Entwicklung einer unternehmensweiten Kollaborationsstrategie

Dieser Beitrag entstand im Juni 2020 während der COVID-19-Pandemie.

Wie können Sie für Ihr Unternehmen eine für Sie passende Kollaborationsstrategie entwerfen?

Unternehmen, die zum Zeitpunkt von COVID-19 noch nicht ganz bereit für die Echtzeit-Zusammenarbeit waren, mussten hart daran arbeiten, herauszufinden, wie sie sich auf die Umstellung auf Remote-Arbeit einstellen können. Der Versuch, in dieser Atmosphäre eine Zusammenarbeitsstrategie zu implementieren, muss sich anfühlen, als würde man ein Flugzeug reparieren, während es noch in der Luft ist.

Allerdings gibt es keinen besseren Zeitpunkt für die Implementierung einer Zusammenarbeitsstrategie als genau jetzt. Ihre Mitarbeiter sind zielgerichtet und bereit, so ziemlich alles auszuprobieren, um von zu Hause aus produktiver arbeiten zu können. Am wichtigsten ist, dass sie diese Werkzeuge im Übermaß nutzen und entdecken, wo Ihr derzeitiges Portfolio an Tools nicht ins Schwarze trifft.

Wo fangen Sie also an? Zunächst einmal sollten Sie nicht in Panik geraten und anfangen, Punktlösungen zu kaufen, um Punktprobleme zu lösen. Für eine effiziente Unternehmensstrategie müssen alle diese Tools zusammenarbeiten, und wenn Sie nur eine Facette eines Problems betrachten, verpassen Sie möglicherweise eine Gelegenheit, mehrere Herausforderungen gleichzeitig zu lösen.

1. Definieren Sie Funktionen für die Zusammenarbeit

Als Richtlinie sind hier einige wichtige Funktionsbereiche für die Zusammenarbeit aufgeführt. Fühlen Sie sich frei, diese Bereiche zu bearbeiten, hinzuzufügen oder wegzulassen, wenn sie für Ihr Unternehmen nicht relevant sind.

