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Google Drive Schulung: Dateien organisieren, teilen, finden

Google Drive in der Praxis: Dateien organisieren, teilen und finden

Dauer: ab 1 Tag | Preis: ab 900 EUR (Netto) | Termin: Ganztägig + halbtägig

Sie legen in Google Drive eine Ablage an, die das Team versteht, teilen Dateien mit passenden Rechten, arbeiten in geteilten Ablagen zusammen und finden jedes Dokument wieder – im Browser, am Desktop und mobil.

Meine Ablage oder geteilte Ablage – wem gehören die Dateien Ihres Teams?

Google Drive ist der Speicherort für alles, was in Google Workspace entsteht, und für vieles, was von außen hereinkommt: Office-Dateien, PDFs, Scans, Fotos. Ob eine Ablage im Alltag trägt, entscheidet sich selten an der Software, sondern an wenigen Festlegungen: Wo liegen Projektdateien, wer ist Eigentümer:in, wie weit reicht ein Freigabelink? Dieses Praxisseminar führt Sie durch diese Entscheidungen und zeigt die Werkzeuge, mit denen Sie sie umsetzen – im Browser, mit Google Drive für den Desktop und in der Mobil-App.

Zu Beginn richten Sie die Oberfläche ein und laden Dateien hoch, im Browser per Drag-and-drop oder automatisch über die Desktop-App, die Dateien wahlweise streamt oder spiegelt. Sie entscheiden, wann eine Word- oder Excel-Datei in ein Google-Format umgewandelt wird und wann der Office-Bearbeitungsmodus genügt, laden Dateien und Ordner herunter, holen Gelöschtes aus dem Papierkorb zurück und behalten den Speicherplatz im Blick.

Danach steht Ordnung im Mittelpunkt: Ordnerstrukturen mit Verknüpfungen statt Kopien, Farben und Sterne, Ansichten und Sortierung sowie die Suche mit Suchchips und erweiterten Filtern. Sie lernen, wie Projektordner und die Startseite wichtige Dateien griffbereit halten. Ein kurzer Überblick zeigt, wie Google Docs, Sheets, Slides und Forms aus Drive heraus zusammenspielen – die Vertiefungen dazu bieten die Seminare Google Docs und Google Slides.

Der Schwerpunkt liegt auf der Zusammenarbeit. Sie teilen Dateien mit Kolleg:innen und Externen in der passenden Rolle, setzen bei Bedarf ein Ablaufdatum, verfolgen Änderungen über Aktivitäten und Versionen und schließen Dokumente über Genehmigungen ab. Geteilte Ablagen bekommen einen eigenen Block, denn hier gehören Dateien dem Team und nicht einer einzelnen Person – entscheidend, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Unterwegs scannen Sie Belege mit der Drive-App, machen Dateien offline verfügbar und prüfen Freigaben auch auf dem Smartphone.

Wer mit einer berechtigten Workspace-Edition arbeitet, lernt außerdem Gemini im Seitenbereich von Drive kennen: Dateien zusammenfassen, Fragen zu mehreren Dokumenten stellen und dabei erkennen, aus welchen Quellen eine Antwort stammt. Wie Sie Gemini über Drive hinaus einsetzen, zeigt das Seminar Google Gemini.

Fast jede Drive-Ablage, die ich in Unternehmen sehe, hat dasselbe Problem: Die wichtigsten Projektdateien liegen in der „Meine Ablage“ einer einzelnen Person und sind nur per Link mit dem Team geteilt. Solange diese Person da ist, merkt das niemand. Spätestens beim Ausscheiden zeigt sich, dass eine geteilte Ablage keine Ordnungsfrage ist, sondern eine Frage des Eigentums. Deshalb fange ich in Google Drive nicht mit Ordnern an, sondern mit der Frage, wem die Dateien gehören sollen.
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Google Drive in der Praxis: Dateien organisieren, teilen und finden

