Microsoft Copilot richtig nutzen: Die Kunst des Prompt-Schreibens für Word, Excel, Outlook & Teams

Wie Sie mit präzisen Prompts das volle Potenzial von Microsoft Copilot entfalten - praktische Beispiele, Tipps und Grenzen intelligenter KI-Unterstützung in Word, Excel, Teams & Co.

„Reden Sie Copilot richtig an - und er liefert Magie!“

Warum gute Prompts der Schlüssel zu echter Produktivität mit KI sind.

Künstliche Intelligenz durchdringt unseren Arbeitsalltag - ob wir wollen oder nicht. Microsoft hat mit Copilot einen besonders ehrgeizigen Versuch unternommen, KI-Funktionen direkt in die Office-Anwendungen zu integrieren, die Millionen Menschen täglich nutzen. Doch es gibt einen Haken: Die Technologie ist nur so intelligent wie die Art und Weise, wie wir mit ihr kommunizieren.

Wer schon einmal versucht hat, mit Copilot eine E-Mail zu verfassen oder eine Präsentation zu erstellen, kennt das Phänomen: Manchmal liefert das System verblüffend gute Ergebnisse - und manchmal wirkt die KI, als hätte sie die Aufgabe komplett missverstanden. Der Unterschied liegt fast immer in der Qualität unserer Eingaben, der sogenannten Prompts.

Die Copilot-Landschaft: Kostenlos, Pro und Business

Bevor wir uns mit der Kunst des Prompt-Schreibens befassen, sollten wir klären, welche Copilot-Varianten es überhaupt gibt. Microsoft hat sich hier nicht gerade für Übersichtlichkeit entschieden.

Die kostenlose Version von Copilot ist über copilot.microsoft.com für jeden zugänglich. Man kann Fragen stellen, Texte verfassen lassen und sogar Bilder generieren. Allerdings gibt es Einschränkungen: Die Anzahl der täglichen Anfragen ist begrenzt, die Antwortzeiten können länger sein, und vor allem funktioniert diese Version nicht innerhalb der Microsoft-365-Anwendungen.

Wer Copilot direkt in Word, Excel, PowerPoint oder Outlook nutzen möchte, braucht ein kostenpflichtiges Abonnement. Für Privatpersonen gibt es Copilot Pro für derzeit 20 Euro monatlich. Unternehmen und Bildungseinrichtungen benötigen Microsoft 365 Copilot, das über Unternehmenslizenzen läuft und in der Regel von der IT-Abteilung eingerichtet wird.

Diese Unterscheidung ist wichtig: Die wirklich spannenden Anwendungsfälle - das Zusammenfassen von Teams-Meetings, das Analysieren von Excel-Tabellen oder das Erstellen von PowerPoint-Präsentationen - funktionieren nur mit den kostenpflichtigen Versionen.

Die Anatomie eines guten Prompts

Ein Prompt ist im Grunde nichts anderes als eine Anweisung an die KI. Man könnte meinen, dass es reicht, einfach zu schreiben: "Fasse diese Präsentation zusammen" oder "Schreib mir eine E-Mail". Doch solche simplen Befehle führen meist zu ebenso simplen, generischen Ergebnissen.

Gute Prompts folgen einem Grundmuster, das aus vier Elementen besteht:

Das Ziel: Was genau soll die KI tun? Statt "Erzähl mir etwas über das Meeting" sollte man konkretisieren: "Erstelle eine Zusammenfassung des Meetings."

Der Kontext: Warum brauche ich diese Information? Für wen ist sie gedacht? Zum Beispiel: "...um mich auf ein Folgegespräch mit meiner Managerin Anna vorzubereiten."

Die Quelle: Worauf soll sich die KI konzentrieren? "Fokussiere dich auf die Fragen, die Anna gestellt hat, und auf die Action Items, die sie angesprochen hat."

Die Erwartung: Wie soll das Ergebnis aussehen? "Verwende eine einfache Sprache, damit ich schnell auf den aktuellen Stand komme."

Ein vollständiger Prompt könnte also lauten: "Erstelle eine Zusammenfassung des Meetings, um mich auf ein Folgegespräch mit meiner Managerin Anna vorzubereiten. Fokussiere dich auf die Fragen, die Anna gestellt hat, und auf die Action Items, die sie angesprochen hat. Verwende eine einfache Sprache, damit ich schnell auf den aktuellen Stand komme."

Die Verbesserung gegenüber "Fasse das Meeting zusammen" ist offensichtlich.

Was man tun sollte - und was besser nicht

Es gibt einige grundlegende Regeln, die beim Umgang mit Copilot den Unterschied zwischen Frust und Produktivitätssteigerung ausmachen.