• Administration - Bereitstellung der Administration eines Collaboration-Systems, einschließlich Performance-, Benutzer- und Systemmanagement.
• Analytics & Reporting - Möglichkeit zur Durchführung verschiedener Analyse- und Reporting-Services für alle unterstützenden Collaboration-Systeme, Bereitstellung von Dashboarding und metrischem Reporting. Dies könnte Tools wie User Behavior Analytics Tools beinhalten.
• Business Application Enablement / Integration - Integration zur Verbindung von Kernplattformtechnologien mit gezielten Produktivitäts- und Kollaborationstools.
• Capture / eSignature - Fähigkeit zur Erfassung von Daten über eine Vielzahl von Quellen durch Scannen oder Scraping von Informationen über mehrere Datentypen, die strukturiert oder unstrukturiert sein können. Dazu gehört auch die Fähigkeit, elektronische Signaturen zu erfassen.
• Collaboration - Fähigkeit zur Kommunikation zwischen Unternehmensmitarbeitern, die die Nutzung einer Collaboration-Plattform, Enterprise Social Networking-Tools, eines Unternehmensintranets und des öffentlichen Internets umfasst.
• Content Security - Ein Prozess und/oder eine Reihe von Tools zur Bereitstellung und Pflege von Richtlinien zur Verhinderung und Überwachung von unbefugtem Zugriff, Missbrauch, Modifikation oder Zugriffsverweigerung sowie zum Schutz vor Datenverlust.
• Dokumentenmanagement - Fähigkeit, Dokumente zu empfangen, zu verfolgen, zu verwalten und zu speichern sowie Papier zu reduzieren. Das System ist in der Lage, die verschiedenen Versionen, die von verschiedenen Benutzern erstellt und geändert wurden, aufzuzeichnen. Bei der Verwaltung von digitalen Dokumenten basieren solche Systeme auf Computerprogrammen.
• Information Governance - Ein Prozess und/oder eine Reihe von Tools, die zur Verwaltung der Gesamtstrategie für Informationen in einer Organisation eingesetzt werden. Information Governance schafft ein Gleichgewicht zwischen dem Risiko, das Informationen darstellen, und dem Wert, den Informationen bieten. Beachten Sie, dass dies auch Data Governance sein kann.
• Meeting / Telko - Fähigkeit zur Online- und Telekonferenz-Zusammenarbeit in Echtzeit mit internen oder externen Beteiligten. Das System sollte die gemeinsame Nutzung von Inhalten durch alle Beteiligten in einer kontrollierten und sicheren Umgebung ermöglichen.
• Metadaten / Klassifizierung - Fähigkeit zur Klassifizierung und Kategorisierung von Daten vieler verschiedener Typen wie z. B. beschreibende Metadaten, strukturelle Metadaten, administrative Metadaten, Referenz-Metadaten und statistische Metadaten. Systeme und Prozesse sollten in der Lage sein, diese Daten in Übereinstimmung mit den vom Unternehmen festgelegten Richtlinien für Information Governance und Content Security zu verwalten.
• Plattform - Fähigkeit, ein integriertes Set von Softwareanwendungen und/oder Systemen bereitzustellen, deren Fähigkeiten und gemeinsam genutzte Daten kombiniert werden können, um Enterprise Business Solutions oder Anwendungen zu erstellen. Auch wenn Plattformen nicht unbedingt auf die Zusammenarbeit ausgerichtet sind, so bieten sie doch die Möglichkeit zur plattformübergreifenden Zusammenarbeit mit einem Ziel, das auf die angestrebte Funktion der Geschäftslösung ausgerichtet ist.
• Produktivität - Jede Anwendung, mit der Menschen Informationen "produzieren". Praktisch jedes Programm, das zum Erstellen oder Ändern eines Dokuments, Bildes, Audio- oder Videoclips verwendet wird, ist Produktivitätssoftware.
• Suche - Unternehmensweite Suche ist die Praxis, Inhalte aus mehreren unternehmensweiten Quellen, wie Datenbanken und Intranets, für eine bestimmte Zielgruppe durchsuchbar zu machen. "Enterprise Search" wird verwendet, um die Software zur Suche von Informationen innerhalb eines Unternehmens zu beschreiben.
• Systemsicherheit - Fähigkeit eines Unternehmens, die Sicherheit der Zusammenarbeit über eine Reihe von Tools und Prozessen zu verwalten, die sicherstellen, dass Richtlinien, Verfahren, Standards und Prinzipien durchgesetzt werden.
• Web Content Management - Die Fähigkeit, digitale Inhalte für externe oder interne Stakeholder zu erstellen und zu verändern.
• Workflow, Process Automation - Fähigkeit zur Verwaltung von Workflows und Prozessen, die den Bedarf des Unternehmens an Verständnis und Automatisierung von Geschäftsprozessen im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit im Unternehmen unterstützen.

2. Herausforderungen, Risiken und Maßnahmen

Dokumentieren Sie für jede Funktion die aktuellen Herausforderungen, mit denen Sie in jedem dieser Bereiche konfrontiert sind. Als Nächstes listen Sie auf, welchen Risiken Ihr Unternehmen ausgesetzt ist, wenn die Herausforderung nicht rechtzeitig angegangen wird, und schließlich schauen Sie sich an, welche aktuellen Aktivitäten stattfinden, um die Problembereiche zu adressieren, und welche zukünftigen Arbeiten geplant sind, die die Probleme Ihres Unternehmens angehen würden.

3. Dokumentieren Sie die Anforderungen

Dies mag wie eine gewaltige Aufgabe erscheinen. Erstellen Sie für jede Funktion eine Liste der Anforderungen, sprechen Sie mit funktionsübergreifenden Teams und nehmen Sie sich Zeit, um zu fragen, ob eine dieser Anforderungen benötigt wird. Sortieren Sie diese Anforderungen nach Fähigkeit, "Muss haben", "Schön zu haben" und "Gering". "Gering" bedeutet, dass sie für das Unternehmen jetzt nicht benötigt werden, aber in der Zukunft vielleicht benötigt werden. Fühlen Sie sich frei, jede Anforderung zu streichen, die nicht auf Ihr Unternehmen zutrifft.

