Power Automate Desktop Praxis: Schulung für Fortgeschrittene

Prozesse bewerten und Automatisierung planen

• Welche Prozesse sich für Desktop-RPA eignen: Menge, Regeltreue, stabile Oberflächen
• Geschäftskritische Flows erkennen: Ausfallfolgen, Fristen, fachlich Verantwortliche
• Fortgeschrittene Möglichkeiten im Überblick: Unterflows, Skripte, Warteschlangen, unbeaufsichtigte Läufe
• Konnektor, API oder UI-Automatisierung: Entscheidungskriterien je Zielsystem
• Process Mining und Task Mining: Ablaufdaten vor der Automatisierung erheben
• Varianten, Schleifen und Nacharbeit im Prozessmodell erkennen und Fehlerquellen vorab beseitigen

Desktop-Flows strukturieren und organisieren

• Hauptflow schlank halten: Logik in benannte Unterflows aufteilen
• Desktop-Flows mit „Desktop-Flow ausführen“ aufrufen und Ein-/Ausgabevariablen übergeben
• Konfiguration aus Eingabevariablen oder einer Steuerdatei statt fest codierter Pfade
• Namenskonventionen für Flows, Unterflows, Variablen und UI-Elemente im Team
• Regionen und Kommentare als Dokumentation, deaktivierte Altaktionen konsequent entfernen
• Desktop-Flows in Lösungen gemeinsam mit Cloud-Flows verwalten und versionieren
• Benutzerdefinierte Aktionen in C# für wiederkehrende Bausteine (Überblick)

Komplexe Datentypen und Datenstrukturen

• Datentabellen: Zeilen einfügen, suchen, ersetzen, sortieren und Spalten ergänzen
• Datentabellen zusammenführen, filtern und Duplikate entfernen
• JSON in ein benutzerdefiniertes Objekt konvertieren und verschachtelte Felder lesen
• Listen, Datenzeilen und Objekte mit %-Ausdrücken ansprechen, z. B. %Zeile['Menge']%
• Texte mit regulären Ausdrücken analysieren: Auftragsnummern, Beträge, Datumswerte
• Datenbankzugriff mit „SQL-Anweisung ausführen“ auf Excel, Access oder SQL Server

Fehlerbehandlung, Debugging und Ablaufsteuerung

• Fehlerbehandlung je Aktion: Wiederholungen, Standardwerte, Sprung in einen Ausnahme-Unterflow
• „Bei Fehlerblock“ um zusammengehörende Schritte, Fortsetzen am Blockende oder Neustart
• Fehlerdetails mit „Letzten Fehler abrufen“ protokollieren und Bildschirmfoto ablegen
• Geschäftsfehler von Systemfehlern trennen und Vorgänge zur Klärung an Personen übergeben
• Debuggen im Designer: Haltepunkte, „Ab hier ausführen“, Variablenwerte zur Laufzeit
• Bedingte Logik für Sonderfälle: verschachtelte Bedingungen, „Schalter“, vorzeitiges Beenden
• Schleifen über Datentabellen vorzeitig verlassen oder einzelne Datensätze überspringen
• Häufige Probleme beheben: Timing, Fenster im Hintergrund, gesperrter Bildschirm, Pop-ups

UI-Selektoren, Web, Bilder und Befehlszeile

• Selektoren im Editor bearbeiten: Attribute, Operatoren und Variablen als Platzhalter
• Mehrere Selektoren je UI-Element als Rückfallebene anlegen und Reihenfolge festlegen
• Benutzerdefinierte UI-Elemente für dynamische Tabellenzeilen und wechselnde Fenstertitel
• Benutzerdefinierte Formulare für Eingaben in beaufsichtigten Flows gestalten
• Dateneingabe in Fachanwendungen: Pflichtfelder, Feldprüfungen, Bestätigungsdialoge
• Webaufgaben: dynamische Seiten, auf Elemente warten, JavaScript auf der Seite ausführen
• Tastenkombinationen senden, wenn kein UI-Element greift – mit Fokus auf das richtige Fenster
• Bildbasierte Automatisierung in Citrix- und Remotedesktop-Sitzungen
• Texterkennung (OCR) auf Bildschirmbereichen und Bildvergleich mit Toleranz
• Befehlszeile: CMD-Sitzung steuern, PowerShell- und Python-Skripte mit Rückgabewerten
• Systemaufgaben: Prozesse beenden, Dienste prüfen, auf neue Dateien in Ordnern warten

Leistung optimieren

• Feste Wartezeiten durch „Warten auf Fenster“ oder „Warten auf UI-Element“ ersetzen
• Excel-Bereiche als Ganzes lesen und schreiben statt Zelle für Zelle
• Anwendungen und Browser einmal öffnen und für alle Datensätze weiterverwenden

