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Google Workspace Administration Schulung: Admin-Konsole

Google Workspace Administration: Admin-Konsole, Sicherheit, Vault

Dauer: ab 1 Tag | Preis: ab 900 EUR (Netto) | Termin: Ganztägig + halbtägig

Mit der Google Admin-Konsole steuern Sie Ihr Workspace-Konto sicher: Domain und E-Mail-Authentifizierung, Nutzer, Gruppen und Organisationseinheiten, Rollen, Zwei-Faktor und SSO, Freigaben, Geräte, Vault und Audit-Logs.

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Wer darf Dateien nach außen teilen – und wo ist das eingestellt?

Google Workspace lässt sich in einer Viertelstunde einrichten und in wenigen Monaten unübersichtlich machen. Die Antworten auf die wichtigsten Betriebsfragen stehen in der Google Admin-Konsole: welche Domain Mails sicher zustellt, wer welche Lizenz hat, welche Organisationseinheit welche Dienste nutzt, wie sich Konten anmelden und wie lange Daten aufbewahrt werden. Dieses Seminar zeigt die Administration von Google Workspace so, wie sie im Alltag eines kleinen oder mittleren Unternehmens anfällt – vom DNS-Eintrag bis zum Audit-Log.

Am Anfang steht das Fundament: Sie bestätigen die Domain, setzen MX-Einträge und richten SPF, DKIM und DMARC so ein, dass Ihre Mails nicht im Spam landen und Absenderfälschungen auffallen. Danach planen Sie Organisationseinheiten und Gruppen, legen Nutzer einzeln oder per CSV an, verteilen Lizenzen und vergeben Administratorrollen so knapp, wie die Aufgabe es verlangt. Wer welche Edition braucht, besprechen wir an den Funktionen, die für die Verwaltung tatsächlich einen Unterschied machen.

Der zweite Block gehört der Sicherheit. Sie führen die Bestätigung in zwei Schritten mit Passkeys und Sicherheitsschlüsseln ein, binden auf Wunsch einen externen Identitätsanbieter per SAML an, kontrollieren den Zugriff von Drittanbieter-Apps und regeln Drive-Freigaben und geteilte Ablagen. DLP-Regeln (Enterprise-Editionen) erkennen sensible Inhalte, bevor sie das Unternehmen verlassen. Mobilgeräte und Windows-Rechner verwalten Sie mit den Bordmitteln von Google Workspace, Google Vault sorgt für Aufbewahrung und eDiscovery. Mit Berichten, Prüfprotokollen und dem Benachrichtigungscenter erkennen Sie, wenn etwas aus dem Ruder läuft.

Wer von Microsoft 365, Exchange oder einem IMAP-Postfach kommt, erfährt, wie der Datenimport der Admin-Konsole Postfächer und Dateien übernimmt und wie Google Cloud Directory Sync Konten aus dem Active Directory abgleicht. Ein eigenes Modul widmet sich Gemini aus Sicht der Administration: welche KI-Funktionen Sie für welche Organisationseinheit freigeben, wie Gemini mit bestehenden Freigaben umgeht und wie Unterhaltungen in Vault aufbewahrt werden.

Die Bedienung der einzelnen Apps behandeln die Seminare zu Gmail und Google Drive; die Verwaltung der Microsoft-Welt zeigt Microsoft 365 Administration. Am besten üben Sie in einer Test-Organisationseinheit Ihres eigenen Kontos – so bleiben die Einstellungen nach dem Seminar gleich in Gebrauch.

Die gefährlichste Einstellung in Google Workspace ist die, die niemand bewusst gesetzt hat. Ich sehe regelmäßig Konten, in denen die Organisationseinheiten das Organigramm von vor fünf Jahren abbilden, drei ehemalige Kolleg:innen noch Super-Admin sind und Drive-Freigaben nach außen für alle offenstehen, weil das beim Einrichten der Standard war. Gute Administration beginnt deshalb nicht mit neuen Regeln, sondern mit einem ehrlichen Blick auf die geerbten. Wer die Vererbung in der Admin-Konsole verstanden hat, braucht später erstaunlich wenige Ausnahmen.
Themen und Inhalte für Ihre Beratung, Coaching, Workshop, Training, Schulung und Weiterbildung:

