11.05.2020
Von Peter Hecker, Inhaber von HECKER CONSULTINGWie Business Analysts Umfang und Anforderungen klären, Teams und Stakeholder einbinden und Planung, Fortschrittsüberwachung und Onboarding verbessern.
Der Business Analyst fungiert als Bindeglied zwischen den verschiedenen Projektrollen während des gesamten Projektlebenszyklus - von der Ermittlung bis zur Lieferung. Das bedeutet, dass der Business Analyst das "große Ganze" und die Art und Weise, wie das Team am Projekt zusammenarbeitet, kennenlernt. Dies versetzt den Business Analyst in eine gute Position, um Verbesserungen in Bezug auf Anforderungen, Kommunikation, Teamausrichtung, Einbeziehung der Stakeholder, Projektplanung und Fortschrittsüberwachung zu identifizieren und einzuführen.
Im Folgenden finden Sie einige praktische Möglichkeiten, wie Sie Projekte und Anforderungen besser managen können. Diese stammen aus dem Kontext der Software-Entwicklung unter Verwendung der Scrum-Methodik mit 4+ Scrum-Teams und mehreren Stakeholdern.
Wenn Sie diese Beobachtungen in die Praxis umsetzen, können sich die Teams in Ihrem Projekt schneller in die richtige Richtung bewegen.
Definieren und notieren Sie auf einer hohen Ebene, was Sie bauen, warum Sie es bauen und wer die Endnutzer dessen sind, was Sie bauen. Unterscheiden Sie zwischen kurz- und langfristigen Anforderungen, um nicht zu früh unnötigen Aufwand zu betreiben:
Achten Sie bei der Diskussion von kurz- oder langfristigen Anforderungen darauf, dass Vertreter aus den Teams Technik, Kreativ (UI/UX) und Business-Analyse in den Meetings vertreten sind. So wird sichergestellt, dass die drei Hauptperspektiven frühzeitig zum Ausdruck gebracht werden und die Rollen von Anfang an ein gemeinsames Verständnis haben.
Erstellen Sie eine Übersicht über alle Scrum-Teams und alle Stakeholder. Nehmen Sie in die Übersicht Informationen wie Name, Rolle, Arbeitsbereich, relevante Stakeholder und Kontaktdaten auf.
Halten Sie diese Übersicht aktuell, indem Sie sie an Austritte, Neuzugänge und Änderungen in den Arbeitsbereichen der Teams anpassen.
Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder wissen, welche Kommunikationskanäle und Tools ihnen zur Verfügung stehen und welchen Zweck sie erfüllen, z. B. Microsoft Teams, Slack, Azure DevOps Comments usw. Speziell für Chat-Tools sollten Sie einen internen und einen externen Teams-Kanal einrichten:
Mit Microsoft Teams können Sie "private" Kanäle innerhalb eines einzelnen Teambereichs erstellen, die nur für eine bestimmte Gruppe von Personen innerhalb des Teams zugänglich sind. Dies ist praktisch, wenn Sie die Verteilung von Informationen relevanter gestalten wollen.
Machen Sie jede Entwicklungsarbeit (laufende oder zukünftige) für alle sichtbar, indem Sie Product Backlog Items oder Aufgaben an einem einzigen Ort erstellen, d. h. in dem Tracking-Tool Ihrer Wahl. Dies schafft Transparenz und Verantwortlichkeit innerhalb des spezifischen Scrum-Teams und im gesamten Projektteam. Um auf meinen früheren Punkt zu kurz- und langfristigen Anforderungen zurückzukommen, stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder wissen, wo sie auf das aktuelle Sprint Backlog, das langfristige Backlog, das Master Backlog oder das Backlog eines anderen Teams zugreifen können.
Speichern Sie Teamwissen und relevante Dokumente an einem einzigen gemeinsamen (für alle zugänglichen) Ort, z.B.:
SharePoint verfügt über eine leistungsstarke Suchfunktion, die nach Schlüsselwörtern innerhalb von Dokumenten sucht.
