19.01.2024
Von Peter Hecker, Inhaber von HECKER CONSULTINGMicrosoft Copilot (früher Microsoft 365 Copilot) in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams: Funktionen, Lizenzen, Datenschutz und Grenzen.
Montagmorgen, 47 ungelesene E-Mails, um zehn das Projektmeeting, für das noch die Folien fehlen. Genau für solche Tage hat Microsoft seinen KI-Assistenten Copilot in die Büroprogramme eingebaut. Statt eine lange Mail-Kette selbst durchzuarbeiten, lassen Sie sich die Kernpunkte zusammenfassen. Statt die Präsentation von Grund auf zu bauen, erzeugt Copilot aus dem Projektbericht einen ersten Foliensatz.
Seit der Markteinführung Ende 2023 hat sich viel verändert: Namen, Lizenzmodelle, Funktionsumfang. Wer heute über Microsoft Copilot (früher Microsoft 365 Copilot) spricht, meint je nach Gesprächspartner sehr unterschiedliche Dinge. Hier finden Sie den aktuellen Stand – was der Assistent in den einzelnen Programmen kann, was er kostet, worauf Sie bei Daten und Rechten achten sollten und wann sich die Investition lohnt.
„Copilot“ ist bei Microsoft inzwischen ein Sammelname für mehrere KI-Assistenten. Es gibt einen Copilot für Privatleute, einen in Windows, einen für Programmierer (GitHub Copilot) und einen für die Arbeit mit Word, Excel und Co. Um Letzteren geht es hier. Microsoft nennt ihn inzwischen selbst Microsoft Copilot; in Lizenzen und manchen Oberflächen taucht während der Umstellung noch der frühere Name Microsoft 365 Copilot auf.
Technisch steckt dahinter ein großes Sprachmodell, also eine KI, die anhand riesiger Textmengen gelernt hat, Sprache zu verstehen und zu erzeugen. Microsoft nutzt dafür Modelle von OpenAI, seit 2025 an einigen Stellen auch Modelle anderer Anbieter. Das Sprachmodell allein wüsste aber nichts über Ihr Unternehmen. Den Unterschied macht der Microsoft Graph: Das ist die Datenschicht, über die Microsoft 365 E-Mails, Termine, Chats, Dateien und Kontakte miteinander verknüpft. Copilot fragt den Graph ab, bevor er antwortet, und kann deshalb sagen, was in Ihrer letzten Besprechung beschlossen wurde – oder in welcher Datei die aktuelle Preisliste liegt.
Wichtig für das Verständnis: Copilot sieht dabei nur, was Sie selbst sehen dürfen. Er erbt die Berechtigungen des angemeldeten Nutzers. Das ist beruhigend und heikel zugleich, dazu später mehr.
Die häufigste Verwirrung betrifft die Frage, was Mitarbeitende ohne zusätzliche Kosten nutzen können. Seit Januar 2025 gibt es Copilot Chat, inzwischen Microsoft Copilot Chat genannt (zuvor Microsoft 365 Copilot Chat, davor Microsoft 365 Chat). Jeder Unternehmensnutzer mit einem Microsoft-Konto der Organisation, also einem Konto in Microsoft Entra ID, kann ihn ohne Zusatzlizenz verwenden. Copilot Chat beantwortet Fragen, formuliert Texte, fasst Dokumente zusammen, die Sie hochladen, und recherchiert im Web. Die Eingaben stehen dabei unter dem Datenschutz für Unternehmensdaten, Microsoft verwendet sie nach eigenen Angaben nicht zum Training seiner Modelle.