Google Workspace Administration: Admin-Konsole, Sicherheit, Vault

Die Google Admin-Konsole kennenlernen
  • Anmeldung unter admin.google.com, Startseite, Suche und Navigation der Admin-Konsole
  • Aufbau des Kontos: primäre Domain, Kundennummer, Unternehmensprofil und Kontakte
  • Super-Admin-Konten absichern: mindestens zwei, nicht für die tägliche Arbeit nutzen
  • Einstellungen erben: Organisation, Organisationseinheit und Konfigurationsgruppe
  • Google-Workspace-Statusdashboard, Supportanfragen und die Google Admin-App
Domain, DNS und E-Mail-Authentifizierung
  • Domain per TXT-Eintrag bestätigen, Domain-Aliasse und sekundäre Domains anlegen
  • MX-Eintrag smtp.google.com für Gmail setzen und den Mailfluss nach der Umstellung prüfen
  • SPF-Eintrag mit include:_spf.google.com und weiteren Versanddiensten zusammenführen
  • DKIM-Schlüssel in der Admin-Konsole erzeugen, im DNS veröffentlichen und aktivieren
  • DMARC schrittweise einführen: von p=none mit Berichten über quarantine zu reject
  • Anforderungen von Google und Yahoo an Massenversender: Authentifizierung, Abmeldelink
Nutzer, Gruppen und Organisationseinheiten
  • Nutzerkonten einzeln und per CSV-Upload anlegen, Aliasse und Profilfelder pflegen
  • Passwörter zurücksetzen, Anmeldecookies löschen, Konten sperren und wiederherstellen
  • Organisationseinheiten nach Einstellungsbedarf statt nach Organigramm planen
  • Gruppen als Verteiler, gemeinsames Postfach und Berechtigungsgruppe einsetzen
  • Gruppeneinstellungen: wer beitreten, posten und Mitglieder sehen darf; externe Mitglieder
  • Dynamische Gruppen mit Abfragen auf Nutzerattribute (editionsabhängig)
  • Offboarding: Drive- und Kalenderdaten übertragen, Konto löschen oder archivieren
Lizenzen, Editionen und Administratorrollen
  • Editionen Business Starter bis Enterprise Plus: Funktionsunterschiede, die Administratoren betreffen
  • Lizenzen manuell oder automatisch je Organisationseinheit zuweisen, Abo und Abrechnung
  • Vordefinierte Administratorrollen: Nutzerverwaltung, Gruppen, Helpdesk, Dienste
  • Eigene Rollen mit fein abgestuften Rechten erstellen und auf Organisationseinheiten begrenzen
  • Rollen prüfen: wer hat Super-Admin-Rechte, welche Rollen sind ungenutzt
Konten absichern: Anmeldung, Passkeys und SSO
  • Bestätigung in zwei Schritten erzwingen: Einführungszeitraum, Methoden, Ausnahmegruppen
  • Passkeys und Sicherheitsschlüssel einführen, SMS-Codes für Admins ausschließen
  • Passwortrichtlinie, Sitzungsdauer und Anmeldeprüfungen bei verdächtigen Anmeldungen
  • SSO mit einem externen Identitätsanbieter über SAML-Profile, z. B. Microsoft Entra ID
  • Google als Identitätsanbieter für SAML-Apps nutzen und Nutzerbereitstellung einrichten
  • Zugriff von Drittanbieter-Apps über API-Steuerung: vertrauenswürdig, eingeschränkt, blockiert
  • Kontextsensitiver Zugriff nach Gerät, Standort und IP-Adresse (editionsabhängig)
Dienste und Apps je Organisationseinheit steuern
  • Google-Dienste und zusätzliche Google-Dienste je Organisationseinheit oder Gruppe aktivieren
  • Gmail-Einstellungen: Routing, Compliance-Regeln, Spam- und Phishingschutz, Anhangsicherheit
  • Kalender: externe Freigabe von Terminen und Raumressourcen mit Gebäuden verwalten
  • Google Meet: Aufzeichnung, Teilnahme Externer und Standardeinstellungen für Hosts
  • Google Chat: externe Unterhaltungen, Verlauf und Gruppenbereiche steuern
  • Marketplace-Apps per Zulassungsliste freigeben und für Nutzer vorinstallieren
Drive-Freigaben und Datenverlust verhindern
  • Freigabeoptionen für Drive: Freigabe nach außen, zugelassene Domains, Warnhinweise
  • Geteilte Ablagen: wer sie anlegen darf, Standardeinstellungen für externe Mitglieder
  • Vertrauensregeln für Drive als feinere Alternative zu den klassischen Freigabeoptionen (editionsabhängig)
  • Labels für Drive zur Klassifizierung von Dateien anlegen und Pflichtfelder festlegen
  • DLP-Regeln für Drive (editionsabhängig): Inhaltsdetektoren, Aktionen und Testmodus vor dem Scharfschalten
  • Freigaben auswerten: öffentlich geteilte Dateien finden und Eigentum gezielt übertragen
Geräte verwalten
  • Einfache und erweiterte Mobilgeräteverwaltung (ab Business Plus) für Android und iOS im Vergleich
