06.05.2025
Von Peter Hecker, Inhaber von HECKER CONSULTINGStruktur, Navigation, Webparts und Rechte für Ihre SharePoint-Kommunikationswebsite: ein Leitfaden mit Hub-Websites, Barrierefreiheit und Copilot-Bezug.
Montagmorgen, 8:15 Uhr. Die Personalabteilung hat eine neue Regel zur Reisekostenabrechnung, die Geschäftsführung einen Quartalsbericht, die IT eine Warnung vor einer Phishing-Welle. Alle drei schicken eine Rundmail. Bis Mittwoch sind die Mails im Posteingang versunken, und wer die Regel zur Reisekostenabrechnung im Juli sucht, findet nur noch eine veraltete PDF-Datei auf einem Netzlaufwerk.
Genau für dieses Problem gibt es in Microsoft 365 die Kommunikationswebsite von SharePoint: eine Website im Intranet, auf der wenige Autorinnen und Autoren Inhalte für viele Leserinnen und Leser veröffentlichen – Nachrichten, Richtlinien, Ansprechpartner, Termine. Technisch ist sie in wenigen Minuten angelegt. Ob sie gelesen wird, entscheidet sich aber vorher und nachher: bei der Planung von Struktur und Rechten und bei der Pflege im Alltag.
Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie eine Kommunikationswebsite planen, gestalten und dauerhaft verwalten – mit dem Stand von Ende 2026, also einschließlich der Frage, was Microsoft Copilot und Viva damit zu tun haben.
SharePoint kennt zwei moderne Websitetypen. Wer den falschen wählt, kämpft später mit Rechten, Navigation und Erwartungen. Die Unterschiede in Kürze:
Eine einfache Faustregel hilft bei der Entscheidung: Wenn eine Seite vor allem gelesen werden soll, ist es eine Kommunikationswebsite. Wenn sie vor allem bearbeitet werden soll, ist es eine Teamwebsite. Angenommen, die Personalabteilung braucht einen Ort für ihre interne Zusammenarbeit und einen Ort, an dem alle Beschäftigten Formulare, Fristen und Ansprechpartner finden – dann sind das zwei Websites: ein Team für die Abteilung, eine Kommunikationswebsite für die Belegschaft.
Ein verbreitetes Missverständnis betrifft die externe Kommunikation. Eine Kommunikationswebsite lässt sich zwar mit Gästen teilen, etwa mit Partnern oder Franchisenehmern, wenn die Freigabe für Externe erlaubt ist. Eine öffentliche Internetseite ist sie aber nicht: Für die Website Ihres Unternehmens im Internet ist SharePoint Online nicht gedacht.
Die meisten Intranetprojekte scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass niemand festgelegt hat, wofür die Website da ist und wer sie pflegt. Drei Fragen sollten beantwortet sein, bevor jemand die erste Seite anlegt.
Formulieren Sie zwei oder drei Aufgaben, an denen Sie die Website später messen können. Zum Beispiel: „Neue Beschäftigte finden alle Unterlagen für die ersten vier Wochen an einem Ort“, „Wichtige Mitteilungen erreichen auch die Kolleginnen und Kollegen in der Produktion, die kaum E-Mails lesen“ oder „Die Zahl der Rückfragen zur Reisekostenabrechnung sinkt“. Solche Ziele sind konkreter als „besser informieren“ – und sie entscheiden über Aufbau und Inhalte.
Eine Kommunikationswebsite für Büroarbeitsplätze sieht anders aus als eine für Beschäftigte im Außendienst oder an der Maschine. Klären Sie, welche Gruppen Sie ansprechen, mit welchem Gerät sie lesen (Bildschirm, Smartphone, Microsoft Teams) und welche Fragen sie typischerweise haben. Wer überwiegend mobil liest, braucht kurze Seiten, große Schaltflächen und wenig verschachtelte Menüs.
Jede Website braucht mindestens zwei Besitzer (damit sie im Urlaub oder bei Kündigung nicht verwaist), eine benannte Redaktion und für jede wichtige Seite eine fachlich verantwortliche Person. Schreiben Sie das auf – in der Website selbst, zum Beispiel in einem kleinen Bereich „Über diese Seite“. Das kostet zehn Minuten und spart später viel Ärger.
