KI vs. RPA 2026: Warum hybride Automatisierung der Schlüssel für skalierbare, sichere Geschäftsprozesse ist

KI gegen RPA: Warum klassische Automatisierung nicht verschwindet, KI allein nicht reicht und hybride Modelle ab 2026 zur strategischen Grundlage moderner Unternehmensautomatisierung werden

Wenn Denken auf Ausführen trifft: Warum die Zukunft der Automatisierung kein Glaubenskrieg ist

KI gegen RPA: Wer automatisiert besser?

Die großen Versprechen der künstlichen Intelligenz sind nicht zu überhören. KI soll Prozesse intelligenter machen, flexibler, menschenähnlicher. Doch was bedeutet das konkret für die bewährte Robotic Process Automation? Steht RPA vor dem Aus – oder erleben wir gerade die Geburt einer neuen, hybriden Automatisierungswelt?

RPA lebt – und wie

Totgesagte leben länger. Das gilt auch für Robotic Process Automation. Während manche Technologie-Evangelisten RPA bereits für überholt erklären, erzählt der Markt eine andere Geschichte. Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Der globale RPA-Markt hat 2025 die Marke von 5,2 Milliarden US-Dollar überschritten. Analysten rechnen bis 2030 mit einem Anstieg auf über 35 Milliarden Dollar – ein durchschnittliches jährliches Wachstum von satten 40 Prozent.

RPA ist nicht tot. RPA entwickelt sich weiter.

Die Software-Roboter erledigen nach wie vor, was sie am besten können: repetitive, regelbasierte Aufgaben automatisieren. Dort, wo veraltete Systeme keine vernünftigen Schnittstellen bieten, wo menschliche Klicks und Tastatureingaben simuliert werden müssen, bleibt RPA konkurrenzlos. Die Technologie hat sich ihren Platz in der Unternehmens-IT erkämpft – als verlässlicher digitaler Arbeiter, der nie müde wird und keine Fehler durch Unaufmerksamkeit macht.

Doch die RPA-Welt steht nicht still. Die klassischen Anbieter – UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism und andere – haben längst verstanden, wohin die Reise geht. Ihre Plattformen entwickeln sich zu umfassenden Automatisierungs-Ökosystemen. Das Stichwort heißt "Hyperautomation": RPA wird zum Bestandteil größerer Orchestrierungsplattformen, die APIs, Process Mining, Workflow-Management und – ja, natürlich – künstliche Intelligenz unter einem Dach vereinen.

Wo RPA heute unverzichtbar ist

Schauen wir uns die Praxis an. RPA-Bots arbeiten überall dort, wo strukturierte Massenprozesse anfallen:

Datenübertragung zwischen Systemen, die nicht miteinander sprechen wollen. Ein Klassiker: Excel-Tabellen in veraltete ERP-Systeme übertragen. Klingt trivial, kostet manuell aber Stunden und produziert Fehler.

Rechnungsverarbeitung – ein Dauerbrenner. RPA-Bots lesen Rechnungen ein, extrahieren Daten per OCR, gleichen sie mit Bestellungen ab und buchen sie automatisch. Coca-Cola und Siemens berichten von Effizienzsteigerungen über 80 Prozent. Solche Zahlen überzeugen Finanzchefs mehr als jede Technologie-Vision.

Personalwesen und Finanzen bieten ein schier unerschöpfliches Einsatzfeld. Unilever hat die Gehaltsabrechnung für 190.000 Mitarbeiter automatisiert. Die Bots übernehmen Berechnungen, füllen Formulare aus, prüfen Compliance-Vorgaben – zuverlässig, nachvollziehbar, auditierbar.

Kundenservice im Backoffice: Standardanfragen bearbeiten, Konten aktualisieren, Tickets zuweisen. RPA beschleunigt Reaktionszeiten und entlastet die Mitarbeiter für wertschöpfende Tätigkeiten.

Die Liste ließe sich beliebig fortsetzen. RPA hat sich in nahezu allen Branchen etabliert – von Banken über Versicherungen bis zur Logistik. Die Technologie füllt eine Lücke, die sonst klaffen würde.

Die KI-Revolution – Hype oder Durchbruch?