Integration mit Cloud-Flows, APIs und der Power Platform

• Power Platform rund um Desktop-Flows: Dataverse, Power Apps, Power BI im Überblick
• Desktop-Flow aus einem Cloud-Flow starten, Eingaben übergeben, Ausgaben weiterverarbeiten
• Desktop-Flow-Verbindung mit Maschine oder Maschinengruppe und Ausführungsmodus
• REST-Dienste mit „Webdienst aufrufen“ ansprechen und die JSON-Antwort auswerten
• Schnittstelle zuerst, UI als Rückfall: Cloud-Konnektor statt Klickpfad, wo es einen gibt
• Grenzen und Workarounds: Bildschirmsperre, Mehrfachmonitore, Berechtigungen, Laufzeiten

Arbeitswarteschlangen

• Arbeitswarteschlangen anlegen: Elemente, Priorität, Ablaufzeit
• Elemente aus Cloud- oder Desktop-Flows einstellen, abarbeiten und Status setzen
• Fehlgeschlagene Elemente erkennen, erneut einreihen oder an die Fachabteilung geben

Unbeaufsichtigte Ausführung und Maschinen

• Maschinen registrieren und zu Maschinengruppen für Lastverteilung bündeln
• Unbeaufsichtigte Läufe: Anmeldung, gesperrte Sitzung, Process-Lizenz je Bot
• Gehostete Maschinen und gehostete Maschinengruppen in Azure, Lizenz Hosted Process (Überblick)
• Anmeldedaten in Azure Key Vault ablegen statt Kennwörter im Flow

Governance und Betrieb

• Umgebungen für Entwicklung, Test und Produktion, Transport über verwaltete Lösungen
• Datenrichtlinien (DLP) für Aktionsgruppen in Desktop-Flows
• Protokollierung der Desktop-Flow-Aktionen konfigurieren und Aufbewahrung festlegen
• Fehlertrends mehrerer Desktop-Flows im Automatisierungscenter auswerten
• Inventar, Besitz und verwaiste Flows im Inventar des Power Platform Admin Center im Blick behalten

AI Builder und Copilot rund um Desktop-Flows

• AI Builder im aufrufenden Cloud-Flow: Rechnungen und Lieferscheine auslesen und an Power Automate Desktop übergeben
• Konfidenzwerte prüfen und unsichere Extraktionen zur Kontrolle ausleiten
• Prompt-Aktion im Cloud-Flow für Freitext: Bemerkungen auf Belegen zusammenfassen und einordnen
• Copilot im Designer: Skriptentwürfe für PowerShell oder Python vorschlagen lassen (Vorschau)
• Grenzen: AI-Builder-Credits bzw. Copilot Credits, Datenweitergabe an Modelle, menschliche Freigabe vor Buchungen

Praxisprojekt: Anlieferungen und Wiegescheine eines Recyclinghofs

• Anlieferungen gewerblicher Kunden aus der Waagensoftware exportieren und in eine Arbeitswarteschlange legen
• Gescannte Wiegescheine mit AI Builder auslesen und das Nettogewicht gegen den Waagenexport prüfen
• Mengen je Abfallschlüssel im Abrechnungsportal des Kreises mit variablen Selektoren und Rückfall erfassen
• Nachtlauf unbeaufsichtigt auf einer Maschinengruppe, Abweichungsliste als Teams-Nachricht an die Disposition

Lernziele

• Sie gliedern Desktop-Flows in Unterflows und aufrufbare Flows mit klaren Ein- und Ausgaben
• Sie sichern UI- und Web-Selektoren mit Variablen, Rückfallebenen und benutzerdefinierten UI-Elementen ab
• Sie verarbeiten Datentabellen, JSON-Objekte und Texte mit regulären Ausdrücken
• Sie fangen Fehler mit „Bei Fehlerblock“ und Ausnahme-Unterflows ab und protokollieren sie nachvollziehbar
• Sie starten Desktop-Flows aus Cloud-Flows, nutzen Arbeitswarteschlangen und betreiben Flows unbeaufsichtigt auf Maschinengruppen
• Sie ordnen Umgebungen, Lösungen, Datenrichtlinien und Protokollierung für den Betrieb ein

Zielgruppe

• RPA-Entwickler:innen mit Grundkenntnissen in Power Automate Desktop
• Automatisierungsteams und Center of Excellence, die Desktop-Flows in den Betrieb übernehmen
• Key-User, die ihre ersten Desktop-Flows wartbar und betriebssicher machen wollen