Google Sheets Seminar: Formeln, QUERY, Pivot, Teamarbeit

Einstieg in Google Sheets

• Tabellen in Drive anlegen, benennen und aus einer Vorlage starten
• Oberfläche: Menüs, Symbolleiste, Formelleiste, Tabellenblätter und Namensfeld
• Gebietsschema und Zeitzone der Datei für deutsche Datums- und Zahlenformate einstellen
• Zeilen und Spalten einfügen, fixieren, ausblenden und gruppieren
• Tastenkürzel, Suchen und Ersetzen sowie die Menüsuche gezielt nutzen
• Offline-Zugriff und Google-Sheets-App auf Smartphone und Tablet

Daten erfassen, prüfen und bereinigen

• Datenvalidierung: Zahlen-, Datums- und Textregeln mit Hinweis oder Ablehnung
• Dropdowns aus Liste oder Bereich, farbige Dropdown-Chips und Mehrfachauswahl
• Kontrollkästchen als Statusfeld und als Grundlage für Formeln
• Smartchips für Personen, Dateien und Termine in Zellen einfügen
• Daten bereinigen: Duplikate entfernen, Leerzeichen kürzen, Bereinigungsvorschläge
• Text in Spalten aufteilen und importierte CSV-Dateien korrekt einlesen

Struktur und Formatierung

• Bereiche in Tabellen konvertieren: Spaltentypen, Kopfzeile, Ansicht „Gruppieren nach“
• Zahlen-, Währungs-, Datums- und benutzerdefinierte Formate
• Bedingte Formatierung mit Farbskalen und eigenen Formeln
• Abwechselnde Farben, Zeilenumbruch und Zellen verbinden – wann es schadet
• Benannte Bereiche als lesbare Bezüge in Formeln und Validierungen

Formeln und Funktionen

• Relative, absolute und gemischte Bezüge sowie Bezüge auf andere Tabellenblätter
• Rechnen mit SUMME (SUM), MITTELWERT (AVERAGE), ANZAHL2 (COUNTA) und SUMMEWENNS/ZÄHLENWENNS (SUMIFS/COUNTIFS)
• Logik mit WENN (IF), WENNS (IFS), UND (AND), ODER (OR) und WENNFEHLER (IFERROR)
• Nachschlagen mit SVERWEIS (VLOOKUP), XVERWEIS (XLOOKUP) sowie INDEX und VERGLEICH (MATCH) im Vergleich
• Textfunktionen: VERKETTEN (CONCATENATE), TEXTJOIN, SPLIT, LINKS/RECHTS (LEFT/RIGHT) und REGEXEXTRACT
• Datums- und Zeitfunktionen: HEUTE (TODAY), DATEDIF, NETTOARBEITSTAGE (NETWORKDAYS), KALENDERWOCHE (WEEKNUM)
• Englische oder deutsche Funktionsnamen: Einstellung und Austausch von Formeln
• Formelfehler wie #NV, #BEZUG! und #WERT! lesen und beheben

Dynamische Formeln und Datenabfragen

• ARRAYFORMULA: eine Formel für die ganze Spalte statt kopierter Formeln
• FILTER, SORT und UNIQUE für Listen, die sich selbst aktualisieren
• QUERY mit select, where, group by und pivot für Auswertungen per Abfrage
• IMPORTRANGE: Daten aus einer anderen Tabelle einbinden, Zugriff freigeben
• LET und LAMBDA sowie BYROW und MAP für wiederverwendbare Rechenschritte
• Benannte Funktionen anlegen und in andere Tabellen importieren

Auswerten mit Filtern, Pivot-Tabellen und Diagrammen

• Filter und Filteransichten, damit mehrere Personen gleichzeitig filtern können
• Pivot-Tabellen anlegen: Zeilen, Spalten, Werte, Filter und Datumsgruppierung
• Berechnete Felder und Anzeige als Anteil in Pivot-Tabellen
• Diagrammtypen wählen: Säulen, Linien, Kreis, Kombi, Punkt und Zeitachse
• Datenschnitte (Slicer) für interaktive Berichte über Pivot und Diagramm
• Zeitachsenansicht für Projekt- und Terminlisten aus Start- und Enddatum

