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KI Schulung für Projektmanager: ChatGPT und Claude je Phase

Künstliche Intelligenz für Projektmanager: ChatGPT und Claude je Projektphase

Dauer: ab 1 Tag (8 UE) | Preis: ab 900 EUR (netto) | Live online oder vor Ort | Termin nach Vereinbarung

Sie nutzen ChatGPT oder Claude als Assistenz in jeder Projektphase: vom Projektauftrag über Planung, Statusbericht und Stakeholder-Kommunikation bis zu Lessons Learned – mit eigenen Vorlagen und geprüften Ergebnissen.

Gesamtpreis für bis zu 3 Teilnehmende · Unverbindliche Anfrage · Keine Vorkasse

Projektauftrag, Statusbericht, Lessons Learned: Wie schreibt ein Chat-Assistent mit?

KI für Projektmanager heißt in diesem Seminar ganz praktisch: Sie erledigen die wiederkehrende Schreib- und Analysearbeit einer Projektleitung mit ChatGPT oder Claude schneller und gründlicher. Aus den Notizen zum Auftraggebergespräch wird ein Projektauftrag mit Zielen und Nicht-Zielen, aus verstreuten Teamrückmeldungen ein Statusbericht mit klarem Entscheidungsbedarf, aus einer Retrospektive eine Lessons-Learned-Sammlung, die das nächste Projekt tatsächlich nutzt. Das Seminar richtet sich an Projektleiter:innen jeder Branche, unabhängig von Vorgehensmodell und Projektsoftware.

Der Ablauf folgt dem Lebenszyklus eines Projekts. Nach der Einrichtung – Arbeitskonto, Projektbereich mit Steckbrief und Glossar, Anweisungen für wiederkehrende Dokumente – arbeiten Sie Phase für Phase: Stakeholder-Analyse und Projektauftrag in der Initiierung, Strukturplan, Risikoliste und Kick-off in der Planung, Protokolle, Änderungsanträge und zielgruppengerechte Nachrichten in der Durchführung, Budgetabweichungen, Scope Creep und Abnahmen in der Steuerung, schließlich Abschlussbericht und Nachprojektanalyse. Zu jeder Phase entsteht eine Vorlage, die Sie in Ihr eigenes Projekt mitnehmen.

Ein roter Faden ist das Prüfen. Sprachmodelle schreiben überzeugend, auch wenn eine Zahl nicht stimmt oder eine Abhängigkeit fehlt. Sie lernen, Rechenwege offenzulegen, Ergebnisse in der Tabelle nachzurechnen und Entwürfe gegen Projektauftrag und Protokolle zu halten. Dazu kommen klare Regeln, welche Projekt- und Personaldaten in den Chat dürfen und welche nicht.

Wie ein PMO KI für Termin- und Kostenprognosen, Ressourcenplanung und Portfolio-Dashboards einsetzt, behandelt die Hauptseite „Künstliche Intelligenz (KI) im Projektmanagement“. Arbeitet Ihr Projektteam vollständig in Microsoft 365, lohnt sich zusätzlich ein Blick auf „Projektmanagement mit Microsoft Copilot“.

Der größte Zeitgewinn im Projekt liegt nicht beim ersten Entwurf, sondern beim zehnten Statusbericht. Wer sich einmal eine gute Anweisung mit Vorlage, Gliederung und Prüffragen gebaut hat, schreibt danach jede Woche in einer Viertelstunde, was früher einen Nachmittag gekostet hat. Die Kehrseite habe ich oft genug gesehen: Ein Chat-Assistent stellt keine unbequemen Fragen, wenn man ihn nicht darum bittet. Er glättet Verzug zu „leichten Verschiebungen“. Die Ampel setzt deshalb weiterhin die Projektleitung – der Assistent liefert die Fakten dafür.

Was Sie danach können

  • Sie richten einen Projektbereich mit Steckbrief, Glossar und Vorlagen ein und nutzen ihn als dauerhaften Kontext
  • Sie erstellen Projektauftrag, Strukturplan, Statusbericht und Abschlussbericht mit dem Assistenten nach Ihrem Projekthandbuch
  • Sie prüfen erzeugte Zahlen und Aussagen gegen Quellen, Tabellen und Projektauftrag
  • Sie formulieren Stakeholder-Nachrichten je Zielgruppe und bereiten Änderungsanträge vor
  • Sie wenden Regeln an, welche Projektdaten in einen Chat-Assistenten gelangen dürfen

Zielgruppe und Voraussetzungen

  • Projektleiter:innen und Teilprojektleiter:innen jeder Branche
  • Projektmitarbeitende, die Dokumentation und Berichte verantworten
  • Fachkräfte, die erstmals ein Projekt leiten
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Künstliche Intelligenz für Projektmanager: ChatGPT und Claude je Projektphase