Einstieg in Google Drive
  • Google Drive in Workspace: Ablage, Freigabe und Verbindung zu Docs, Sheets, Slides
  • Anmeldung mit dem Workspace-Konto und Unterschied zum privaten Google-Konto
  • Oberfläche: Startseite, Meine Ablage, Geteilte Ablagen, Für mich freigegeben, Zuletzt verwendet
  • Unterstützte Dateitypen: Google-Formate, Office-Dateien, PDFs, Bilder und Videos
  • Einstellungen: Dichte, Umwandlung beim Hochladen, Offlinezugriff im Browser
Dateien hochladen, synchronisieren und sichern
  • Dateien und Ordner hochladen: per Drag-and-drop oder über „Neu“
  • Google Drive für den Desktop installieren: Dateien streamen oder spiegeln
  • Ordner auf dem Rechner mit der Desktop-App in Drive sichern
  • Konflikte und Dateien, die nicht synchronisiert werden, erkennen und lösen
Konvertieren, herunterladen, löschen und Speicher verwalten
  • Office-Dateien im Office-Bearbeitungsmodus bearbeiten, ohne sie umzuwandeln
  • Office-Dateien in Google-Formate umwandeln – wann sinnvoll, was dabei verloren gehen kann
  • Google-Dateien als PDF, DOCX, XLSX oder ODF herunterladen
  • Mehrere Dateien und ganze Ordner als ZIP-Archiv herunterladen
  • Papierkorb: Dateien wiederherstellen, bevor sie nach 30 Tagen endgültig gelöscht werden
  • Endgültig gelöschte Dateien über die Administration zurückholen lassen
  • Speichernutzung prüfen, große Dateien finden und gezielt aufräumen
  • Gemeinsamer Speicher der Organisation und Erweiterung über die Administration
Dateien organisieren und schnell finden
  • Ordnerstruktur planen und Verknüpfungen statt Kopien anlegen
  • Listen- und Rasteransicht, Sortierung und Ordner oben anzeigen
  • Ordnerfarben und Sterne für Dateien, die Sie täglich brauchen
  • Projektdateien griffbereit halten: Projektordner, Verknüpfungen und Vorschläge auf der Startseite
  • Suchchips für Dateityp, Personen, Änderungsdatum und Speicherort
  • Erweiterte Suche und Suchoperatoren wie owner: und type:
  • Labels an Dateien vergeben und nach Labels filtern
  • Vorschau für PDFs, Office-Dateien, Bilder und Videos; Kommentare in PDFs
Docs, Sheets, Slides und Forms aus Drive heraus
  • Überblick: wofür Google Docs, Sheets, Slides und Forms jeweils gedacht sind
  • Gemeinsame Bedienelemente: Menüs, Kommentare, Teilen und Versionsverlauf
  • Neue Dokumente, Tabellen und Präsentationen direkt in Drive anlegen oder aus Vorlagen starten
  • Ein Formular mit Google Forms erstellen und Antworten in einer Tabelle sammeln
Teilen, gemeinsam bearbeiten und abschließen
  • Dateien mit Personen teilen: Betrachter:in, Kommentator:in, Bearbeiter:in
  • Allgemeiner Zugriff: eingeschränkt, ganze Organisation oder jede Person mit dem Link
  • Externe Personen einladen und den Zugriff mit Ablaufdatum begrenzen (bei Ordnern nur für Betrachter:innen)
  • Herunterladen, Drucken und Kopieren für Betrachter:innen deaktivieren
  • „Für mich freigegeben“ nutzen und geteilte Dateien per Verknüpfung einordnen
  • Aktivitäten und Details: wer was wann geändert oder geteilt hat
  • Versionen hochgeladener Dateien verwalten, Versionsverlauf bei Google-Dateien
  • Gleichzeitig bearbeiten, Kommentare zuweisen und Vorschläge annehmen
  • Eigentum an einer Datei auf eine andere Person übertragen
  • Genehmigungen anfordern und freigegebene Dateien vor Änderungen sperren
  • Zugriffsanfragen beantworten und bestehende Freigaben regelmäßig überprüfen
Geteilte Ablagen für Teams
  • Geteilte Ablage anlegen, Mitglieder hinzufügen und Rollen vergeben
  • Meine Ablage und geteilte Ablage: Eigentum, Löschen und Ausscheiden von Personen
  • Dateien und Ordner aus der Meine Ablage in eine geteilte Ablage verschieben
  • Einstellungen geteilter Ablagen: Zugriff für Externe und Downloads einschränken
Google Drive auf Smartphone und Tablet
  • Drive-App für Android und iOS einrichten und Konten wechseln
  • Papierdokumente mit der Kamera scannen und als PDF in Drive ablegen
  • Dateien für unterwegs offline verfügbar machen
  • Mobil teilen, Zugriff prüfen und die App mit Bildschirmsperre schützen
Gemini in Google Drive
  • Gemini in Google Drive: in Workspace ab Business Standard enthalten, nicht in Business Starter
  • Dateien und Ordner im Seitenbereich von Drive zusammenfassen lassen
  • Fragen zu mehreren Dokumenten stellen und die verwendeten Quellen öffnen
  • Drive-Dateien per @ in den Gemini-Seitenbereich von Docs oder Gmail einbeziehen
  • Datenschutz: Workspace-Daten ohne Zustimmung nicht für Modelltraining, Freigabe durch die Administration
Praxisprojekt: Projektablage eines Messebauers mit Auftraggebern
  • Geteilte Ablage je Messeauftritt mit Ordnern für Standpläne, Angebote und Fotos anlegen
  • Ansprechpersonen der Aussteller als Externe mit Kommentarrecht und Ablaufdatum zu einzelnen Dateien einladen
  • Aufbaufotos und gescannte Abnahmeprotokolle mobil vom Messegelände ablegen
  • Standplan per Genehmigung freigeben und Änderungen über Aktivitäten nachverfolgen
Lernziele
  • Sie laden Dateien hoch, synchronisieren sie mit Google Drive für den Desktop und stellen Gelöschtes wieder her
  • Sie entscheiden begründet, ob Office-Dateien umgewandelt oder im Office-Format bearbeitet werden
  • Sie strukturieren eine Projektablage mit Ordnern, Verknüpfungen und geteilten Ablagen
  • Sie finden Dateien über Suchchips und erweiterte Suche in wenigen Schritten
  • Sie teilen Dateien mit passenden Rollen, Ablaufdatum und Download-Einschränkungen und schließen Dokumente per Genehmigung ab
  • Sie lassen Dateien mit Gemini in Drive zusammenfassen und prüfen die Antworten an den Quellen
  • Sie arbeiten mit der Drive-App mobil, scannen Dokumente und nutzen Dateien offline
Zielgruppe
  • Bürokräfte und Verwaltungsmitarbeitende, die täglich mit Dateien und Dokumenten arbeiten
  • Führungskräfte und Teamleitungen, die eine gemeinsame Ablage für ihr Team aufsetzen wollen
  • Selbstständige und Projektteams, die Dateien mit Kund:innen und Partnern teilen
  • Umsteiger:innen von Microsoft-Office-Ablagen und Netzlaufwerken auf Google Workspace
  • Mitarbeitende im Homeoffice und unterwegs, die von überall auf ihre Dateien zugreifen

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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