Was Copilot Chat ohne Lizenz nur eingeschränkt kann: auf Ihre Arbeitsdaten zugreifen. Außerhalb von Outlook stützt er sich vor allem auf das Web und auf Inhalte, die Sie selbst hochladen oder einfügen. In Outlook beantwortet er inzwischen auch ohne Lizenz Fragen zu E-Mails, Terminen, Besprechungen und Chats, allerdings mit weniger Daten als die Vollversion. Für den übergreifenden Zugriff auf alle Arbeitsdaten in Microsoft 365 und für den vollen Assistenten direkt in Word, Excel, PowerPoint und Teams braucht es die kostenpflichtige Copilot-Lizenz, die pro Nutzer zusätzlich zum Microsoft-365-Abonnement gebucht wird. Zum Start lag der Listenpreis bei 30 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei Jahresbindung. Seit Anfang 2024 können auch kleinere Unternehmen ohne Mindestabnahme einsteigen. Seit Dezember 2025 bietet Microsoft für Unternehmen mit einem Microsoft-365-Business-Abo außerdem die günstigere Variante Microsoft 365 Copilot Business an, Listenpreis 21 US-Dollar pro Nutzer und Monat.
Auch privat hat sich etwas getan: Seit Anfang 2025 sind Copilot-Funktionen in Microsoft 365 Personal und Family enthalten, verbunden mit einer Preiserhöhung und einem monatlichen Kontingent an KI-Nutzungen. Für Selbstständige, die ein Privatabonnement nutzen, ist das ein günstiger Einstieg. Für Unternehmen ist es keine Lösung, weil die Firmendaten dann nicht unter den Regeln der Unternehmensverwaltung stehen.
In Word spielt Copilot seine Stärken am deutlichsten aus. Sie beschreiben, was Sie brauchen, und erhalten einen Entwurf, den Sie weiterbearbeiten. Der eigentliche Gewinn liegt darin, dass Sie dabei auf vorhandene Dokumente verweisen können.
Angenommen, Sie sollen ein Angebot für einen Kunden schreiben. Sie bitten Copilot: „Erstelle einen Angebotsentwurf für die Wartung von 40 Arbeitsplätzen auf Grundlage von Leistungsbeschreibung.docx und dem Protokoll vom Kundentermin.“ Copilot greift auf beide Dateien zu, übernimmt Leistungsumfang und vereinbarte Punkte und liefert eine Gliederung mit ausformulierten Abschnitten. Preise, Fristen und Haftungsfragen müssen Sie trotzdem selbst prüfen – genau dort passieren die teuren Fehler.
Ebenso nützlich ist Copilot für vorhandene Texte:
Meine Einschätzung: Für Routinetexte wie Protokolle, interne Mitteilungen oder erste Entwürfe spart Copilot spürbar Zeit. Bei Texten, die Ihre Fachkompetenz zeigen sollen, ist er ein guter Sparringspartner, aber kein Autor. Ein Entwurf, der flüssig klingt, ist noch kein Entwurf, der stimmt.
Viele Menschen nutzen Excel täglich, beherrschen aber nur einen Bruchteil der Funktionen. Hier setzt Copilot an: Sie stellen eine Frage in normaler Sprache, und der Assistent schlägt Formeln, Filter, Pivot-Tabellen oder Diagramme vor.
Angenommen, Sie haben eine Umsatzliste mit Datum, Region, Produkt und Betrag. Typische Aufträge sind dann:
Copilot erklärt die vorgeschlagene Formel auf Wunsch Schritt für Schritt. Das ist mehr wert, als es klingt: Wer versteht, warum ein SVERWEIS oder XVERWEIS so aufgebaut ist, lernt nebenbei dazu, statt nur ein Ergebnis zu übernehmen. Eine eigene COPILOT-Funktion für KI-Auswertungen direkt in Zellen hatte Microsoft nur als Vorschau angeboten und am 14. September 2026 wieder entfernt; solche Aufgaben, etwa Freitext-Kommentare aus einer Kundenumfrage nach Stimmung zu sortieren, erledigen Sie seither über den Copilot-Bereich in Excel.
