Zeitmanagement Grundlagen - Beratung, Coaching und Schulung

Zeitmanagement Grundlagen: Posteingang leeren, Kopf frei, Woche planen

Dauer: ab 1 Tag | Preis: ab 900 EUR (Netto) | Termin: Ganztägig + halbtägig

Sie bündeln alles, was auf Sie einströmt, in wenigen Sammelpunkten, verarbeiten Posteingang und E-Mails mit drei festen Fragen und reservieren in Ihrem Zeitbudget feste Zeit für die Aufgaben, die wirklich zählen.

Wie viele Orte gibt es, an denen gerade eine unerledigte Aufgabe auf Sie wartet?

Zeitmanagement beginnt nicht mit einer neuen App, sondern mit einer Bestandsaufnahme: Aufgaben erreichen uns per E-Mail, im Chat, auf Haftnotizen, in Besprechungen, als Sprachnachricht und als Gedanke unter der Dusche. Wer sie an zehn Stellen verteilt aufbewahrt, verliert Zeit mit Suchen und Erinnern und hat trotzdem das Gefühl, etwas zu vergessen. Die Grundlagen in diesem Kurs ordnen das Problem nach drei Prinzipien der Produktivität – Raum (Space), Kopf (Mind) und Zeit (Time) – und führen Schritt für Schritt zu einem System, das im normalen Arbeitsalltag durchzuhalten ist.

Zuerst geht es um die Hindernisse: warum Multitasking ein Mythos ist, was ständige Wechsel kosten und welche Unterbrechungen Sie selbst auslösen. Dann reduzieren Sie Ihre Sammelpunkte, richten einen Posteingang am Schreibtisch und einen mobilen ein, leeren den Kopf mit einer Liste von Auslösern und planen einen festen Wochenrückblick. Beim Prinzip Zeit wählen Sie einen Kalender für alle Termine, blocken Fokuszeit und üben, freundlich Nein zu sagen – zu anderen und zu sich selbst. Das Herzstück ist die Verarbeitung: Für jedes Element beantworten Sie drei Fragen – Was ist der nächste Schritt? Wann wird er erledigt? Wo ist das Material zu Hause? Die Methode ist eng verwandt mit Getting Things Done (GTD) von David Allen; bekannte Ansätze wie Eisenhower-Matrix, Pareto-Prinzip, Timeboxing und Pomodoro-Technik ordnen wir daneben ein.

Für E-Mails heißt das: verarbeiten statt nur nachsehen, ein Archivordner statt dreißig Unterordner, Regeln für Newsletter und Benachrichtigungen, feste Bearbeitungsfenster. Gezeigt wird das an Outlook und Microsoft To Do, die Prinzipien gelten aber für jedes Postfach und jede Aufgabenliste. Zum Schluss bauen Sie Ihren Zeitbudgeter: Arbeitszeit und Zeit für Sie, Ihre wertvollsten Aktivitäten und eine Wochenvorlage, in der diese Aktivitäten zuerst Platz bekommen.

Der Kurs richtet sich an alle, die ihre eigene Arbeit besser im Griff haben wollen, unabhängig von Rolle und Branche. Wie Führungskräfte zusätzlich Delegation, Erreichbarkeit und Belastung ihres Teams steuern, behandelt das Seminar „(Selbst-)Management für Führungskräfte“, die Outlook-Funktionen im Detail das Seminar zur professionellen E-Mail-Verwaltung. Sie arbeiten mit Ihrem echten Posteingang und Kalender und richten das System während der Übungen direkt ein.

Ein voller Kopf ist kein Zeichen von Fleiß, sondern ein schlechter Speicher. Was wir uns „merken“, meldet sich zur falschen Zeit – beim Autofahren, nachts, mitten in einer anderen Aufgabe – und nie dann, wenn wir es erledigen könnten. Deshalb trenne ich in jedem Kurs zwei Tätigkeiten, die im Alltag ständig vermischt werden: sammeln und entscheiden. Gesammelt wird sofort und ohne Nachdenken an einem festen Ort, entschieden wird später, in Ruhe, mit drei Fragen. Wer das eine Woche lang durchhält, merkt, dass nicht die Zahl der Aufgaben gesunken ist, sondern die Zahl der Male, in denen dieselbe Aufgabe angefasst wird.
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Zeitmanagement Grundlagen: Posteingang leeren, Kopf frei, Woche planen