Gemeinsam an Tabellen arbeiten

• Freigeben als Betrachter:in, Kommentator:in oder Bearbeiter:in, Links mit Bedacht
• Tabellenblätter und Bereiche schützen, Warnung oder feste Bearbeitungsrechte
• Kommentare mit Zuweisung per @-Erwähnung erledigen lassen
• Versionsverlauf, benannte Versionen und Bearbeitungsverlauf einer Zelle
• Benachrichtigungsregeln bei Änderungen und Diagramme nach Docs und Slides verknüpfen
• Im Web veröffentlichen oder als PDF, XLSX und CSV herunterladen

Datenverbindungen und Automatisierung im Einstieg

• Antworten aus Google Forms als Datenquelle übernehmen (Überblick)
• Connected Sheets: große BigQuery-Datenbestände mit Pivot und Diagramm auswerten (Überblick)
• Makros aufzeichnen, benennen, per Tastenkürzel starten und bearbeiten
• Apps Script öffnen: aufgezeichnetes Makro lesen und ein eigenes Menü anlegen
• Benutzerdefinierte Funktion in Apps Script schreiben und in Zellen verwenden
• Trigger bei Bearbeitung oder nach Zeitplan und die zugehörigen Berechtigungen

Umstieg von Excel

• Excel-Dateien direkt bearbeiten oder in Google Sheets konvertieren – Vor- und Nachteile
• Was beim Konvertieren verloren geht: VBA-Makros, verknüpfte Arbeitsmappen, Blatt- und Mappenschutz, Power-Query-Abfragen
• Unterschiede bei Funktionen, Tastenkürzeln und Formelschreibweise
• Gemeinsames Arbeiten statt Dateiversand: Ablösung von E-Mail-Anhängen planen
• Grenzen von Google Sheets bei Zellanzahl (bis 20 Mio. Zellen je Datei) und Rechenzeit großer Tabellen
• Berechnungsmodus „Manuell“ in den Einstellungen: große Tabellen erst per „Berechnen“ neu rechnen lassen

Gemini in Google Sheets

• Seitenleiste „Frag Gemini“: Tabellen, Formeln und Erklärungen zu Ihren Daten erstellen lassen
• Auswertungen und Diagramme aus einer Frage zur Tabelle erzeugen und nachprüfen
• Funktion AI bzw. GEMINI für Texte in Spalten: zusammenfassen, kategorisieren, Stimmung erkennen
• Vorgeschlagene Formeln verstehen statt übernehmen: Bezüge und Bereiche prüfen
• Grenzen und Datenschutz: welche Edition Gemini enthält, was Admins steuern

Praxisprojekt: Auftrags- und Provisionsauswertung eines Fahrradgroßhandels

• Auftragsliste mit Tabellen-Format, Dropdowns für Händler und Status sowie Validierung
• Provision je Außendienst mit XVERWEIS auf eine Staffeltabelle berechnen
• Monatsbericht mit QUERY, Pivot-Tabelle, Datenschnitt und Diagramm
• Blätter für den Außendienst schützen und Monatsabschluss als benannte Version festhalten

Lernziele

• Sie legen Tabellen mit Datenvalidierung, Dropdowns und Tabellen-Format so an, dass Eingaben einheitlich bleiben
• Sie berechnen und verknüpfen Daten mit WENN, SUMMEWENNS, XVERWEIS, FILTER und QUERY
• Sie werten Daten mit Pivot-Tabellen, Diagrammen und Datenschnitten aus
• Sie schützen Tabellenblätter und Bereiche, vergeben passende Freigaben und sichern Stände als benannte Versionen
• Sie zeichnen Makros auf und passen ein einfaches Apps-Script an
• Sie übertragen Excel-Arbeitsmappen nach Google Sheets und kennen die Unterschiede

Zielgruppe

• Google-Workspace-Nutzer:innen in Controlling, Vertrieb, Projekt- und Teamassistenz
• Umsteiger:innen von Microsoft Excel, deren Team auf Google Workspace arbeitet
• Verantwortliche für gemeinsam genutzte Listen, Budgets und Berichte