Den Chat-Assistenten für das Projekt einrichten
  • Assistenz über den ganzen Projektlebenszyklus: von der Idee bis zum Abschlussbericht
  • Grenzen kennen: erfundene Fakten, Wissensstand des Modells, keine Kenntnis Ihrer Organisation
  • Unternehmensrichtlinien einhalten: Arbeitskonto, zulässige Daten, ChatGPT Business ohne Modelltraining
  • Projektbereich anlegen: Steckbrief, Glossar und Projekthandbuch als dauerhafter Kontext
  • Wiederverwendbare Anweisungen: Skills und Plugins statt eigener GPTs, die am 11.12.2026 enden
Anweisungen für Projektdokumente
  • Wirksame Anweisungen für Projektmanager: Rolle, Kontext, Vorlage, Format, Prüfkriterien
  • Rückfragen einfordern, bevor ein Dokument entsteht
  • Eigene Vorlagen als Muster mitgeben, damit Entwürfe dem Projekthandbuch folgen
  • Lernweg nach dem Seminar: Vorlagensammlung ausbauen, neue Funktionen an echten Aufgaben testen
Projektinitiierung
  • Stakeholder-Analyse: Interessen, Einfluss und Erwartungen aus Gesprächsnotizen ableiten
  • Stakeholder-Matrix und erste Kommunikationsstrategie entwerfen und plausibilisieren
  • Projektauftrag aus dem Auftraggebergespräch: Ziele, Nicht-Ziele, Rahmenbedingungen, Budget
  • Business Case vorstrukturieren: Annahmen sichtbar machen, Zahlen selbst rechnen
Projektplanung
  • Planung schärfen: Annahmen hinterfragen lassen, fehlende Arbeitspakete aufdecken
  • Projektstrukturplan und Meilensteinplan entwerfen, Abhängigkeiten selbst prüfen
  • Risikoliste, Kommunikationsplan und RACI-Matrix aus dem Projektauftrag ableiten
  • Kick-off vorbereiten: Agenda, Rollenbeschreibungen, Teamvereinbarung
  • Neue Teammitglieder einbinden: Einarbeitungsmappe aus den Projektunterlagen
Projektdurchführung
  • Projektdokumentation entlasten: Protokolle aus Notizen, Entscheidungslog, Aufgabenlisten
  • Statusbericht aus Teamrückmeldungen: Fortschritt, Abweichungen, Entscheidungsbedarf
  • Änderungsantrag formulieren und Folgen für Termin, Kosten und Umfang darstellen
  • Stakeholder-Kommunikation: dieselbe Nachricht für Auftraggeber, Fachbereich und Team
  • Schlechte Nachrichten sachlich überbringen: Verzug, Mehrkosten, Personalwechsel
Projektüberwachung und Steuerung
  • Kosten- und Budgetdaten aus der Tabelle auswerten lassen: Abweichungen, Trends, Ausreißer
  • Rechenweg offenlegen lassen und Ergebnisse in der Tabellenkalkulation nachrechnen
  • Scope Creep erkennen: neue Anforderungen und Protokolle mit dem Projektauftrag abgleichen
  • Abnahme vorbereiten: Abnahmekriterien, Prüfliste und Abnahmeprotokoll
  • Risikoliste fortschreiben: neue Risiken vorschlagen lassen, Bewertung bleibt bei Ihnen
Projektabschluss
  • Projektergebnisse gegen die Ziele aus dem Projektauftrag auswerten
  • Nachprojektanalyse: Retrospektive vorbereiten, Antworten clustern, Muster benennen
  • Lessons Learned dokumentieren und als Vorlage für Folgeprojekte verankern
  • Abschlussbericht und Übergabe an Betrieb oder Fachbereich
Grenzen, Datenschutz und Abgrenzung
  • Was nicht in den Chat gehört: Personaldaten, vertrauliche Vertragsdetails, Kundendaten ohne Freigabe
  • Prognosen, Ressourcen und Portfolio im PMO: Überblick mit Verweis auf „KI im Projektmanagement“
  • Arbeit in Word, Excel und Teams: Verweis auf „Projektmanagement mit Microsoft Copilot“
Praxisprojekt: Sanierung einer Grundschule bei laufendem Unterricht
  • Projektauftrag und Stakeholder-Analyse mit Schulleitung, Schulträger, Elternvertretung und Baufirmen
  • Meilenstein- und Kommunikationsplan für Bauabschnitte in den Schulferien
  • Statusbericht mit Kostenabweichung und Änderungsantrag für zusätzliche Brandschutzauflagen
  • Lessons Learned und Vorlagen für das nächste Schulbauprojekt

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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Wir passen den Inhalt spezifisch an die Bedürfnisse jedes Teilnehmers an. Irrelevante Themen werden ausgespart, um den größtmöglichen Nutzen zu garantieren.

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Durch regelmäßiges Feedback optimieren wir unsere Schulungen kontinuierlich und garantieren Ihnen ein Lernerlebnis der Extraklasse.

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1. Bedarf klären: Im kostenlosen Vorgespräch besprechen wir Ziele, Vorkenntnisse und Praxisaufgaben.

2. Angebot abstimmen: Inhalte, Format (live online oder vor Ort), Dauer und Preis legen wir gemeinsam fest.

3. Schulung durchführen: Sie arbeiten an Übungen aus Ihrem Alltag oder an einem neutralen Beispiel und nehmen konkrete nächste Schritte mit.

Häufige Fragen zur Schulung

Gilt der Ab-Preis pro Person oder für die Veranstaltung?

Die 900 EUR netto sind der niedrigste Gesamtpreis für eine firmeninterne Veranstaltung mit bis zu drei Teilnehmenden. Größere Gruppen und einen anderen Umfang bieten wir individuell an. Der verbindliche Preis steht in Ihrem Angebot.

Können wir eigene Aufgaben einbringen?

Ja. Welche Aufgaben sich eignen, welche Zugänge nötig sind und wie wir die Vertraulichkeit sichern, klären wir im Vorgespräch. Alternativ arbeiten wir an einem neutralen Beispiel.

Ist die Anfrage schon eine Buchung?

Nein. Sie erhalten zuerst ein abgestimmtes Angebot und entscheiden dann über die Beauftragung. Eine Vorkasse gibt es nicht.

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