22.01.2025
Von Peter Hecker, Inhaber von HECKER CONSULTINGWelche Microsoft-Tools für Projekte passen: Planner und Planner Premium, Teams, Outlook, Lists, Forms, Power Automate und Copilot – mit Regeln für den Alltag.
Ein neues Projekt beginnt oft mit einer Excel-Datei, die per E-Mail herumgeht. Version 3 hat die Kollegin aus dem Einkauf, Version 5 der Projektleiter, und die Entscheidung aus der letzten Besprechung steht in keiner von beiden. Nach drei Wochen weiß niemand mehr sicher, wer was bis wann erledigen sollte.
Dabei haben die meisten Unternehmen die passenden Werkzeuge längst bezahlt. Mit einer Geschäftslizenz von Microsoft 365 stehen Teams, Planner, SharePoint, Lists, Forms und Outlook ohnehin zur Verfügung. Die eigentliche Frage lautet deshalb selten „Welches Projektmanagement-Tool kaufen wir?“, sondern: Welches der vorhandenen Programme ist wofür zuständig, und wie verhindern wir, dass Informationen über fünf Orte verstreut liegen?
Hier finden Sie eine Landkarte der Microsoft-Werkzeuge für Projekte, konkrete Vorschläge für die Einrichtung, den aktuellen Stand nach den Umbenennungen der letzten zwei Jahre und eine ehrliche Einschätzung, wann Microsoft 365 nicht mehr reicht.
Microsoft bietet nicht ein Projektmanagement-Programm, sondern mehrere, die unterschiedlich viel können und unterschiedlich viel kosten. Wer nach „Microsoft Projektmanagement“ sucht, stößt auf Namen, die es teilweise gar nicht mehr gibt. Der Stand im Herbst 2026:
Zwei Namen tauchen in älteren Anleitungen noch auf: Project for the web hat Microsoft im August 2025 als eigenen Dienst eingestellt, die Funktionen stecken seither in Planner. Und Project Online, die frühere Cloud-Lösung für Projektportfolios, hat Microsoft am 30. September 2026 abgeschaltet. Wer noch Pläne dort hatte, musste sie vorher umziehen.
Hat Ihr Projekt weniger als etwa 50 Aufgaben und kaum zeitliche Abhängigkeiten, reicht Planner in der Basisfassung. Hängen Arbeitspakete voneinander ab und muss jemand den Terminplan gegenüber der Geschäftsführung vertreten, lohnt der Blick auf die Premium-Pläne. Erst wenn mehrere Projekte um dieselben Leute konkurrieren und Auslastung oder Budget zentral gesteuert werden sollen, kommt eine echte Portfoliolösung ins Spiel – und die liegt dann oft außerhalb von Microsoft 365.
Die Programme selbst sind schnell eingerichtet. Schwierig wird es, wenn jeder sie anders benutzt: Der eine schreibt Aufgaben in den Chat, die andere in Planner, der dritte schickt sie per E-Mail. Bevor Sie das erste Werkzeug anlegen, sollte das Team deshalb festlegen, was wohin gehört. Ein Vorschlag, der sich für viele Projekte eignet:
Angenommen, ein mittelständischer Maschinenbauer führt eine neue Software für die Auftragsabwicklung ein. Einkauf, IT, Vertrieb und ein externer Dienstleister arbeiten mit. Mit dieser Aufteilung kann jede Person in Sekunden beantworten, wo sie nachsehen muss. Neue Mitglieder lesen den Kanal nach, statt sich alte E-Mails weiterleiten zu lassen. Meine Empfehlung: Halten Sie diese Spielregeln auf einer Seite fest und heften Sie sie als Registerkarte an den Kanal.
E-Mail ist für Projekte gleichzeitig unentbehrlich und gefährlich. Unentbehrlich, weil Kunden, Lieferanten und Behörden weiter per Mail kommunizieren. Gefährlich, weil Wissen in einzelnen Postfächern verschwindet, sobald jemand krank wird oder das Unternehmen verlässt.
