Asana Grundlagen - Beratung, Coaching und Schulung

Asana kennenlernen und einrichten

• Was Asana ist: Arbeitsmanagement für Teams, Abgrenzung zu To-do-Listen und Projektsoftware
• Konzept und Struktur: Organisation, Teams, Projekte, Abschnitte, Aufgaben, Unteraufgaben
• Eine Aufgabe in mehreren Projekten: Mehrfachzuordnung statt Kopien
• Konto mit Firmen-E-Mail anlegen: Organisation oder Arbeitsbereich, Anmeldung per Google, Microsoft oder SAML-SSO
• Tarife im Überblick: was der kostenlose Einstieg kann und welche Funktionen einen Bezahltarif brauchen
• Profil aktualisieren: Foto, Rolle, Abwesenheit und Benachrichtigungseinstellungen
• Teams beitreten, Einladungen annehmen, Mitglieder und Gäste einladen
• Teambeitrittsanfragen genehmigen und die Sichtbarkeit eines Teams festlegen
• Asana im Browser, als Desktop-App und in der mobilen App für iOS und Android

Projekte anlegen und strukturieren

• Projekt erstellen: leer, aus einer Vorlage oder per Import aus einer CSV-Tabelle
• Projekte bearbeiten, duplizieren, archivieren oder löschen – und was beim Löschen verloren geht
• Projektaufgabenliste in der Listenansicht aufbauen: Abschnitte, Reihenfolge, Mehrfachauswahl
• Projekte nach ihren Notwendigkeiten strukturieren: Abschnitte nach Phase, Gewerk oder Woche
• Projektaufgabenliste ändern: Aufgaben verschieben, in andere Projekte aufnehmen, als Duplikat markieren
• Projektübersicht pflegen: Ziel, Rollen, wichtige Ressourcen, Meilensteine und Projektbeschreibung
• Projekte von Anfang bis Ende: Start, Statusbericht, Abschluss und Archivierung

Aufgaben und Unteraufgaben

• Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben unterscheiden: was ein Projekt wird und was eine Aufgabe bleibt
• Aufgaben vollständig anlegen: Zuständige:r, Start- und Fälligkeitsdatum, Beschreibung, Anhänge
• Unteraufgaben für Teilschritte mit eigener Zuständigkeit und Fälligkeit, ohne zu tiefe Verschachtelung
• Aufgaben bearbeiten: Beschreibung formatieren, Checklisten, Links und Dateien ergänzen
• Aufgabentypen: Meilensteine markieren, Genehmigungsaufgaben im Überblick
• Wiederkehrende Aufgaben: täglich, wöchentlich, monatlich oder nach Abschluss neu fällig
• Benutzerdefinierte Felder für Priorität, Status und Aufwand – Felder aus der Bibliothek wiederverwenden
• Aufgaben priorisieren: Prioritätsfeld, Sortieren und Filtern in der Liste

Liste, Board und Kalender

• Board-Ansicht: Abschnitte als Spalten, Karten mit Feldern und Unteraufgaben-Anzeige
• Aufgaben im Board hinzufügen und anordnen, Karten zwischen Spalten ziehen
• Zwischen Liste und Board wechseln: dieselben Aufgaben, andere Sicht
• Arbeiten in der Kalenderansicht: Aufgaben per Ziehen terminieren, Zeiträume und Filter nach Person
• Asana-Kalender in Outlook oder Google Kalender abonnieren – nur in eine Richtung
• Filter, Sortierung und Gruppierung je Ansicht als Standard für alle speichern
• Zugriff auf ein Projekt über ein mobiles Gerät: Aufgaben erledigen, Fotos anhängen, kommentieren

Zusammenarbeit an Aufgaben und Projekten

• Kommentare zu Aufgaben mit @-Erwähnungen von Personen, Aufgaben und Projekten
• Aufgaben verfolgen: Beteiligte hinzufügen und steuern, wer welche Benachrichtigung bekommt
• Aufgaben mit Tags markieren: querliegende Themen über Projekte hinweg wiederfinden
• Fortschritt anzeigen: Aufgaben erledigen, Statusfeld pflegen, Fortschritt im Projekt sichtbar machen
• Eine Konversation starten: Nachrichten an Projekt oder Team statt E-Mail-Verteiler
• Projekte, Personen, Tags und Berichte zu den Favoriten in der Seitenleiste hinzufügen
• Dateien aus Google Drive, OneDrive oder Dropbox anhängen – Freigaberechte bleiben im Quellsystem
• Asana in Microsoft Teams, Slack und Outlook: Aufgaben aus Nachrichten und E-Mails erstellen

Tägliches Arbeiten mit Meine Aufgaben und Posteingang

• Die persönliche To-do-Liste „Meine Aufgaben“: eigene Abschnitte wie Heute, Diese Woche, Später
• Meine Aufgaben nach Fälligkeit oder Projekt sortieren und neue Zuweisungen automatisch einsortieren
• Persönliche Aufgaben ohne Projekt und private Aufgaben anlegen
• Aktualisierungen im Posteingang konsolidieren: Aktivitäten, Erwähnungen, Filter und Archivieren
• E-Mail-Benachrichtigungen reduzieren und den Posteingang zur täglichen Zentrale machen
• Aufgaben per E-Mail an Asana weiterleiten und so noch mehr Arbeit in Asana verfolgen

