Outlook Grundlagen - Beratung, Coaching und Schulung

Outlook Grundlagen: E-Mail, Kalender und Kontakte im neuen Outlook

Dauer: ab 1 Tag | Preis: ab 900 EUR (Netto) | Termin: Ganztägig + halbtägig

Sie bedienen Outlook für Microsoft 365 sicher – im neuen wie im klassischen Outlook für Windows: E-Mails lesen und schreiben, Kontakte pflegen, Termine und Teams-Besprechungen planen und Aufgaben mit To Do im Blick behalten.

Neu

Neues oder klassisches Outlook – und wie finden Sie sich in beiden zurecht?

Outlook ist für die meisten Beschäftigten das Programm, das morgens als Erstes geöffnet wird: Posteingang, Kalender, Kontakte und Aufgaben laufen hier zusammen. Mit dem neuen Outlook für Windows hat Microsoft die Oberfläche grundlegend erneuert; vieles sieht aus wie Outlook im Web, manches fehlt noch, anderes ist neu hinzugekommen. Dieses Grundlagenseminar führt Einsteiger:innen und Umsteiger:innen durch beide Varianten und zeigt, welche Einstellungen den Alltag spürbar erleichtern.

Nach der Einrichtung von Konten und freigegebenen Postfächern lesen, durchsuchen und beantworten Sie E-Mails, gehen mit Anhängen und Junk-Mail um, schreiben Nachrichten mit Signatur, planen den Versand und richten Abwesenheitsnotizen ein. Im Kalender legen Sie Termine und Serien an, geben Kalender frei, öffnen die Kalender von Kolleg:innen und planen Besprechungen mit Teams-Link und Raum. Kontakte und Kontaktlisten, Barrierefreiheitsfunktionen sowie Aufgaben mit Microsoft To Do und „Mein Tag“ runden die Bedienung ab.

Wie Sie mit Ordnern, Kategorien, Regeln und QuickSteps eine dauerhafte Arbeitsmethode für einen vollen Posteingang aufbauen, behandelt die Vertiefung Outlook – Professionelle E-Mail-Verwaltung; hier lernen Sie die Werkzeuge kennen. Wer nur im Browser arbeitet, ist bei Outlook im Web richtig. Copilot in Outlook stellen wir in einem kurzen Block vor: Unterhaltungen zusammenfassen, Antworten entwerfen und Formulierungen per Coaching prüfen lassen.

Wir arbeiten in Übungspostfächern, damit niemand versehentlich echte Kund:innen anschreibt. Auf Wunsch richten wir am Ende die Einstellungen in Ihrem eigenen Outlook gemeinsam ein.

„Outlook kann ich doch“ – mit diesem Satz kommen die meisten in den Kurs – und gehen mit der Erkenntnis, dass ein Drittel ihres Ärgers aus drei Einstellungen stammte: Unterhaltungsansicht, Benachrichtigungen und Erinnerungen. Outlook ist kein schwieriges Programm, aber eines, dessen Voreinstellungen selten zur eigenen Arbeitsweise passen. Mit dem neuen Outlook lohnt sich ein frischer Blick ohnehin: Wer die Umstellung als Gelegenheit nutzt, alte Gewohnheiten zu prüfen, arbeitet danach ruhiger als vorher.
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Outlook Grundlagen: E-Mail, Kalender und Kontakte im neuen Outlook

