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SharePoint Online Schulung: Vertiefung für Key-User

SharePoint Online Vertiefung: Websites, Listen und Abläufe für Websitebesitzer

Dauer: ab 1 Tag | Preis: ab 900 EUR (Netto) | Termin: Ganztägig + halbtägig

Für Websitebesitzer:innen und fortgeschrittene Key-User: Sie gestalten SharePoint-Websites und Hubs, passen Listen und Bibliotheken an, automatisieren Abläufe mit Power Automate und vergeben Berechtigungen, die in der Praxis überschaubar bleiben.

Was unterscheidet eine gepflegte SharePoint-Website von einer Dateiablage mit Startseite?

SharePoint Online in der Praxis heißt für Websitebesitzer:innen: Websites so aufbauen, dass Kolleg:innen Inhalte finden, Listen sauber erfassen und Dokumente einen nachvollziehbaren Freigabestand haben. Diese Vertiefung setzt dort an, wo die Grundlagen aufhören – bei Design und Navigation über mehrere Websites, bei Hub-Websites und Mega-Menü, bei Spalten, Ansichten, Formularen und Versionierung, bei Seiten mit Webparts und bei Berechtigungen, die auch nach zwei Jahren noch jemand versteht.

Der Ablauf folgt dem Leben einer Website: Sie legen Team- und Kommunikationswebsites an, verbinden sie mit einem Hub, erstellen Listen aus Excel-Tabellen oder Vorlagen, richten Inhaltsgenehmigung und Versionsverwaltung für Bibliotheken ein und bauen Seiten aus Vorlagen. Anschließend binden Sie Listen, Seiten und Bibliotheken in Microsoft Teams ein, automatisieren wiederkehrende Schritte mit Regeln und Power Automate, betten eine Power App ein und klären, wann eindeutige Berechtigungen sinnvoll sind und wann sie mehr Aufwand als Nutzen erzeugen.

Copilot und Agents in SharePoint behandeln wir dort, wo sie Websitebesitzer:innen konkret entlasten: beim Entwurf von Seitentexten und bei einem Agent, der Fragen zu den Dokumenten einer Bibliothek beantwortet. Wichtig ist dabei der Zusammenhang mit Ihrer Arbeit an Berechtigungen – ein Agent sieht genau das, was die fragende Person sehen darf. Ob die Funktionen in Ihrem Tenant freigeschaltet und lizenziert sind, klären wir vorab.

Voraussetzung sind Grundkenntnisse als Anwender:in oder neue:r Websitebesitzer:in, wie sie die Seminare „SharePoint Online für Einsteiger“ und „SharePoint Online Grundlagen“ vermitteln. Die tenantweite Verwaltung im SharePoint Admin Center ist Thema von „SharePoint Online Konfiguration und Verwaltung“, die redaktionelle Planung eines Intranets das Seminar „SharePoint Kommunikationswebsites“. Wenn Sie möchten, üben wir an einem Nachbau Ihrer vorhandenen Websitestruktur.

Wenn mich ein Unternehmen wegen SharePoint ruft, liegt es selten an der Technik. Ich finde Bibliotheken, in denen jede zweite Datei eigene Berechtigungen hat, Unterwebsites in fünf Ebenen und Ordnerstrukturen, die nur ihr Erfinder versteht. Wer als Websitebesitzer:in drei Regeln einhält – flache Websites mit Hub statt Unterwebsites, Berechtigungen über Gruppen statt über Einzelpersonen, Metadaten statt verschachtelter Ordner –, betreut auch zwei Jahre später noch eine übersichtliche Umgebung. Power Automate und Copilot helfen erst, wenn diese Ordnung steht.
Themen und Inhalte für Ihre Beratung, Coaching, Workshop, Training, Schulung und Weiterbildung:

