Tipps für einen effektiven und sicheren Einsatz von Zoom

Dieser Beitrag entstand im Frühjahr 2020 während der COVID-19-Pandemie.

Zoom, eine beliebte Plattform für Videokonferenzen

Videomeetings sind durch die COVID-19-Pandemie schnell zu einem festen Bestandteil der "neuen Normalität" geworden. Wir sind in der glücklichen Lage, Zoom und andere großartige technische Kommunikationsmittel zu haben, die uns sowohl für persönliche als auch für berufliche Zwecke in Verbindung halten, wenn wir nicht zusammen sein können. Mit Zoom können wir Meetings und Webinare abhalten, trainieren und unterrichten oder auch nur einen Kaffeeklatsch mit Freunden, Familie und Kollegen genießen.

Für einige von uns waren Videomeetings bereits ein großer Teil unseres Arbeitsalltags. Für andere ist es fremd und neu, sich per Video zu treffen und miteinander zu arbeiten. Aber wir alle können davon profitieren, wenn wir wissen, wie wir das Beste aus unseren Videomeetings herausholen können. Und wenn Sie wollen, dass Ihr Unternehmen während der COVID-19-Krise erfolgreich ist, ist das Wissen, wie man ein solides Zoom-Meeting durchführt, entscheidend.

Hier sind ein paar äußerst hilfreiche Zoom-Tipps:

Videokonferenz ohne Video

Das Video-Element ist das, was Zoom so viel nützlicher macht als eine Audio-Konferenzschaltung. Mit Video gewinnen Sie wichtige kommunikative Elemente wie Körperausdruck und Mimik. Sie können visuelle Materialien präsentieren. Sie können sehen, wer sich wirklich engagiert und zuhört. Und es fühlt sich einfach viel mehr so an, als ob Sie tatsächlich mit Ihrem Team zusammen wären. Aus diesen Gründen kann der Wert von Videomeetings gar nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Aber manchmal, vor allem wenn alle Teilnehmer ihren Video-Feed eingeschaltet haben, leidet die Gesprächsqualität aufgrund mangelnder Bandbreite. Wenn Sie also mit abgehackten Audio-/Video-Feeds zu kämpfen haben, sollten Sie als erstes versuchen, die Video-Feeds auszuschalten, um das Problem zu beheben. Wenn ein Sprecher das Meeting leitet, sollte er das Video eingeschaltet lassen können, während alle anderen es ausschalten, um die Bandbreite zu schonen.

Eine Anleitung finden Sie unter:
https://support.zoom.us/hc/de/articles/203024649-Video-Or-Microphone-Off-By-Attendee

Zeichnen Sie Ihre Meetings auf

Auch mit einem kostenlosen Zoom-Konto können Sie Meetings in der Zoom-Cloud aufzeichnen. Der Gastgeber kann auch den Teilnehmern erlauben, das Meeting aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung eines Meetings ist besonders nützlich, wenn jemand nicht dabei sein kann und Sie ihn später nachholen möchten, oder wenn Sie das Besprochene nach dem Meeting wiederholen und auffrischen müssen. Schließlich ist es schwierig, umfassende Notizen über ein schnelles, detailliertes Meeting zu machen.

Eine Anleitung finden Sie unter:
https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362473-Local-recording
‍https://support.zoom.us/hc/de/articles/203741855-Cloud-Recording

Teilen Sie Ihren Bildschirm

Mit der Bildschirmfreigabefunktion von Zoom werden virtuelle Präsentationen oder Schulungen leicht gemacht. Mit dem Tool für die gemeinsame Nutzung mehrerer Bildschirme können Sie zusammenarbeiten, Materialien vergleichen und vieles mehr. Sie können auch nur einen Teil Ihres Bildschirms oder nur Audio oder Video freigeben.

