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Microsoft Forms Schulung: Formularerstellung und Auswertung

Microsoft Forms professionell nutzen: Formularerstellung und Auswertung

Dauer: ab 1 Tag | Preis: ab 900 EUR (Netto) | Termin: Ganztägig + halbtägig

Sie planen Formulare und Quizze in Microsoft Forms, steuern sie mit Verzweigungen, veröffentlichen sie mit passenden Zugriffsrechten und werten die Antworten in Forms und Excel aus – bis zum Diagramm für die Besprechung.

Vom Fragebogen zur Auswertung, die eine Entscheidung trägt

Mit Microsoft Forms erstellen Sie Umfragen, Anmeldungen, Wissenstests und Abstimmungen direkt in Microsoft 365 und werten sie ohne Zusatzsoftware aus. Wie brauchbar die Ergebnisse sind, entscheidet sich allerdings schon beim Entwurf: Welche Frage wird später wie ausgewertet, welcher Fragetyp liefert zählbare Antworten, wer darf antworten und wird der Name aufgezeichnet? Im Seminar erstellen Sie eigene Formulare und Quizze, steuern Fragen mit Verzweigungen, passen Design und Branding an und veröffentlichen sie sicher. Es richtet sich an Personalabteilungen, Veranstaltungsorganisation, Qualitätsmanagement sowie Schulung und Lehre.

Ein Schwerpunkt liegt auf der Auswertung: zuerst direkt in Forms mit Zusammenfassung und Einzelergebnissen, dann in Excel. Dort sortieren und filtern Sie die Antworttabelle, zerlegen Mehrfachauswahlen, rechnen Bewertungs- und Likert-Antworten in Zahlen um, fassen Ergebnisse mit PivotTables zusammen und stellen sie mit Diagrammen, Schnellanalyse und PivotCharts dar. Power Query streifen wir als Ausblick für Befragungen, die regelmäßig wiederholt werden; tiefere Datenanalyse gehört in die Excel-Seminare.

Copilot in Forms behandeln wir knapp und produktbezogen: einen ersten Formularentwurf aus einer Beschreibung erzeugen, Fragen umformulieren lassen und Antworten zusammenfassen – mit dem Blick darauf, wo suggestive Fragen entstehen und welche Freitexte personenbezogene Daten enthalten.

Gearbeitet wird an Beispielen aus Ihrem Umfeld, etwa einem Seminarfeedback, einer Anmeldung zur Betriebsversammlung oder einem Wissenstest nach einer Unterweisung, die Sie im Kurs veröffentlichen, mit Testantworten füllen und bis zur fertigen Ergebnisseite auswerten.

Zweihundert Antworten auf eine Mitarbeiterbefragung, und die wichtigste Frage war ein Freitextfeld: „Was sollten wir verbessern?“ Ausgewertet hat sie am Ende niemand, weil zweihundert Absätze sich nicht zählen lassen. Gute Formulare entstehen rückwärts: Erst überlege ich, welches Diagramm in der Besprechung gezeigt werden soll, dann wähle ich den Fragetyp, der genau diese Zahl liefert. Freitext bleibt erlaubt – als Ergänzung zu einer Bewertung, nicht als Ersatz dafür.
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Microsoft Forms professionell nutzen: Formularerstellung und Auswertung

