Google Docs Schulung: Dokumente gestalten, gemeinsam bearbeiten

Erste Schritte mit Google Docs

• Google Docs in Workspace: Textdokumente gemeinsam statt per Anhang bearbeiten
• Dokument anlegen: über Google Drive, die Docs-Startseite oder aus einer Vorlage
• Benennen, automatisches Speichern, Ablageort in Drive und erneuter Zugriff
• Navigation mit der Dokumentgliederung, Suchen und Ersetzen
• Seitenformat oder seitenloses Format – wann welches passt
• Barrierefreiheit: Screenreader-Unterstützung, Spracheingabe und Alternativtext für Bilder

Google Docs bearbeiten und gestalten

• Zeichen- und Absatzformate, Formatvorlagen für Überschriften und Normaltext
• Eigene Formatvorlagen speichern und als Standard für neue Dokumente verwenden
• Vorlagen aus der Galerie nutzen und eigene Vorlagen für das Team bereitstellen
• Horizontale Linien, Fußnoten, Seiten- und Abschnittsumbrüche einfügen
• Kopf- und Fußzeilen, abweichende erste Seite und Seitenzahlen
• Inhaltsverzeichnis aus Überschriften erzeugen und aktualisieren
• Wasserzeichen aus Text oder Bild einfügen
• Seitenränder, Hoch- und Querformat je Abschnitt, Seitenfarbe
• Bilder einfügen, skalieren, zuschneiden und mit Text umfließen lassen
• Markdown beim Schreiben erkennen lassen sowie als Markdown importieren und exportieren

Tabellen, Spalten und Dropdown-Listen

• Tabellen einfügen, Zeilen und Spalten anpassen, Zellen verbinden
• Tabellen sortieren und Kopfzeile auf Folgeseiten wiederholen
• Text in zwei oder drei Spalten setzen
• Dropdown-Listen mit eigenen Optionen anlegen, etwa für Status oder Priorität

Smartchips, Bausteine und Tabs

• Smartchips per @: Personen, Dateien, Kalendertermine und Datum
• Orts-Chips mit Kartenvorschau, Platzhalter-Chips zum Ausfüllen und Variablen-Chips für Serientexte
• Bausteine einfügen: Besprechungsnotizen, Projektplan, E-Mail-Entwurf
• Besprechungsnotizen aus einem Kalendertermin heraus vorbereiten
• Eigene Bausteine für wiederkehrende Inhalte anlegen und wiederverwenden
• Dokument-Tabs: lange Dokumente in Tabs und Untertabs gliedern

Mit Google Docs arbeiten

• Kopie erstellen, umbenennen und in einen anderen Ordner verschieben
• Herunterladen als DOCX, PDF, ODT oder EPUB
• Dokumente löschen und aus dem Papierkorb wiederherstellen
• Versionsverlauf: Fassungen benennen, vergleichen und wiederherstellen
• Word-Dateien öffnen: umwandeln oder im Office-Bearbeitungsmodus belassen

Google Docs teilen und gemeinsam bearbeiten

• Drucken, als PDF speichern und als E-Mail-Anhang versenden
• Dokumente freigeben: Rollen Betrachter:in, Kommentator:in, Bearbeiter:in
• Gleichzeitig bearbeiten, kommentieren, Personen erwähnen und Aufgaben zuweisen
• Dokumente finden, die andere mit Ihnen geteilt haben
• Rechtschreib- und Grammatikprüfung, persönliches Wörterbuch, Wortzahl
• Vorschlagsmodus: Änderungen vorschlagen, annehmen oder ablehnen
• Zwei Dokumente vergleichen und Unterschiede als Vorschläge anzeigen
• Genehmigung anfordern und das freigegebene Dokument vor Änderungen schützen
• Elektronische Unterschrift: Signaturfelder einfügen und Unterschriften anfordern

Gemini in Google Docs

• Textentwürfe in Google Docs mit Gemini erstellen und Ton oder Länge anpassen
• Seitenbereich: Dokument zusammenfassen und Fragen zum Inhalt beantworten lassen
• Weitere Drive-Dateien per @ im Seitenbereich als Quelle einbeziehen
• Entwurf aus Canvas der Gemini-App nach Google Docs exportieren und weiterbearbeiten
• Gemini in Docs ab Business Standard; Zahlen, Namen und Zusagen vor der Weitergabe selbst prüfen

Praxisprojekt: Förderantrag eines Jugendzentrums

• Antrag aus eigener Vorlage mit Formatvorlagen, Inhaltsverzeichnis und Tabs für Anlagen aufbauen
• Zuständigkeiten per Personen-Chip und Bearbeitungsstand per Dropdown kennzeichnen
• Kostenplan als Tabelle anlegen und Textteile im Vorschlagsmodus abstimmen
• Endfassung benennen, per Genehmigung freigeben und von der Vorstandschaft unterschreiben lassen

Lernziele

• Sie gestalten Dokumente mit Formatvorlagen, Kopf- und Fußzeilen, Inhaltsverzeichnis und Bildern
• Sie strukturieren Inhalte mit Tabellen, Spalten, Dropdown-Listen und Dokument-Tabs
• Sie verknüpfen Personen, Dateien und Termine über Smartchips und nutzen eigene Bausteine
• Sie teilen Dokumente mit passenden Rollen und stimmen Änderungen im Vorschlagsmodus ab
• Sie stellen frühere Fassungen wieder her und schließen Dokumente per Genehmigung oder E-Signatur ab
• Sie nutzen Gemini in Docs für Entwürfe und Zusammenfassungen und prüfen das Ergebnis

Zielgruppe

• Google-Workspace-Nutzer:innen, die regelmäßig Texte, Protokolle oder Berichte schreiben
• Teams, die Dokumente gemeinsam erstellen, abstimmen und freigeben
• Umsteiger:innen aus Microsoft Word, die Google Docs sicher bedienen wollen