Microsoft Dynamics 365 Sales Schulung: Leads, Pipeline

Dynamics 365 Sales kennenlernen

• Was Dynamics 365 Sales ist: CRM-Anwendung auf Dataverse für Leads, Kunden und Verkaufschancen
• Rundgang durch die Sales Hub-App: Vertriebsbereich, Kunden, Zusagen, Marketinglisten
• Datenmodell im Vertrieb: Lead, Account, Kontakt, Verkaufschance, Angebot, Auftrag, Rechnung
• Anpassbarkeit verstehen: Felder, Formulare, Ansichten und Prozesse – was Admins, was Sie ändern
• Lizenzstufen Sales Professional, Enterprise und Premium und was sie für Ihre Funktionen bedeuten

Navigation, Ansichten und Suche

• Navigieren mit Siteübersicht, Bereichswechsel, zuletzt verwendeten und angehefteten Datensätzen
• Ansichten öffnen, sortieren, filtern und Spalten für die eigene Arbeit anpassen
• Persönliche Ansichten speichern und mit Kolleg:innen im Vertriebsteam teilen
• Schnellerfassung (Quick Create) für Kontakte, Leads und Telefonanrufe während des Gesprächs
• Dataverse-Suche über Accounts, Kontakte und Verkaufschancen mit Filtern im Ergebnis
• Moderne erweiterte Suche: Bedingungen kombinieren, verknüpfte Tabellen abfragen, als Ansicht speichern
• Persönliche Einstellungen: Startbereich, Datensätze je Seite, Zeitzone, Sprache und E-Mail-Optionen
• Bearbeitbare Raster und Massenbearbeitung: mehrere Verkaufschancen in einem Schritt ändern

Leads anlegen und qualifizieren

• Wofür Leads stehen: unqualifizierte Interessenten, Lead-Quelle, Zuständigkeit und Bewertung
• Einen Verkauf starten: Lead mit Thema, Ansprechpartner, Unternehmen und Bedarf anlegen
• Kontaktmethoden festlegen: E-Mail, Telefon, Post und Massen-E-Mail zulassen oder sperren
• Zeitleiste am Lead: Telefonate, E-Mails, Termine, Aufgaben und Notizen erfassen und filtern
• Lead qualifizieren: Account, Kontakt und Verkaufschance anlegen und Duplikate abfangen
• Lead disqualifizieren: Grund festhalten, Lead später reaktivieren und neu zuweisen
• Assistent und Arbeitsliste im Überblick – Vertiefung im Seminar zu Dynamics 365 Sales Insights

Kunden, Aktivitäten und Dokumente

• Accounts und Kontakte pflegen: übergeordnete Accounts, Beziehungen und zuständige Teams
• Dynamics 365 App for Outlook: E-Mails und Termine mit Kontakten und Verkaufschancen verknüpfen
• Aktivitäten planen: Aufgaben, Termine und Telefonanrufe mit Fälligkeit und Erinnerung
• Dokumente am Datensatz in SharePoint-Ordnern ablegen und in Teams gemeinsam bearbeiten
• Datensätze mit Kolleg:innen teilen und Zuständigkeiten ohne Datenverlust übertragen

Verkaufschancen und Pipeline

• Was eine Verkaufschance ist: Bedarf, Budget, Zeitrahmen, Entscheider und geschätzter Umsatz
• Verkaufschancen aus Lead, Account, Kontakt oder per Schnellerfassung erstellen
• Geschäftsprozessfluss: Phasen von der Qualifizierung über Entwicklung und Vorschlag bis zum Abschluss
• Pflichtschritte je Phase als Leitplanke für die eigene Vertriebsmethode nutzen
• Produkte aus Preislisten zur Verkaufschance hinzufügen, Mengen, Rabatte und Einzelpreise
• Vorschlag für den Kunden: Ansprechpartner, Konkurrenten und Lösungsbeschreibung erfassen
• Datensätze als PDF aus Word-Vorlage erzeugen und direkt per E-Mail versenden
• Pipeline pflegen: Abschlussdatum, Wahrscheinlichkeit und Prognosekategorie aktuell halten
• Verkaufschance als gewonnen oder verloren schließen und Verlustgründe auswerten