Die Informationsarchitektur – der Bauplan, nach dem Inhalte geordnet, benannt und verknüpft werden – ist der Teil, den Leser nicht sehen, aber sofort spüren. Ist er schlecht, suchen sie. Ist er gut, finden sie.
Früher bildeten Intranets oft das Organigramm ab: Bereich, Abteilung, Gruppe, jeweils mit Unterwebsites. Microsoft empfiehlt für modernes SharePoint ein flaches Modell: viele eigenständige Websites ohne Unterwebsites, die über Hub-Websites zusammengehalten werden. Der Vorteil: Wenn sich die Organisation ändert, hängen Sie eine Website einfach an einen anderen Hub, statt Inhalte umzuziehen.
Eine Hub-Website verbindet mehrere Websites zu einer Familie, etwa „Personal“, „Standorte“ oder „IT-Services“. Die verbundenen Websites erhalten eine gemeinsame Navigationsleiste, auf Wunsch ein einheitliches Design, und die Suche kann über alle verbundenen Websites laufen. Nachrichten und Termine aus den angeschlossenen Websites lassen sich auf der Hub-Website bündeln. Für kleine Unternehmen reicht oft eine einzige Kommunikationswebsite; ab einigen Abteilungsportalen lohnt sich ein Hub.
Die oberste Kommunikationswebsite kann in Microsoft 365 als Startseite des Intranets festgelegt werden (englisch „Home Site“, in der deutschen Verwaltung „Startseite“). Sie erscheint dann als Einstieg in der SharePoint-App, und über die SharePoint-App in Teams (bis Mitte 2026 Viva Connections) lässt sich das Intranet in Microsoft Teams einbinden – praktisch für alle, die ohnehin den ganzen Tag in Teams arbeiten.
SharePoint bietet mehrere Navigationsebenen: die globale Navigation über alle Websites hinweg, die Hub-Navigation, die Navigation der einzelnen Website (bei Kommunikationswebsites standardmäßig waagerecht oben) und eine Fußzeile. Für die Websitenavigation können Sie zwischen einem kaskadierenden Menü und einem Megamenü wählen, das mehrere Ebenen auf einmal zeigt. Einige Regeln haben sich bewährt:
Beim Anlegen einer Kommunikationswebsite bietet SharePoint verschiedene Vorlagen an. Die klassischen drei sind „Standard Kommunikation“ (früher „Thema“, für Informationen und Nachrichten), „Showcase“ (für bildstarke Präsentationen, etwa eines Produkts oder Events) und „Leer“ (für alle, die selbst bauen wollen). Dazu kommen von Microsoft vorbereitete Websitevorlagen für typische Anlässe wie Abteilungsportal, Onboarding neuer Beschäftigter oder Veranstaltungen. Eine Vorlage ist nur ein Startpunkt; Seiten, Abschnitte und Webparts lassen sich jederzeit ändern.
Über „Aussehen ändern“ legen Sie Farben, Kopfzeile, Logo, Navigation und Fußzeile fest. Unternehmen können eigene Farbschemata und – über das Markencenter von SharePoint (Brand Center) – auch Unternehmensschriften zentral bereitstellen, sodass nicht jede Abteilung ihr eigenes Blau erfindet. Meine Empfehlung: Legen Sie ein Design für alle Websites fest und verteilen Sie es über die Hub-Website. Abweichungen sollten die Ausnahme sein.
Die Startseite entscheidet, ob jemand wiederkommt. Ein bewährter Aufbau von oben nach unten:
Prüfen Sie die Startseite auf dem Smartphone. Was dort erst nach viermaligem Wischen erscheint, wird kaum gelesen.