SharePoint Online Vertiefung: Websites, Listen und Abläufe für Websitebesitzer

Websites erstellen und gestalten
  • Moderne SharePoint-Websites: Teamwebsite und Kommunikationswebsite und ihre Einsatzzwecke
  • SharePoint an Team und Organisation anpassen: Websiteeinstellungen, Sprache, Zeitzone
  • Teamwebsite mit oder ohne Microsoft 365-Gruppe erstellen
  • Kommunikationswebsite erstellen – Überblick, Planung im Seminar SharePoint Kommunikationswebsites
  • Design, Farben und Logo der Website ändern
  • Kopfbereich anpassen: Layout, Hintergrund, Websitetitel ein- oder ausblenden
  • Websitemenü bearbeiten: Links, Bezeichnungen, Unterebenen, Zielgruppen
  • Navigationslayout für Teamwebsites wählen: horizontal oder vertikal
  • Navigation für Kommunikationswebsites: kaskadierendes Menü oder Mega-Menü
  • Fußbereich der Kommunikationswebsite: Logo, Anzeigename, Links
  • Websitevorlagen von Microsoft auf neue und vorhandene Websites anwenden
Hub-Websites und websiteübergreifende Navigation
  • Hub-Websites: gemeinsames Design, Navigation, Suche und News für verbundene Websites
  • Hub-Website einrichten lassen: Registrierung durch die SharePoint-Administration
  • Website mit einem Hub verknüpfen: Genehmigung, geerbtes Design, getrennte Berechtigungen
  • Links zu verbundenen Websites im Hub-Menü pflegen
  • Mega-Menü für die Hub-Navigation mit Spaltenüberschriften gestalten
  • Websitestruktur planen: flache Websites mit Hub statt tief verschachtelter Unterwebsites
Listen, Bibliotheken und Ansichten anpassen
  • Microsoft Lists: eine Liste in der Website anlegen und mit dem Team nutzen
  • „Neu > Liste“ oder „App hinzufügen“: welcher Weg zu welcher Art von Liste führt
  • Klassische App-Vorlagen über die Websiteinhalte hinzufügen – und ihre Grenzen im modernen SharePoint
  • Liste aus einer Excel-Tabelle erstellen und Spaltentypen prüfen
  • Liste leer, aus einer Vorlage oder aus einer vorhandenen Liste erstellen
  • Liste auffindbar machen: Navigation, Link auf der Startseite, Listen-Webpart
  • Spalten hinzufügen: Auswahl, Person, Datum, Nachschlagen, berechnete Spalte
  • Listenspalten löschen oder in Ansicht und Formular ausblenden
  • Spalten in Ansichten verwalten: Reihenfolge, Sortierung, Filter, Gruppierung
  • Bedingte Formatierung für Spalten und Ansichten – mit Regeln oder JSON
  • Inhaltsgenehmigung für eine Bibliothek: Entwurf, ausstehend, genehmigt, abgelehnt
  • Versionierung einer Bibliothek: Haupt- und Nebenversionen, Versionsgrenzen, Wiederherstellen
  • Dynamische Ansicht mit Filtern wie [Ich] und [Heute] erstellen
  • Listenansichten wählen: Raster, Kalender, Galerie oder Board
  • Listenformular anpassen: Spalten ein- und ausblenden, bedingte Formeln für Felder
  • Einfache mobile App für eine Liste mit Power Apps erstellen
Seiten und Webparts anpassen
  • Hero-Webpart bearbeiten: Kacheln, Ebenen, Bilder und Links
  • Bildergalerie-Webpart: Bilder auswählen, Layout festlegen, Alternativtexte pflegen
  • Seitenlayout einer Teamwebsite ändern: Abschnitte, Spalten, vertikaler Abschnitt
  • Webparts hinzufügen, verschieben, konfigurieren und entfernen
  • Seite aus einer Seitenvorlage erstellen und eigene Vorlagen speichern
  • Power Apps-Webpart: eine App auf einer SharePoint-Seite einbetten
  • Neue Seite in die Websitenavigation aufnehmen
  • Video einbinden: Webpart „Datei und Medien“ für Videos aus einer Bibliothek oder YouTube-Webpart