Hindernisse für die Produktivität
  • Ihre persönliche Motivation klären: welches Problem Ihr Zeitmanagement lösen soll
  • Dauerhafte Veränderung über kleine Gewohnheiten statt über große Vorsätze
  • Der Mythos des Multitasking: warum Aufgabenwechsel Zeit kosten, statt sie zu sparen
  • Konsequenzen von Multitasking: Fehler, Wiedereinstiegszeit, Stress – Übung mit Wechselaufgabe
  • Unterbrechungen protokollieren: wer, wann, warum – und welche Sie selbst auslösen
  • Die drei Prinzipien der Produktivität: Raum (Space), Kopf (Mind) und Zeit (Time)
  • Bekannte Methoden einordnen: Getting Things Done, Eisenhower-Matrix, Pareto-Prinzip, Pomodoro
Produktivitätsprinzip 1: Raum – Sammelpunkte ordnen
  • Bestandsaufnahme Ihrer Sammelpunkte: vom Postfach bis zur Haftnotiz am Bildschirm
  • Sammelpunkte auf wenige feste Eingänge eingrenzen
  • Einen Posteingang als Sammelpunkt am Schreibtisch einrichten – Ablagekorb oder Fach
  • Mobiler Posteingang: Notiz-App, Sprachnotiz oder To Do auf dem Smartphone
  • Das Beste aus einem Notizblock herausholen: eine Seite pro Tag, täglicher Übertrag ins System
  • Mehrere E-Mail-Konten konsolidieren: gemeinsam in Outlook einbinden oder per Weiterleitung bündeln
  • Mailboxen konsolidieren: Sprachnachrichten von Mobiltelefon und Teams-Telefonie an einem Ort abhören
  • Chats und @-Erwähnungen in Teams als zusätzlichen Sammelpunkt einbeziehen
  • Einen Platzhalter-Sammelpunkt für Dinge einrichten, die noch keinen Ort haben
  • Berufliche und private Sammelpunkte trennen – auch auf demselben Smartphone
  • Den nächsten Schritt zur Kontrolle Ihres Raums: Aufräumtermin und fester Pflegerhythmus
Produktivitätsprinzip 2: Kopf – Gedanken aus dem Kopf holen
  • Optionen zum Aufräumen des Geistes: Liste, Mindmap oder vollständige Gedankensammlung
  • Mentale Auslöser: Checkliste von Arbeits- und Lebensbereichen, die offene To-dos hervorholt
  • Einen Zeitplan für die Gedankenbereinigung festlegen: tägliche Kurzrunde, wöchentlich gründlich
  • Der Wochenrückblick als Kern: Listen prüfen, Projekte aktualisieren, Kalender vorausschauen
  • Den Geist frei halten: offene Schleifen sofort notieren statt sie sich zu merken
Produktivitätsprinzip 3: Zeit – Kalender und Nein sagen
  • Den richtigen Kalender wählen: einer für alle Termine, privat und beruflich sichtbar getrennt
  • Effektive Nutzung Ihres Kalenders: Puffer, Wegezeiten und Termine mit sich selbst
  • Fokuszeit blocken und im Kalender als gebucht anzeigen, damit sie nicht verplant wird
  • Nein sagen zu anderen: Anfrage prüfen, Alternative anbieten, freundlich und klar ablehnen
  • Nein sagen zu sich selbst: Ablenkungen, Perfektionismus und vorschnelle eigene Zusagen
  • Besprechungseinladungen prüfen: Ziel, Dauer, Teilnehmerkreis – oder reicht eine Nachricht?
Sammeln im Posteingang
  • Vorbereiten zum Sammeln: Zeitfenster, Material und ein leerer Posteingang als Startpunkt
  • Sammeln zum Posteingang am Schreibtisch: Stapel, Schubladen, Pinnwand, Haftnotizen
  • Sammeln anderswo: Tasche, Auto, Homeoffice, Smartphone und Cloud-Ordner
  • Digitale Altlasten: Desktop, Download-Ordner und offene Browser-Tabs als versteckte Sammelpunkte
Verarbeitung verstehen: das Was-Wann-Wo-System
  • Das Was-Wann-Wo-Verarbeitungssystem beherrschen: drei Fragen für jedes Element
  • Verarbeitungsfrage 1: Was ist der nächste Schritt? Aufgaben als sichtbare Tätigkeit formulieren
  • Zwei-Minuten-Regel: Kleinigkeiten sofort erledigen, statt sie zu verwalten
  • Verarbeitungsfrage 2: Wann wird es erledigt? Kalendertermin, Aufgabenliste oder Wiedervorlage
