04.04.2025
Von Peter Hecker, Inhaber von HECKER CONSULTINGWie ChatGPT Excel-Formeln erstellt, Daten bereinigt und Tabellen auswertet, welche Prompts funktionieren und was bei Datenschutz und Copilot zu beachten ist.
Freitagnachmittag, die Monatsauswertung soll bis Montag stehen. Die Rohdaten kommen aus drei Systemen, die Kundennummern sind mal mit, mal ohne führende Nullen geschrieben, und irgendwo verbirgt sich ein Fehler, der die Summe um ein paar tausend Euro verschiebt. Genau in solchen Momenten greifen inzwischen viele Büroangestellte zu ChatGPT. Sie beschreiben das Problem in ganzen Sätzen und bekommen eine Formel, eine Anleitung oder gleich eine fertige Auswertung zurück.
Das funktioniert erstaunlich oft. Es funktioniert aber nicht immer, und die Fehler sind tückisch, weil sie plausibel aussehen. Die folgenden Abschnitte zeigen, wofür sich ChatGPT bei der Arbeit mit Excel eignet, wie Sie Fragen so stellen, dass brauchbare Antworten herauskommen, und welche Rolle Microsoft Copilot spielt, der KI-Assistent direkt in Excel.
Wer von „ChatGPT in Excel“ spricht, meint meist einen von drei Wegen. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wohin Ihre Daten wandern.
Daneben gibt es Add-ins von Drittanbietern, die ein Sprachmodell in Excel einbinden, sowie die Möglichkeit, über eine Programmierschnittstelle eigene Lösungen zu bauen. Beides ist eher etwas für IT-Abteilungen, weil geklärt sein muss, wer die Daten verarbeitet. Eine Tabellenfunktion namens COPILOT, mit der sich Sprachmodell-Abfragen direkt in Zellen schreiben ließen, hatte Microsoft als Vorschau getestet und am 14. September 2026 wieder entfernt.
Der häufigste Anlass für eine Frage an die KI ist die Formel, die man ungefähr kennt, aber nicht zusammenbekommt. Hier spielt ChatGPT seine Stärke aus: Es übersetzt eine Beschreibung in Excel-Syntax. Die Qualität hängt davon ab, wie genau Sie Ihre Tabelle beschreiben.
Angenommen, Sie haben in Blatt „Bestellungen“ in Spalte A Kundennummern und möchten aus dem Blatt „Kunden“ den passenden Firmennamen holen. Ein guter Prompt lautet:
„Ich nutze Excel aus Microsoft 365 auf Deutsch. Im Blatt Bestellungen steht in Spalte A ab Zeile 2 die Kundennummer. Im Blatt Kunden stehen in Spalte A die Kundennummern und in Spalte B die Firmennamen. Ich brauche eine Formel für Spalte B im Blatt Bestellungen, die den Firmennamen holt. Wenn die Nummer nicht gefunden wird, soll ‚Nicht vorhanden‘ erscheinen. Bitte erkläre die Formel kurz.“
Die Antwort lautet sinngemäß:
=XVERWEIS(A2;Kunden!A:A;Kunden!B:B;"Nicht vorhanden")
Der XVERWEIS ist der moderne Nachfolger des SVERWEIS. Er sucht in beliebiger Richtung und hat einen eigenen Wert für den Fall, dass nichts gefunden wird. Wer noch eine ältere Excel-Version ohne XVERWEIS nutzt, sollte das im Prompt sagen, dann kommt eine Lösung mit SVERWEIS und WENNNV.
ChatGPT liefert ohne Hinweis gern englische Funktionsnamen wie VLOOKUP oder IFERROR und Kommas als Trennzeichen. Das deutsche Excel erwartet SVERWEIS, WENNFEHLER und Semikolons. Ein Halbsatz wie „deutsches Excel, Microsoft 365“ erspart viel Ärger. Genauso hilfreich: Spaltenbuchstaben, Blattnamen und die Zeile, in der die Daten beginnen.
Mindestens so nützlich wie das Erstellen ist das Erklären. Kopieren Sie eine verschachtelte Formel aus einer geerbten Arbeitsmappe in den Chat und fragen Sie: „Was macht diese Formel, Schritt für Schritt?“ Auch Fehlerwerte lassen sich so eingrenzen. Zeigt eine Zelle #NV, #WERT! oder #BEZUG!, nennt ChatGPT typische Ursachen: ein Leerzeichen hinter der Kundennummer, Zahlen, die als Text gespeichert sind, oder ein gelöschter Bereich. Die Diagnose müssen Sie dann selbst bestätigen, aber die Suche wird kürzer.
