Webex Meeting Schulung: teilnehmen, planen und als Host leiten

Erste Schritte mit Webex

• Überblick: Webex Meetings, Webex-App, Webex Webinars und wofür sie gedacht sind
• Konto registrieren oder per Unternehmensanmeldung (Single Sign-on) einsteigen
• Webex auf Windows, macOS, im Browser, auf Smartphone und Konferenzraumgeräten
• Startseite der Webex-App: anstehende Meetings, Beitrittsfeld, persönlicher Raum
• Webex-Website (Site) für Einstellungen, Aufzeichnungen und Planung im Browser
• Ältere Meetings-Anwendung und aktuelle Webex-App: was sich bei Umstieg und Bedienung ändert

Teilnahme an Webex-Meetings

• Beitreten per Link, Meeting-Nummer, Kalender oder Einwahl per Telefon
• Vorschaufenster vor dem Beitritt: Mikrofon, Kamera, Lautsprecher und Hintergrund wählen
• Rauschunterdrückung, Optimierung für die eigene Stimme und virtuelle Hintergründe
• Etikette in Videokonferenzen: Stummschaltung, Kamerabild, Licht, Wortmeldung per Handzeichen
• Layouts im Meeting: Raster, Bühne, Sprecheransicht und eigene Ansicht ausblenden
• Reaktionen und Handgesten, die die Kamera erkennt, ein- oder ausschalten
• Untertitel und Live-Transkript im Meeting einblenden

Meetings beginnen und planen

• Kontakte und Gruppen in der Webex-App verwalten und Personen direkt anrufen
• Persönlicher Raum: feste Adresse, Raum sperren, Lobby und Gäste hereinlassen
• Spontanes Meeting starten und Personen per E-Mail oder Link hinzuholen
• Meeting planen in der App, auf der Webex-Website oder mit dem Outlook-Add-in
• Optionen beim Planen: Serientermin, Kennwort, Lobby, Beitritt vor dem Gastgeber

Gastgeber von Webex-Meetings

• Gastgeberrolle: Teilnehmerliste, Lobby, Stummschalten, Teilnehmende entfernen, Meeting sperren
• Teilnehmerrechte zuweisen: Chat, Freigabe, Kommentieren, Umbenennen
• Co-Gastgeber und Moderatorrolle vergeben, Gastgeberrolle übertragen
• Alternativen Gastgeber beim Planen festlegen, damit das Meeting auch ohne Sie startet
• Bildschirm, Anwendung oder Datei freigeben; für Video oder Text optimieren
• Freigegebene Inhalte kommentieren und Whiteboard im Meeting nutzen
• Umfragen und Fragen und Antworten mit Slido im Webex-Meeting
• Breakout-Sitzungen anlegen, Personen zuweisen, Sitzungen besuchen und beenden

Meetings aufzeichnen und teilen

• Aufzeichnung starten, pausieren, beenden: Cloud oder lokal und wer das darf
• Einwilligung und Aufzeichnungshinweis für die Teilnehmenden
• Aufzeichnung abrufen, kürzen, mit Transkript ansehen und gezielt freigeben

Einstellungen ändern und mobil arbeiten

• Einstellungen der Webex-App: Audio, Video, Benachrichtigungen, Darstellung, Sprache
• Einstellungen auf der Webex-Website: Standardoptionen für geplante Meetings
• Webex auf Smartphone und Tablet: beitreten, teilen, Fahrsicherheit und Datenverbrauch
• Laufendes Meeting vom Smartphone auf den Rechner oder ein Raumgerät verschieben

Cisco AI Assistant im Meeting (kurz)

• Zusammenfassung und Aktionspunkte eines Webex-Meetings nach dem Termin
• Verpasstes nachholen: den Assistenten während des Meetings nach dem bisherigen Verlauf fragen
• Echtzeit-Übersetzung von Untertiteln in mehrsprachigen Runden (eigene Lizenz erforderlich)
• Voraussetzungen und Grenzen: Freischaltung durch die Administration, Transkript, Datenschutz

Praxisprojekt: Quartalsgespräch mit einem Zulieferer

• Meeting mit externem Zulieferer planen, alternativen Gastgeber und Lobby festlegen
• Lieferkennzahlen freigeben, Fragen über Slido sammeln und in Breakout-Sitzungen klären
• Aufzeichnung kürzen und nur mit den beteiligten Einkaufs- und Qualitätsverantwortlichen teilen

Lernziele

• Sie treten Webex-Meetings auf Rechner, Browser und Smartphone mit geprüftem Ton und Bild bei
• Sie planen Meetings im persönlichen Raum, in der Webex-App und über Outlook mit passenden Optionen
• Sie leiten ein Meeting als Gastgeber: Lobby, Rechte, Co-Gastgeber, Freigabe, Umfragen und Breakout-Sitzungen
• Sie zeichnen ein Meeting auf und geben die Aufzeichnung gezielt frei
• Sie passen die Einstellungen der Webex-App an und wechseln mit einem laufenden Meeting das Gerät

Zielgruppe

• Webex-Nutzer:innen, die regelmäßig an Meetings teilnehmen
• Mitarbeitende, die Webex-Meetings künftig selbst planen und als Gastgeber leiten
• Umsteiger:innen von Zoom oder Teams, die Webex in einem Kunden- oder Partnerprojekt nutzen