Robotic Process Automation (RPA) Schnelleinstieg - Beratung, Coaching und Schulung

Die Chancen der Automatisierung

• Zukunft der Arbeit: welche Tätigkeiten Software-Roboter heute übernehmen
• Digitale Transformation: RPA als Brücke zwischen Altsystemen und neuen Abläufen
• Unternehmens-Archäologie: gewachsene Systeme und undokumentierte Abläufe freilegen
• Die vierte Generation der Arbeit: Menschen, Roboter und KI im selben Prozess
• Wirkung von RPA heute: typische Einsatzfelder in Finanzwesen, Personal, Kundenservice
• Fachkräftemangel und Fristendruck als aktuelle Treiber für Automatisierung

Was RPA ist – und was nicht

• Robotic Process Automation: Software bedient Anwendungen wie ein Mensch
• Vereinfachte Definition: regelbasiert, strukturierte Daten, digitale Auslöser
• Desktop-Automatisierung (RDA): beaufsichtigte Roboter am Arbeitsplatz
• Unbeaufsichtigte Roboter auf Servern: Zeitpläne, Warteschlangen, Nachtläufe
• Was RPA nicht ist: kein Ersatz für Prozessdesign, kein Schnittstellenprojekt, keine KI
• Ausnahmen und Übergaben an Menschen als Teil jedes Roboterprozesses

RPA im Automatisierungsspektrum

• Das Automatisierungsspektrum: Makro, Skript, RPA, Workflow-Plattform, KI-Agent
• Anbieterlandschaft: UiPath, Microsoft Power Automate, Automation Anywhere, SS&C Blue Prism
• RPA oder Schnittstelle: Integration über API und iPaaS als stabilere Alternative
• Abgrenzung zu Low-Code-Apps, BPM-Systemen und Excel-Makros
• Process Mining und Task Mining: Kandidaten aus Systemdaten statt aus Bauchgefühl
• Dokumentenverarbeitung: Rechnungen und Formulare mit KI-gestützter Erkennung erfassen
• KI-Agenten neben Robotern: Freitext und Ermessensfälle, aber keine ungeprüften Buchungen

Die Vorteile von RPA bewerten

• Die Bedeutung des ROI: Business Case mit Mengen, Bearbeitungszeit und Fehlerquote
• Sieben Nutzenarten: Kosten, Qualität, Tempo, Compliance, Skalierung, Zufriedenheit, Daten
• Triple-Win-Modell: Nutzen für Kund:innen, Beschäftigte und Unternehmen
• Betriebskosten nicht vergessen: Lizenzen, Infrastruktur, Wartung, Ausfallzeiten
• Wartungsaufwand bei Änderungen an Zielanwendungen realistisch einplanen
• Kennzahlen nach dem Go-live: Durchläufe, Ausnahmequote, verfügbare Kapazität

Best Practices auf der Prozessebene

• Automatisierungskandidaten identifizieren: Volumen, Regeln, Stabilität, Datenqualität
• Effizienztreiber: Medienbrüche, Doppelerfassung, Wartezeiten, manuelle Prüfungen
• Wichtige Bereiche: Rechnungswesen, Personal, Einkauf, Kundenservice, IT
• Prozess-Reengineering: erst vereinfachen und standardisieren, dann automatisieren
• Prozessdokumentation als Grundlage: Ist-Ablauf, Ausnahmen, Sollzustand
• Wichtige Stakeholder: Fachbereich, IT, Informationssicherheit, Datenschutz, Betriebsrat

Best Practices auf Unternehmensebene

• Klein anfangen, groß denken: Pilotprozess wählen und Skalierung früh planen
• Bei RPA geht es nicht um den Roboter: Veränderung der Arbeit aktiv begleiten
• Grundlagen nicht vergessen: Zugriffsrechte, Testumgebungen, Änderungsmanagement
• Kompetenzzentrum (CoE): zentral, föderiert oder hybrid organisiert
• Citizen Developer im Fachbereich: Freiräume, Leitplanken und Freigabeprozess
• Erfolgstipps aus der Praxis: Hypercare nach dem Go-live, klare Ansprechpartner
• Die wichtigsten Erkenntnisse als Fahrplan für die ersten zwölf Monate

Governance, Sicherheit und Mitbestimmung

• Roboterkonten: eigene Identitäten, minimale Rechte, Passwörter im Tresor
• Protokollierung und Nachvollziehbarkeit für Revision und Wirtschaftsprüfung
• Datenschutz bei personenbezogenen Daten, die Roboter verarbeiten
• Betriebsrat einbinden: Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen
• KI-Bestandteile im Prozess: Pflichten aus der KI-Verordnung (AI Act) einordnen

Praxisprojekt: RPA-Fahrplan für die Vertragsverwaltung eines Dienstrad-Leasinganbieters

• Zehn Abläufe vom Vertragsabschluss bis zur Rückgabe auf Eignung für RPA, API oder KI bewerten
• Business Case für den Abgleich der Arbeitgeberportale mit Lizenz-, Betriebs- und Wartungskosten
• Stakeholderkarte mit Personalabteilungen der Kunden, IT-Sicherheit und Betriebsrat
• Pilotplan mit Kennzahlen, Hypercare-Phase und Entscheidung über die zweite Welle

Lernziele

• Sie erklären, was RPA leistet, wo es endet und wann Schnittstelle, Workflow-Plattform oder KI-Agent besser passt
• Sie bewerten Prozesse anhand von Volumen, Regelhaftigkeit, Stabilität und Datenqualität
• Sie stellen einen Business Case auf, der Lizenzen, Betrieb und Wartung einbezieht
• Sie planen Pilotprojekt, Kompetenzzentrum und Governance einschließlich Sicherheit und Mitbestimmung
• Sie identifizieren die Stakeholder einer RPA-Einführung und binden sie zum richtigen Zeitpunkt ein

Zielgruppe

• Führungskräfte und Geschäftsleitungen, die über eine RPA-Einführung entscheiden
• Prozessverantwortliche und Abteilungsleitungen mit hohem Anteil regelbasierter Arbeit
• Mitglieder eines Automatisierungs-Kompetenzzentrums, IT-Leitungen und Projektverantwortliche