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Wrike Grundlagen Schulung: Projekte, Aufgaben und Workflows

Wrike Grundlagen: Projekte, Aufgaben und Workflows im Griff

Dauer: ab 1 Tag (8 UE) | Preis: ab 900 EUR (netto) | Live online oder vor Ort | Termin nach Vereinbarung

Sie strukturieren Projekte in Wrike mit Spaces, Aufgaben und eigenen Workflows, steuern Termine und Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm und behalten den Projektstand über Dashboards und Berichte im Blick.

Gesamtpreis für bis zu 3 Teilnehmende · Unverbindliche Anfrage · Keine Vorkasse

Wer macht was bis wann – und wo steht das Projekt gerade?

Wrike ist ein Werkzeug für Projekt- und Aufgabenmanagement, das genau diese Fragen für ganze Projektteams beantworten soll: Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeiten, Abhängigkeiten im Zeitplan, Status nach einem festen Workflow und Übersichten für die Projektleitung. Damit das funktioniert, braucht ein Wrike-Konto eine durchdachte Struktur aus Spaces, Ordnern und Projekten. Die Grundlagenschulung beginnt deshalb mit dem Aufbau und führt dann Schritt für Schritt zur täglichen Arbeit im Projekt.

Zuerst erstellen Sie ein Konto, laden Kolleg:innen ein und richten einen eigenen Space ein. Anschließend starten Sie ein Projekt, legen Aufgaben und Unteraufgaben an, weisen Personen und Termine zu und halten die Abstimmung über Kommentare, @Erwähnungen und angehängte Dateien direkt an der Aufgabe. Im Abschnitt zu Workflows definieren Sie eigene Status, Pflichtfelder und Automatisierungsregeln, nehmen Anfragen über Formulare entgegen und verwenden Vorlagen für wiederkehrende Projekte.

Für die Steuerung wechseln Sie zwischen Tabellen-, Board-, Datei- und Kalenderansicht, planen Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm und prüfen die Auslastung des Teams. Dashboards und Berichte zeigen, welche Aufgaben überfällig sind und wie weit ein Projekt fortgeschritten ist.

Wrike bringt eigene KI-Funktionen mit: Aufgabenbeschreibungen entwerfen, Kommentarverläufe zusammenfassen, Unteraufgaben aus Text anlegen und Risiken im Zeitplan erkennen. Sie probieren diese Funktionen an Ihren Übungsprojekten aus und bewerten, wo sich die Vorschläge übernehmen lassen und wo die Projektleitung selbst entscheiden muss.

Notion als flexiblen Arbeitsbereich für Wissen und Dokumente sowie Miro für visuelle Planung auf dem Whiteboard behandeln eigene Schulungen; hier steht das strukturierte Projektmanagement in Wrike im Mittelpunkt.

In Wrike entscheidet sich in der ersten Woche, ob das Werkzeug später Arbeit abnimmt oder nur eine weitere Liste ist. Ein Team, das gemeinsam festlegt, welche Status es gibt und wer eine Aufgabe auf „Erledigt“ setzen darf, braucht kaum noch Statusmeetings. Ein Team, das jeden Projektordner anders anlegt, bekommt dagegen Dashboards, denen niemand traut. Struktur zuerst, Ansichten danach – dann zeigt das Gantt-Diagramm auch, was wirklich geplant ist.

Was Sie danach können

  • Sie strukturieren ein Wrike-Konto mit Spaces, Ordnern und Projekten
  • Sie legen Aufgaben und Unteraufgaben an und weisen Verantwortliche und Termine zu
  • Sie bilden einen Teamablauf als Workflow mit eigenen Status, Feldern und Automatisierungsregeln ab
  • Sie planen Abhängigkeiten und Meilensteine im Gantt-Diagramm
  • Sie erstellen Dashboards und Berichte zum Projektstand

Zielgruppe und Voraussetzungen

  • Projektteams, die Wrike neu einführen oder strukturierter nutzen möchten
  • Projektleitungen und Teamleitungen, die Aufgaben, Termine und Auslastung steuern
  • Mitarbeitende aus Marketing, Agenturen und Fachabteilungen mit vielen parallelen Aufträgen
  • Keine Vorkenntnisse in Wrike nötig
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Wrike Grundlagen: Projekte, Aufgaben und Workflows im Griff