Moderne SharePoint-Seiten bestehen aus Abschnitten mit ein bis drei Spalten (auf Kommunikationswebsites auch ganzseitig) und darin aus Webparts – fertigen Bausteinen für Texte, Bilder, Listen oder eingebettete Inhalte. Die Auswahl ist groß; für Kommunikationswebsites sind vor allem diese wichtig:
Weniger ist hier mehr. Eine Seite mit zwölf verschiedenen Webparts wirkt schnell wie ein Schaufenster ohne Ordnung. Drei bis fünf Bausteine mit klarer Aufgabe sind meist besser.
Viele Intranets sind in Wahrheit Dokumentenablagen mit Startseite. Wer eine Richtlinie sucht, landet bei einer PDF-Datei mit 14 Seiten. Kommunikationswebsites spielen ihre Stärken aus, wenn Inhalte als Seiten vorliegen: Sie sind auf dem Smartphone lesbar, durchsuchbar, verlinkbar und lassen sich mit wenigen Klicks aktualisieren.
Rechtlich verbindliche Dokumente – etwa eine unterschriebene Betriebsvereinbarung – bleiben selbstverständlich als Datei erhalten. Die Seite erklärt dann, was darin steht, und verlinkt auf das Original.
News-Beiträge sind eigene Seiten mit Datum und Autor. Sie erscheinen automatisch im Webpart „Neuigkeiten“, in der SharePoint-App und – je nach Einstellung – in Microsoft Teams. Die SharePoint-Verwaltung kann eine Website als offizielle Nachrichtenquelle des Unternehmens kennzeichnen; ihre Beiträge werden dann hervorgehoben. Wichtige Mitteilungen solcher Websites können Sie zusätzlich eine Zeit lang hervorheben („Boost“); News lassen sich außerdem per E-Mail verschicken, auch als Sammel-Newsletter („Digest“). Planen Sie lieber zwei gute Nachrichten pro Woche als fünf, die niemand braucht.
Eine Kommunikationswebsite bringt drei Standardgruppen mit: Besitzer (Vollzugriff), Mitglieder (bearbeiten) und Besucher (lesen). Für ein Intranet ist das meist genug:
Vergeben Sie Rechte an Gruppen, nicht an einzelne Personen, und vermeiden Sie abweichende Rechte auf einzelnen Seiten oder Ordnern. Jede Ausnahme ist eine Stelle, an der später jemand etwas sieht, das er nicht sehen sollte – oder etwas nicht sieht, das er braucht.
Für Seiten mit Außenwirkung, etwa Mitteilungen der Geschäftsführung, lohnt sich eine Freigabe vor der Veröffentlichung: SharePoint kann Seiten erst nach Genehmigung sichtbar machen, und Seiten lassen sich zeitgesteuert veröffentlichen, etwa pünktlich zum Start einer Kampagne. Über den Versionsverlauf ist nachvollziehbar, wer was wann geändert hat.
Seit Microsoft seine KI-Assistenten in Microsoft 365 einbaut, bekommt eine alte Intranet-Regel neues Gewicht: Ordnung bei Rechten und Inhalten. Microsoft Copilot (früher Microsoft 365 Copilot) beantwortet Fragen auf Grundlage dessen, was die jeweilige Person in Microsoft 365 sehen darf – auch der Inhalte auf SharePoint-Websites. Das hat zwei Folgen.
Die gute: Eine gut gepflegte Kommunikationswebsite wird zur Wissensquelle für die KI. Wer Copilot nach der Reisekostenregel fragt, bekommt die Antwort aus der aktuellen Seite – vorausgesetzt, die Seite ist aktuell. Zusätzlich lassen sich auf einer Website KI-Agenten einrichten, die Fragen vor allem auf Grundlage der Inhalte dieser Website beantworten, etwa einen Assistenten für die Personalseite. Dafür sind passende Copilot-Lizenzen oder eine nutzungsabhängige Abrechnung nötig.
Die weniger gute: Copilot findet auch, was versehentlich zu weit freigegeben ist – die Gehaltsliste in einer Bibliothek, die „für alle“ geteilt wurde. Bevor Sie Copilot breit einführen, lohnt deshalb ein Blick auf die Freigaben Ihrer Websites. Microsoft bietet dafür Berichte und Werkzeuge in der SharePoint-Verwaltung an, etwa Berichte zur Datenzugriffs-Governance. Sie gehören zu SharePoint Advanced Management; die Funktionen für den Copilot-Einsatz stehen bereit, sobald im Unternehmen mindestens eine Copilot-Lizenz zugewiesen ist.