Outlook bleibt das Werkzeug für alles, was nach außen geht, und für den Kalender. Ein paar Funktionen sparen im Projektalltag spürbar Zeit:
Für die interne Abstimmung ist ein eigenes Team pro Projekt – oder ein Kanal pro Projekt in einem Abteilungsteam – meist die bessere Wahl. Kanäle gibt es in drei Varianten: Standardkanäle sieht jedes Teammitglied, private Kanäle nur ausgewählte Personen, und geteilte Kanäle lassen sich auch mit Personen aus anderen Teams oder Organisationen nutzen. Für den externen Dienstleister im Beispiel ist ein geteilter Kanal oft eleganter, als ihn als Gast in das gesamte Team aufzunehmen.
Damit Kanäle lesbar bleiben, helfen zwei Gewohnheiten: Beiträge mit einer klaren Betreffzeile beginnen und auf vorhandene Beiträge antworten, statt neue zu eröffnen. Mit einer @-Erwähnung erreichen Sie gezielt einzelne Personen oder den ganzen Kanal. Wer in mehreren Projekten arbeitet, sollte die Benachrichtigungen je Kanal einstellen, sonst wird der Aktivitäts-Feed schnell zur zweiten Mailflut.
Teams-Besprechungen lassen sich direkt im Kanal ansetzen, sodass Einladung, Unterlagen und Nachbereitung an einem Ort bleiben. Bewährt hat sich eine gemeinsame Notiz, in der Agenda, Beschlüsse und Aufgaben noch während der Besprechung festgehalten werden. Werden Besprechungen aufgezeichnet oder transkribiert, ist das in Deutschland kein reines Technikthema: Teilnehmende müssen informiert sein, und in Unternehmen mit Betriebsrat ist die Einführung solcher Funktionen in der Regel mitbestimmungspflichtig.
Planner ist das Herzstück für die Aufgaben. Das Prinzip ist einfach: Ein Plan gehört zu einer Gruppe, also zu einem Team, und enthält Aufgabenkarten. Jede Karte bekommt eine verantwortliche Person, ein Fälligkeitsdatum, auf Wunsch eine Checkliste, Anhänge und Kommentare.
Buckets sind die Spalten der Tafel. Sie können sie nach Projektphasen („Konzept“, „Umsetzung“, „Test“, „Abnahme“) oder nach Arbeitsbereichen anlegen. Farbige Bezeichnungen ergänzen eine zweite Ebene, etwa „wartet auf Kunde“ oder „Risiko“. Wichtig ist, sich auf ein Schema zu einigen und es nicht nach zwei Wochen zu ändern.
Neben der Tafel gibt es eine Rasteransicht, die Aufgaben wie eine Tabelle zeigt, eine Zeitplanansicht im Kalenderformat und Diagramme, die auf einen Blick zeigen, wie viele Aufgaben überfällig sind und wer gerade wie viele offene Punkte hat. Gerade die Diagramme sind ein guter Einstieg in die wöchentliche Projektrunde: Statt reihum zu fragen, schaut das Team gemeinsam auf überfällige Karten.
Mit einer Premium-Lizenz wird aus Planner ein Werkzeug für Terminplanung. Sie sehen Aufgaben auf einer Zeitachse, verknüpfen sie mit Abhängigkeiten („Schulung erst nach Installation“), arbeiten in Sprints, wenn Ihr Team agil vorgeht, und definieren eigene Felder wie Aufwand oder Kostenstelle. Für Teams, die bisher Project for the web genutzt haben, ist das der vorgesehene Nachfolger. Ob sich die Zusatzlizenz lohnt, hängt weniger von der Teamgröße ab als davon, ob jemand tatsächlich einen Terminplan mit Abhängigkeiten pflegen wird. Wird der Zeitplan nach dem Kick-off nicht mehr angefasst, ist das Geld besser in eine Schulung investiert.