  • Arbeitsprofil auf privaten Android-Geräten, Firmengeräte per Seriennummer registrieren
  • Gerätegenehmigung, Passcode-Vorgaben und Konto- bzw. Geräte-Löschung aus der Ferne
  • Windows-Geräte mit dem Google Credential Provider for Windows (GCPW) anmelden, ab Business Plus auch verwalten
  • Endpunktbestätigung (Endpoint Verification) als Grundlage für kontextsensitiven Zugriff
  • Chrome-Browser und ChromeOS-Geräte zentral verwalten im Überblick
Google Vault: Aufbewahrung und eDiscovery
  • Vault einordnen: welche Editionen es enthalten, welche Dienste es abdeckt
  • Standardaufbewahrungsregeln und benutzerdefinierte Regeln je Dienst und Organisationseinheit
  • Rechtsfälle anlegen, Daten suchen und mit Sperren (Holds) vor dem Löschen schützen
  • Exporte für Prüfungen und Rechtsstreit erstellen und Vault-Aktivitäten protokollieren
  • Konten ausgeschiedener Mitarbeitender: Aufbewahrung mit Archived-User-Lizenzen
Sicherheit überwachen: Berichte, Logs und Warnungen
  • Berichte zu Nutzern und Apps: Speicher, Anmeldungen, 2SV-Abdeckung, Freigaben
  • Audit- und Prüfprotokolle: Admin-Log, Anmeldungen, Drive-, Gmail- und Gerätelogs filtern
  • Benachrichtigungscenter: Warnungen zu verdächtigen Anmeldungen und Phishing bearbeiten
  • Aktivitätsregeln und Berichtsregeln für eigene Warnungen anlegen
  • Sicherheitscenter mit Dashboard, Sicherheitsstatus und Prüftool (editionsabhängig)
  • Logs nach BigQuery exportieren (editionsabhängig) und mit Admin SDK oder GAM automatisieren im Überblick
Datenmigration und Verzeichnissynchronisation
  • Umstieg planen: Pilotgruppe, MX-Umstellung, Parallelbetrieb und Kommunikation
  • Datenimport (früher Datenmigrationsdienst): E-Mails, Kalender und Kontakte aus Exchange Online, E-Mails per IMAP
  • Dateien aus OneDrive und SharePoint Online per Datenimport; Google Workspace Migrate dafür nur bis Ende 2026
  • PST-Dateien mit Google Workspace Migration for Microsoft Outlook importieren
  • Nutzer und Gruppen aus Active Directory mit Google Cloud Directory Sync abgleichen
Gemini in Google Workspace verwalten
  • Gemini-App je Organisationseinheit ein- und ausschalten, Gemini in Gmail, Docs und Drive je Dienst (editionsabhängig)
  • Datenschutz bei Gemini: Zugriff nur im Rahmen bestehender Freigaben, keine Nutzung zum Modelltraining
  • Gemini Notebook (früher NotebookLM) als Dienst verwalten, Freigabe von Gems steuern
  • Gemini-Unterhaltungen in Vault aufbewahren und in Audit-Logs nachvollziehen
  • Gemini in der Admin-Konsole (Business-Editionen): Fragen zu Einstellungen und Fehlersuche in Alltagssprache
Praxisprojekt: Google Workspace für eine Steuerberatungskanzlei mit drei Standorten
  • Domain umziehen: MX, SPF, DKIM und DMARC so setzen, dass Mandantenpost zuverlässig ankommt
  • Organisationseinheiten für Berufsträger:innen, Sachbearbeitung und Auszubildende mit eigenen Freigaberegeln
  • Bestätigung in zwei Schritten, Passkeys und eine DLP-Regel (Enterprise-Editionen) gegen Steuer-IDs in externen Freigaben
  • Aufbewahrung in Vault nach gesetzlichen Fristen und ein Offboarding-Ablauf als Checkliste
Lernziele
  • Sie bestätigen eine Domain und richten MX, SPF, DKIM und DMARC für Gmail so ein, dass Prüfwerkzeuge keine Fehler melden.
  • Sie planen Organisationseinheiten und Gruppen so, dass Dienste und Richtlinien mit wenigen Ausnahmen vererbt werden.
  • Sie teilen Verwaltungsaufgaben auf vordefinierte und eigene Administratorrollen auf und sichern Super-Admin-Konten ab.
  • Sie erzwingen die Bestätigung in zwei Schritten mit Passkeys oder Sicherheitsschlüsseln und regeln den Zugriff von Drittanbieter-Apps.
  • Sie begrenzen Drive-Freigaben nach außen, richten eine DLP-Regel (Enterprise-Editionen) im Testmodus ein und werten Audit-Logs aus.
  • Sie legen Aufbewahrungsregeln in Google Vault an und führen ein sauberes Offboarding durch.
Zielgruppe
  • Administrator:innen, die Google Workspace neu übernehmen oder eine gewachsene Umgebung aufräumen wollen
  • IT-Leitung kleiner und mittlerer Unternehmen, die Sicherheit und Datenschutz in Google Workspace verantwortet
  • Systemhäuser und IT-Dienstleister, die Google Workspace für Kund:innen einrichten und betreuen

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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