Seit 2023 verändert generative KI das Spiel. Large Language Models wie GPT oder Claude können plötzlich Dinge, von denen RPA-Entwickler nur träumen konnten: natürliche Sprache verstehen, Texte generieren, unstrukturierte Dokumente analysieren, kontextbasierte Entscheidungen treffen.

Die Vision klingt verlockend: Statt starre Workflows zu programmieren, erklärt man der KI einfach das Ziel. "Erstelle einen Bericht aus diesen Daten und verschicke ihn per E-Mail." Die KI plant die notwendigen Schritte selbst, führt sie aus, korrigiert bei Bedarf nach. Willkommen in der Welt der autonomen Agenten.

2023 sorgte Auto-GPT für Schlagzeilen – ein System, das selbstständig mehrschrittige Aufgaben erledigen sollte. Im Web recherchieren, Pläne entwickeln, Tools aufrufen, Ziele erreichen. Ohne dass jemand jeden einzelnen Schritt programmiert. Die Technologie-Gemeinde war elektrisiert.

Die Ernüchterung folgte auf dem Fuß. Gartner warnt mittlerweile, dass über 40 Prozent der Projekte mit autonomen KI-Agenten bis 2027 scheitern könnten. Zu hohe Kosten, unklarer Nutzen, fehlende Kontrolle. Und ein neues Phänomen: "Agent-Washing". Anbieter taufen herkömmliche Chatbots oder RPA-Lösungen in "KI-Agenten" um, ohne dass echte Autonomie dahintersteckt.

Die Realität 2026 ist komplexer als der Hype.

KI-Systeme können mittlerweile tatsächlich beeindruckende Dinge leisten. Multimodale Modelle analysieren Dokumente, Bilder und Texte gleichzeitig. Sie verstehen Kontext, treffen Entscheidungen, generieren Antworten. Doch sie haben auch einen entscheidenden Nachteil: Sie sind probabilistisch, nicht deterministisch. Gleiche Eingaben können unterschiedliche Ergebnisse liefern. LLMs neigen zu "Halluzinationen" – sie erfinden plausibel klingende, aber falsche Fakten.

Für geschäftskritische Prozesse ist das ein Problem. Wenn ein RPA-Bot einen Fehler macht, liegt es meist an geänderten Systemen oder fehlender Ausnahmebehandlung. Wenn eine KI falsche Daten verbucht, ist die Ursache oft unklar – verborgen in den Tiefen neuronaler Netze. Erklärbarkeit und Transparenz bleiben Achillesfersen der KI.

Die hybride Realität

Die Wahrheit liegt – wie so oft – in der Mitte. 2026 setzen die meisten Unternehmen auf eine Kombination aus RPA und KI. Nicht Entweder-oder, sondern Sowohl-als-auch.

Blue Prism bringt es auf den Punkt: "AI is the brain and RPA is the hand." Die KI übernimmt das Denken – Verstehen, Entscheiden, Generieren. RPA bleibt für die Ausführung zuständig – Klicken, Tippen, Eintragen. Diese Arbeitsteilung nutzt die Stärken beider Technologien.

Ein typisches Szenario: Eine KI analysiert eingehende E-Mails, versteht den Inhalt, klassifiziert Anliegen. Dann übergibt sie an einen RPA-Bot, der die entsprechenden Daten in verschiedenen Systemen zusammenträgt und eine Antwort vorbereitet. Die KI formuliert den finalen Text, der Bot verschickt ihn. Durchlaufzeit: Sekunden statt Stunden.

Moderne Automatisierungsplattformen entwickeln sich zu Orchestrierungs-Systemen. Sie entscheiden situativ, welche Technologie zum Einsatz kommt. Bei strukturierten Daten mit klaren Regeln: RPA. Bei unstrukturierten Inhalten oder komplexen Entscheidungen: KI. Bei verfügbaren Schnittstellen: API-Integration. Die Kunst liegt in der intelligenten Kombination.

UiPath, Microsoft und andere Anbieter integrieren KI-Funktionen direkt in ihre Plattformen. Process Mining mit KI-Unterstützung identifiziert Optimierungspotenziale. Intelligent Document Processing nutzt Computer Vision und NLP. Conversational AI macht Automatisierung zugänglicher – auch für Mitarbeiter ohne Programmierkenntnisse.