Zwei Hinweise aus der Praxis: Copilot arbeitet am zuverlässigsten mit sauber strukturierten Daten, also als Tabelle formatiert, mit eindeutigen Spaltenüberschriften und ohne verbundene Zellen. Und Rechenergebnisse sollten Sie stichprobenartig nachprüfen. Sprachmodelle sind keine Taschenrechner. Copilot rechnet zwar über Excel-Formeln, kann sich aber bei der Wahl des richtigen Bereichs oder Filters irren. Wie sich der Assistent in der Tabellenkalkulation gezielt einsetzen lässt, zeigt das Seminar Microsoft Copilot und Excel.
In PowerPoint erstellt Copilot auf Basis einer kurzen Beschreibung einen Foliensatz mit Gliederung, Texten und passenden Bildern. Interessanter ist eine andere Möglichkeit: Sie geben ein Word-Dokument oder eine PDF-Datei als Grundlage an, und Copilot macht daraus eine Präsentation. Der Projektbericht aus dem Beispiel oben wird so in wenigen Minuten zu einem ersten Foliensatz für die Geschäftsführung.
Daneben kann Copilot eine vorhandene Präsentation zusammenfassen, Folien hinzufügen, Sprechernotizen formulieren oder Inhalte neu ordnen. Unternehmen mit eigenen Vorlagen sollten ihr Design als Vorlage hinterlegen, damit die erzeugten Folien zum Erscheinungsbild passen.
Wo die Grenzen liegen, sieht man schnell: Copilot erzeugt solide Standardfolien, aber keine Dramaturgie. Welche Botschaft hängen bleiben soll, welche Zahl auf die erste Folie gehört und welche Folie man besser weglässt, entscheiden Sie. Viele Nutzer erleben Copilot in PowerPoint deshalb vor allem als Abkürzung beim ungeliebten Teil der Arbeit – Struktur anlegen, Texte auf Folienlänge kürzen – und weniger als Gestalter.
E-Mail ist für viele Büroarbeiter der größte Zeitfresser. Copilot in Outlook hilft an zwei Stellen.
Bei einer Mail-Kette mit zwanzig Antworten und fünf Beteiligten fasst Copilot auf Knopfdruck zusammen, worum es geht, was entschieden wurde und welche Fragen offen sind. Wer aus dem Urlaub zurückkommt, ist so schneller auf dem Laufenden. Auch übergreifende Fragen sind möglich, in Outlook inzwischen sogar ohne Copilot-Lizenz: „Welche E-Mails von Kunden aus dieser Woche warten noch auf eine Antwort von mir?“
Beim Schreiben erzeugt Copilot aus Stichpunkten einen Entwurf, wahlweise kurz oder ausführlich, förmlich oder locker. Hilfreich ist auch die Funktion, einen eigenen Entwurf bewerten zu lassen: Copilot gibt dann Hinweise zu Ton, Klarheit und möglicher Wirkung beim Empfänger. Gerade bei heiklen Nachrichten, etwa einer Absage oder einer Reklamation, ist dieser zweite Blick nützlich.
Ein Rat aus der Erfahrung vieler Teams: Lassen Sie Copilot nicht jede Mail schreiben. Wenn Sender und Empfänger ihre Nachrichten von einer KI aufblähen und dann wieder zusammenfassen lassen, gewinnt niemand Zeit. Kurze Mails schreiben Sie meist schneller selbst.
In Microsoft Teams entfaltet Copilot den größten Nutzen für alle, die viele Besprechungen haben. Während eines Meetings können Sie ihn fragen, was bisher besprochen wurde – praktisch, wenn Sie zehn Minuten zu spät kommen. Nach dem Meeting erstellt er eine Zusammenfassung mit Themen, Entscheidungen und Aufgaben samt Verantwortlichen.
Für die Zusammenfassung nach dem Meeting muss die Besprechung transkribiert, also das Gesprochene als Text mitgeschrieben, oder aufgezeichnet werden. Während des Meetings lässt sich Copilot auch ohne gespeichertes Transkript nutzen. Hier beginnen die Fragen, die über Technik hinausgehen: Alle Teilnehmenden müssen wissen, dass mitgeschrieben wird, und in vielen Unternehmen braucht es dafür eine Regelung mit dem Betriebsrat. Bei Gesprächen mit Externen, etwa Bewerbern oder Kunden, sollte klar vereinbart sein, ob ein Transkript entsteht.