In vielen Abteilungen fließt mehr Zeit in das Aufräumen von Daten als in die eigentliche Auswertung. Uneinheitliche Schreibweisen, zusammengesetzte Felder und Dubletten sind Alltag. ChatGPT hilft hier auf zwei Arten: mit Formeln für den Einzelfall und mit Anleitungen für Power Query, das Excel-Werkzeug zum Abrufen und Umformen von Daten.
Ein typisches Beispiel: In einer Spalte stehen Namen im Format „Müller, Anna“. Gefragt ist eine Aufteilung in Vor- und Nachname. ChatGPT schlägt im aktuellen Excel dafür die Textfunktionen TEXTVOR und TEXTNACH vor:
GLÄTTEN entfernt dabei das Leerzeichen nach dem Komma. Für einmalige Aufgaben reicht das. Kommen dieselben unordentlichen Daten jeden Monat wieder, ist Power Query die bessere Wahl: Die Bereinigungsschritte werden einmal festgelegt und bei jedem Import automatisch wiederholt. ChatGPT kann die Schritte beschreiben oder den Code in der Sprache M schreiben, die Power Query intern verwendet. Wie Sie solche Abfragen selbst aufbauen und pflegen, zeigt das Seminar Excel Power Query Praxis.
Ein häufiger Wunsch ist das Übernehmen von Tabellen aus PDF-Rechnungen oder Berichten. Excel für Windows kann PDF-Dateien über „Daten abrufen“ selbst einlesen, was bei sauber erzeugten PDFs meist genügt. Laden Sie das Dokument stattdessen in ChatGPT hoch, liest die KI die Werte aus und gibt sie als Tabelle zurück. Bei eingescannten Belegen sollten Sie die Ergebnisse besonders sorgfältig kontrollieren, denn verwechselte Ziffern fallen in einer langen Liste kaum auf.
Wer eine Excel-Datei in ChatGPT hochlädt, kann Fragen an die Daten stellen wie an eine Kollegin aus dem Controlling: „Welche zehn Kunden haben im Vergleich zum Vorjahr am stärksten nachgelassen?“ oder „Gibt es Monate, in denen die Retourenquote auffällig hoch ist?“ ChatGPT rechnet die Antwort mit Python aus, zeigt auf Wunsch den Code und erzeugt Diagramme.
Prompt-Beispiele für die Auswertung einer hochgeladenen Tabelle:
Der vorletzte Prompt zeigt eine Stärke, die klassische Excel-Funktionen nicht haben: Sprachmodelle können Texte inhaltlich einordnen. Die Stimmungsanalyse von Kundenkommentaren, früher ein Fall für Spezialsoftware, gelingt so in Minuten. Die Zuordnung ist aber nicht fehlerfrei. Ironie und knappe Formulierungen deutet die KI gelegentlich falsch. Stichproben von zwanzig, dreißig Zeilen zeigen schnell, ob das Ergebnis taugt.
Bei Zahlen gilt: ChatGPT rechnet zuverlässig, wenn es den Weg über Python geht. Rechnet es dagegen im Fließtext „im Kopf“, können Fehler entstehen, weil Sprachmodelle keine Taschenrechner sind. Achten Sie darauf, ob tatsächlich Code ausgeführt wurde, und gleichen Sie mindestens eine Summe mit Excel ab. Bei Prognosen ist zusätzlich Vorsicht geboten: Eine Trendlinie in die Zukunft zu verlängern ist schnell gemacht, ob sie trägt, hängt von Saisoneffekten, Sondereinflüssen und dem gesunden Menschenverstand ab.
Welches Diagramm passt zu welchen Daten? Bei dieser Frage ist ChatGPT ein guter Sparringspartner. Auf die Frage „Ich habe Monatsumsätze für fünf Produkte über zwei Jahre. Welches Diagramm zeigt Trend und Vergleich am besten?“ kommt meist ein begründeter Vorschlag, etwa ein Liniendiagramm mit fünf Linien oder, wenn es zu unübersichtlich wird, kleine Einzeldiagramme nebeneinander.
Auch beim Aufbau eines Dashboards, also einer Übersichtsseite mit den wichtigsten Kennzahlen, hilft die KI mit Struktur: welche Kennzahlen oben stehen, welche Filter sinnvoll sind, wie Datenschnitte die Pivot-Tabellen steuern. Das Klicken in Excel bleibt Ihre Aufgabe, wenn Sie ChatGPT nutzen. Copilot mit Lizenz erledigt einen Teil davon direkt in der Tabelle. Für größere Berichte mit mehreren Datenquellen ist Power BI meist das passendere Werkzeug.
Wiederkehrende Handgriffe – Daten importieren, formatieren, filtern, als PDF verschicken – lassen sich in Excel automatisieren. ChatGPT schreibt den Code dafür, wenn Sie die Schritte genau beschreiben.
