02.01.2024
Von Peter Hecker, Inhaber von HECKER CONSULTINGCloud-Speicher für Unternehmen und Cloud-Lösungen für KMU: welche Anwendungen in die Cloud gehören, DSGVO und AVV, EU-Anbieter, Kosten, Umzug und Backup.
Angenommen, ein Ingenieurbüro mit 25 Mitarbeitern betreibt seit Jahren einen eigenen Server im Abstellraum. Darauf liegen das Projektarchiv, die E-Mails und die Buchhaltung. Jetzt steht der Austausch der Hardware an, das Betriebssystem läuft aus dem Support, und der Dienstleister schlägt vor, „alles in die Cloud zu bringen“. Die Geschäftsführung fragt sich: Was genau heißt das? Ist das erlaubt, wenn Kundendaten im Spiel sind? Und wird es am Ende teurer oder billiger?
Die kurze Antwort: Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) lohnt sich die Cloud vor allem für E-Mail, Office-Programme, Dateiablage und Standardsoftware – also dort, wo ein Anbieter einen fertigen Dienst liefert. Wichtig sind drei Dinge: ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach der DSGVO, ein bewusst gewählter Datenstandort und eine eigene Datensicherung. Wer diese Punkte klärt und in Schritten umzieht, hat mit der Cloud in der Regel weniger Aufwand und mehr Sicherheit als mit dem eigenen Server im Keller.
Im Folgenden geht es um genau diese Entscheidungen: welche Anwendungen in die Cloud gehören, welcher Cloud-Speicher für Unternehmen sich eignet, was Datenschutz und Datenstandort bedeuten, womit Sie bei den Kosten rechnen müssen und wie ein Umzug ohne Stillstand gelingt.
Cloud-Lösungen sind IT-Dienste, die ein Anbieter in seinen Rechenzentren betreibt und über das Internet bereitstellt. Statt Server, Speicher und Software zu kaufen, mietet ein Unternehmen genau das, was es braucht, und zahlt meist pro Nutzer und Monat oder nach Verbrauch. Wartung, Updates und Hardwaretausch übernimmt der Anbieter.
Fachleute unterscheiden drei Ebenen, die hier nur kurz genannt seien: Bei Software as a Service (SaaS) nutzen Sie eine fertige Anwendung im Browser oder per App, etwa Microsoft 365 oder eine Online-Buchhaltung. Bei Platform as a Service (PaaS) bekommen Entwickler eine Plattform, auf der sie eigene Anwendungen betreiben. Bei Infrastructure as a Service (IaaS) mieten Sie virtuelle Server und Speicher und kümmern sich selbst um alles darüber. Wie diese Modelle funktionieren und was Public, Private und Hybrid Cloud unterscheidet, erklärt unsere Einführung in Cloud-Computing ausführlich.
Für KMU ist die Unterscheidung vor allem deshalb wichtig, weil sie festlegt, wer wofür zuständig ist. Je höher die Ebene, desto mehr nimmt Ihnen der Anbieter ab. Ein kleines Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung fährt deshalb meist am besten mit SaaS; virtuelle Server bei AWS, Microsoft Azure oder Google Cloud lohnen sich eher, wenn eigene Software betrieben werden muss oder ein Dienstleister die Betreuung übernimmt.
Nicht jede Anwendung profitiert gleich stark vom Umzug. Eine einfache Faustregel: Je stärker eine Anwendung standardisiert ist und je mehr Menschen von verschiedenen Orten darauf zugreifen, desto besser passt sie in die Cloud.
Für viele Betriebe entsteht so ein Mischbetrieb: Standarddienste in der Cloud, einzelne Spezialanwendungen noch eine Weile vor Ort. Das ist kein Makel, sondern eine vernünftige Übergangslösung – solange klar ist, welche Daten wo liegen.
Wer nach „Cloud-Speicher für Unternehmen“ sucht, meint meist einen Ersatz für das Netzlaufwerk: einen Ort, an dem alle Mitarbeitenden ihre Dateien ablegen, gemeinsam bearbeiten und mit Kunden teilen können. Privat genutzte Dienste wie ein kostenloses Dropbox- oder Google-Konto sind dafür keine Lösung. Ihnen fehlen zentrale Benutzerverwaltung, Rechtevergabe, Protokollierung und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
In vielen KMU ist Microsoft 365 ohnehin gesetzt. Die Business-Tarife enthalten neben Exchange Online für E-Mail auch Cloud-Speicher: OneDrive für die persönlichen Dateien jedes Nutzers und SharePoint für gemeinsame Ablagen von Teams und Abteilungen. Jedes Team in Microsoft Teams legt im Hintergrund eine SharePoint-Website an; die Dateien im Reiter „Dateien“ liegen also in SharePoint. Der Vorteil: Word, Excel und PowerPoint sind direkt angebunden, mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, und Versionen werden automatisch gespeichert.