Die Grenzen der KI-Automation

Doch bei aller Begeisterung: KI-basierte Automatisierung hat 2026 klare Grenzen.

Zuverlässigkeit: RPA-Bots folgen deterministischen Skripten. Bei gleicher Eingabe kommt immer dasselbe Ergebnis heraus. KI-Systeme variieren. Diese Unvorhersehbarkeit macht sie für manche Anwendungen ungeeignet.

Latenz: RPA-Bots reagieren in Millisekunden. KI-Modelle, besonders cloudbasierte, brauchen Sekunden pro Anfrage. Bei hochfrequenten Prozessen summiert sich das.

Kosten: Die Rechenleistung für komplexe KI-Modelle ist nicht trivial. Cloud-basierte LLMs kosten bei hohem Volumen erheblich mehr als RPA-Lizenzen.

Datenschutz: Wer interne Dokumente an externe KI-Dienste schickt, muss Datenschutz und Compliance im Blick behalten. Der EU AI Act, seit 2025 in Kraft, verschärft die Anforderungen an KI-Systeme in kritischen Bereichen zusätzlich.

Reife: Studien zeigen, dass LLM-basierte UI-Agenten in Laborumgebungen bis zu 90 Prozent Erfolgsquote erreichen. In der Praxis sinkt die Quote oft unter 50 Prozent. Komplexe Oberflächen, Captchas, Zeitüberschreitungen – die reale Welt ist unberechenbar.

Architektur-Unterschiede verstehen

Die technischen Unterschiede zwischen RPA und KI-Automation sind grundlegend:

Klassische RPA arbeitet mit expliziter Prozessmodellierung. Entwickler zeichnen Workflows auf oder programmieren sie: Klick hier, tippe dort, wenn X dann Y. Die Logik ist transparent, nachvollziehbar, deterministisch. Änderungen an Oberflächen oder Prozessen erfordern manuelle Anpassung der Skripte.

KI-basierte Automation setzt auf datengetriebene, adaptive Systeme. Statt jeden Schritt vorzugeben, definiert man Ziele und Rahmenbedingungen. Das KI-Modell lernt aus Daten oder folgt Prompt-Instruktionen. Die Steuerlogik ist flexibler, aber auch undurchsichtiger. Debugging wird komplexer – "Warum hat die KI das so entschieden?" ist oft schwer zu beantworten.

Moderne Hyperautomation-Plattformen kombinieren beide Ansätze. Sie nutzen APIs als "Muskeln" (Daten bewegen), RPA als "Hände" (UI-Bedienung) und KI als "Gehirn" (Analyse und Entscheidung). Diese Multi-Layer-Architektur erfordert neue Governance-Modelle und orchestrierende Kontrollschichten.

Der Markt sortiert sich neu

Der Automatisierungsmarkt erlebt eine tektonische Verschiebung. RPA-Anbieter werden zu Automatisierungs-Plattformen. KI-Start-ups drängen in den Markt. Die Grenzen verschwimmen.

Gartner hat im Magic Quadrant 2025 erstmals "Agentic AI" als entscheidendes Kriterium aufgenommen. Anbieter ohne überzeugende KI-Strategie verlieren Boden. Microsoft punktet mit der Integration von Copilot in die Power Platform. UiPath verteidigt seine Position durch umfassende KI-Features und Prozess-Orchestrierung.

Gleichzeitig warnen Analysten vor überzogenen Erwartungen. Viele Anbieter betreiben "Agent-Washing" – sie versprechen autonome KI-Agenten, liefern aber nur marginal verbesserte Chatbots. Der Hype-Zyklus ist in vollem Gang.

Venture Capital fließt massiv in intelligente Automatisierungs-Start-ups. Das Potenzial ist enorm: Der Großteil administrativer Arbeit ist immer noch nicht automatisiert. Wer hier durchbricht, erschließt einen gigantischen Markt.

Die etablierten Player reagieren. Sie kaufen KI-Kompetenzen zu, entwickeln eigene Modelle, bauen Partnerschaften. Es geht nicht mehr um "RPA oder KI", sondern um integrierte Lösungen. Wer beide Welten beherrscht und orchestrieren kann, wird gewinnen.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Für Entscheidungsträger ergibt sich ein klares Bild: RPA bleibt relevant. KI erweitert die Möglichkeiten. Die Zukunft gehört hybriden Ansätzen.

