Selbstmanagement für Führungskräfte: Coaching zu Zeit und Energie

Die eigene Führungsarbeit ordnen

• Bestandsaufnahme der eigenen Woche: Zeitprotokoll über zehn Arbeitstage auswerten
• Führungs-, Fach- und Verwaltungsaufgaben trennen und ein Zielverhältnis festlegen
• Wochenstruktur für Führungskräfte: feste Blöcke für Einzelgespräche, Denkzeit und Erreichbarkeit
• Priorisieren nach Wirkung auf das Team: was nur Sie entscheiden können und was andere besser erledigen
• Delegieren nach Reifegrad: Ergebnis, Entscheidungsspielraum und Rückmeldepunkte vereinbaren
• Rückdelegation erkennen: wenn Probleme mit „Was soll ich jetzt tun?“ wieder bei Ihnen landen
• Methoden der persönlichen Arbeitsorganisation im Überblick – Vertiefung im Seminar „Zeitmanagement Grundlagen“

Digitale Werkzeuge für die eigene Arbeitsweise

• Werkzeuglandschaft im Überblick: Kalender, Aufgabenliste, Notizen, Teamboard, Chat
• Ein Ort für Zusagen: eigene Aufgaben und Versprechen an das Team in einem System bündeln
• Erreichbarkeit steuern: Benachrichtigungen, Fokuszeiten, Statusanzeige und Antwortfenster
• Teamboard statt Statusmail: Fortschritt sichtbar machen, ohne ständig nachzufragen
• Chat-Assistenten zum Vorbereiten und Zusammenfassen – und was Sie selbst entscheiden müssen
• Werkzeugwechsel begrenzen: wann ein neues Tool Arbeit erspart und wann es sie nur verlagert

Agiles Selbstmanagement

• Agile Prinzipien auf die eigene Arbeit übertragen: kurze Zyklen, sichtbare Arbeit, regelmäßige Rückschau
• Persönliches Kanban: Spalten, Begrenzung paralleler Vorhaben und Blick auf liegengebliebene Karten
• Wochenrückschau als persönliche Retrospektive: was lief, was blockiert, was ändere ich
• Pläne als Annahmen behandeln: Prioritäten bei neuen Informationen begründet anpassen
• Flexibel, aber nicht beliebig: feste Zusagen von verhandelbaren Vorhaben trennen

Emotionale Intelligenz und Umgang mit Belastung

• Emotionale Intelligenz nach Goleman: Selbstwahrnehmung, Selbststeuerung, soziales Bewusstsein, Beziehungsgestaltung
• Eigene Auslöser kennen: Situationen, in denen Sie unter Druck anders führen als geplant
• Belastung, Beanspruchung und Erholung unterscheiden: wie Stress entsteht und sich aufschaukelt
• Stressbewältigung auf drei Wegen: Situation ändern, Bewertung prüfen, Erholung sichern
• Warnzeichen von Erschöpfung bei sich und anderen – und wann professionelle Hilfe angezeigt ist
• Unter Druck führen, ohne den eigenen Stress an das Team weiterzureichen

Raum für Kreativität und neue Ideen

• Denkzeit einplanen: warum kreative Arbeit keine Restzeit zwischen Terminen sein kann
• Ideen aus dem Team holen: stille Sammlung vor der Diskussion, damit nicht nur die Lautesten zählen
• Ideen auswählen: Wirkung, Aufwand und Risiko nebeneinanderstellen
• Vom Einfall zum Versuch: kleine Experimente mit Zeitrahmen und Abbruchkriterium
• Methoden der Ideenfindung im Überblick – Vertiefung im Seminar „Kreatives Denken lernen“

Kommunikation und frühe Klärung

• Die eigene Kommunikation planen: welche Information wann, über welchen Kanal, an wen
• Zuhören und nachfragen: Gesprächstechniken für Einzelgespräche und Besprechungen
• Klare Aufträge formulieren: Ziel, Rahmen, Termin und Form der Rückmeldung
• Spannungen früh ansprechen: Ich-Botschaften und die vier Schritte der gewaltfreien Kommunikation
• Selbst moderieren oder Mediation von außen holen – Vertiefung im Seminar Konfliktmanagement