Die häufigste Stolperfalle ist die Struktur. Wer das alte Netzlaufwerk eins zu eins nach OneDrive kopiert, landet bei Dateien, die an einzelnen Personen hängen und mit deren Ausscheiden verwaist sind. Faustregel: Persönliches in OneDrive, alles Gemeinsame in SharePoint bzw. Teams, mit klar benannten Bereichen je Abteilung oder Projekt. Wie Microsoft 365 im Betrieb sinnvoll aufgesetzt wird, zeigt unser Themenbereich Microsoft 365 für Unternehmen.
Google Workspace bietet mit Google Drive und geteilten Ablagen (Shared Drives) ein vergleichbares Modell. Es eignet sich besonders für Unternehmen, die überwiegend im Browser arbeiten. Wer stark mit Excel-Makros oder Office-Dateien von Kunden arbeitet, bleibt meist bei Microsoft.
Wer seine Dateien bewusst bei einem europäischen Anbieter speichern will, hat inzwischen eine solide Auswahl. Nextcloud ist eine Open-Source-Software aus Deutschland, die ein Unternehmen selbst betreiben oder bei einem deutschen Hoster mieten kann; sie bietet Dateiablage, Kalender, Chat und die Bearbeitung von Office-Dokumenten im Browser. Daneben gibt es Business-Speicher großer deutscher Hoster und Telekommunikationsanbieter, etwa STRATO HiDrive Business oder IONOS HiDrive Next. Für die Zusammenarbeit an Dokumenten sind diese Lösungen oft weniger komfortabel als Microsoft 365, dafür ist der Datenstandort eindeutig.
Ein häufiges Missverständnis: Ein Cloud-Speicher, der Dateien zwischen Rechner und Cloud synchronisiert, ist kein Backup. Löscht oder verschlüsselt jemand eine Datei auf dem Laptop, wird die Änderung in die Cloud übertragen. Papierkorb und Versionsverlauf helfen eine Zeit lang, ersetzen aber keine unabhängige Sicherung. Dazu unten mehr.
Sobald personenbezogene Daten in der Cloud liegen – und das ist praktisch immer der Fall, schon wegen der E-Mails –, verarbeitet der Cloud-Anbieter diese Daten im Auftrag Ihres Unternehmens. Die Verantwortung bleibt aber bei Ihnen. Die DSGVO regelt das in Artikel 28: Sie dürfen nur Anbieter beauftragen, die ausreichende Garantien für den Datenschutz bieten, und müssen mit ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließen.
Bei großen Anbietern ist der AVV Teil der Vertragsbedingungen; bei Microsoft heißt er „Data Protection Addendum“ (DPA). Sie müssen ihn nicht aushandeln, aber kennen und ablegen. Prüfen sollten Sie vor allem:
Werden Daten in ein Land außerhalb der EU übermittelt, gelten zusätzlich die Regeln für Drittlandübermittlungen (Artikel 44 ff. DSGVO). Für die USA gibt es seit dem 10. Juli 2023 das EU-US Data Privacy Framework: Übermittlungen an US-Unternehmen, die sich danach zertifiziert haben, sind ohne weitere Garantien zulässig. Ob dieser Rahmen dauerhaft vor Gericht Bestand hat, ist offen – seine Vorgänger „Safe Harbor“ und „Privacy Shield“ hat der Europäische Gerichtshof gekippt. Wer auf Nummer sicher gehen will, achtet deshalb zusätzlich auf einen Datenstandort in der EU.
Besondere Sorgfalt verlangen besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten (Artikel 9 DSGVO) und Berufsgeheimnisse: Ärzte, Steuerberater oder Anwälte dürfen externe Dienstleister nach § 203 Strafgesetzbuch nur einbinden, wenn diese zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Dazu kommen die üblichen Pflichten: Eintrag ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, ein Löschkonzept und die Möglichkeit, Auskunfts- und Löschanfragen von Betroffenen zu erfüllen. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung; im Zweifel ist der Datenschutzbeauftragte die richtige Adresse.