Auch für Chats ist Copilot nützlich: Ein Kanal mit hundert neuen Nachrichten lässt sich zusammenfassen, und Copilot kann gezielt Fragen beantworten wie „Hat sich jemand zum Liefertermin geäußert?“. Copilot Chat selbst finden Sie in Teams als App „Copilot“ in der linken App-Leiste; Ihre IT kann sie dort fest anheften. Wie Ihr Team das im Alltag sinnvoll nutzt, behandelt das Seminar Microsoft Copilot und Teams.
Neben den bekannten Office-Programmen ist Copilot in weitere Werkzeuge eingezogen. In Microsoft Loop, einem Arbeitsbereich für gemeinsame Notizen, Listen und Aufgaben, erzeugt er Entwürfe für Projektpläne oder Brainstorming-Listen, die das Team anschließend gemeinsam bearbeitet. Mit Copilot Pages lassen sich Ergebnisse aus dem Chat in eine Seite übernehmen, die andere weiterbearbeiten können. So wird aus einer einzelnen KI-Antwort ein gemeinsames Arbeitsdokument.
Die größte Veränderung seit 2024 sind aber die sogenannten Agenten. Gemeint sind spezialisierte Assistenten, die eine bestimmte Aufgabe übernehmen und dafür auf festgelegte Quellen zugreifen. Microsoft liefert für Nutzer mit Copilot-Lizenz eigene Agenten mit, etwa einen „Researcher“ für mehrstufige Recherchen über Unternehmensdaten und Web oder einen „Analyst“ für Datenauswertungen. Mit Copilot Studio können Unternehmen außerdem eigene Agenten bauen.
Angenommen, die Personalabteilung beantwortet jede Woche dieselben Fragen zu Urlaubsregeln, Reisekosten und Arbeitszeit. Ein Agent, der ausschließlich auf die gültigen Richtlinien im Intranet zugreift, kann diese Fragen rund um die Uhr beantworten und bei Unklarheiten auf die zuständige Person verweisen. Das klingt unspektakulär, entlastet aber genau dort, wo heute viel Zeit verloren geht. Die Kehrseite: Ein Agent ist nur so gut wie die Dokumente, auf die er zugreift. Veraltete Richtlinien führen zu veralteten Antworten.
Ob Copilot hilft oder enttäuscht, hängt stark davon ab, wie Sie fragen. Die Anweisung an eine KI heißt Prompt. Ein guter Prompt enthält vier Bestandteile:
Ein Beispiel: Statt „Fasse das Meeting zusammen“ fragen Sie besser „Fasse das Teams-Meeting zur Messeplanung von gestern für meinen Vorgesetzten zusammen. Nenne Entscheidungen, offene Punkte und wer bis wann was erledigt, höchstens zehn Zeilen.“ Bleibt das Ergebnis unbefriedigend, sagen Sie Copilot, was fehlt – das Gespräch geht weiter, Sie müssen nicht von vorn beginnen.
Gute Prompts lassen sich speichern und im Team teilen. Wer eine kleine Sammlung bewährter Aufträge für wiederkehrende Aufgaben anlegt, spart mehr Zeit als jemand, der jeden Morgen neu überlegt, wie er fragen soll.
Microsoft betont, dass Copilot innerhalb der Sicherheitsgrenzen von Microsoft 365 arbeitet. Die Daten bleiben im Mandanten des Unternehmens, für Kunden in der EU gilt die sogenannte EU Data Boundary, nach der Daten im Wesentlichen in Europa verarbeitet werden. Ausgenommen sind laut Microsoft Websuchen und die zuschaltbaren Modelle von Anthropic. Eingaben und Antworten dienen nicht zum Training der Modelle. Das ist eine solide Grundlage, beantwortet aber nicht alle Fragen.