Die Projektplanung und Fortschrittsüberwachung erfolgt oft außerhalb des Tools, das Sie für die tägliche Nachverfolgung verwenden, z. B. Azure DevOps Services. Das bedeutet im Wesentlichen, dass Ihre Planung und Überwachung immer veraltet sind und nicht die neuesten Daten widerspiegeln. Nutzen Sie stattdessen die Planungs- und Analysefunktionalitäten Ihres Tracking-Tools.
Azure DevOps Services bietet zum Beispiel teamübergreifende Pläne und Dashboards mit konfigurierbaren Widgets.
Erstellen Sie eine "Starter-Pack"-Ressource (z. B. eine Wiki-Seite) mit den wichtigsten Projektinformationen (und Links) für einen neuen Teilnehmer. Je früher Sie eine Person richtig einbinden, desto eher wird sie in der Lage sein, einen Mehrwert für das Projekt zu schaffen. Aspekte, die im Starter-Paket behandelt werden sollten, sind unter anderem:
Worum es bei dem Projekt geht, warum Sie es machen und wer die Endnutzer des Produkts sind:
Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter einen Kollegen mit der gleichen Rolle zur Seite, um sicherzustellen, dass rollenspezifische und betriebliche Details abgedeckt sind.
Damit sie sich lohnen:
Speichern Sie die Meeting-Protokolle an einem zentralen Ort, auf den alle Projektmitglieder zugreifen können, z. B. in OneNote oder im DevOps Wiki. Bei wiederkehrenden Meetings beginnen Sie Ihr nächstes Meeting mit einer Rekapitulation und Überprüfung der offenen Aktionen aus dem vorherigen Meeting.
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Warum brauchen Sie einen Prototypen? Haben Sie zufällig eine Menge Ideen und Anforderungen von Kunden, wenn es um das Projekt geht? Wenn ja, dann ist ggf. die Entwicklung eines Prototypen eine geeignete Methode diese Ideen und Anforderungen zu überprüfen. Ein Prototyp ist etwas, das die meisten Menschen mit materiellen Produkten assoziieren, nicht unbedingt mit mobilen oder Web-Anwendungen. In der IT-Branche - und insbesondere in modernen Softwarehäusern - wird der Prototyp jedoch sehr häufig im Softwareentwicklungsprozess eingesetzt. Zunehmend ist er auch ein Schlüsselelement im Prozess der Vertragsabschlüsse.
Heute will jedes Team auf die agile Methodik der Agilen Programmierung umsteigen, d.h. den Anwender in den Mittelpunkt der Prozessplanung bei der Produktentwicklung stellen. Sie bauen schließlich ein Produkt für die Endbenutzer, richtig? User Stories sind eines der grundlegenden Werkzeuge, die Teams helfen, sich bei der Definition eines Produkts und seiner Funktionalität an den Benutzer zu erinnern. Es wird viel darüber gesprochen, wie man sie richtig schreibt.
So werden Ihre Code-Reviews (noch) besser. Wir alle wissen, dass wir ohne Code-Review nicht weit kommen. Es verbessert die Qualität des Codes und macht seine Struktur stabiler. Außerdem helfen Reviews den Programmierern, Beziehungen aufzubauen und effektiver zu arbeiten. Es lässt sich jedoch nicht leugnen, dass ein Review von gleichem Code viel einfacher zu planen als durchzuführen ist, und solche Reviews können ein Alptraum für Teamleiter sein.
Start-ups sind aus unserer Gegenwart nicht mehr wegzudenken. Immer mehr davon sind Unternehmen, die mit IT zu tun haben. Doch wir kennen nur die, die erfolgreich waren. Von denen, die gescheitert sind, hat noch nie jemand etwas gehört. Manchmal war ihr Scheitern mit überbewerteten Plänen verbunden, ein anderes Mal scheiterten sie, weil sie sich darauf konzentrierten, sofort etwas Neues zu schaffen, ohne einen richtigen langfristigen Ansatz zu verfolgen.