Der Datenstandort ist mehr als eine Formalie. Liegen Daten in einem Rechenzentrum in Frankfurt, gilt europäisches Recht. Gehört der Anbieter aber zu einem US-Konzern, können US-Behörden ihn nach dem CLOUD Act von 2018 grundsätzlich verpflichten, Daten herauszugeben – auch solche, die in Europa gespeichert sind. Wie realistisch das für ein mittelständisches Unternehmen ist, lässt sich nüchtern bewerten: Für die Steuerunterlagen eines Handwerksbetriebs interessiert sich keine ausländische Behörde. Für Rüstungszulieferer, Forschungsabteilungen oder Betreiber kritischer Infrastruktur sieht das anders aus.
Die großen US-Anbieter haben auf die europäische Kritik reagiert. Microsoft hat mit der „EU Data Boundary“ bis Februar 2025 umgesetzt, dass Kundendaten und pseudonymisierte personenbezogene Daten von Unternehmenskunden für Microsoft 365, Dynamics 365, Power Platform und die meisten Azure-Dienste in der EU bzw. EFTA gespeichert und verarbeitet werden. Amazon betreibt seit Januar 2026 die AWS European Sovereign Cloud mit einer ersten Region in Brandenburg, die organisatorisch von der übrigen AWS-Welt getrennt ist. Daneben wachsen europäische Anbieter: STACKIT (Schwarz Gruppe), IONOS, die T Cloud Public der Telekom (bis Januar 2026 Open Telekom Cloud) oder Hetzner bieten Server und Speicher aus Rechenzentren in Deutschland bzw. der EU unter europäischem Recht.
„Digitale Souveränität“ bedeutet für ein KMU vor allem eines: die Fähigkeit, den Anbieter wechseln zu können, ohne das Geschäft zu gefährden. Dabei hilft der EU Data Act, der seit dem 12. September 2025 gilt. Er verpflichtet Cloud-Anbieter, den Wechsel zu einem anderen Anbieter zu ermöglichen, und begrenzt die Gebühren dafür; ab dem 12. Januar 2027 dürfen für den Wechsel gar keine Entgelte mehr verlangt werden. Praktisch heißt das: Achten Sie schon bei der Auswahl darauf, dass sich Daten in offenen Formaten exportieren lassen, und dokumentieren Sie, welche Dienste voneinander abhängen.
Meine Einschätzung: Für die meisten KMU ist Microsoft 365 mit EU-Datenstandort und sauber geregeltem AVV eine vertretbare Wahl. Wer besonders sensible Daten verarbeitet oder bewusst unabhängig bleiben will, sollte europäische Anbieter ernsthaft prüfen – nicht aus Prinzip, sondern nach einer nüchternen Abwägung von Komfort, Kosten und Risiko.
Cloud-Dienste werden meist pro Nutzer und Monat abgerechnet (SaaS) oder nach Verbrauch (IaaS: Rechenzeit, Speicher, Datenübertragung). Das macht die Kosten planbar, solange die Zahl der Nutzer stabil ist, und verschiebt Investitionen in laufende Ausgaben. Ob die Cloud am Ende günstiger ist als der eigene Server, hängt davon ab, was man ehrlich vergleicht.
Zum eigenen Server gehören nicht nur Hardware und Lizenzen, sondern auch Strom, Klimatisierung, eine unterbrechungsfreie Stromversorgung, Backup-Hardware, regelmäßige Updates, der Dienstleister für Störungen und nach einigen Jahren der komplette Austausch. Diese Posten fallen in der Cloud weg oder stecken im Preis. Dafür kommen andere hinzu:
Für eine faire Rechnung lohnt es sich, die Gesamtkosten über fünf Jahre gegenüberzustellen. Angenommen, der Serveraustausch steht ohnehin an: Dann fließen Kaufpreis, Einrichtung und Betreuung des neuen Servers auf der einen Seite in die Rechnung ein, die monatlichen Lizenzen mal 60 Monate plus Migration auf der anderen. Danach sollte regelmäßig geprüft werden, ob alle bezahlten Lizenzen noch genutzt werden – ausgeschiedene Mitarbeitende mit weiterlaufender Lizenz sind ein Klassiker. Bei verbrauchsabhängigen Diensten helfen Budgetgrenzen und Warnmeldungen, die alle großen Anbieter anbieten.
