Microsoft 365 Copilot einführen: Beratung zu Lizenz und Rollout

Copilot-Varianten und Lizenzen

• Was Microsoft Copilot ausmacht: Sprachmodell, Microsoft Graph und Apps im Zusammenspiel
• Microsoft Copilot Chat ohne Zusatzlizenz: Websuche, Datei-Upload, Schutz von Unternehmensdaten
• Microsoft Copilot mit Lizenz: Arbeitsdaten im Chat und Copilot direkt in den Office-Apps
• Lizenzvoraussetzungen: berechtigte Basispläne, Add-on, Copilot Business bis 300 Personen, Microsoft 365 E7
• Umbenennung in „Microsoft Copilot“ und „Microsoft Copilot Chat“, Microsoft Copilot App: was sich nur im Namen ändert
• Live-Demo: dieselbe Frage im Copilot Chat und in Microsoft Copilot – Websuche gegen Arbeitsdaten
• Abgrenzung zu ChatGPT, dem privaten Copilot und GitHub Copilot für Beschäftigte und Beschaffung

Datengrundlage: Microsoft Graph und Berechtigungen

• Grounding: wie Copilot E-Mails, Chats, Besprechungen und Dateien über den Microsoft Graph einbezieht
• Semantischer Index und Berechtigungen: Copilot zeigt nur, was die Person selbst öffnen darf
• Oversharing aufspüren: Freigaben für „Jeder“, öffentliche Teams, verwaiste SharePoint-Websites
• Berichte zur Datenzugriffs-Governance in SharePoint Advanced Management auswerten
• Eingeschränkte Inhaltsermittlung für Websites mit hohem Risiko; eingeschränkte SharePoint-Suche läuft aus
• Websitebesitzer:innen einbinden: Zugriffsüberprüfungen und Aufräumplan vor dem Pilot
• Externe Datenquellen über Copilot-Connectors (früher Graph Connectors) anbinden

Datenschutz, Compliance und Mitbestimmung

• Enterprise Data Protection: Prompts und Antworten dienen nicht dem Training der Basismodelle
• EU-Datengrenze: wo Copilot Daten verarbeitet und welche Ausnahmen gelten, etwa bei der Websuche
• Vertraulichkeitsbezeichnungen und Verschlüsselung mit Microsoft Purview in Copilot-Antworten
• DLP-Richtlinien für Copilot: gekennzeichnete Dateien und E-Mails von der Verarbeitung ausschließen
• Copilot-Interaktionen in Überwachung, Aufbewahrung und eDiscovery
• Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO und Auftragsverarbeitung mit Microsoft
• Betriebsrat: Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und Betriebsvereinbarung zu Copilot
• KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung (geändert 2026): Kompetenzaufbau der Beschäftigten unterstützen
• Nutzungsrichtlinie: zulässige Daten, Prüfpflicht für Ergebnisse, Umgang mit Fehlern und Halluzinationen

Administration und Steuerung

• Copilot-Bereich im Microsoft 365 Admin Center: Lizenzen zuweisen, Einstellungen, Berichte
• Websuche für Copilot Chat und Microsoft Copilot per Cloud-Richtlinie zulassen oder abschalten
• Copilot Chat in Teams und Outlook anheften, Copilot App in der Windows-Taskleiste
• Agents in der Agent Registry verwalten: Freigabe, Sperre und Zuweisung an Benutzergruppen
• Neue Copilot-Funktionen über Nachrichtencenter und Microsoft 365 Roadmap verfolgen
• Zuständigkeiten klären: Microsoft-365-Administration, Datenschutz, Informationssicherheit, Fachbereich

Einführungsstrategie und Anwendungsfälle

• Zielbild für den KI-gestützten digitalen Arbeitsplatz: wofür Copilot, wofür andere Werkzeuge
• Anwendungsfälle je Geschäftsbereich sammeln: Vertrieb, Personal, Finanzen, Service, Projektarbeit
• Anwendungsfälle bewerten nach Zeitanteil, Datenlage, Risiko und Umsetzungsaufwand
• Szenarien und Vorlagen von Microsoft Adoption als Ausgangspunkt nutzen
• Lizenzmodell planen: volle Lizenz für Vielnutzer:innen, Copilot Chat für Gelegenheitsnutzer:innen
• Roadmap: Bereitschaftsprüfung, Pilot, Rollout in Wellen, Regelbetrieb

Pilot, Rollout und Akzeptanz

• Pilotgruppe zusammenstellen: Rollen, Abteilungen, auch skeptische Kolleg:innen einbeziehen
• Laufzeit, Erfolgskriterien und Abbruchkriterien des Pilots vorab festlegen
• Champions-Netzwerk und Key-User: Sprechstunden, Prompt-Sammlungen, interne Community
• Schulungskonzept nach Rollen: Einstieg für alle, App-Schulung, Vertiefung für Key-User
• Kommunikation: realistische Erwartungen, Grenzen der Antworten, Ansprechpartner bei Problemen
• Rollout in Wellen und Umverteilung von Lizenzen bei geringer Nutzung

Nutzen messen

• Nutzungsberichte zu Microsoft Copilot im Admin Center lesen
• Copilot Dashboard in Viva Insights: Akzeptanz, Auswirkung und Stimmung
• Kennzahlen festlegen: aktive Nutzung, Zeitersparnis je Anwendungsfall, Qualität, Zufriedenheit
• Vorher-nachher-Messung an ausgewählten Aufgaben statt geschätzter Zeitgewinne
• Befragung der Pilotgruppe auswerten und Entscheidungsvorlage für den Rollout erstellen
• Auswertungen nur aggregiert: keine Leistungskontrolle Einzelner über Copilot-Daten

Copilot in den Apps und Agents im Überblick

• Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams: typische Aufgaben im Kurzüberblick
• Besprechungszusammenfassungen in Teams: Transkription und Aufzeichnung als Voraussetzung klären
• Vorgefertigte Agents wie Researcher und Analyst: wofür sie sich eignen
• Eigene Agents mit Agent Builder oder Copilot Studio: Unterschiede, Kosten, Governance

Praxisprojekt: Pilotplan für eine Abteilung

• Drei Anwendungsfälle einer ausgewählten Abteilung beschreiben und nach Nutzen und Risiko bewerten
• Berechtigungscheck der betroffenen SharePoint-Websites und Teams mit Maßnahmenliste
• Pilotplan mit Teilnehmenden, Zeitplan, Schulungen und Nutzungsrichtlinie ausarbeiten
• Kennzahlen und Entscheidungsvorlage für Rollout, Verlängerung oder Abbruch des Pilots