Stellen Sie sich vor: Ein Intranet, das nicht nur Dokumente speichert, sondern aktiv zur Unternehmenskommunikation beiträgt. Ein digitaler Ort, an dem Informationen strukturiert, ansprechend und zielgruppengerecht präsentiert werden. Genau das ermöglichen SharePoint Kommunikationswebsites – ein mächtiges Werkzeug in der Microsoft 365-Umgebung, das weit mehr kann, als nur Dateien zu verwalten.
In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist effektive interne Kommunikation ein entscheidender Erfolgsfaktor. Unternehmen benötigen Plattformen, die Informationen nicht nur bereitstellen, sondern auch ansprechend präsentieren und gezielt an die richtigen Empfänger bringen. SharePoint Kommunikationswebsites bieten hierfür die perfekte Lösung: Sie verbinden funktionale Leistungsfähigkeit mit visueller Attraktivität und strategischer Ausrichtung.
Dieser Artikel führt Sie durch alle wichtigen Aspekte des Planens, Gestaltens und Verwaltens von SharePoint Kommunikationswebsites. Sie erfahren, wie Sie von der ersten Idee zur fertigen Website gelangen, welche Funktionen und Webparts zur Verfügung stehen und wie Sie ein digitales Erlebnis schaffen, das Ihre Mitarbeitenden informiert, einbindet und begeistert.
Bevor wir in die Details eintauchen, lohnt sich ein Blick auf die zentralen Vorteile von SharePoint Kommunikationswebsites:
SharePoint Kommunikationswebsites ermöglichen eine zentrale und strukturierte Verteilung von Unternehmensinformationen. Statt E-Mails zu versenden, die im Posteingang untergehen, oder wichtige Dokumente in verschiedenen Ordnern zu verteilen, bieten sie einen zentralen Anlaufpunkt für alle relevanten Informationen.
Mit SharePoint können auch Nicht-Programmierer visuell ansprechende Websites erstellen. Die zahlreichen Vorlagen und Webparts erlauben es, ohne HTML- oder CSS-Kenntnisse professionell gestaltete Seiten zu entwickeln.
Die Kommunikationswebsites passen sich automatisch verschiedenen Bildschirmgrößen an. Ob am Desktop-PC, Tablet oder Smartphone – Ihre Inhalte werden immer optimal dargestellt.
SharePoint bietet umfangreiche Funktionen für barrierefreie Inhalte. So erreichen Sie wirklich alle Mitarbeitenden – unabhängig von deren individuellen Bedürfnissen.
Als Teil des Microsoft 365-Ökosystems lassen sich SharePoint-Websites nahtlos mit anderen Anwendungen wie Teams, Outlook oder OneDrive verknüpfen. Das schafft einen durchgängigen digitalen Arbeitsplatz.
Ein häufiges Missverständnis: SharePoint bietet zwei grundlegend verschiedene Website-Typen, die für unterschiedliche Zwecke konzipiert sind. Bevor Sie mit der Planung beginnen, sollten Sie den Unterschied kennen:
Für diesen Artikel konzentrieren wir uns auf Kommunikationswebsites – die digitalen Bühnen Ihres Unternehmens.
Der Erfolg einer SharePoint Kommunikationswebsite beginnt lange vor dem ersten Klick in der Benutzeroberfläche. Eine durchdachte strategische Planung ist entscheidend für das Gelingen des Projekts.
Bevor Sie mit der Umsetzung beginnen, definieren Sie klar, welche Ziele Ihre Kommunikationswebsite erfüllen soll:
Je präziser Ihre Zieldefinition, desto zielgerichteter können Sie die folgenden Planungsschritte angehen.
Eine effektive Kommunikationswebsite orientiert sich an den Bedürfnissen ihrer Nutzer. Analysieren Sie:
Eine sorgfältige Zielgruppenanalyse hilft, Inhalte und Design auf die tatsächlichen Bedürfnisse auszurichten.
Die Informationsarchitektur bestimmt, wie Inhalte strukturiert, kategorisiert und miteinander verknüpft werden. Sie bildet das Fundament einer benutzerfreundlichen Website:
Eine durchdachte Informationsarchitektur macht es Nutzern leicht, gesuchte Inhalte zu finden und den Überblick zu behalten.
In größeren Organisationen empfiehlt sich der Einsatz von Hub-Websites. Diese verbinden thematisch zusammengehörige Kommunikationswebsites und schaffen eine konsistente Benutzerführung:
Hub-Websites eignen sich besonders für größere Intranets mit mehreren Abteilungsportalen oder thematischen Bereichen.
Nach der strategischen Planung beginnt die eigentliche Umsetzung in SharePoint. Hier geht es darum, aus der Theorie eine lebendige, ansprechende Website zu entwickeln.
SharePoint bietet verschiedene Vorlagen für Kommunikationswebsites, die als Ausgangspunkt dienen:
Wählen Sie die Vorlage, die am besten zu Ihren definierten Zielen passt. Sie können später immer noch Anpassungen vornehmen.
Ihre SharePoint-Website sollte die visuelle Identität Ihres Unternehmens widerspiegeln:
Ein konsistentes Branding schafft Wiedererkennungswert und stärkt die Identifikation der Mitarbeitenden mit der Plattform.
Die Startseite ist das Erste, was Besucher sehen – hier entscheidet sich oft, ob Nutzer weiterlesen oder die Seite verlassen:
Gestalten Sie die Startseite übersichtlich und priorisieren Sie Inhalte nach ihrer Relevanz für die Nutzer.