Ein Umzug in die Cloud muss nicht an einem Wochenende passieren. Bewährt hat sich ein schrittweises Vorgehen, bei dem jede Stufe für sich funktioniert:
Die häufigsten Fehler sind die gleichen wie vor zehn Jahren: zu wenig Planung, keine Pilotphase, Schulung als Nebensache und unterschätzte Berechtigungen. Wer etwa ein ganzes Netzlaufwerk mit „Jeder hat Zugriff“ nach SharePoint verschiebt, macht interne Dokumente unter Umständen für Gäste oder für KI-Assistenten wie Microsoft Copilot auffindbar, die mit den Rechten des jeweiligen Nutzers suchen. Ein strukturiertes Vorgehen vermittelt unser Seminar Migration in die Cloud.
Cloud-Anbieter sichern ihre Rechenzentren gegen Hardwareausfälle hervorragend ab. Daten liegen mehrfach gespiegelt an verschiedenen Orten. Das schützt aber nicht vor den häufigsten Ursachen für Datenverlust: versehentliches Löschen, ein verärgerter Mitarbeiter, eine Fehlkonfiguration oder ein Erpressungstrojaner, der Dateien verschlüsselt, die dann automatisch synchronisiert werden.
Die Anbieter sprechen vom Modell der geteilten Verantwortung: Der Anbieter ist für die Infrastruktur zuständig, der Kunde für seine Daten, seine Konten und deren Einstellungen. Papierkorb, Versionsverlauf und Aufbewahrungsrichtlinien helfen, decken aber nur begrenzte Zeiträume ab und sind kein vom Anbieter unabhängiges Backup.
Bewährt hat sich die 3-2-1-Regel: drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Speichermedien oder Systemen, eine davon an einem anderen Ort. Für Cloud-Daten heißt das: eine Sicherung von Microsoft 365, Google Workspace oder der CRM-Software bei einem zweiten, unabhängigen Anbieter oder auf einem eigenen Speicher. Dafür gibt es spezialisierte Backup-Dienste, inzwischen auch von Microsoft selbst (Microsoft 365 Backup, abgerechnet nach Datenmenge). Wichtig sind drei Fragen: Wie lange werden Sicherungen aufbewahrt? Sind sie gegen Löschen und Verschlüsseln geschützt? Und wurde eine Wiederherstellung schon einmal ausprobiert? Ein Backup, dessen Rücksicherung nie getestet wurde, ist eine Hoffnung, keine Sicherung.
Denken Sie auch an das Umgekehrte: Wenn Sie lokale Systeme behalten, ist die Cloud ein guter Ort für die Kopie außer Haus. Sicherungen, die verschlüsselt in einem entfernten Rechenzentrum liegen, überstehen auch einen Brand im Serverraum.
Große Cloud-Anbieter investieren in Sicherheit, wie es sich ein KMU nie leisten könnte: Rechenzentren mit Zutrittskontrolle, Teams, die rund um die Uhr Angriffe abwehren, Updates ohne Verzögerung. In diesem Punkt ist die Cloud dem Server im Abstellraum meist klar überlegen. Viele erfolgreiche Angriffe auf Cloud-Umgebungen nutzen aber keine Lücke beim Anbieter, sondern schwache oder gestohlene Zugangsdaten, falsche Einstellungen und ungepatchte Software beim Kunden.
Die wichtigsten Maßnahmen liegen deshalb bei Ihnen:
Hinzu kommt die Regulierung. Mit dem NIS-2-Umsetzungsgesetz, das die europäische NIS-2-Richtlinie in deutsches Recht überträgt und seit dem 6. Dezember 2025 in Kraft ist, sind deutlich mehr mittelständische Unternehmen als bisher verpflichtet, Risikomanagement für ihre IT zu betreiben und Sicherheitsvorfälle zu melden. Ob Ihr Unternehmen betroffen ist, hängt von Branche und Größe ab und sollte geprüft werden; Cloud-Dienste ändern an diesen Pflichten nichts, können ihre Erfüllung aber erleichtern.
Für SaaS-Dienste wie E-Mail und Office ist die Auswahl überschaubar. Bei Infrastruktur und Plattformen ist der Markt breiter. Die großen Drei sind Amazon Web Services (AWS) mit dem größten Marktanteil, Microsoft Azure, das sich besonders für Unternehmen anbietet, die bereits mit Microsoft-Produkten arbeiten, und die Google Cloud mit Stärken bei Datenanalyse und KI. IBM Cloud hat sich auf hybride Szenarien für größere Unternehmen spezialisiert. Dazu kommen die oben genannten europäischen Anbieter und viele regionale IT-Dienstleister, die Cloud-Dienste als Paket mit Betreuung anbieten.