Microsoft Forms im Microsoft-365-Umfeld
  • Rolle von Microsoft Forms in Microsoft 365: Formular, Quiz und Umfrage, Daten im eigenen Mandanten
  • Einsatzmöglichkeiten: Feedback, Anmeldungen, Wissensabfragen, Abstimmungen, Bestellungen
  • Abgrenzung zu Abstimmungsschaltflächen in Outlook, SharePoint-Listen und Umfragen in Teams
  • Wann externe Umfragetools besser passen: Panels, Quoten, komplexe Logik, große Stichproben
  • Praxisbeispiele: Seminarfeedback sammeln, Wissen nach einer Unterweisung prüfen, Termin abstimmen
Formulare und Quizze erstellen
  • Einsatzkontexte: Start über forms.office.com, Teams, Outlook, OneDrive oder Excel im Web
  • Persönliche Formulare und Gruppenformulare: wem das Formular gehört, wenn jemand das Team verlässt
  • Formularentwurf planen: Ziel, Zielgruppe, Auswertungsfrage, Reihenfolge der Fragen
  • Formulare und Quizze anlegen, in Abschnitte gliedern, Fragen kopieren und mischen
  • Quiz: Punktwerte, richtige Antworten, Rückmeldung je Antwort, Ergebnisse veröffentlichen
  • Fragetypen Auswahl, Text, Bewertung und Datum gezielt einsetzen
  • Weitere Fragetypen: Rangfolge, Likert, Net Promoter Score und Datei-Upload (nur für Antworten aus der Organisation)
  • Pflichtfragen, Untertitel und Einschränkungen für Zahlen in Textfeldern
Verzweigung und Gestaltung
  • Logikfunktionen: je Antwort zu einer Frage, einem Abschnitt oder zum Ende springen
  • Verzweigungen in der Vorschau durchspielen und vergessene Pfade finden
  • Design und Layout: Designvorlagen, eigenes Hintergrundbild, Farben, Bilder in Fragen
  • Corporate Branding umsetzen und wissen, wo Forms gestalterische Grenzen hat
  • Darstellung auf Computer und Smartphone in der Vorschau prüfen
Veröffentlichung, Zugriff und Datenschutz
  • Freigabeoptionen: Link, QR-Code, E-Mail, Einbetten in eine Seite oder Beitrag in Teams
  • Wer antworten darf: alle Personen, nur die eigene Organisation oder bestimmte Personen
  • Namen aufzeichnen, eine Antwort pro Person, Start- und Enddatum, Bestätigung an Antwortende
  • Datenschutzkonzept: nur nötige Angaben erfragen, Hinweis auf die Verarbeitung, Löschfrist
  • Zusammenarbeit: Formular zum Bearbeiten teilen oder als Vorlage für Kolleg:innen duplizieren
  • Übung: Formular veröffentlichen, Testantworten sammeln und vor dem Start wieder löschen
Erste Auswertungen in Microsoft Forms
  • Registerkarte „Antworten“: Ergebnisse in Echtzeit mit Diagramm je Frage
  • Zusammenfassungsansicht und Einzelergebnisse; einzelne Antworten prüfen, löschen oder drucken
  • Zusammenfassungslink teilen, ohne Zugriff auf die einzelnen Antworten zu geben
  • Ablage in SharePoint Online: Antwortmappe des Gruppenformulars oder SharePoint-Liste per Flow
Datenanalyse mit Excel
  • Verbindung zu Excel: Antworten in Excel öffnen, im Web und am Desktop
  • Synchronisierte Antworttabelle: neue Antworten laufen fortlaufend in die Arbeitsmappe
  • Antworttabelle sortieren, filtern und mit strukturierten Verweisen auswerten
  • Mehrfachauswahlen aus einer Zelle mit TEXTTEILEN oder Power Query zerlegen
  • Bewertungs-, Likert- und NPS-Antworten in Zahlen umrechnen und Mittelwerte bilden
  • PivotTables: Antworten nach Abteilung, Standort oder Termin zusammenfassen
  • Ausblick Power Query: wiederholte Befragungen zusammenführen und auf Knopfdruck aktualisieren
Visualisierung und Vertiefung
  • Diagramme für Befragungen: gestapelte Balken für Likert-Skalen, Säulen für Auswahlfragen
  • Schnellanalyse und bedingte Formatierung für Zufriedenheitswerte
  • PivotCharts mit Datenschnitten für Abteilungen und Befragungszeiträume
  • Ergebnisse präsentieren: Rücklaufquote nennen, kleine Gruppen zusammenfassen, Freitexte bündeln
Copilot in Microsoft Forms
  • Ersten Entwurf für Formular oder Quiz aus einer Beschreibung erzeugen und Frage für Frage nachschärfen
  • Fragen neutral umformulieren und Antwortoptionen ergänzen lassen
  • Zusammenfassung der Antworten gegen die Rohdaten in Excel abgleichen
  • Grenzen: suggestive Formulierungen, personenbezogene Angaben in Freitexten
Praxisprojekt: Hygieneschulung einer Großküche mit Wissenstest und Feedback
  • Quiz zur Hygieneschulung mit Punktwerten, Rückmeldung je Antwort und Verzweigung nach Arbeitsbereich anlegen
  • Feedbackbogen mit Likert-Fragen, Namensaufzeichnung für den Nachweis und Enddatum freigeben
  • Antworten in Excel übernehmen, Bestehensquote je Schicht berechnen und Wiederholer:innen markieren
  • PivotChart mit Datenschnitt und Ergebnisseite für das Qualitätsmanagement erstellen
Lernziele
  • Sie planen Formulare und Quizze von der Auswertung her und wählen passende Fragetypen
  • Sie steuern Formulare mit Verzweigungen und gestalten sie im Design Ihrer Organisation
  • Sie veröffentlichen Formulare mit passenden Zugriffsrechten und berücksichtigen den Datenschutz
  • Sie werten Antworten in Forms aus und übergeben sie an Excel
  • Sie fassen Befragungsergebnisse mit PivotTables zusammen und stellen sie mit Diagrammen und PivotCharts dar
Zielgruppe
  • Personalabteilungen, die Befragungen, Anmeldungen und Feedback organisieren
  • Veranstaltungsorganisation und Assistenzen
  • Qualitätsmanagement, das Bewertungen und Audits erhebt
  • Lehrkräfte, Trainer:innen und Schulungsverantwortliche, die Wissenstests einsetzen

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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