Konkrete Empfehlungen:

Bestehende RPA-Investitionen schützen: Gut laufende RPA-Prozesse nicht vorschnell ersetzen. Sie liefern Wert, sind erprobt, auditierbar.

Pilotprojekte mit KI starten: Identifizieren Sie Prozesse, bei denen KI echten Mehrwert bringt – unstrukturierte Daten, komplexe Entscheidungen, natürlichsprachige Interaktion.

Human-in-the-Loop etablieren: Bei kritischen Prozessen sollte KI Vorschläge machen, Menschen entscheiden. Das minimiert Risiken und schafft Vertrauen.

Governance aufbauen: KI-Systeme brauchen klare Leitplanken. Wer überwacht die Outputs? Wie wird Bias vermieden? Wie bleiben Entscheidungen nachvollziehbar?

Plattform-Denken entwickeln: Setzen Sie auf Anbieter, die RPA, KI und API-Integration aus einer Hand orchestrieren können. Vermeiden Sie neue Silos.

Mitarbeiter qualifizieren: Prompt Engineering, KI-Überwachung, Ausnahme-Management – das sind neue Fähigkeiten, die Teams brauchen.

Ausblick: Die nächsten Jahre

Wohin führt die Reise? Mittelfristig wird RPA als eigenständige Kategorie verschwinden – nicht weil die Technologie stirbt, sondern weil sie unsichtbar wird. RPA wird zur Execution Layer in größeren Automatisierungsplattformen. Nutzer formulieren Geschäftsziele, die Plattform entscheidet intern, welche Technologie zum Einsatz kommt.

KI-Agenten werden autonomer, aber auch besser kontrollierbar. Regulierung durch den EU AI Act und ähnliche Gesetze erzwingt Transparenz und Risikomanagement. Das ist gut – Automatisierung braucht Vertrauen.

Die spannende Frage lautet nicht "KI oder RPA?", sondern "Wie viel Autonomie geben wir unseren digitalen Workern?" Die Antwort wird je nach Branche, Prozess und Risikobereitschaft unterschiedlich ausfallen.

Eines ist sicher: Die Kombination aus bewährter RPA-Zuverlässigkeit und KI-Intelligenz eröffnet Automatisierungsmöglichkeiten, die vor wenigen Jahren undenkbar schienen. Unternehmen, die beide Technologien geschickt orchestrieren, verschaffen sich entscheidende Wettbewerbsvorteile.

Die digitale Transformation ist kein Sprint, sondern ein Marathon. RPA hat die erste Etappe gemeistert. KI übernimmt jetzt Tempo. Wer mithalten will, muss beide Läufer im Team haben – und intelligent steuern können, wer wann das Tempo macht.

Die Automatisierungszukunft ist hybrid. Oder sie ist gar nicht.

FAQs

Was ist der Unterschied zwischen KI und RPA?

RPA automatisiert regelbasierte, strukturierte Prozesse deterministisch, während KI mit unstrukturierten Daten arbeitet, kontextbasiert entscheidet und probabilistische Ergebnisse liefert.

Ist RPA durch KI überholt?

Nein. RPA bleibt unverzichtbar für stabile, auditierbare und geschäftskritische Prozesse und wird zunehmend als Ausführungsschicht in hybriden Automatisierungsplattformen genutzt.

Wann lohnt sich KI-basierte Automatisierung?

KI eignet sich besonders für unstrukturierte Inhalte, Dokumentenanalyse, natürliche Sprache und komplexe Entscheidungslogik, nicht jedoch für hochfrequente oder streng regulierte Prozesse.

Was bedeutet hybride Automatisierung?

Hybride Automatisierung kombiniert KI für Analyse und Entscheidung mit RPA für die zuverlässige Ausführung in bestehenden IT-Systemen.

Welche Rolle spielt der EU AI Act für Automatisierung?

Der EU AI Act erhöht Anforderungen an Transparenz, Kontrolle und Risikomanagement von KI-Systemen, insbesondere bei geschäftskritischen und regulierten Anwendungen.

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