Eine Anleitung finden Sie unter:
https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362153-Sharing-your-screen
https://support.zoom.us/hc/de/articles/115000424286-Sharing-Multiple-Screens-Simultaneously

Nutzen Sie die Whiteboard-Funktion

Mit der Whiteboard-Funktion können Sie auf einem virtuellen Whiteboard schreiben oder zeichnen. Als nützliches Werkzeug für die Zusammenarbeit und zur Visualisierung können die Teilnehmer auch Anmerkungen zum Whiteboard hinzufügen (wenn der Gastgeber dies erlaubt). Zu den Anmerkungswerkzeugen gehören Hinzufügen von Text, Zeichnen, Auswählen, Stempeln, Spotlight, Pfeil, Löschen und mehr. Wenn die Funktion für zwei Monitore aktiviert ist, können Sie mehrere Whiteboards gleichzeitig nutzen. Und mit der Smart Recognition Drawing-Funktion können Sie eine Form grob zeichnen und sie wird automatisch in eine perfekte Form geglättet.

Eine Anleitung finden Sie unter:
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/205677665-Sharing-a-whiteboard

Verwenden Sie Breakout-Rooms

Vielleicht möchten Sie während einer unternehmensweiten Besprechung nach einzelnen Abteilungen aufteilen. Oder vielleicht müssen Sie eine Klasse aufteilen, um eine Aufgabe oder Frage in kleinen Gruppen durchzuarbeiten. Anstatt zu gehen und einen Haufen separater Meetings zu erstellen, können Sie diese Funktion nutzen. Der Gastgeber kann dann jede einzelne Gruppe jederzeit wieder zusammenführen. Breakout-Räume können auch vor einem Meeting zugewiesen werden.

Eine Anleitung finden Sie unter:
https://support.zoom.us/hc/de/articles/206476313-Managing-breakout-rooms
https://support.zoom.us/hc/de/articles/206476093-Enabling-breakout-rooms

Nutzen Sie die Leertaste für die Stummschaltung

Vor allem, wenn Sie sich oft einmischen, aber nicht der Hauptsprecher sind, kann es etwas lästig sein, jedes Mal auf Ihren Ton klicken zu müssen, wenn Sie sprechen müssen. Praktischerweise können Sie die Leertaste gedrückt halten, um Ihre Stummschaltung vorübergehend aufzuheben.

Aktivieren Sie die Galerieansicht

Zoom ist standardmäßig auf die Ansicht "Aktiver Sprecher" eingestellt, in der der Sprecher in einer größeren Anzeige als alle anderen dargestellt wird. Wenn jedoch mehr Personen anwesend sind, als auf den Bildschirm passen, können Sie in diesem Anzeigemodus nicht alle auf einmal sehen. In der Galerieansicht sehen Sie mehrere Personen gleichzeitig auf dem Bildschirm, alle in Feldern, die die gleiche Größe wie das des Sprechers haben.

Eine Anleitung finden Sie unter:
https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362323-How-Do-I-Change-The-Video-Layout-

Blenden Sie Teilnehmer ohne Video aus

In großen Meetings kann Ihr Bildschirm mit Teilnehmern überfüllt sein. Sie können Teilnehmer ohne Video ausblenden, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Dies kann helfen, mehr Teilnehmer mit Video auf den Bildschirm zu bringen, wenn nicht alle auf den Bildschirm passen.

Eine Anleitung finden Sie unter:
https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362323-How-Do-I-Change-The-Video-Layout-

Aktivieren Sie den Videofilter

Beliebt bei Snapchat, Instagram und anderen Social-Media-Plattformen, können Foto-/Videofilter Ihr Aussehen verbessern oder verändern. Der Filter "Touch Up My Appearance" von Zoom glättet Ihre Haut und mildert Hautunreinheiten für ein besseres Aussehen.