Einstieg in Wrike
  • Wofür Wrike gedacht ist: Projekt- und Aufgabenmanagement für Teams
  • Aufbau eines Wrike-Kontos: Spaces, Ordner, Projekte und Aufgaben
  • Wrike-Konto anlegen und die Oberfläche mit Startseite und Posteingang kennenlernen
  • Personen einladen: reguläre und externe Nutzer, Contributors und Viewer unterscheiden
  • Eine Einladung annehmen und das eigene Profil einrichten
  • Eigenen Space erstellen und für ein Team oder eine Abteilung strukturieren
  • Wrike auf Desktop und Smartphone: Benachrichtigungen sinnvoll einstellen
Projekte und Aufgaben organisieren
  • Neues Projekt starten: Projektleitung, Zeitraum, Status und Beschreibung
  • Aufgaben erstellen, beschreiben, priorisieren und verschieben
  • Unteraufgaben anlegen und große Aufgaben sinnvoll zerlegen
  • Verantwortliche, Start- und Fälligkeitstermine zuweisen
  • Aufgaben bearbeiten, Status aktualisieren und neu zuweisen
  • Eine Aufgabe in mehreren Projekten oder Ordnern führen, ohne sie zu kopieren
Zusammenarbeit an Aufgaben
  • Kommentare zu Aufgaben schreiben und Kolleg:innen mit @Erwähnungen einbinden
  • Dateien anhängen, Versionen hochladen und aus Cloud-Speichern verknüpfen
  • Korrekturschleifen mit Proofing (ab Tarif Business): Anmerkungen direkt an Dokumenten und Bildern
  • Freigaben (Approvals, ab Business) für Entwürfe einholen und dokumentieren
  • Posteingang und Benachrichtigungen: nichts verpassen, ohne alles zu lesen
Workflows und wiederkehrende Abläufe
  • Eigene Workflows mit Status für Planung, Umsetzung, Prüfung und Abschluss
  • Benutzerdefinierte Felder für Budget, Kunde oder Kategorie anlegen
  • Anfrageformulare (ab Business): Aufträge strukturiert entgegennehmen und automatisch zuordnen
  • Vorlagen (Blueprints, ab Business) für wiederkehrende Projekte erstellen und nutzen
  • Automatisierungsregeln: bei Statuswechsel zuweisen, benachrichtigen, Termine setzen
Projekt-Workflow managen und überwachen
  • Zwischen Tabellen-, Board-, Datei- und Listenansicht wechseln
  • Projekte im Gantt-Diagramm visualisieren und Termine per Ziehen verschieben
  • Abhängigkeiten zwischen Aufgaben erstellen und den kritischen Pfad erkennen
  • Meilensteine setzen und Basispläne (Baselines, ab Business) mit dem aktuellen Stand vergleichen
  • Projekte und Termine in der Kalenderansicht verwalten
  • Auslastung im Team prüfen und Aufgaben umverteilen
Dashboards, Diagramme und Berichte
  • Projekte mit Diagrammen analysieren: Status, Fortschritt, überfällige Aufgaben
  • Persönliches Dashboard mit Widgets für alle eigenen Aufgaben einrichten
  • Team-Dashboard für die Projektleitung teilen
  • Berichte über Projekte und Aufgaben erstellen, filtern und planen
  • Berichte nach Excel exportieren und im Konto teilen, auch mit kostenlosen Viewer-Lizenzen
  • Alles zusammenführen: Wochenroutine aus Posteingang, Dashboard und Gantt
KI-Funktionen in Wrike
  • Aufgabenbeschreibungen und Projektbriefings mit Wrike AI entwerfen und überarbeiten
  • Lange Kommentarverläufe einer Aufgabe zusammenfassen lassen
  • Unteraufgaben per KI aus markiertem Text anlegen lassen (nur englischer Text) und danach prüfen
  • KI-Risikoprognose (ab Business) einordnen: Signal für die Projektleitung, keine Entscheidung
  • Datenschutz und Verfügbarkeit: welche Daten die KI nutzt und welcher Tarif nötig ist
Praxisprojekt: Podcast-Staffel eines Fachverlags planen und produzieren
  • Space und Projekt mit Workflow von Themenidee über Aufnahme und Schnitt bis Veröffentlichung
  • Aufgaben je Folge mit Unteraufgaben für Recherche, Gastanfrage, Aufnahme und Shownotes
  • Anfrageformular für Themen- und Gastvorschläge aus den Redaktionen einrichten
  • Shownotes und Coverbilder per Proofing abstimmen und von der Programmleitung freigeben lassen
  • Gantt-Plan bis zum Staffelstart mit Abhängigkeiten und Dashboard für die Verlagsleitung

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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Die Preise verstehen sich bei Unternehmern gemäß § 14 BGB zzgl. MwSt. Der dargestellte Ab-Preis gilt für firmeninterne Veranstaltungen und entspricht dem niedrigsten Gesamtpreis für Veranstaltungen mit bis zu drei (3) Teilnehmenden.

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Wir passen den Inhalt spezifisch an die Bedürfnisse jedes Teilnehmers an. Irrelevante Themen werden ausgespart, um den größtmöglichen Nutzen zu garantieren.

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Durch regelmäßiges Feedback optimieren wir unsere Schulungen kontinuierlich und garantieren Ihnen ein Lernerlebnis der Extraklasse.

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Unsere Zufriedenheitsgarantie spricht für sich – bei Unzufriedenheit entstehen Ihnen keine Kosten.

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Herr Hecker ist sehr gut auf individuelle Wünsche, Fragen und Anregungen eingegangen. Eine sehr informative, interessante und gelungene Veranstaltung.
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So wird daraus Ihre Firmenschulung

1. Bedarf klären: Im kostenlosen Vorgespräch besprechen wir Ziele, Vorkenntnisse und Praxisaufgaben.

2. Angebot abstimmen: Inhalte, Format (live online oder vor Ort), Dauer und Preis legen wir gemeinsam fest.

3. Schulung durchführen: Sie arbeiten an Übungen aus Ihrem Alltag oder an einem neutralen Beispiel und nehmen konkrete nächste Schritte mit.

Häufige Fragen zur Schulung

Gilt der Ab-Preis pro Person oder für die Veranstaltung?

Die 900 EUR netto sind der niedrigste Gesamtpreis für eine firmeninterne Veranstaltung mit bis zu drei Teilnehmenden. Größere Gruppen und einen anderen Umfang bieten wir individuell an. Der verbindliche Preis steht in Ihrem Angebot.

Können wir eigene Aufgaben einbringen?

Ja. Welche Aufgaben sich eignen, welche Zugänge nötig sind und wie wir die Vertraulichkeit sichern, klären wir im Vorgespräch. Alternativ arbeiten wir an einem neutralen Beispiel.

Ist die Anfrage schon eine Buchung?

Nein. Sie erhalten zuerst ein abgestimmtes Angebot und entscheiden dann über die Beauftragung. Eine Vorkasse gibt es nicht.

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