Beim Schreiben selbst kann Copilot (mit Copilot-Lizenz) helfen, Seitentexte zu entwerfen, zu kürzen oder umzuformulieren. Das spart Zeit beim ersten Entwurf. Die Verantwortung für Inhalt und Ton bleibt bei der Redaktion – eine Mitteilung zu Arbeitszeiten sollte niemand ungeprüft veröffentlichen.
Für Teams und Viva gibt es zwei Ergänzungen. Die SharePoint-App in Teams (bis Mitte 2026 Viva Connections) bringt das Intranet mit einem Dashboard aus Karten und den Neuigkeiten in Microsoft Teams und auf das Smartphone – oft der einfachste Weg, Beschäftigte ohne festen Büroarbeitsplatz zu erreichen. Viva Engage ist das soziale Netzwerk für Diskussionen und Communitys, das sich per Webpart in Kommunikationswebsites einbinden lässt. Ob sich Viva lohnt, hängt vor allem davon ab, wie stark Ihr Unternehmen Teams bereits nutzt. Einen Überblick gibt das Seminar Microsoft Viva im Unternehmen einsetzen.
Ein Intranet, das Menschen mit Seh-, Hör- oder motorischen Einschränkungen ausschließt, erfüllt seinen Zweck nicht. SharePoint bringt einige Voraussetzungen mit: Die Standardseiten sind per Tastatur bedienbar und mit Bildschirmlesern nutzbar, und beim Einfügen eines Bildes lässt sich ein Alternativtext eintragen. Den Rest muss die Redaktion leisten:
Rechtlich gilt: Öffentliche Stellen des Bundes müssen nach der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) auch ihre Intranets barrierefrei gestalten; für die Länder gelten eigene Landesregeln. Für private Unternehmen gibt es keine vergleichbar ausdrückliche Pflicht für das Intranet; das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz zielt auf Produkte und Dienstleistungen für Verbraucher. Gegenüber schwerbehinderten Beschäftigten bestehen aber Pflichten zur behinderungsgerechten Gestaltung des Arbeitsplatzes (§ 164 Abs. 4 SGB IX). Barrierefreie Seiten sind ohnehin für alle leichter zu lesen.
Eine Kommunikationswebsite ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein Produkt, das gepflegt werden will. Drei Routinen halten sie lebendig.
Legen Sie fest, wer wann welche Inhalte liefert: Nachrichten im festen Rhythmus, Themenschwerpunkte im Jahreslauf (Jahresgespräche, Urlaubsplanung, Jahresabschluss), dazu ein klarer Weg für Eilmeldungen. Ein einfacher Plan in Microsoft Lists oder Planner reicht dafür völlig.
Websitebesitzer (und alle mit Zugriff auf die Website) sehen in SharePoint eine Nutzungsübersicht: Besucherzahlen, beliebte Seiten und Nachrichten, genutzte Geräte. Werten Sie diese Zahlen einmal im Monat aus. Seiten, die niemand aufruft, sind entweder überflüssig oder schlecht zu finden. Und Fragen, auf die Beschäftigte im Intranet keine Antwort finden, sind die besten Ideen für neue Inhalte.
Geben Sie jeder Seite ein Prüfdatum, etwa über eine Spalte „Nächste Prüfung“ in der Seitenbibliothek. Einmal im Halbjahr geht die Redaktion die fälligen Seiten durch: aktualisieren, zusammenlegen oder archivieren. Seit KI-Assistenten Inhalte aus dem Intranet zitieren, ist das wichtiger als früher – eine veraltete Seite liefert sonst veraltete Antworten.
Für die meisten Unternehmen, die Microsoft 365 ohnehin nutzen, ist die Kommunikationswebsite der naheliegende Weg zu einem Intranet: Sie ist in der Lizenz enthalten, ohne Programmierung gestaltbar und mit Teams und Copilot verbunden. Ein eigenes Intranetprodukt lohnt sich meist erst, wenn sehr spezielle Anforderungen bestehen, etwa an Design oder Personalisierung.