Weil Copilot alles findet, was der Nutzer sehen darf, macht er vergessene Freigaben plötzlich sichtbar. Angenommen, eine Excel-Datei mit Gehältern liegt seit Jahren in einem SharePoint-Ordner, der versehentlich für alle Mitarbeitenden freigegeben ist. Bisher hat sie niemand gefunden. Fragt nun jemand Copilot nach „Gehaltsübersicht“, kann sie in der Antwort auftauchen. Copilot verletzt dabei keine Rechte – er nutzt nur die, die längst falsch vergeben waren. Vor einer breiten Einführung sollten Unternehmen deshalb Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams aufräumen und vertrauliche Inhalte mit Vertraulichkeitsbezeichnungen kennzeichnen.
Für den Einsatz in Unternehmen sind mehrere Regelwerke relevant. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten und gegebenenfalls eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Nach dem Betriebsverfassungsgesetz hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die geeignet sind, Leistung oder Verhalten der Beschäftigten zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) – Meeting-Transkripte und Nutzungsauswertungen fallen schnell darunter. Und nach der europäischen KI-Verordnung (AI Act) müssen Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, seit Februar 2025 Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu fördern (Art. 4). Ein bestimmtes Niveau je Person schreibt die Verordnung seit der Änderung durch den Digital Omnibus zur KI (in Kraft seit 27. Juli 2026) nicht mehr vor. Das sind allgemeine Hinweise, keine Rechtsberatung; für die konkrete Ausgestaltung sollten Sie Datenschutzbeauftragte und gegebenenfalls Fachanwälte einbeziehen.
Hilfreich ist eine kurze, verständliche Nutzungsrichtlinie: Wofür darf Copilot verwendet werden, welche Ergebnisse müssen vor der Weitergabe geprüft werden, und wie wird gekennzeichnet, dass ein Text mit KI-Unterstützung entstanden ist? Zwei Seiten mit Beispielen helfen den Mitarbeitenden mehr als ein langes Regelwerk, das niemand liest.
Copilot kann sich irren. Sprachmodelle erzeugen gelegentlich Aussagen, die plausibel klingen, aber falsch sind – im Fachjargon Halluzinationen. Mit Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten passiert das seltener, aber nicht nie. Copilot nennt deshalb meist die Quellen, auf die er sich stützt. Prüfen Sie diese bei allem, was nach außen geht oder Entscheidungen begründet.
Copilot ist kein Wundermittel, aber ein nützliches Werkzeug, das in den richtigen Händen echte Zeit spart. Den größten Nutzen haben erfahrungsgemäß Menschen, die viel lesen, schreiben und in Besprechungen sitzen: Führungskräfte, Projektleiter, Assistenzen, Vertrieb. Wer überwiegend in Fachanwendungen außerhalb von Microsoft 365 arbeitet, profitiert weniger.
Überschätzt wird oft, wie schnell sich die Investition von selbst auszahlt. Eine Lizenz allein ändert keine Arbeitsweise. Unternehmen, die Copilot an alle verteilen und dann abwarten, sehen häufig, dass viele Lizenzen nach wenigen Wochen kaum noch genutzt werden. Unterschätzt wird dagegen der Aufwand für die Vorbereitung: aufgeräumte Berechtigungen, klare Regeln, wofür Copilot verwendet werden darf, und eine Schulung, die mehr ist als eine Funktionsvorführung.
Meine Empfehlung: Starten Sie mit Copilot Chat für alle, denn er kostet nichts extra und macht Mitarbeitende mit KI vertraut. Wählen Sie parallel eine Pilotgruppe von 10 bis 30 Personen mit hohem Kommunikationsaufwand aus, statten Sie diese mit Lizenzen aus und messen Sie nach drei Monaten, welche Aufgaben tatsächlich schneller gehen. Erst dann lohnt die Entscheidung über eine breite Einführung. Einen Überblick über Kurse und Beratung rund um den Assistenten finden Sie auf der Themenseite Copilot.