Die Planner-App zeigt unter „Meine Aufgaben“ alles, was Ihnen zugewiesen ist: Aufgaben aus allen Plänen, gekennzeichnete E-Mails aus Outlook, Ihre privaten Aufgaben sowie Aufgaben aus geteilten To-Do-Listen, Besprechungsnotizen und Loop-Aufgabenlisten. Damit verliert die alte Frage „Steht das in Planner oder in To Do?“ an Bedeutung. Die Planner-App ist in Teams eingebaut und im Browser erreichbar; ein eigenes Teams-Konto brauchen Sie dafür nicht.
Bei Dateien herrscht die meiste Verwirrung, weil drei Namen für eng verwandte Dinge stehen. Die Kurzfassung:
Für Projekte heißt das: Sobald ein Dokument mehr als eine Person betrifft, wandert es aus OneDrive in den Dateibereich des Projektkanals. Eine schlichte Ordnerstruktur mit nummerierten Ordnern („01 Vertrag“, „02 Konzept“, „03 Protokolle“) hilft mehr als eine ausgefeilte Hierarchie, die niemand versteht. Wer mehr will, ergänzt in SharePoint Spalten für Status oder Dokumenttyp und filtert danach.
Zwei Funktionen machen den Unterschied zum Dateiserver aus. Erstens das gemeinsame Bearbeiten: Mehrere Personen schreiben gleichzeitig im selben Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument, ohne Kopien zu erzeugen. Zweitens der Versionsverlauf: Ältere Fassungen lassen sich ansehen und wiederherstellen, wenn eine Änderung schiefgegangen ist. Schicken Sie deshalb Links statt Anhänge, auch an Kolleginnen und Kollegen außerhalb des Projekts.
Ein Punkt wird oft unterschätzt: die Freigaben. Ein Link „für alle in der Organisation“ ist schnell erzeugt und ebenso schnell vergessen. Spätestens wenn KI-Assistenten auf Unternehmensdaten zugreifen, rächt sich das, denn sie finden alles, was ein Nutzer sehen darf. Prüfen Sie zum Projektende, wer noch Zugriff hat, und archivieren Sie den Projektbereich.
Nicht alles im Projekt ist eine Aufgabe. Ein Risiko hat eine Eintrittswahrscheinlichkeit, eine Auswirkung und eine Gegenmaßnahme. Ein Änderungswunsch hat einen Antragsteller, eine Bewertung und eine Entscheidung. Für solche Einträge ist Microsoft Lists gemacht: Tabellen mit selbst definierten Spalten, die im Browser und in Teams funktionieren. Auf dem Smartphone nutzen Sie Lists im Browser, seit Microsoft die eigenen Lists-Apps im November 2025 eingestellt hat.
Ein Risikoregister könnte zum Beispiel diese Spalten haben:
Mit bedingter Formatierung färben sich Einträge mit hoher Auswirkung rot, eine gefilterte Ansicht zeigt nur offene Risiken. Lists bringt außerdem fertige Vorlagen mit, etwa für die Verfolgung von Problemen oder von laufenden Arbeiten, die sich als Ausgangspunkt eignen. Als Registerkarte im Projektkanal ist die Liste dort, wo das Team ohnehin arbeitet. Auch eine Sammlung wichtiger Links – Kundenportal, Ticketsystem, Ansprechpartner – ist als Liste besser aufgehoben als in einer angehefteten Chatnachricht.
Loop-Komponenten sind kleine, gemeinsam bearbeitbare Bausteine – eine Aufgabenliste, eine Tabelle, ein Absatz mit Notizen –, die Sie in einen Teams-Chat oder eine Outlook-Mail einfügen. Alle Empfänger sehen immer den aktuellen Stand und können direkt darin schreiben. Ändert jemand in Teams einen Eintrag, steht die Änderung auch in der E-Mail.