Webparts sind die modularen Bausteine jeder SharePoint-Seite. Sie bieten spezialisierte Funktionen und können flexibel kombiniert werden:
Die Kunst liegt in der gezielten Kombination dieser Webparts zu einem harmonischen Ganzen, das Informationen klar strukturiert und ansprechend präsentiert.
Eine erfolgreiche Kommunikationswebsite lebt von durchdachten, aktuellen Inhalten. Der Schritt vom klassischen Dokumenten-Management zur interaktiven Inhaltspräsentation ist entscheidend.
Traditionell wurden Informationen in Unternehmen als Dokumente (Word, PDF, etc.) geteilt. SharePoint Kommunikationswebsites bieten einen moderneren Ansatz:
Der Transformationsprozess lässt sich in konkrete Schritte gliedern:
Für die Gestaltung wirkungsvoller Inhalte auf Ihrer Kommunikationswebsite:
Ein oft vernachlässigter, aber entscheidender Aspekt moderner Webgestaltung ist die Barrierefreiheit. Eine inklusive Kommunikationswebsite erreicht wirklich alle Mitarbeitenden – unabhängig von individuellen Einschränkungen.
Barrierefreie Websites bieten mehrere Vorteile:
SharePoint bietet zahlreiche integrierte Funktionen für barrierefreie Inhalte:
Eine durchdachte Navigation ist entscheidend für die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Kommunikationswebsite. Sie hilft Nutzern, sich zu orientieren und gesuchte Informationen schnell zu finden.
SharePoint bietet verschiedene Navigationselemente:
Neben der klassischen Navigation können zusätzliche Orientierungshilfen die Benutzerfreundlichkeit verbessern:
Eine Kommunikationswebsite ist kein statisches Projekt, sondern eine kontinuierliche Aufgabe. Die regelmäßige Pflege und Aktualisierung der Inhalte ist entscheidend für den langfristigen Erfolg.
Entwickeln Sie klare Verantwortlichkeiten und Abläufe:
SharePoint bietet zahlreiche Funktionen, die die Inhaltspflege erleichtern:
Für kontinuierliche Verbesserung:
SharePoint Kommunikationswebsites bieten enormes Potenzial, die interne und externe Kommunikation in Unternehmen zu revolutionieren. Sie ermöglichen die Schaffung visuell ansprechender, strukturierter und zielgruppengerechter Informationsplattformen – ohne tiefgreifende technische Kenntnisse.
Der Erfolg einer solchen Website basiert auf drei Säulen:
Je sorgfältiger Sie diese drei Aspekte berücksichtigen, desto wirkungsvoller wird Ihre Kommunikationswebsite sein.
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Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch, in dem wir Ihre spezifischen Anforderungen besprechen und gemeinsam einen Fahrplan entwickeln. Unsere Experten begleiten Sie auf dem Weg zu einer erfolgreichen Kommunikationsplattform, die Ihre Unternehmensziele optimal unterstützt.
Nein, SharePoint ist als No-Code/Low-Code-Plattform konzipiert. Mit den integrierten Vorlagen, Webparts und Gestaltungsfunktionen können Sie ohne Programmierkenntnisse professionelle Websites erstellen. Für sehr spezifische Anpassungen können allerdings HTML-, CSS- oder JavaScript-Kenntnisse hilfreich sein.
Kommunikationswebsites sind für die "1-zu-n"-Kommunikation optimiert – wenige Autoren, viele Leser. Sie eignen sich für Intranets, Abteilungsportale oder Wissensbasen. Teamwebsites hingegen sind auf Kollaboration ausgerichtet, mit Funktionen für gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Diskussionen und Projektmanagement.
Ja, Inhalte aus Dokumenten können in SharePoint-Seiten übernommen werden. Dies erfordert jedoch meist eine Anpassung für die Web-Darstellung – kürzere Absätze, mehr Zwischenüberschriften, visuelle Elemente und interaktive Komponenten. SharePoint bietet keine automatische Konvertierung, aber die manuelle Überführung ist recht einfach.
SharePoint bietet verschiedene Features für Barrierefreiheit: Alternative Texte für Bilder, korrekte Überschriftenstruktur, ausreichende Farbkontraste und Tastaturnavigation. Nutzen Sie die integrierten Barrierefreiheitsprüfungen und beachten Sie grundlegende Prinzipien wie gut strukturierte Inhalte, beschreibende Linktexte und klare Formulierungen.
Die optimale Aktualisierungsfrequenz hängt vom Zweck Ihrer Website ab. News-Bereiche sollten mehrmals wöchentlich neue Inhalte erhalten, um Nutzer zum regelmäßigen Besuch zu motivieren. Basisdokumentationen oder Prozessbeschreibungen benötigen weniger häufige Updates, sollten aber regelmäßig auf Aktualität geprüft werden. Generell gilt: Nichts ist unattraktiver als offensichtlich veraltete Inhalte.
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Unternehmen, die zum Zeitpunkt von COVID-19 noch nicht ganz bereit für die Echtzeit-Zusammenarbeit waren, mussten hart daran arbeiten, herauszufinden, wie sie sich auf die Umstellung auf Remote-Arbeit einstellen können. Der Versuch, in dieser Atmosphäre eine Zusammenarbeitsstrategie zu implementieren, muss sich anfühlen, als würde man ein Flugzeug reparieren, während es noch in der Luft ist.