Seien Sie präzise. Vage Anfragen führen zu vagen Antworten. Wer eine "kurze Zusammenfassung" möchte, sollte vielleicht "maximal 200 Wörter" schreiben. Wer einen "professionellen Ton" wünscht, sollte eventuell präzisieren: "formell, aber freundlich, geeignet für Geschäftspartner."

Bleiben Sie im Gespräch. Copilot ist kein Automat, bei dem man einen Befehl eingibt und dann das perfekte Ergebnis erhält. Es ist vielmehr ein Dialog. Wenn die erste Antwort nicht passt, kann man nachfragen, präzisieren, umformulieren. "Kannst du das kürzer fassen?" oder "Füge noch einen Abschnitt über die Kosten hinzu" sind vollkommen legitime Folge-Prompts.

Geben Sie Beispiele. Wenn man möchte, dass Copilot einen Text im Stil eines bestimmten Autors oder einer bestimmten Publikation verfasst, sollte man das sagen. "Schreibe wie ein Artikel aus der FAZ" oder "im Stil von Malcolm Gladwell" kann die Ergebnisse erheblich verbessern.

Achten Sie auf Sprache und Form. Auch wenn Copilot vieles verzeiht - ordentliche Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung verbessern die Qualität der Antworten. Es mag überraschend klingen, aber höfliche Formulierungen ("Bitte erstelle..." statt "Erstelle...") führen tatsächlich oft zu besseren Ergebnissen. KI-Modelle sind darauf trainiert, den Tonfall der Eingabe zu spiegeln.

Kontrollieren Sie immer die Ergebnisse. Das ist vielleicht die wichtigste Regel überhaupt. Copilot macht Fehler. Die KI erfindet manchmal Fakten, lässt wichtige Informationen weg oder interpretiert Anfragen falsch. Wer blind kopiert, was Copilot ausspuckt, macht die Fehler der KI zu seinen eigenen. Das schadet der eigenen Glaubwürdigkeit und Professionalität.

Auf der anderen Seite gibt es auch klare Don'ts:

Vermeiden Sie widersprüchliche Anweisungen. "Schreibe einen kurzen, aber ausführlichen Bericht" verwirrt die KI - und das zu Recht. Besser: Erst einen ausführlichen Bericht erstellen lassen, dann in einem zweiten Schritt um eine Kurzfassung bitten.

Wechseln Sie nicht abrupt das Thema. Wenn man mit Copilot über Excel-Daten gesprochen hat und plötzlich eine E-Mail verfassen möchte, sollte man zuerst "Neues Thema" oder "Neue Aufgabe" schreiben. Sonst vermischt die KI möglicherweise Kontexte.

Verzichten Sie auf Jargon und Slang. Fachbegriffe sind in Ordnung, wenn sie zum Thema gehören. Aber umgangssprachliche Ausdrücke oder interne Firmenabkürzungen können zu missverständlichen oder unprofessionellen Antworten führen.

Copilot in der Praxis: Teams

In Microsoft Teams zeigt sich die Stärke von Copilot besonders deutlich. Wer kennt das nicht: Man kommt aus dem Urlaub zurück und soll sich in ein komplexes Projekt einarbeiten, dessen Geschichte in dutzenden Chat-Nachrichten und aufgezeichneten Meetings steckt.

Statt stundenlang Protokolle zu lesen, kann man Copilot fragen: "Gib mir eine Zusammenfassung der Informationen, die Lea geteilt hat, damit ich mich auf ein Meeting mit ihr vorbereiten kann. Liste ihre Beiträge als Stichpunkte auf und nenne auch Bedenken oder Fragen, die in unserem Meeting angesprochen werden sollten."

Das Ergebnis: Eine strukturierte Übersicht mit Quellenangaben, die direkt zu den relevanten Stellen im Meeting-Transkript führen. Man kann dann weiter nachfragen: "Gib mir Vorschläge, wie ich auf Leas Bedenken eingehen kann."

Diese Art der Konversation mit der KI ist viel effizienter als das traditionelle Durchforsten von Dokumenten - vorausgesetzt, man stellt die richtigen Fragen.

Word: Von der leeren Seite zum fertigen Text

Das leere Word-Dokument ist der Albtraum vieler Menschen. Copilot kann hier helfen - aber auch hier macht die Qualität des Prompts den Unterschied.