Im Projekt eignen sich Loop-Komponenten für kurzlebige Abstimmungen: eine Liste offener Fragen für den Lieferanten, eine Tabelle zur Terminfindung, die Agenda der nächsten Besprechung. Für dauerhafte Dokumentation sind sie weniger geeignet, weil sie schnell in Chatverläufen verschwinden. Die eigenständige Loop-App bietet Arbeitsbereiche, in denen solche Seiten gesammelt werden; ob und in welchem Umfang sie Ihnen zur Verfügung stehen, hängt vom Tarif und von den Einstellungen Ihrer IT ab. Wie gut sich Loop im Vergleich zu klassischen Wiki-Werkzeugen für die Projektdokumentation schlägt, ordnen wir im Beitrag über den Umstieg von Jira und Confluence auf Microsoft 365 ein.
Am Ende eines Projekts – oder besser schon nach jedem Meilenstein – lohnt die Frage: Was lief gut, was nicht? Microsoft Forms erstellt Umfragen im Browser, die Beteiligte per Link, QR-Code, E-Mail oder direkt in Teams erreichen. Die Auswertung erscheint sofort als Diagramm und lässt sich als Excel-Tabelle weiterverarbeiten.
Gute Fragen sind kurz und eindeutig. Drei Beispiele für eine Rückschau nach dem Meilenstein:
Ehrliche Antworten bekommen Sie eher, wenn die Umfrage anonym ist. Forms bietet dafür eine Einstellung; dann werden keine Namen erfasst. Bewährte Formulare lassen sich duplizieren und im nächsten Projekt wiederverwenden. Auch für einfache Abnahmen oder die Sammlung von Anforderungen bei vielen Fachabteilungen ist Forms schneller eingerichtet als jede E-Mail-Runde.
Power Automate verbindet die einzelnen Programme durch Abläufe nach dem Muster „Wenn das passiert, tu jenes“. Viele dieser Abläufe kommen ohne Programmierkenntnisse aus und sind über Vorlagen in wenigen Minuten eingerichtet. Typische Beispiele aus Projekten:
Meine Empfehlung: Beginnen Sie mit einem einzigen Ablauf, der ein echtes Ärgernis beseitigt, und dokumentieren Sie, wem er gehört. Abläufe, die an das Konto einer Person gebunden sind, hören auf zu funktionieren, wenn diese Person das Unternehmen verlässt. Für Verbindungen zu Systemen außerhalb von Microsoft 365 sind oft zusätzliche Lizenzen nötig.
Seit 2023 baut Microsoft seinen KI-Assistenten in die Büroprogramme ein. Er heißt inzwischen Microsoft Copilot (früher Microsoft 365 Copilot). Für die Projektarbeit muss man zwei Stufen unterscheiden: Copilot Chat steht Nutzern mit Geschäftskonto ohne Aufpreis zur Verfügung und arbeitet vor allem mit dem, was Sie ihm geben, also mit eingefügten Texten oder hochgeladenen Dateien. Erst mit der kostenpflichtigen Lizenz greift Copilot auf Postfach, Kalender, Chats und Dokumente zu, auf die Sie Zugriff haben, und arbeitet direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams.
Wo hilft das im Projekt tatsächlich?
Die Grenzen sind ebenso wichtig. Copilot kann Fakten falsch zusammenfassen oder Zusammenhänge erfinden, die so nie besprochen wurden. Ein Statusbericht, der ungeprüft an den Lenkungskreis geht, ist ein Risiko. Hinzu kommt: Mit Lizenz durchsucht der Assistent jede Datei, die für Sie freigegeben ist, also auch Unterlagen, die versehentlich zu weit geteilt wurden. Bevor Sie Lizenzen kaufen, gehört deshalb die Aufräumarbeit bei den Berechtigungen auf die Liste.
So vielseitig die Werkzeuge sind, für manche Anforderungen sind sie nicht gebaut. Dazu gehören:
Für diese Fälle ist es keine Niederlage, ein Spezialwerkzeug zu behalten und es mit Teams zu verbinden. Viele Hersteller bieten dafür Apps an, sodass Benachrichtigungen im Projektkanal erscheinen.
Für die meisten Teams im Mittelstand und in der Verwaltung reicht Microsoft 365 für ein ordentliches Projektmanagement völlig aus – vorausgesetzt, die Werkzeuge werden mit klaren Regeln genutzt. Der größte Gewinn entsteht nicht durch eine neue Funktion, sondern dadurch, dass Aufgaben, Dokumente und Entscheidungen jeweils an einem festen Ort liegen.