Eine Warnung gehört dazu: Wer Code übernimmt, den er nicht versteht, baut sich eine Abhängigkeit. Lassen Sie sich jeden Abschnitt erklären und fügen Sie Kommentare ein. Sonst steht beim ersten Fehler niemand im Haus, der das Makro reparieren kann. Viele Unternehmen sperren außerdem Makros aus Sicherheitsgründen; klären Sie vorher, was bei Ihnen erlaubt ist.
Der bequemste Weg ist nicht immer der zulässige. Kundenlisten, Gehaltstabellen oder Umsatzdaten einzelner Personen sind personenbezogen oder vertraulich. Sie gehören nicht in ein privates ChatGPT-Konto. In den Verbraucher-Tarifen kann OpenAI Eingaben zur Verbesserung seiner Modelle verwenden, sofern Sie das nicht in den Einstellungen abschalten. Bei den Unternehmensangeboten ChatGPT Business und Enterprise ist das nach Angaben des Anbieters standardmäßig ausgeschlossen.
Für Formelfragen brauchen Sie ohnehin keine echten Daten. Beschreiben Sie den Aufbau der Tabelle oder bauen Sie fünf Zeilen mit erfundenen Werten nach. Für Auswertungen echter Firmendaten ist ein vom Unternehmen freigegebenes Werkzeug der richtige Ort, etwa Copilot mit Geschäftskonto, bei dem die Daten im Microsoft-365-Umfeld bleiben, oder ein ChatGPT-Unternehmenstarif mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Welche Lösung erlaubt ist, entscheiden Datenschutzbeauftragte und IT, nicht der einzelne Mitarbeiter.
Beide Werkzeuge beruhen auf ähnlicher Technik, unterscheiden sich aber im Alltag deutlich.
Wie Sie Prompts für Copilot in Excel, Word, Outlook und Teams formulieren, zeigt der Beitrag Microsoft Copilot richtig nutzen.
KI macht Excel nicht überflüssig, aber zugänglicher. Wer bisher bei verschachtelten Formeln aufgegeben hat, kommt mit ChatGPT oder Copilot weiter, und wer Excel gut beherrscht, spart Zeit bei Routinearbeit. Am meisten profitieren Menschen, die ihre Daten verstehen und genau beschreiben können, was sie wissen wollen. Überschätzt wird die Vorstellung, die KI werte Tabellen selbstständig und fehlerfrei aus. Sie liefert Vorschläge, die geprüft werden müssen.
Meine Empfehlung: Nutzen Sie ChatGPT zuerst als Formel- und Erklärhilfe, das bringt den schnellsten Nutzen bei geringstem Risiko. Erst im zweiten Schritt, mit geklärtem Datenschutz, folgen Auswertungen echter Daten. Wer beides systematisch lernen möchte, findet im Seminar ChatGPT und Excel Übungen von der Formel bis zur Automatisierung; weitere Angebote bündelt der Themenbereich Excel.
Nein. Formeln, Auswertungen und sogar Makros lassen sich in normaler Sprache anfordern. Grundkenntnisse in Excel helfen aber sehr, um Vorschläge beurteilen und Fehler erkennen zu können.
Nicht in die geöffnete Datei auf Ihrem Rechner. ChatGPT kann eine hochgeladene Datei bearbeiten und als neue Datei zurückgeben. Direkt in der Arbeitsmappe arbeitet Copilot in Excel.
Ja, wenn Sie die Version im Prompt nennen. Neuere Funktionen wie XVERWEIS, FILTER oder TEXTVOR gibt es nur in aktuellen Versionen; ChatGPT liefert auf Nachfrage Alternativen für ältere Excel-Ausgaben.
Formeln sind meist richtig, wenn die Beschreibung stimmt. Auswertungen und Kategorisierungen sollten Sie stichprobenartig kontrollieren. Eine pauschale Zeitersparnis lässt sich nicht beziffern, sie hängt stark von Aufgabe und Vorkenntnissen ab.
Nur, wenn Ihr Unternehmen dafür ein freigegebenes Angebot mit passender Vereinbarung nutzt. In private Konten gehören keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten. Im Zweifel fragen Sie Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten.
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ChatGPT ist der bahnbrechende KI-Chatbot von OpenAI, der das Internet zum Staunen bringt. Entgegen allen etablierten Techniktrends hat es nicht lange gedauert, bis ChatGPT seinen Weg in fast jeden Bereich unseres digitalen Lebens gefunden hat. Nur wenige technische Innovationen haben in so kurzer Zeit so viel Interesse geweckt wie ChatGPT. Es scheint, als würden ihm nie die coolen Tricks ausgehen - jeden Tag erfahren wir von aufregenden neuen Dingen, von denen wir nicht wussten, dass es sie kann. Aber wie ist ChatGPT in der Lage, die Dinge zu tun, die es tun kann? Wie funktioniert ChatGPT?