Eine Anleitung finden Sie unter:
https://support.zoom.us/hc/de/articles/115002595343-Touch-Up-My-Appearance

Integrieren Sie andere Anwendungen mit Zapier

Zapier, ein Tool zur Integration von Webanwendungen, kann Ihnen helfen, nahtlos zwischen Zoom und Hunderten von anderen Apps zu arbeiten, darunter Slack, Salesforce, Calendly, Mailchimp und mehr. Zapier kann zum Beispiel eine Funktion erstellen, mit der Ihr Zoom-Link automatisch als Standort für Ihre Google-Kalender- und Calendly-Events angezeigt wird. In Salesforce können Sie Zoom-Webinar-Teilnehmer automatisch als neue Leads hinzufügen. In Slack können Sie automatisch Meeting-Erinnerungen an Kanäle oder bestimmte Benutzer senden. In MailChimp können Sie automatisch Kontakte aus Mailinglisten als Webinar-Anmelder hinzufügen. Dies sind nur ein paar Beispiele von vielen.

Eine Anleitung finden Sie unter:
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/115005486363-Getting-Started-with-Integrations

Vermeiden Sie das "Zoom-Bombing"

Zoombombing ist, wenn eine uneingeladene dritte Partei ihren Weg in Ihr Zoom-Meeting findet und es stört, oft durch profane, rassistische und/oder sexuell eindeutige Sprache und/oder Bilder. Und leider ist dies ein immer häufiger auftretendes Problem, besonders bei großen, öffentlichen Meetings. Zoom tut alles, was es kann, um diese störende Form des "Trolling" zu verhindern. Aber Sie können auch selbst Schritte unternehmen, um dies zu verhindern:

• Veröffentlichen Sie niemals Ihren Zoom-Meeting-Link öffentlich. Dies ist die häufigste Quelle für Störer.
• Halten Sie Zoom auf dem neuesten Stand. Laden Sie Updates herunter, sobald sie verfügbar sind. Wie bereits erwähnt, arbeitet Zoom immer daran, die Sicherheit zu gewährleisten, und Updates beheben Sicherheitsprobleme, die zu Zoombombing führen könnten. Ignorieren Sie also nicht die Aufforderung zum Update - laden Sie die neue Version sofort herunter.  
• Richten Sie die Meeting-Registrierung ein. Sie können Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmer abfragen und verlangen, dass die Teilnehmer Fragen beantworten, um sich für Zoom-Meetings zu registrieren. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene.
  Eine Anleitung finden Sie unter:
  https://support.zoom.us/hc/de/articles/211579443-Registration-for-Meetings
• Identifizieren Sie Störer und schalten Sie sie stumm, dann entfernen Sie sie. Wenn Störer in Ihr Zoom-Meeting gelangen, sollten Sie sie zuerst stummschalten und dann entfernen.
  
• Eine Anleitung finden Sie unter:
  https://support.zoom.us/hc/de/articles/115004834466-Managing-Participants-in-Webinar
• Bevor Sie ein Meeting starten, schauen Sie sich den Warteraum an und stellen Sie sicher, dass Sie jeden kennen. Schreiben Sie jedem, den Sie nicht kennen, eine Nachricht, bevor Sie ihn rausschmeißen - Teilnehmer, die geliehene Geräte verwenden, könnten einen unbekannten Anzeigenamen haben, weil sie das Konto eines anderen Benutzers verwenden.
• Stellen Sie aus diesem Grund sicher, dass Ihre Teilnehmer vollständige, korrekte Anzeigenamen haben. Versenden Sie eine E-Mail, in der Sie die Teilnehmer bitten, dies im Vorfeld sicherzustellen.
• Weisen Sie Co-Gastgebern zu, die bei der Verwaltung der Teilnehmer helfen. Wenn Sie mehreren Personen die Befugnis erteilen, Teilnehmer stummzuschalten und zu entfernen, können Sie schnell mit Störern fertig werden.
  Eine Anleitung finden Sie unter:
  https://support.zoom.us/hc/de/articles/206330935-Enabling-and-adding-a-co-host

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