Werte, Ethik und Nachhaltigkeit im eigenen Handeln

• Nachhaltigkeit in Entscheidungen einbeziehen: ökologische und soziale Folgen neben Kosten und Termin
• Eigene Werte klären und als Prüfstein für schwierige Entscheidungen nutzen
• Zwickmühlen im Führungsalltag: Zielvorgaben, Loyalität nach oben, Ehrlichkeit gegenüber dem Team
• Vorbildwirkung: wie Ihr Umgang mit Arbeitszeit, Fehlern und Zusagen das Team prägt

Work-Life-Integration und Grenzen

• Work-Life-Balance oder Work-Life-Integration: zwei Modelle und was zu Ihrer Lebenslage passt
• Nach Energie planen: anspruchsvolle Führungsaufgaben in Phasen hoher Konzentration legen
• Grenzen ziehen: Erreichbarkeit nach Feierabend, im Urlaub und bei mobiler Arbeit festlegen
• Erreichbarkeitsregeln mit dem Team vereinbaren und als Führungskraft selbst einhalten
• Übergänge zwischen Arbeit und Privatleben gestalten, gerade wenn beides am selben Tisch stattfindet

Selbstreflexion und kontinuierliches Lernen

• Selbstreflexion mit Leitfragen und Führungstagebuch: Situation, eigene Reaktion, Wirkung
• Fremdbild einholen: Rückmeldung von Team, Peers und Vorgesetzten, auch als 360-Grad-Feedback
• Lernziele für das nächste Halbjahr ableiten und überprüfbar formulieren
• Lernen im Alltag: kollegiale Beratung, Mentoring und kurze Lerneinheiten zwischen den Terminen

Umsetzung und Follow-up

• Persönlicher Umsetzungsplan: drei Veränderungen, erste Schritte, Termin zur Überprüfung
• Rückfälle vorwegnehmen: Wenn-dann-Pläne für Wochen mit Sonderlast
• Follow-up nach sechs bis acht Wochen: was sich gehalten hat und was angepasst wird
• Lernpartnerschaft oder Coaching zur Begleitung der Umstellung vereinbaren

Praxisprojekt: Die Arbeitswoche der Leitung eines städtischen Grünflächenamts neu ordnen

• Ausgangslage: drei Reviere, Bürgeranfragen, Ratsvorlagen, Baumkontrollen und Einsatzplanung in derselben Woche
• Zeitprotokoll auswerten und Aufgaben in Führung, Fachentscheidung und Verwaltung einordnen
• Delegationsplan für die Revierleitungen und Erreichbarkeitsregeln für Sommersaison und Winterdienst
• Persönliches Kanban-Board und Wochenrückschau für die ersten vier Wochen einrichten und auswerten

Lernziele

• Sie werten Ihre Arbeitszeit aus und legen ein begründetes Verhältnis von Führungs-, Fach- und Verwaltungsaufgaben fest
• Sie delegieren Aufgaben mit vereinbartem Ergebnis, Spielraum und Rückmeldepunkten und erkennen Rückdelegation
• Sie steuern Ihre Erreichbarkeit über Fokuszeiten, Kanalregeln und eine Wochenstruktur mit festen Blöcken
• Sie organisieren Ihre eigene Arbeit mit persönlichem Kanban und einer wöchentlichen Rückschau
• Sie erkennen eigene Stressauslöser und wählen passende Strategien zur Bewältigung
• Sie formulieren einen persönlichen Umsetzungsplan mit Überprüfungstermin und Wenn-dann-Plänen

Zielgruppe

• Führungskräfte mit Personalverantwortung, die ihre eigene Arbeitsweise neu ordnen wollen
• Bereichs- und Abteilungsleitungen mit hohem Abstimmungs- und Termindruck
• Erfahrene Teamleitungen, die Belastung, Erreichbarkeit und eigene Entwicklung bewusster steuern möchten