einen Basisplan und bewerten Abweichungen im laufenden Projekt
  • Sie verkürzen einen Zeitplan durch Fast-Tracking oder Crashing und begründen die Mehrkosten
Zielgruppe
  • Projektleitungen, die Terminpläne erstellen und gegenüber Auftraggebern vertreten
  • PMO-Mitarbeitende und Planer:innen, die Zeitpläne mehrerer Projekte prüfen
  • Teilprojektleitungen, die ihren Plan in einen Gesamtplan einbringen

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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