Überschätzt wird dagegen die Technik. Die Website ist in einer Stunde eingerichtet; die eigentliche Arbeit stecken Sie in Struktur, Rechte und Redaktion. Unterschätzt wird die Pflege: Ein Intranet, dessen jüngste Nachricht drei Monate alt ist, verliert seine Leser schneller, als es sie gewonnen hat – und mit Copilot auch seine Glaubwürdigkeit als Wissensquelle.
Meine Empfehlung: Beginnen Sie klein, mit einer Startseite und zwei oder drei Bereichen, die echte Fragen beantworten. Messen Sie nach drei Monaten, was genutzt wird, und bauen Sie von dort aus. Wer das Thema strukturiert angehen will, findet im Seminar SharePoint-Kommunikationswebsites planen und gestalten den praktischen Einstieg; weitere Angebote rund um Websites, Bibliotheken und Verwaltung bündelt die Themenseite SharePoint: Beratung, Coaching und Training. Für die Verwaltung von Websites, Rechten und Freigaben gibt es außerdem das Seminar SharePoint Online konfigurieren und verwalten.
Nein. Seiten, Layouts, Navigation und Design lassen sich vollständig über die Oberfläche gestalten. Programmierung braucht es erst für eigene Webparts oder tiefe Anpassungen; dafür stellt Microsoft das SharePoint Framework bereit.
Nicht per Knopfdruck. Nur klassische Teamwebsites ohne Microsoft-365-Gruppe lassen sich per PowerShell auf die Funktionen einer Kommunikationswebsite umstellen, und das unumkehrbar. Meist ist es einfacher, eine neue Kommunikationswebsite anzulegen und die Inhalte, die gelesen werden sollen, dorthin zu übertragen. Die Teamwebsite bleibt der Arbeitsraum der Redaktion.
Ja, aber nicht automatisch sinnvoll. Text lässt sich kopieren; für das Lesen am Bildschirm sollte er gekürzt, gegliedert und mit Zwischenüberschriften versehen werden. Copilot kann beim ersten Entwurf helfen, die Prüfung bleibt bei Ihnen.
Nachrichten idealerweise jede Woche, damit sich der Besuch lohnt. Richtlinien und Prozessbeschreibungen dann, wenn sie sich ändern – und spätestens bei der halbjährlichen Prüfung. Nichts schadet einem Intranet mehr als sichtbar veraltete Inhalte.
So wenige wie möglich, so viele wie nötig. Kleine Unternehmen kommen mit einer aus. Größere legen meist eine Startseite des Intranets und je eine Website für Bereiche mit eigener Redaktion an, verbunden über Hub-Websites.
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Fit für Remote-Projekte: Sie leiten virtuelle und hybride Projektteams über Standorte und Zeitzonen hinweg – mit klaren Teamvereinbarungen, durchdachter synchroner und asynchroner Kommunikation und Besprechungen, die niemanden abhängen.
Aktuelle und interessante Themen und Beiträge für Sie zusammengetragen und aufbereitet.
Im Laufe des letzten Jahres ist alles, von der Arbeit und Ausbildung bis hin zur Gesundheitsfürsorge, Sport, Geselligkeit und Einkaufen, weitaus distanzierter geworden. Aber niemand hat die dramatische Art und Weise vorhergesagt, in der er sich im Jahr 2020 beschleunigen würde, während wir uns mit den durch Covid-19 verursachten Herausforderungen auseinandersetzen.
Unternehmen, die zum Zeitpunkt von COVID-19 noch nicht ganz bereit für die Echtzeit-Zusammenarbeit waren, mussten hart daran arbeiten, herauszufinden, wie sie sich auf die Umstellung auf Remote-Arbeit einstellen können. Der Versuch, in dieser Atmosphäre eine Zusammenarbeitsstrategie zu implementieren, muss sich anfühlen, als würde man ein Flugzeug reparieren, während es noch in der Luft ist.