  • Aufgaben in Microsoft To Do: Listen, Fälligkeit, Erinnerung und die Ansicht „Mein Tag“
  • Verarbeitungsfrage 3: Wo ist es zu Hause? Ablageort für Unterlagen und Referenzmaterial
  • Ablegen leicht gemacht: wenige Hauptordner, alphabetisch sortiert, mit Wiedervorlagemappe
  • Digitale Ablage leicht gemacht: Ordner in OneDrive oder SharePoint, sprechende Dateinamen, Suche
  • Übung: die Bearbeitung Ihres ersten Posteingangs vollständig durchführen
  • Einen Zeitplan für die Verarbeitung festlegen: feste Fenster statt Verarbeitung nebenbei
E-Mail-Verarbeitung
  • Was, Wann, Wo für die E-Mail-Verarbeitung anwenden: antworten, übernehmen, ablegen, löschen
  • Gekennzeichnete E-Mails als Aufgaben in To Do und der Outlook-Aufgabenliste wiederfinden
  • Einen einzigen E-Mail-Archivordner einrichten und mit der Suche statt mit Ordnertiefe arbeiten
  • E-Mail-Regeln oder -Filter erstellen: Newsletter, Benachrichtigungen und Kopien einsortieren
  • Einen E-Mail-Durchlauf verarbeiten: von oben nach unten, jede Nachricht nur einmal anfassen
  • E-Mails verarbeiten statt nur prüfen: feste Zeiten statt ständiger Blick ins Postfach
  • Benachrichtigungen abschalten und die Ansicht „Relevant“ und „Sonstige“ bewusst einsetzen
Ihr Zeitbudgeter
  • „Arbeitszeit“ und „Zeit für Sie“ unterscheiden und beides bewusst einplanen
  • Wertvollste Aktivitäten festlegen: was trägt am stärksten zu Ihren Zielen und Ihrer Rolle bei?
  • Wertvollste Aktivitäten identifizieren: Rückmeldung von Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kundschaft
  • Zeit für Ihre wertvollsten Aktivitäten einplanen: feste Blöcke in einer Wochenvorlage
  • Verwendung Ihres Zeitbudgeters: geplante mit tatsächlicher Zeit vergleichen und nachsteuern
  • Prioritäten im Tagesgeschäft: Eisenhower-Matrix für dringend und wichtig, Pareto für Wirkung
  • Timeboxing und Pomodoro-Technik: Arbeitsblöcke mit festem Ende und kurzen Pausen
  • Die eigene Leistungskurve nutzen: konzentrierte Arbeit in die besten Stunden des Tages legen
Praxisprojekt: Sammelpunkte und Zeitbudget im Auftragsinnendienst eines Kältetechnikbetriebs
  • Ausgangslage: Serviceaufträge kommen per Telefon, E-Mail, Kundenportal und Zettel aus dem Monteurfahrzeug
  • Sammelpunkte erfassen, auf drei Eingänge reduzieren und Outlook-Regeln für Portalmeldungen anlegen
  • Einen echten Wochenrückstand mit dem Was-Wann-Wo-System verarbeiten und Aufgaben in To Do übernehmen
  • Wochenvorlage mit Verarbeitungsfenstern, Fokuszeit und Puffer für Störungsmeldungen im Sommer
Lernziele
  • Sie reduzieren Ihre Sammelpunkte auf wenige feste Eingänge am Schreibtisch und unterwegs
  • Sie leeren Ihren Kopf mit einer Auslöserliste und halten einen wöchentlichen Rückblick ein
  • Sie verarbeiten jedes Element mit den Fragen Was, Wann und Wo und legen Unterlagen auffindbar ab
  • Sie verarbeiten E-Mails in festen Fenstern mit Archivordner, Regeln und Kennzeichnungen
  • Sie planen Ihre Woche mit einem Zeitbudgeter, der Ihren wertvollsten Aktivitäten zuerst Zeit gibt
  • Sie sagen begründet Nein und schützen Fokuszeit im Kalender
Zielgruppe
  • Mitarbeitende aller Bereiche, die viele Anfragen und Aufgaben aus unterschiedlichen Kanälen bearbeiten
  • Sachbearbeitung, Assistenz und Projektmitarbeit mit hohem E-Mail- und Terminaufkommen
  • Alle, die ein schlankes System für Aufgaben, Ablage und Wochenplanung aufbauen wollen

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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