Lösungsorientierte Mitarbeitergespräche führen: Seminar

Gesprächsarten, Struktur und Vorbereitung

• Gesprächsarten im Überblick: Jahres-, Ziel-, Entwicklungs-, Feedback-, Kritik- und Rückkehrgespräch
• Bedeutung und Aufbau des Jahresgesprächs: Rückblick, Zusammenarbeit, Ziele, Entwicklung, Vereinbarungen
• Jahresgespräch und unterjährige Gespräche: Rhythmus, Aufwand und wie beide zusammenhängen
• Vorbereitung beider Seiten: Leitfaden, Vorbereitungsbogen, Unterlagen, ungestörter Rahmen
• Leistungsbeurteilung und Gehalt im selben Gespräch oder getrennt: Vor- und Nachteile

Lösungsorientierte Gesprächsführung

• Grundannahmen des lösungsorientierten Ansatzes nach Steve de Shazer und Insoo Kim Berg
• Ziel statt Problem: Ziele positiv, konkret und im eigenen Einflussbereich formulieren
• Skalierungsfragen: Wo stehen Sie zwischen 1 und 10, und was wäre ein Punkt mehr?
• Ausnahmen finden: Wann tritt das Problem nicht auf, und was ist dann anders?
• Ressourcen erfragen und eigene Ratschläge bewusst zurückhalten
• Fragetypen gezielt einsetzen: offene, zirkuläre und hypothetische Fragen

Digitale Kommunikation in Mitarbeitergesprächen

• Wann ein Videotermin genügt und wann ein persönliches Treffen angemessen ist
• Gemeinsames Dokument statt Formularversand: Ergebnisse während des Gesprächs festhalten
• Gesprächstechnik vor der Kamera: Blickkontakt, Pausen, Nachfragen bei fehlenden Signalen
• Vertraulichkeit im Videogespräch: Umgebung, Kopfhörer, keine Aufzeichnung ohne Einwilligung

Kontinuierliche Feedbackkultur

• Regelmäßige 1:1-Gespräche, damit das Jahresgespräch keine Überraschungen enthält
• Feedback in beide Richtungen: Rückmeldung an die Führungskraft gezielt erbitten
• Feedforward: Hinweise für die nächste Situation statt Urteil über die letzte
• Feedback-Tools und -Apps: Pulsbefragung, 360-Grad-Feedback, Feedbackfunktionen in HR-Software
• Anonymität, Auswertung und Mitbestimmung beim Einsatz von Feedback-Werkzeugen klären

Emotionale Intelligenz und Achtsamkeit im Gespräch

• Empathisch zuhören: Inhalt und Gefühl spiegeln, bevor Sie antworten
• Auf Tränen, Ärger oder Schweigen reagieren, ohne das Gespräch abzubrechen
• Präsent bleiben: Ablenkungen ausschalten, Notizen erst nach dem Zuhören
• Eigene Deutungen bemerken mit dem Vier-Ohren-Modell nach Schulz von Thun

Diversität und Inklusion in Mitarbeitergesprächen

• Unterschiedliche Erwartungen an Gespräche: Direktheit, Selbstdarstellung, Respekt vor Hierarchie
• Beurteilungsfehler erkennen: Halo-Effekt, Nikolaus-Effekt, Mildefehler, Ähnlichkeitseffekt
• Gleiche Entwicklungschancen für Teilzeitkräfte, Rückkehrer:innen aus der Elternzeit und Menschen mit Behinderung
• Gespräche bei Sprachbarrieren: einfache Sprache, Zusammenfassung, Rückfragen

Schwierige Gespräche

• Kritikgespräch bei nachlassender Leistung: Sachverhalt, Auswirkung, Erwartung, Unterstützung
• Eine abgelehnte Beförderung oder Gehaltserhöhung begründen und Perspektiven aufzeigen
• Gespräch nach längerer Krankheit: Rückkehrgespräch und betriebliches Eingliederungsmanagement unterscheiden
• Wenn das Gespräch in einen Konflikt kippt: unterbrechen, vertagen, anders fortsetzen

Personalentwicklung und Karriereplanung

• Entwicklungsgespräch: Stärken, Interessen und Ambitionen erfragen
• Entwicklung jenseits von Seminaren: Projekte, Stellvertretung, Jobrotation, Mentoring
• Karrierewege besprechen: Fach-, Projekt- und Führungslaufbahn
• Entwicklungsplan mit Zwischenschritten, Unterstützung und Terminen
• Ehrlich bleiben, wenn die Erwartungen größer sind als die Möglichkeiten im Haus

Praxisübungen: Fallstudien und Rollenspiele

• Leitfaden für ein Jahresgespräch an einem eigenen Fall ausfüllen und gegenseitig prüfen
• Rollenspiel mit Beobachtungsbogen: Redeanteile und lösungsorientierte Fragen auswerten
• Rollenspiel per Videokonferenz: Kritikgespräch auf Distanz

Evaluierung und Nachbereitung von Mitarbeitergesprächen

• Protokoll und Vereinbarungen: Inhalt, Zugriff, Aufbewahrung in der Personalakte
• Vereinbarungen bis zum nächsten Termin nachhalten: kurze Zwischengespräche
• Gesprächsqualität bewerten lassen: kurze Rückmeldung der Mitarbeitenden nach dem Termin
• Gesprächsrunde eines Bereichs auswerten: wiederkehrende Themen für Personalentwicklung erkennen

Abschluss und Follow-Up

• Eigenen Gesprächsleitfaden an Bereich und Gesprächsart anpassen
• Nächste Gesprächsrunde planen: Termine, Vorbereitungsbögen, Zeitpuffer
• Follow-up-Workshop: erste Gespräche mit dem neuen Vorgehen gemeinsam auswerten

Praxisprojekt: Drei Gespräche für eine Kette von Hörakustik-Fachgeschäften vorbereiten und führen

• Entwicklungsgespräch mit einer Hörakustikerin, die die Leitung einer neuen Filiale anstrebt
• Kritikgespräch mit einem erfahrenen Mitarbeiter, dessen Anpassungstermine sich seit Monaten verzögern
• Rückkehrgespräch per Video mit einer Kollegin nach der Elternzeit in Teilzeit
• Gemeinsamen Leitfaden und Protokollvorlage für alle Filialleitungen ableiten

Lernziele

• Sie wählen die passende Gesprächsart und bereiten Jahres- und Entwicklungsgespräche mit Leitfaden vor
• Sie setzen Skalierungsfragen, Ausnahmefragen und Zielformulierungen im Gespräch gezielt ein
• Sie führen Mitarbeitergespräche per Video vertraulich und halten Ergebnisse gemeinsam fest
• Sie erkennen Beurteilungsfehler und sichern gleiche Entwicklungschancen im Gespräch
• Sie führen Kritik- und Rückkehrgespräche sachlich und unterscheiden sie vom betrieblichen Eingliederungsmanagement
• Sie halten Vereinbarungen nach und werten Gesprächsrunden für die Personalentwicklung aus

Zielgruppe

• Führungskräfte, die Jahres-, Entwicklungs- und Feedbackgespräche führen
• HR- und Personalentwicklungsverantwortliche, die Gesprächsformate und Leitfäden gestalten
• Teamleitungen, die Mitarbeitergespräche erstmals oder in neuer Form führen