Mit Angeboten arbeiten

• Was ein Angebot ist: Produkte, Preise, Lieferbedingungen und Gültigkeit aus der Verkaufschance
• Produktkatalog verstehen: Produkte, Produktfamilien, Einheitengruppen und Preislisten
• Angebot aktivieren, als PDF erzeugen und mit Begleitschreiben an den Kunden senden
• Angebot überarbeiten: Revision anlegen und Versionen im Verlauf nachvollziehen
• Angebot schließen: gewonnen mit Auftrag, verloren oder durch neue Revision ersetzt
• Vom Auftrag zur Rechnung in Dynamics 365 Sales oder Übergabe an das ERP-System

Außendienst mit der mobilen App

• Mobile App installieren und anmelden: Dynamics 365 Sales mobile oder Power Apps
• Navigation auf dem Smartphone: Startseite, Suche, Aufgabenliste und zuletzt verwendete Datensätze
• Datensätze unterwegs anzeigen, bearbeiten und anlegen, Besuchsbericht direkt nach dem Termin
• Visitenkarten scannen und als Kontakt oder Lead übernehmen, Felder vor dem Speichern prüfen
• Offline arbeiten: Offlineprofil, Synchronisation und Konflikte nach der Rückkehr ins Netz

Berichte, Dashboards und Prognosen

• Diagramme in Ansichten für Pipeline nach Phase, Aktivitäten je Person und Abschlüsse je Monat
• Dashboards zusammenstellen und interaktive Dashboards über Kacheln und Streams filtern
• Excel-Vorlagen herunterladen, mit Formeln und Pivot-Tabellen gestalten und hochladen
• Nach Excel exportieren und Datensätze in Excel Online bearbeiten und zurückschreiben
• Prognosen prüfen: Zeitraum, Hierarchie und Spalten wie Pipeline, Best Case und zugesagt
• Prognosewerte anpassen und die zugrunde liegenden Verkaufschancen direkt korrigieren
• Power BI für vertriebsübergreifende Auswertungen mit Daten aus Dataverse im Überblick

Copilot in Dynamics 365 Sales

• Lead oder Verkaufschance vor dem Kundentermin zusammenfassen lassen und gegen die Zeitleiste prüfen
• Neuigkeiten zu eigenen Accounts und Verkaufschancen im Copilot-Bereich abfragen
• Nachfass-E-Mail aus dem Kontext des Datensatzes entwerfen und Ton, Fakten und Zusagen korrigieren
• Kundentermin vorbereiten: Zusammenfassung der verknüpften Verkaufschance, letzte Aktivitäten, nächste Schritte
• Sales-Agent in Microsoft Copilot als Weiterentwicklung: aus Dynamics 365 Sales aufrufen und Unterschiede kennen
• Grenzen: Rechte und Datenbasis, Einstellungen der Administration, Sprache und Verfügbarkeit

Praxisprojekt: Pipeline eines Herstellers von Druckluftkompressoren

• Anfragen von einer Industriemesse als Leads importieren, qualifizieren oder disqualifizieren
• Produktkatalog mit Kompressoren, Wartungsverträgen und Preislisten für Händler und Direktkunden
• Angebot für eine Brauerei mit Revision nach Preisverhandlung und Abschluss als Auftrag
• Dashboard und Quartalsprognose für die Vertriebsregion Süd mit bereinigter Pipeline

Lernziele

• Sie finden Datensätze über Ansichten, Dataverse-Suche und die moderne erweiterte Suche und speichern eigene Ansichten
• Sie erfassen Leads mit Aktivitäten in der Zeitleiste und qualifizieren sie zu Account, Kontakt und Verkaufschance
• Sie führen Verkaufschancen mit Geschäftsprozessfluss, Produkten und Preislisten durch die Phasen
• Sie erstellen, aktivieren, revidieren und schließen Angebote und übergeben sie als Auftrag
• Sie arbeiten im Außendienst mit der mobilen App einschließlich Visitenkartenscan
• Sie werten Pipeline und Prognosen mit Diagrammen, Dashboards und Excel-Vorlagen aus
• Sie bewerten Zusammenfassungen und E-Mail-Entwürfe von Copilot anhand der Daten im Datensatz

Zielgruppe

• Vertriebsteams im Innen- und Außendienst, die mit Dynamics 365 Sales arbeiten oder darauf umsteigen
• Vertriebsleitungen, die Pipeline, Angebote und Prognosen ihres Teams im CRM steuern
• CRM-Verantwortliche und Key User, die Kolleg:innen bei der Einführung von Dynamics 365 Sales begleiten