  • Seite veröffentlichen, erneut veröffentlichen, Veröffentlichung planen, Seitenversionen
  • Seitenanalyse: Aufrufe und Besucher:innen einer Seite auswerten
SharePoint mit Microsoft Teams verbinden
  • Microsoft Teams zu einer bestehenden Teamwebsite mit Gruppe hinzufügen
  • SharePoint-Listen und -Seiten als Registerkarte in Teams anheften
  • SharePoint-Bibliothek als Registerkarte in einem Teams-Kanal einbinden
  • Kanalordner und eigene Websites privater Kanäle – Vertiefung im Seminar SharePoint Online und Microsoft Teams
SharePoint mit Regeln und Power Automate automatisieren
  • Automatisierung heute: Power Automate statt der eingestellten klassischen SharePoint-Workflows
  • Regel für eine Liste oder Bibliothek erstellen: Benachrichtigung bei Änderungen und Bedingungen
  • Flow mit Power Automate aus einer Liste oder Bibliothek heraus erstellen
  • Genehmigungen für Dokumente und Listenelemente einrichten
  • Geplanter Flow: Erinnerung an Verantwortliche vor einem Fälligkeitsdatum
Berechtigungen und Freigaben anpassen
  • Berechtigungsmodell: Besitzer, Mitglieder, Besucher, Berechtigungsstufen, Vererbung
  • Neue SharePoint-Gruppe erstellen und Mitglieder hinzufügen
  • Eindeutige Berechtigungen für eine Bibliothek festlegen – und warum sparsam
  • Freigabeeinstellungen und Zugriffsanforderungen für eine Website festlegen
  • Zugriff überprüfen: Berechtigungen einer Datei anzeigen, Freigabelinks entfernen
Copilot und Agents in SharePoint
  • Copilot beim Erstellen von SharePoint-Seiten: Textentwurf, Umschreiben, Kürzen
  • Agent für eine SharePoint-Website oder Bibliothek erstellen und seine Quellen festlegen
  • Antworten des Agents gegen die Dokumente prüfen; er sieht nur, was die fragende Person sehen darf
  • Freigabe und Lizenzierung im Tenant klären, bevor ein Agent in Teams geteilt wird
Praxisprojekt: QM-Bereich mit freigegebenen Arbeitsanweisungen
  • Teamwebsite für das Qualitätsmanagement mit Design, Navigation und Hub-Anbindung einrichten
  • Bibliothek für Arbeitsanweisungen mit Inhaltsgenehmigung, Nebenversionen und Spalten für Gültigkeit
  • Liste für Abweichungsmeldungen mit angepasstem Formular, bedingter Formatierung und Board-Ansicht
  • Flow erinnert Verantwortliche vier Wochen vor der nächsten Überprüfung einer Anweisung
  • Berechtigungen: Lesen für die ganze Belegschaft, Bearbeiten nur für das QM-Team
Lernziele
  • Sie erstellen Team- und Kommunikationswebsites, gestalten Design, Kopf- und Fußbereich und verbinden Websites über einen Hub
  • Sie legen Listen aus Excel, Vorlagen oder vorhandenen Listen an und passen Spalten, Ansichten, Formulare und Formatierung an
  • Sie richten Inhaltsgenehmigung und Versionierung für Bibliotheken ein
  • Sie bauen Seiten mit Webparts und Seitenvorlagen und binden Listen, Seiten und Bibliotheken in Microsoft Teams ein
  • Sie automatisieren wiederkehrende Schritte mit Regeln und Power Automate
  • Sie vergeben Berechtigungen über Gruppen und prüfen Freigaben und Zugriffsanforderungen
Zielgruppe
  • Websitebesitzer:innen, die SharePoint-Websites für Team, Abteilung oder Projekt verantworten
  • Key-User und Power-User, die Listen, Bibliotheken und Abläufe für Kolleg:innen einrichten
  • Voraussetzung: sicherer Umgang mit SharePoint als Anwender:in oder Kenntnisse aus dem Seminar SharePoint Online Grundlagen

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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