Ein simples "Schreibe ein Bewerbungsanschreiben für einen Sales-Job" produziert generische Platzhalter, die man mühsam anpassen muss. Besser: "Bitte schreibe ein Bewerbungsanschreiben für eine Sales-Position bei Landon Hotels. Erwähne, dass ich sieben Jahre lang Sales Manager bei Microsoft war, mit Fokus auf Kunden aus der Dienstleistungsbranche, und dass ich konstant zu den Top 5% unseres Teams gehörte. Unser Team hat den Gesamtumsatz in den letzten zwei Jahren um 12% gesteigert. Halte den Ton freundlich und professionell. Liste meine Erfolge als Bullet Points auf. Ende mit einem Call-to-Action, der um ein Interview bittet."

Das Ergebnis ist nicht nur persönlicher, sondern auch viel näher am finalen Dokument. Und das Beste: Man kann Copilot bitten, verschiedene Versionen zu erstellen - kürzer, formeller, kreativer. Man vergleicht dann und wählt aus.

Bei bestehenden Dokumenten kann Copilot zusammenfassen, übersetzen oder spezifische Informationen extrahieren. "Erzähle mir mehr über die Standorte in San Francisco und London, mit Fokus auf die Art und Weise, wie sie sich in ihre Nachbarschaft einfügen" - solche präzisen Fragen führen zu präzisen Antworten.

PowerPoint: Vom Konzept zur Präsentation

Präsentationen zu erstellen ist zeitaufwendig. Copilot kann hier erheblich beschleunigen - wenn man ihm die richtigen Informationen gibt.

Statt nur "Erstelle eine Präsentation über Best Practices für Selbstevaluierungen" sollte man konkretisieren: "Erstelle eine Präsentation über Best Practices für das Schreiben einer Selbstevaluierung für Jahresgespräche. Halte die Präsentation so kurz wie möglich. Verwende einen lockeren, beruhigenden Ton."

Copilot erstellt dann nicht nur die Folien, sondern auch Notizen für den Vortragenden. Man kann anschließend weitere Folien hinzufügen: "Füge eine Folie hinzu über die Nutzung des Firmen-SharePoints, um weitere Hilfe für Selbstevaluierungen zu finden."

Die Zeitersparnis ist beträchtlich - besonders wenn man bedenkt, dass Copilot auch verschiedene Design-Templates nutzen kann.

Excel: Daten verstehen statt nur anstarren

Excel-Tabellen mit tausenden Zeilen können überwältigend sein. Copilot hilft, die richtigen Fragen zu stellen - manchmal buchstäblich.

"Was kann ich über diese Tabelle fragen?" ist ein hervorragender Start-Prompt. Copilot antwortet dann mit Vorschlägen: "Du könntest nach dem Gesamtbudget fragen, nach dem durchschnittlichen Nutzer-Engagement, nach der profitabelsten Kampagne..."

Diese Vorschläge inspirieren oft zu weiteren Fragen. "Welcher Kampagnentyp ist am profitabelsten?" führt zu einer klaren Antwort - und Copilot bietet sogar an, eine Pivot-Tabelle oder ein Diagramm zu erstellen.

Man kann auch nach Formeln fragen: "Schlage eine Spalte für die Engagement-Rate vor" - und Copilot liefert nicht nur die Formel, sondern erklärt auch, was sie berechnet, und fügt sie auf Wunsch direkt in die Tabelle ein.

Outlook: E-Mails schneller schreiben und verstehen

E-Mail-Kommunikation frisst Zeit. Copilot kann helfen - sowohl beim Schreiben als auch beim Verstehen langer Thread-Diskussionen.

Für neue E-Mails gilt wieder: Je präziser der Prompt, desto besser das Ergebnis. "Informiere mein Team darüber, dass die jährlichen Reviews wieder im Juli stattfinden werden und dass sie ihre Selbstevaluierungen bis zum 15. Juni abgeschlossen und eingereicht haben sollten. Die Tools zur Unterstützung sind auf unserem Unternehmens-SharePoint verfügbar."

Copilot erstellt dann einen vollständigen Entwurf - und man kann anschließend um verschiedene Versionen bitten: länger, kürzer, formeller, freundlicher.

Bei eingehenden E-Mails mit langen Thread-Verläufen kann Copilot zusammenfassen, was besprochen wurde, wer was gesagt hat und welche Aktionen erforderlich sind. Das spart enormes Zeit beim Einarbeiten in komplexe Diskussionen.

Die Prompt Gallery: Inspiration auf Abruf

Microsoft betreibt unter https://m365.cloud.microsoft/copilot-prompts eine umfangreiche Sammlung von Prompt-Beispielen - die Copilot Prompt Gallery. Hier findet man hunderte vorgefertigte Prompts für alle Microsoft-365-Anwendungen, sortiert nach Kategorien wie "Erstellen", "Bearbeiten", "Verstehen" und "Fragen".