Outlook – Einstieg und Einrichtung
  • Neues Outlook und klassisches Outlook für Windows: Unterschiede und Umschalter
  • Oberfläche: Navigationsleiste, Ordnerbereich, Nachrichtenliste, Lesebereich
  • E-Mail-Konten hinzufügen: Microsoft 365, Exchange, IMAP und weitere Anbieter
  • Mehrere Konten und freigegebene Postfächer nebeneinander verwalten
  • Allgemeine Einstellungen: Layout, Design, Sprache und Zeitzone anpassen
E-Mails lesen und bearbeiten
  • Posteingang mit Relevanz: Relevant und Sonstige verstehen und umschalten
  • Nachrichten nach Datum, Absender oder Ungelesen sortieren und filtern
  • Suche mit Suchfiltern und Suchbegriffen wie from: und hasattachments:yes
  • Junk-E-Mail-Filter, sichere und blockierte Absender, Phishing melden
  • Anhänge in der Vorschau öffnen und in OneDrive oder lokal speichern
  • Unterhaltungsansicht nutzen und störende Unterhaltungen ignorieren
Posteingang organisieren – die Werkzeuge
  • Nachrichten kennzeichnen, anheften und auf später zurückstellen
  • Ordner anlegen und häufig genutzte Ordner zu Favoriten machen
  • Einstieg in Regeln und QuickSteps für wiederkehrende Handgriffe
  • E-Mails löschen, archivieren und gelöschte Elemente wiederherstellen
E-Mails professionell erstellen
  • Nachrichten schreiben, formatieren, beantworten und weiterleiten
  • Empfänger richtig wählen: An, Cc, Bcc und @-Erwähnungen
  • Senden planen und versehentlich gesendete Nachrichten rückgängig machen
  • Dateien als OneDrive-Link statt als Kopie anhängen
  • E-Mails an einen Teams-Chat oder -Kanal weitergeben
  • Signaturen für neue Nachrichten und Antworten einrichten
  • Automatische Antworten für Abwesenheiten mit Zeitraum, intern und extern
Kontakte in Outlook verwalten
  • Kontakte anlegen und aus einer E-Mail heraus übernehmen
  • Kontaktlisten (Verteilerlisten) erstellen und pflegen
  • Kontakte durchsuchen, als Favoriten markieren, Kontaktkarte nutzen
  • Kontakte aus einer CSV-Datei importieren und exportieren
Barrierefreiheit in Outlook nutzen
  • Plastischer Reader, Vorlesen, Zoom und Tastenkombinationen
  • Barrierefreiheit prüfen, Alternativtexte und klare Linktexte beim Verfassen
  • Lesbare Nachrichten: Schriftgröße, Kontrast und Überschriften statt reiner Farbmarkierung
Kalenderfunktionen im Überblick
  • Tages-, Arbeitswochen-, Wochen- und Monatsansicht anpassen
  • Termine mit Kategorien und Farben kennzeichnen
  • Termine, Serientermine und ganztägige Ereignisse erstellen
  • Kalender freigeben und Berechtigungen festlegen
  • Kalender von Kolleg:innen öffnen und nebeneinander anzeigen
Besprechungen effizient managen
  • Besprechung mit Teams-Link anlegen und freie Zeiten mit der Terminplanung finden
  • Besprechungsräume buchen und hybride Termine vorbereiten
  • Auf Einladungen antworten und eine neue Zeit vorschlagen
  • Rückmeldungen verfolgen, Teilnehmende nachladen, Besprechung absagen
Aufgaben, Einstellungen und Tagesplanung
  • Aufgaben mit Microsoft To Do: Listen, Fälligkeiten und Erinnerungen
  • Gekennzeichnete E-Mails als Aufgaben weiterverfolgen
  • Aufgabenlisten teilen und Aufgaben anderen zuweisen
  • „Mein Tag“: Termine und Aufgaben in der Seitenleiste planen
  • Benachrichtigungen und Erinnerungen so einstellen, dass sie nicht stören
Copilot in Outlook
  • Lange Unterhaltungen in Outlook mit Copilot zusammenfassen
  • Antwortentwürfe erzeugen und Länge sowie Ton vorgeben
  • Coaching durch Copilot: Klarheit, Ton und Wirkung eines Entwurfs prüfen
  • Copilot Chat in Outlook mit und ohne Microsoft-Copilot-Lizenz
  • Vor dem Senden kontrollieren: Fakten, Zusagen, vertrauliche Inhalte
Praxisprojekt: Jahresgespräche einer Abteilung organisieren
  • Kontaktliste der Abteilung anlegen und Einladungstext mit Signatur vorbereiten
  • Gesprächstermine mit Teams-Link, Raum und Terminplanung verteilen
  • Rückmeldungen auswerten und Vorbereitungsaufgaben in To Do anlegen
  • Einladung mit Copilot entwerfen, per Coaching prüfen und Antworten zusammenfassen lassen
Lernziele
  • Sie finden sich in der Oberfläche des neuen und des klassischen Outlook zurecht
  • Sie organisieren E-Mails, Kontakte und Termine zielgerichtet und zeitsparend
  • Sie erstellen und beantworten Nachrichten professionell und richten Signaturen und Abwesenheitsnotizen ein
  • Sie passen Ansichten, Benachrichtigungen und Erinnerungen an Ihre Arbeitsweise an
  • Sie planen Besprechungen mit Teams-Link und geben Ihren Kalender gezielt frei
  • Sie lassen Unterhaltungen von Copilot zusammenfassen und prüfen Entwürfe mit dem Coaching
Zielgruppe
  • Outlook-Einsteiger:innen, die das Programm systematisch kennenlernen wollen
  • Umsteiger:innen vom klassischen auf das neue Outlook für Windows
  • Beschäftigte, die Outlook bisher nur für E-Mails nutzen und Kalender und Aufgaben einbinden wollen

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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