Workflows, Vorlagen und Prozesse

• Noch mehr Arbeit in Asana verfolgen: Anfragen, Besprechungsaufgaben und wiederkehrende Abläufe
• Zeit sparen mit Projektvorlagen: Abschnitte, Aufgaben, Felder und relative Fälligkeiten
• Aufgabenvorlagen für wiederkehrende Aufgabentypen mit vorbereiteten Unteraufgaben
• Prozesse dokumentieren: Projektbeschreibung, Arbeitsanweisungen als Aufgaben, Verweise auf Quellen
• Workflow Builder im Überblick: Eingang, Abschnitte und Regeln – Vertiefung im Aufbauseminar
• Ausblick auf Formulare, Regeln, Genehmigungen und Proofing im Aufbauseminar
• Sensible Informationen sicher speichern: private Projekte, Berechtigungen Bearbeiten, Kommentieren, Ansehen
• Was nicht in Asana gehört: Passwörter und Gesundheitsdaten; Gastzugänge bewusst vergeben

Die Zeitleiste verwenden

• Projekt in der Zeitleiste betrachten: Aufgaben mit Start- und Fälligkeitsdatum als Balken
• Ungeplante Aufgaben per Ziehen einplanen und Balken direkt in der Zeitleiste bearbeiten
• Aufgaben nach Farben kategorisieren: Färbung nach benutzerdefiniertem Feld, Gruppierung nach Abschnitt
• Abhängigkeiten setzen: „wartet auf“ und „blockiert“ durch Verbinden zweier Balken
• Abhängigkeits-Konflikte schnell erkennen und auflösen, wenn eine Folgeaufgabe zu früh endet
• Fälligkeitsdaten mehrerer Aufgaben auf einmal verschieben, abhängige Termine automatisch mitziehen
• Den gesamten Projektumfang sehen: Meilensteine, Zoom von Tagen bis Quartalen, Projektzeitraum
• Zeitleiste und Gantt-Ansicht im Vergleich: wann welche Darstellung besser passt

Dashboards, Berichte und erweiterte Suche

• Wie Berichte die Arbeit des Teams unterstützen: Fortschritt und Engpässe ohne Statusrunde sichtbar
• Konventionen fürs Berichtswesen: einheitliche Felder, Abschnitte, Fälligkeiten und Zuständigkeiten
• Projekt-Dashboard erstellen und aktualisieren: Diagramme zu offenen, überfälligen und erledigten Aufgaben
• Diagramme anpassen: Diagrammtyp, Datenquelle, Filter und Gruppierung wählen
• Berichte über Aufgaben und Personen mit der erweiterten Suche: Filter kombinieren, Suchen speichern
• Berichterstattung über Projekte: Statusberichte, Projektübersicht und teamübergreifende Dashboards
• Einblicke in die Arbeit des Teams über Teamseite, Teamprojekte und Berichtsbereich finden
• Projektdaten als CSV exportieren, um sie in Excel weiter auszuwerten

Praxisbeispiele für Berichte

• Über abgeschlossene Arbeiten berichten: Suche nach in den letzten sieben Tagen erledigten Aufgaben
• Über Prioritäten und andere Felder berichten: Diagramm gruppiert nach benutzerdefiniertem Feld
• Über abhängige Arbeit berichten: blockierte Aufgaben finden und Zuständigen sichtbar machen
• Master-Kalender-Bericht: gespeicherte Suche über mehrere Projekte in der Kalenderansicht
• Team-Bandbreite: offene Aufgaben je Person im Diagramm; Workload als Ausblick aufs Aufbauseminar
• Projektportfolios: mehrere Projekte bündeln und archivieren – Überblick, Vertiefung im Aufbauseminar

Asana AI in der täglichen Arbeit

• Asana AI einordnen: früher Asana Intelligence, Verfügbarkeit je Tarif und Freigabe durch die Administration
• Zusammenfassungen langer Kommentarverläufe und Entwürfe für Statusberichte mit Risiken und Blockaden
• Schreibhilfe in Asana: Aufgabenbeschreibungen und Kommentare kürzen, umformulieren, gliedern
• Fragen an den KI-Assistenten Asana Dash im Chat: überfällige Aufgaben, offene Risiken, nächste Schritte
• Projektstruktur aus einer Beschreibung vorschlagen lassen und Felder und Abschnitte prüfen
• AI Studio, Ressourcen- und Zielplanung als Ausblick; Grenzen, Datenverarbeitung und Prüfung der Ergebnisse

Praxisprojekt: Gastspieltournee eines Figurentheaters planen

• Team „Tournee“ anlegen, ein Projekt je Spielort und eine gemeinsame Aufgabe für Technik in beiden Projekten
• Ablauf je Gastspiel aus einer Projektvorlage: Vertrag, Technikanforderungen, Anreise, Aufbau, Vorstellung
• Zeitleiste mit Abhängigkeiten von Bühnenmaß bis Lichtplan, Konflikt nach Terminverschiebung lösen
• Meine Aufgaben und Posteingang für Tourneeleitung, Technik und Ensemble einrichten
• Dashboard und gespeicherte Suche für offene Verträge und blockierte Aufgaben, Statusbericht für die Intendanz

Lernziele

• Sie bauen einen Asana-Arbeitsbereich mit Teams, Projekten, Abschnitten, Aufgaben und Unteraufgaben auf
• Sie ordnen eine Aufgabe mehreren Projekten zu, statt sie zu kopieren
• Sie planen Termine in Kalender und Zeitleiste, setzen Abhängigkeiten und lösen Terminkonflikte
• Sie steuern Ihren Arbeitstag über Meine Aufgaben und den Posteingang
• Sie erstellen Projektvorlagen und dokumentieren wiederkehrende Abläufe in Asana
• Sie werten Arbeit mit Dashboards und gespeicherten erweiterten Suchen aus
• Sie prüfen Zusammenfassungen und Statusentwürfe von Asana AI gegen den tatsächlichen Projektstand

Zielgruppe

• Teams und Projektleitungen, die neu mit Asana arbeiten
• Teams, die Asana bereits nutzen und ihre Projekte neu ordnen möchten
• Teamassistenzen und Key-User, die Asana im Team einführen und betreuen