4. Definieren Sie Ihre Verantwortlichen.

Dieser Punkt ist für die meisten Unternehmen schwierig, da die Zusammenarbeit einer der Bereiche ist, in dem viele Köche in der Küche stehen. Kollaboration ist wahrscheinlich die wichtigste Fähigkeit, die ein Unternehmen vorantreiben kann. Die Fähigkeiten sollten von den höchsten Ebenen des Unternehmens verantwortet werden, in der Regel von der C-Suite oder der VP-Ebene.

Jeder Anwendungs- oder Servicebereich sollte einen Business-, Entwicklungs-, Service-Verantwortlichen und Business Relationship Manager haben.

Dokumentieren Sie für jede dieser Fähigkeiten, welches Governance-Gremium autorisiert ist, maßgebliche Entscheidungen darüber zu treffen, was in diesem Servicebereich geschieht. Dies könnte IT-Governance, Architecture Review Boards, Domain oder Information Governance usw. sein. Vermeiden Sie nach Möglichkeit eine abteilungsspezifische Governance und stellen Sie sicher, dass Governance-Entscheidungen funktionsübergreifend getroffen werden, und informieren Sie regelmäßig und halbjährlich über den Fortschritt.

5. Erstellen Sie ein Verzeichnis Ihrer Werkzeuge

Listen Sie für jeden der Fähigkeitsbereiche alle Werkzeuge auf, die zur Bedienung dieses Fähigkeitsbereichs eingesetzt werden. Kategorisieren Sie diese Tools als vorhandene Tools, als zukünftig geplante Tools oder als Punktlösungs-Tools. Ich würde auch empfehlen, ein Attribut hinzuzufügen, das die Tools, die Technologie und die geschäftliche Eignung einstuft (niedrig, mittel, hoch) und die angenommene Kritikalität dieses Dienstes angibt. Das heißt, wenn Ihr Unternehmen diesen Service nicht hätte, könnten Sie das Geschäft nicht betreiben.

6. Informationsveranstaltungen und Umfragen

Nehmen Sie die Daten und fangen Sie an, diese Cross-Funktionalität zu kommunizieren, sammeln Sie Feedback und füllen Sie die Lücken Ihres Frameworks. Ziehen Sie eine Unternehmensumfrage in Erwägung, um zu ermitteln, wie zufrieden die Anwender mit diesen Tools sind, und nutzen Sie auch diese Daten, um Ihre Lücken zu schließen.

Laufende kontinuierliche Verbesserung

Wenn Ihre Informationsveranstaltungen abgeschlossen sind, ist es nun an der Zeit, Ihre Daten zu analysieren. Hier sind einige Hinweise, wo Sie beginnen und wie Sie vorgehen sollten:

• Gehen Sie die kritischsten, technologisch schlechtesten und geschäftsrelevanten Services zuerst an
• Nutzen Sie die Mitarbeiterbefragungen. Ein Großteil der Herausforderungen, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert ist, kann durch Training und Schulung mit den bereits vorhandenen Tools gelöst werden.
• Erweitern Sie Ihre Plattformen und maximieren Sie deren Nutzung. Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 oder Webex einsetzt, stellen Sie sicher, dass Sie deren Möglichkeiten voll ausschöpfen. Setzen Sie sich mit diesen Anbietern zusammen und bewerten Sie die Lücken im Vergleich zu der von Ihnen entwickelten Strategie.
• Stellen Sie sicher, dass Cyber Security, Compliance, Marketing, Digital und Information/Data Governance diese Strategie aufbauen und mit Ihnen pflegen. Wenn Sie sich an ITIL halten, stellen Sie sicher, dass Ihre Service Owner regelmäßig einbezogen werden. Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Plattformeigentümer einbezogen sind und eine Stimme am Tisch haben.
• Entwickeln und pflegen Sie eine User Impact Road Map. Road Maps müssen aktuelle und geplante Aktivitäten erfassen, sowohl betrieblich als auch finanziell. Stellen Sie sicher, dass die Roadmap klar vorgibt, wie die Anwender von dieser Änderung betroffen sein werden.

Diese Strategie ist ein lebendiges Stück Arbeit und sollte nie aufhören, sich weiterzuentwickeln und zu verbessern.