Überschätzt wird oft der Nutzen zusätzlicher Lizenzen. Planner Premium und die Copilot-Lizenz sind sinnvoll, wenn es einen konkreten Anlass gibt: einen Terminplan mit vielen Abhängigkeiten oder viele Besprechungen, deren Nachbereitung Zeit frisst. Unterschätzt werden dagegen Aufräumarbeit und Schulung. Ein Team, das in einem halben Tag gemeinsam festlegt, wie es Teams, Planner und die Dateiablage nutzt, arbeitet danach messbar ruhiger.
Meine Empfehlung für den Einstieg: Nehmen Sie ein überschaubares Projekt als Pilot, richten Sie Team, Plan und Dateiablage nach der oben beschriebenen Aufteilung ein und werten Sie nach vier Wochen aus, was funktioniert. Wer dabei Unterstützung möchte, findet im Seminar Zusammenarbeit mit Microsoft 365 die Grundlagen für Teams, Planner und gemeinsame Dateien. Für Terminpläne mit agilen Elementen gibt es das Seminar Agiles Projektmanagement mit Microsoft Project, weitere Angebote rund um die Plattform im Themenbereich Microsoft 365.
Die Basisfunktionen von Planner sind in den gängigen Geschäftslizenzen von Microsoft 365 enthalten, Sie zahlen also nichts extra. Zeitachse, Abhängigkeiten, Sprints und eigene Felder setzen eine zusätzliche Premium-Lizenz voraus.
Microsoft hat Project for the web im August 2025 als eigenständigen Dienst eingestellt. Die Pläne und Funktionen finden Sie heute als Premium-Pläne in Microsoft Planner.
Ja. Planner läuft im Browser und ist zusätzlich als App in Teams eingebunden. Ein gemeinsamer Plan gehört zu einer Microsoft-365-Gruppe; wer in der Gruppe ist, sieht den Plan. Daneben gibt es persönliche Pläne ohne Gruppe, die nur Sie sehen.
Nein. Copilot nimmt Routine ab, etwa bei Zusammenfassungen und Berichtsentwürfen, ersetzt aber weder Planung noch klare Zuständigkeiten. Sinnvoll ist er für Rollen mit vielen Besprechungen und viel Korrespondenz. Für einen Test genügt oft zunächst Copilot Chat ohne Zusatzlizenz.
Wenn mehrere Projekte um dieselben Fachkräfte konkurrieren, Kosten und Zeiten projektgenau erfasst werden müssen oder ein Softwareteam feste Workflows mit Fehlerverfolgung braucht. Umgekehrt prüfen viele Unternehmen gerade, ob sie spezialisierte Werkzeuge durch Microsoft 365 ersetzen können – Chancen und Fallstricke beschreibt der Beitrag zur Migration von Jira und Confluence.
Wir erweitern ständig unser Beratungsportfolio. Über 600 Beratungsleistungen haben wir für Sie im Programm. Selbstverständlich lassen sich die einzelnen Themen kombinieren. So erhalten Sie genau die Beratung, die Sie wünschen und brauchen.
Mehr IT-, Online-, Digital-Beratungsleistungen anzeigen >>Sie organisieren Aufgaben und Projekte in Microsoft Planner – vom ersten Plan mit Buckets über wiederkehrende Aufgaben und Diagramme bis zu Premium-Plänen mit Zeitachse und Statusberichten des Planner Agent.
Mit AI assisted Work Management entscheiden Sie für jeden Arbeitsschritt zwischen Copilot, Power Automate und Agent, verbinden Planner, Teams, Outlook und SharePoint zu einem Arbeitsfluss und konzipieren einen eigenen Agent mit Quellen, Aktionen und Freigaben.
Ein Vorgang, fünf Stationen: Sie begleiten eine Anfrage mit Copilot vom Posteingang über die Teams-Besprechung, das Protokoll in Word und die Auswertung in Excel bis zur fertigen Präsentation – ohne Inhalte von App zu App neu abzutippen.
