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Excel und Power Automate Schulung: Abläufe automatisieren

Excel-Automatisierung mit Power Automate: Arbeitsabläufe automatisieren

Dauer: ab 1 Tag | Preis: ab 900 EUR (Netto) | Termin: Ganztägig + halbtägig

Sie bauen Cloud-Flows, die Excel-Tabellen in OneDrive und SharePoint lesen und fortschreiben, Genehmigungen und Benachrichtigungen auslösen, Office Scripts starten und Fehler melden, bevor jemand sie bemerkt.

Wiederkehrende Excel-Handgriffe an einen Flow abgeben – und wissen, wann er hängt

Power Automate übernimmt die Teile der Excel-Arbeit, die jede Woche gleich ablaufen: neue Formularantworten in eine Tabelle schreiben, Zeilen mit überfälligem Status melden, Bestellungen ab einem Betrag zur Freigabe schicken oder einen Bericht aus mehreren Arbeitsmappen zusammentragen. Das Seminar zeigt, wie Sie Power Automate mit Excel verknüpfen, solche Workflows erstellen und optimieren, Fehler finden und beheben und Office Scripts dort einsetzen, wo die Standardaktionen des Excel-Connectors nicht mehr reichen. Es richtet sich an Fachanwender:innen mit sicheren Excel-Kenntnissen, die wiederkehrende Abläufe automatisieren möchten.

Wir beginnen mit Vorlagen und dem Excel Online (Business)-Connector: warum Daten als Tabelle vorliegen müssen, wie Sie Zeilen filtern, hinzufügen und über eine Schlüsselspalte aktualisieren und wie Ausdrücke Datumswerte und Texte sauber ausgeben. Danach geht es um Trigger auf Dateien in OneDrive und SharePoint, geplante Flows, Bedingungen, Schleifen über mehrere Arbeitsmappen sowie Genehmigungen und Benachrichtigungen per Outlook und Teams. Zum Abschluss starten Sie Office Scripts aus dem Flow, übergeben Parameter, werten Rückgabewerte aus und richten Fehlerbehandlung mit „Ausführen nach“ und Bereichen ein.

Copilot in Power Automate kommt dort vor, wo er beim Bauen hilft: einen Flow aus einer Beschreibung entwerfen oder einen bestehenden erklären lassen. Tabellen- und Spaltennamen, Filterabfragen und Verbindungen prüfen Sie trotzdem selbst. Power Automate allgemein und Desktop-Flows behandeln die Seiten zur Power Platform, die Skriptsprache selbst ausführlich unser Kombiseminar zu PowerPivot und Office-Skript.

Geübt wird in einer Microsoft-365-Testumgebung oder, nach Absprache, an einem Ablauf aus Ihrem Team, den wir am zweiten Tag gemeinsam als lauffähigen Flow einrichten.

Ein Flow, der nachts um drei fehlschlägt, ist kein Problem – solange morgens jemand davon erfährt. In Projekten sehe ich oft das Gegenteil: Der Flow läuft wochenlang still ins Leere, weil jemand eine Spalte in der Excel-Tabelle umbenannt hat, und auffallen tut es erst beim Monatsabschluss. Deshalb bekommt bei mir jeder produktive Flow zwei Dinge, bevor er live geht: einen Bereich mit Fehlerbenachrichtigung an das Team und einen zweiten Besitzer. Das kostet zehn Minuten und erspart die Frage, wer eigentlich weiß, wie das Ding funktioniert.
Themen und Inhalte für Ihre Beratung, Coaching, Workshop, Training, Schulung und Weiterbildung:

Excel-Automatisierung mit Power Automate: Arbeitsabläufe automatisieren

Power Automate und Excel: Grundlagen
  • Cloud-Flows, Desktop-Flows und das Register „Automatisieren“ in Excel einordnen
  • Vorlagen für Excel-Szenarien finden und anpassen: Formularantworten, Erinnerungen, Berichte
  • Excel Online (Business)-Connector: Daten als Tabelle, Datei in OneDrive oder SharePoint
  • Ausdrücke für saubere Ausgaben: formatDateTime, concat, if; Power Fx in Desktop-Flows
  • Excel-Datumswerte als Seriennummer erkennen und im ISO-8601-Format zurückgeben
  • Workflow-Sharing: Mitbesitzer:innen, Nur-Ausführen-Benutzer und eigene Verbindungen
  • Flows in Lösungen ablegen, damit sie den Weggang des Erstellers überdauern
Excel-Daten automatisiert verarbeiten
  • Zeilen in einer Tabelle auflisten: Filterabfrage, Sortierung, Paginierung bei großen Tabellen
  • Zeile hinzufügen, aktualisieren und löschen über eine eindeutige Schlüsselspalte
  • Trigger „Für eine ausgewählte Zeile“: Flow direkt aus der Excel-Tabelle starten
  • Bedingte Logik: Bedingung und Schalter für Status, Betrag oder Fälligkeitsdatum
  • Schleifen mit „Auf alle anwenden“ und Parallelität bei vielen Zeilen steuern
  • Multi-Workbook-Handling: Dateien eines Ordners durchlaufen, Tabellennamen dynamisch ermitteln
  • Daten aus mehreren Arbeitsmappen in einer Sammeltabelle zusammenführen
  • Automatisches Datei-Tracking: Trigger bei neuer oder geänderter Datei in SharePoint oder OneDrive
  • Geplante Flows für den täglichen Abgleich statt eines Triggers bei jeder Änderung
Genehmigungen, Benachrichtigungen und externe Daten
  • Genehmigungsprozess: Genehmigung starten und warten, etwa für Bestellungen ab einem Betrag
  • Ergebnis, Datum und Kommentar der Genehmigung zurück in die Excel-Zeile schreiben
  • Benachrichtigungen per Outlook-E-Mail und Teams-Nachricht mit Werten aus der Zeile
  • Feedback-Automatisierung: neue Forms-Antworten als Zeile in eine Excel-Tabelle übernehmen
  • Externe Datenintegration: SharePoint-Listen, SQL Server, HTTP – Standard- und Premium-Connectoren
  • Daten aus einer Web-Schnittstelle abrufen, mit „JSON analysieren“ zerlegen und in Excel ablegen
Office Scripts aus Flows starten
  • Office Script in Excel aufzeichnen und im Code-Editor anpassen
  • Aktion „Skript ausführen“: Parameter übergeben und Rückgabewerte im Flow weiterverwenden
  • Typische Skripte für Flows: Bericht formatieren, sortieren, Blatt je Monat anlegen
  • Grenzen der Skripte im Flow kennen; TypeScript-Details im Kombiseminar zu PowerPivot und Office-Skript
Fehlerbehandlung und Betrieb
  • Ausführungsverlauf lesen: welcher Schritt mit welchen Eingaben fehlschlug
  • „Ausführen nach“ konfigurieren und Bereiche als Try-Catch-Muster aufbauen
  • Wiederholungsrichtlinie, Zeitlimits und gesperrte Arbeitsmappen
  • Fehlerbenachrichtigung an das Team und fehlgeschlagene Ausführungen erneut übermitteln
Copilot in Power Automate
  • Copilot-unterstützte Entwicklung: Flow aus einer Beschreibung entwerfen und jede Aktion prüfen
  • Bestehenden Flow von Copilot erklären oder um einen Schritt erweitern lassen
  • Grenzen: Tabellen- und Spaltennamen, Filterabfragen und Verbindungen von Hand kontrollieren
Praxisprojekt: Werkzeugausgabe einer Instandhaltungswerkstatt automatisieren
  • Ausleihen per Forms erfassen und als Zeile in die Excel-Ausgabeliste schreiben
  • Überfällige Rückgaben per geplantem Flow erkennen und die Ausleihenden per Teams erinnern
  • Beschaffung von Ersatzwerkzeug über 1.000 € von der Werkstattleitung genehmigen lassen und den Status zurückschreiben
  • Wochenbericht per Office Script formatieren und eine Fehlerbenachrichtigung einrichten
Lernziele
  • Sie verknüpfen Power Automate mit Excel-Tabellen in OneDrive und SharePoint und lesen, schreiben und aktualisieren Zeilen
  • Sie steuern Flows mit Triggern, Zeitplänen, Bedingungen und Schleifen über mehrere Arbeitsmappen
  • Sie richten Genehmigungen und Benachrichtigungen per Outlook und Teams ein
  • Sie starten Office Scripts aus einem Flow und nutzen deren Parameter und Rückgabewerte
  • Sie finden Fehler im Ausführungsverlauf und sichern Flows mit „Ausführen nach“ und Bereichen ab
Zielgruppe
  • Fachanwender:innen mit wiederkehrenden Excel-Abläufen in Einkauf, Verwaltung, Personal oder Vertrieb
  • Teamassistenzen und Sachbearbeitung, die Listen pflegen und Freigaben einholen
  • Key-User:innen, die einfache Automatisierungen für ihr Team bereitstellen

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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