Wichtiger als der Markenname ist die Prüfung anhand fester Kriterien:
Zwei Entwicklungen machen die Cloud für KMU in den kommenden Jahren noch wichtiger. Die erste ist künstliche Intelligenz: KI-Assistenten wie Microsoft Copilot in Microsoft 365, Übersetzungsdienste, Texterkennung in Belegen oder Chatbots im Kundenservice laufen fast immer in Rechenzentren der Anbieter. Ein kleines Unternehmen kann solche Funktionen nutzen, ohne eigene Hardware anzuschaffen oder Fachleute einzustellen. Voraussetzung ist eine ordentliche Datenablage: Ein KI-Assistent findet nur, was sauber abgelegt und richtig berechtigt ist. Wer dagegen vertrauliche Daten bewusst nicht in fremde Rechenzentren geben will, kann für manche Aufgaben inzwischen KI-Modelle auch lokal betreiben.
Die zweite Entwicklung ist das Internet der Dinge (IoT): Sensoren an Maschinen, Fahrzeugen oder Kühlgeräten liefern laufend Messwerte. Die Cloud sammelt und wertet sie aus, etwa um Wartung vorausschauend zu planen oder den Energieverbrauch zu senken. Zeitkritische Auswertungen wandern dabei zunehmend an den Rand des Netzes, direkt neben die Maschine (Edge Computing), während die Cloud Langzeitdaten speichert und Modelle trainiert. Für KMU heißt das: Wer heute seine Daten ordnet und in eine gut verwaltete Cloud-Umgebung bringt, schafft die Grundlage für solche Anwendungen.
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist die Frage nicht mehr, ob die Cloud genutzt wird, sondern wie bewusst. E-Mail, Office und Dateiablage gehören heute in aller Regel in einen professionellen Cloud-Dienst – der eigene Server lohnt sich nur noch für Sonderfälle. Überschätzt wird oft die Kostenersparnis: Die Cloud ist selten deutlich billiger, aber planbarer, sicherer und weniger abhängig von einzelnen Personen, die „den Server kennen“. Unterschätzt werden dagegen Berechtigungen, Datensicherung und Schulung.
Meine Empfehlung: Beginnen Sie mit den Diensten, die am meisten Aufwand machen und am leichtesten zu ersetzen sind. Regeln Sie AVV und Datenstandort von Anfang an, schalten Sie die Mehr-Faktor-Anmeldung ein, bevor die ersten Daten umziehen, und richten Sie eine unabhängige Datensicherung ein. Wer diese Grundlagen beachtet, nutzt die Cloud sicher und bleibt beweglich, falls später ein anderer Anbieter besser passt.
Das hängt weniger vom Dienst ab als von der Umsetzung. Voraussetzungen sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, geeignete Sicherheitsmaßnahmen, eine Rechtsgrundlage für Drittlandübermittlungen, falls Daten die EU verlassen, und eine sinnvolle Rechtevergabe. Business-Angebote der großen Anbieter erfüllen die vertraglichen Voraussetzungen in der Regel; kostenlose Privatkonten nicht.
Nein. Synchronisierte Ablagen übertragen auch versehentliches Löschen oder eine Verschlüsselung durch Schadsoftware. Papierkorb und Versionsverlauf helfen für begrenzte Zeit. Eine eigenständige Sicherung bei einem zweiten Anbieter oder auf einem eigenen Speicher schützt dauerhaft.
Viele kleine Unternehmen kommen ohne aus. Ein lokaler Server bleibt sinnvoll für Anwendungen ohne Cloud-Version, Maschinensteuerungen, sehr große Dateien bei langsamer Leitung oder als lokale Zwischenstation für Sicherungen.
Dateien, die auf dem Rechner synchronisiert sind, lassen sich weiter bearbeiten und werden später abgeglichen. E-Mail und Online-Anwendungen stehen still. Eine zweite Internetverbindung, etwa über Mobilfunk, ist deshalb für Betriebe sinnvoll, die ohne Cloud nicht arbeiten können.
Prüfen Sie vor Vertragsschluss, in welchen Formaten Daten exportiert werden können und welche Fristen gelten. Der EU Data Act verpflichtet Cloud-Anbieter, den Wechsel zu unterstützen, und begrenzt die Gebühren dafür. Planen Sie den Ausstieg trotzdem so konkret wie den Einstieg.
Wenn Sie besonders schutzbedürftige Daten verarbeiten, Kunden das verlangen oder Sie Abhängigkeiten von US-Konzernen bewusst vermeiden wollen: ja. Rechnen Sie aber mit weniger Komfort bei der Zusammenarbeit und prüfen Sie, ob Ihr IT-Dienstleister die Lösung betreuen kann.
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