Sie planen Formulare und Quizze in Microsoft Forms, steuern sie mit Verzweigungen, veröffentlichen sie mit passenden Zugriffsrechten und werten die Antworten in Forms und Excel aus – bis zum Diagramm für die Besprechung.
Sie entwickeln für Ihr Outlook-Postfach eine feste Arbeitsmethode: Nachrichten zügig sichten, mit Ordnern, Kategorien und Suchordnern ordnen, Routine mit Regeln und QuickSteps automatisieren und Copilot gezielt für Überblick und Entwürfe nutzen.
Sie bedienen Outlook für Microsoft 365 sicher – im neuen wie im klassischen Outlook für Windows: E-Mails lesen und schreiben, Kontakte pflegen, Termine und Teams-Besprechungen planen und Aufgaben mit To Do im Blick behalten.
Sie strukturieren Wissen in Microsoft OneNote mit Notizbüchern, Abschnitten und Seiten, erfassen Text, Handschrift, Bilder und Audio, finden Inhalte über Suche, Tags und Links wieder und arbeiten im Team gemeinsam und geschützt.
Sie steuern Projekte mit den Werkzeugen, die Ihr Unternehmen bereits lizenziert hat: Abstimmung über Outlook und Teams, Aufgaben in Planner, gültige Dokumente in SharePoint, Feedback mit Forms und offene Punkte in Microsoft Lists.
Mit Microsoft Loop pflegen Teams Notizen, Aufgabenlisten und Abstimmungen gemeinsam – als Komponente in Teams-Chat und Outlook-Mail, als Seite oder als Workspace für ein ganzes Vorhaben.
Sie organisieren Projektnotizen, Aufgaben und Entscheidungen Ihres Teams in Microsoft Loop, binden Loop-Komponenten in Teams und Outlook ein und lassen Copilot Seiten entwerfen, die Sie in Loop gemeinsam weiterbearbeiten.
Sie setzen Microsoft Copilot in jeder Projektphase ein: für Projektauftrag und Risikomatrix in Word und Excel, für Besprechungen in Teams, für Statusberichte an Stakeholder und für die Lessons Learned zum Abschluss.
Vom Entwurf in Word über die Auswertung in Excel und die Folien in PowerPoint bis zu Posteingang und Besprechungen: Copilot App für App gezielt nutzen und wissen, wo Ergebnisse geprüft werden müssen.
Sie verstehen Dienste, Sicherheit, Compliance und Lizenzierung von Microsoft 365 auf Fundamentals-Niveau und bereiten sich nach dem Ende von MS-900 gezielt auf die neue Prüfung AB-900 mit Copilot und Agenten vor.
Projektraum statt Ablagechaos: Kanäle, Projektdateien, Aufgaben in Planner, Listen, Notizen und Besprechungen laufen in Microsoft Teams zusammen – vom Kick-off bis zum archivierten Projektteam.
Sie führen Microsoft Copilot im Unternehmen geplant ein: mit passenden Lizenzen, bereinigten Berechtigungen, einer Pilotgruppe mit messbaren Zielen und einem KI-gestützten digitalen Arbeitsplatz, den die Beschäftigten tatsächlich nutzen.
Sie kennen das Zusammenspiel von SharePoint, OneDrive, Gruppen, Teams, Viva Engage, Planner, Clipchamp (früher Stream) und Power Platform und entscheiden begründet, welches Werkzeug in Ihrer Organisation welche Aufgabe übernimmt.
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Sie entscheiden fundiert, welche Microsoft-365-Pläne Ihr Unternehmen braucht, wer Sicherheit und Governance verantwortet, wie die Einführung gelingt und was Copilot kostet und leistet.
Für die ganze Organisation: OneDrive-Konten bereitstellen, Speicher und Aufbewahrung festlegen, Synchronisierung und Freigaben per Richtlinie steuern, Gerätezugriff begrenzen und die Nutzung mit Berichten überwachen.
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