Diese Galerie ist nicht nur eine Inspirationsquelle, sondern auch ein Lernwerkzeug. Man sieht, wie erfahrene Nutzer ihre Prompts formulieren, welche Details sie einbeziehen, wie sie Kontext und Erwartungen kommunizieren.

Man kann Prompts mit einem Klick kopieren, für später als Lesezeichen speichern oder mit Kollegen teilen. Die Seite wird ständig aktualisiert und enthält auch Artikel über Prompt-Techniken sowie Video-Tutorials.

Ein Tipp: Die Prompt Gallery ist auch direkt aus den Microsoft-365-Apps heraus zugänglich - in Word, Excel, PowerPoint und Outlook findet man jeweils einen Link zu "Prompts anzeigen".

Kritischer Blick: Was Copilot nicht kann

Bei aller Begeisterung für die Möglichkeiten sollte man realistisch bleiben. Copilot ist ein Werkzeug, kein Ersatz für menschliches Denken und Urteilsvermögen.

Die KI macht Fehler - und zwar selbstbewusste Fehler. Sie erfindet Fakten (das sogenannte "Halluzinieren"), interpretiert Daten falsch oder übersieht wichtige Nuancen. Wer Copilot blind vertraut, riskiert peinliche Situationen.

Außerdem gibt es die Frage der Authentizität. Texte, die vollständig von KI geschrieben wurden, haben oft einen charakteristischen, etwas seelenlosen Klang. Sie sind korrekt, aber langweilig. Gute Kommunikation braucht Persönlichkeit - und die kann (noch) keine KI liefern.

Dann ist da noch der Datenschutz. Alles, was man in Copilot eingibt, wird von Microsoft verarbeitet. Bei sensiblen Firmendaten oder personenbezogenen Informationen sollte man vorsichtig sein - besonders, wenn man die kostenlose Web-Version nutzt.

Fazit: Übung macht den Meister

Die Kunst des Prompt-Schreibens ist keine Raketenwissenschaft, aber sie erfordert Übung. Man muss ein Gefühl dafür entwickeln, wie viel Kontext die KI braucht, wie präzise man sein muss und wann es besser ist, in mehreren Schritten zu arbeiten statt alles in einen gigantischen Prompt zu packen.

Die gute Nachricht: Diese Fähigkeit wird immer wichtiger. KI-Assistenten sind gekommen, um zu bleiben - nicht nur bei Microsoft, sondern in praktisch allen Softwareanwendungen. Wer heute lernt, effektiv mit Copilot zu kommunizieren, entwickelt eine Kompetenz, die morgen in vielen Bereichen wertvoll sein wird.

Dabei sollte man sich bewusst sein: Copilot ist ein Co-Pilot, kein Autopilot. Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt immer bei uns Menschen. Aber mit den richtigen Prompts kann diese Zusammenarbeit erstaunlich produktiv sein.

FAQs – Häufig gestellte Fragen

1. Was ist Microsoft Copilot und wie funktioniert es?

Microsoft Copilot ist ein KI-Assistent, der in Office-Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams integriert ist. Er hilft beim Schreiben, Analysieren, Zusammenfassen und Visualisieren – basierend auf Prompts, also Texteingaben des Nutzers.

2. Welche Versionen von Copilot gibt es?

Es gibt die kostenlose Web-Version von Copilot, Copilot Pro für Privatpersonen (ca. 20 €/Monat) und Microsoft 365 Copilot für Unternehmen, das über Geschäftslizenzen verfügbar ist.

3. Wie schreibe ich gute Prompts für Microsoft Copilot?

Ein guter Prompt enthält Ziel, Kontext, Quelle und Erwartung. Beispiel: „Erstelle eine Zusammenfassung des Meetings für ein Gespräch mit meiner Managerin Anna, fokussiere dich auf ihre Fragen und formuliere einfach verständlich.“

4. In welchen Microsoft-Anwendungen funktioniert Copilot am besten?

Copilot zeigt seine Stärken in Teams (Meeting-Zusammenfassungen), Word (Textgenerierung), Excel (Analysen & Formeln), PowerPoint (Präsentationen) und Outlook (E-Mail-Erstellung).

5. Welche Grenzen hat Microsoft Copilot?

Copilot kann Fehler machen oder Fakten erfinden („Halluzinationen“). Zudem sind Datenschutzaspekte wichtig, besonders in der kostenlosen Web-Version. Nutzer sollten Ergebnisse stets prüfen und sensibel mit Daten umgehen.

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