Copilot nimmt Ihnen das Formulieren, Zusammenfassen und Suchen ab. Das Denken, Entscheiden und Prüfen bleibt Ihre Aufgabe – und genau darin liegt der Wert Ihrer Arbeit.
Nein. Copilot Chat steht Unternehmensnutzern mit einem Microsoft-365-Konto ohne Zusatzkosten zur Verfügung. Er greift dann aber nur eingeschränkt auf Ihre Arbeitsdaten zu: in Outlook auf E-Mails, Termine und Besprechungen, sonst vor allem auf Inhalte, die Sie selbst hochladen. Für den Zugriff auf alle Arbeitsdaten in Microsoft 365 und für den vollen Assistenten in Word, Excel, PowerPoint und Teams braucht es die kostenpflichtige Copilot-Lizenz.
Beide beruhen auf ähnlichen Sprachmodellen. Der Unterschied liegt im Zugang zu Ihren Daten und im Ort, an dem Sie arbeiten. ChatGPT kennt zunächst nur, was Sie ihm geben. Copilot mit Lizenz kann auf Ihre E-Mails, Termine und Dateien in Microsoft 365 zugreifen und arbeitet direkt in Word, Excel oder Teams, ohne dass Sie Inhalte hin- und herkopieren. Für Unternehmen kommt hinzu, dass Copilot in die bestehende Verwaltung von Berechtigungen, Aufbewahrung und Compliance eingebunden ist. Wer dagegen vor allem frei recherchiert oder Texte ohne Firmenbezug schreibt, kommt mit beiden Werkzeugen ähnlich weit.
Das hängt weniger von der Firmengröße ab als von der Art der Arbeit. In einem Büro mit fünf Personen, die viel korrespondieren, Angebote schreiben und an Besprechungen teilnehmen, kann sich eine Lizenz schon rechnen, wenn sie pro Person einige Stunden im Monat einspart. Sinnvoll ist auch hier ein Test mit ein oder zwei Lizenzen, bevor alle ausgestattet werden. Voraussetzung ist, dass Dateien und E-Mails tatsächlich in Microsoft 365 liegen.
Bei Unternehmenskonten gilt der Datenschutz für Unternehmensdaten: Eingaben und Antworten bleiben im Mandanten Ihrer Organisation und werden nach Angaben von Microsoft nicht zum Training der KI-Modelle verwendet. Ihre IT kann die Nutzung im Rahmen der Compliance-Werkzeuge protokollieren und auswerten, etwa für Aufbewahrungspflichten.
Ja. Copilot versteht deutsche Eingaben und antwortet auf Deutsch. Einzelne neue Funktionen erscheinen manchmal zuerst auf Englisch und werden später für weitere Sprachen freigegeben.
Nur eingeschränkt. Copilot greift auf Inhalte in Microsoft 365 zu, also in OneDrive, SharePoint, Exchange Online und Teams. Dateien auf einem klassischen Fileserver kennt er nicht, es sei denn, Ihre IT bindet sie über spezielle Konnektoren an. Für viele Unternehmen ist Copilot deshalb ein Anlass, die Ablage in die Cloud zu überführen.
Administratoren kaufen die Lizenzen und weisen sie im Microsoft 365 Admin Center einzelnen Nutzern oder Gruppen zu. Vorher sollten Updatekanal der Office-Apps, Berechtigungen und Richtlinien geprüft werden. Copilot Chat lässt sich ebenfalls zentral steuern, etwa durch Anheften in Teams und Outlook.
Wer Copilot im eigenen Team strukturiert einführen möchte, findet im Seminar Effizienzsteigerung durch Microsoft Copilot in Microsoft 365 praktische Übungen für Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams sowie Hinweise für gute Prompts im Arbeitsalltag.
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