Word für Fortgeschrittene: lange Dokumente und Vorlagen

Formatvorlagen für lange Dokumente

• Formatvorlagen gezielt ändern: „Basierend auf“ und „Formatvorlage für Folgeabsatz“
• Eigene Absatz-, Zeichen- und verknüpfte Formatvorlagen anlegen und benennen
• Formatinspektor und „Formatierung anzeigen“ zur Fehlersuche bei abweichenden Absätzen
• Direkte Formatierung über Suchen und Ersetzen nach Format durch Vorlagen ersetzen
• Formatvorlagen mit dem Organisator zwischen Dokument und Vorlage kopieren
• Formatvorlagensätze und Designs für das gesamte Dokument wechseln

Gliederung und Kapitelnummerierung

• Gliederungsansicht: Ebenen zuweisen, Kapitel einklappen und samt Inhalt verschieben
• Mehrstufige Liste mit den Überschriften 1–3 verknüpfen: 1, 1.1, 1.1.1
• Anhänge mit eigener Nummerierung wie „Anhang A“ einrichten
• Navigationsbereich zum Umstellen von Kapiteln und zum Finden leerer Überschriften
• Sehr große Werke aufteilen: getrennte Kapiteldateien oder eine Datei mit Abschnitten

Abschnitte, Kopf- und Fußzeilen

• Abschnittsumbrüche „Nächste Seite“, „Fortlaufend“ und „Ungerade Seite“ einsetzen
• Kopf- und Fußzeilen je Abschnitt: „Mit vorheriger verknüpfen“ gezielt lösen
• Erste Seite anders, gerade und ungerade Seiten für den doppelseitigen Druck
• Römische Seitenzahlen im Vorspann, arabische Zählung ab Kapitel 1
• Kapitelüberschrift automatisch in der Kopfzeile mit dem Feld STYLEREF
• Einzelne Querformatseiten für breite Tabellen mitten im Dokument

Verzeichnisse, Beschriftungen und Querverweise

• Inhaltsverzeichnis anpassen: Ebenen, eigene Formatvorlagen, Verzeichnisformate
• Beschriftungen für Abbildungen und Tabellen mit Kapitelnummer einfügen
• Abbildungs- und Tabellenverzeichnis aus den Beschriftungen erstellen
• Querverweise auf Überschriften, Beschriftungen und Textmarken setzen
• Stichwortverzeichnis: Einträge festlegen, Unterebenen bilden, Index erzeugen
• Alle Verzeichnisse und Felder vor Druck oder Export zuverlässig aktualisieren

Fußnoten, Quellen und Literaturverzeichnis

• Fuß- und Endnoten einfügen, Nummerierung je Seite, Abschnitt oder Dokument
• Quellen im Quellen-Manager pflegen und Zitate im gewünschten Zitierstil einfügen
• Literaturverzeichnis automatisch aus den verwendeten Quellen erzeugen
• Grenzen der Word-Quellenverwaltung; Zotero und Citavi als Add-ins im Überblick

Dokumentvorlagen und Formulare

• Dokumentvorlage .dotx mit Formatvorlagen, Kopfzeilen und Logo aufbauen
• Vorlagen mit Makros (.dotm) erkennen und Sicherheitswarnungen richtig einordnen
• Schnellbausteine und AutoText für wiederkehrende Textbausteine anlegen
• Registerkarte „Entwicklertools“ einblenden und Entwurfsmodus nutzen
• Inhaltssteuerelemente: Text, Dropdown, Datumsauswahl und Kontrollkästchen
• Steuerelemente sperren und Formular per Bearbeitungseinschränkung schützen
• Dokumenteigenschaften wie Titel und Autor per Steuerelement oder Feld einbinden

Serienbriefe und Seriendruck

• Seriendruck-Ablauf: Hauptdokument, Excel-Liste als Datenquelle, Empfänger filtern
• Adressblock, Grußzeile und einzelne Seriendruckfelder einfügen
• Regel „Wenn…Dann…Sonst“ für unterschiedliche Anreden und Textvarianten
• Datums- und Zahlenformate aus Excel mit Feldschaltern korrigieren
• Etiketten und Umschläge aus derselben Datenquelle erstellen
• Serien-E-Mail über Outlook versenden und vorher an sich selbst testen

Felder verstehen und einsetzen

• Feldfunktionen ein- und ausblenden (Alt+F9), aktualisieren (F9) und sperren
• „Seite X von Y“ mit PAGE und NUMPAGES, Dateiname und Speicherdatum als Feld
• Fortlaufende Nummern mit SEQ und Berechnungen in Tabellen mit Formelfeldern
• Felder in festen Text umwandeln, bevor ein Dokument endgültig weitergegeben wird

Überarbeiten, Vergleichen und Abschließen

• Änderungen nachverfolgen: Markupansichten „Einfach“, „Alle“ und Filter nach Person
• Nachverfolgung mit Kennwort sperren, damit niemand sie unbemerkt ausschaltet
• Änderungen annehmen oder ablehnen, Kommentare beantworten und auflösen
• Zwei Fassungen vergleichen oder Rückmeldungen mehrerer Personen kombinieren
• Dokumentprüfung: Kommentare, versteckten Text und Metadaten vor dem Versand entfernen

Barrierefreiheit und PDF

• Barrierefreiheitsprüfung für lange Dokumente ausführen und Befunde abarbeiten
• Alternativtexte, Tabellen mit Überschriftenzeile und aussagekräftige Linktexte
• PDF mit Lesezeichen aus Überschriften und Dokumentstrukturtags exportieren
• PDF/A für die Archivierung und Dokumenteigenschaften vor dem Export prüfen

Copilot in Word für lange Dokumente

• Kapitel oder ganze Berichte zusammenfassen lassen und Fundstellen im Text nachlesen
• Fragen an ein langes Dokument stellen, etwa nach Fristen, Zuständigkeiten oder Zahlen
• Entwurf aus vorhandenen Dateien wie Word- oder PowerPoint-Dokumenten erzeugen und in die Gliederung einpassen
• Copilot-Text an Formatvorlagen und Überschriftenebenen angleichen statt Handformatierung
• Lizenzunterschiede, Vertraulichkeit und das Nachprüfen von Zahlen und Zitaten

Praxisprojekt: Qualitätshandbuch eines Pflegedienstes

• Dokumentvorlage mit Formatvorlagen, Kapitelnummerierung und Kopfzeile mit STYLEREF bauen
• Kapitel mit Abbildungen, Beschriftungen, Querverweisen, Verzeichnissen und Fußnoten füllen
• Formular für Pflegevisiten mit Inhaltssteuerelementen und Schutz anlegen
• Anschreiben an Angehörige als Serienbrief aus einer Excel-Liste erstellen
• Rückmeldungen der Pflegedienstleitung einarbeiten und barrierefreies PDF exportieren

Lernziele

• Sie bauen ein langes Dokument mit eigenen Formatvorlagen und automatischer Kapitelnummerierung auf
• Sie steuern Seitenzählung und Kopfzeilen über Abschnitte und Felder
• Sie erstellen Inhalts-, Abbildungs- und Stichwortverzeichnis, Querverweise, Fußnoten und Literaturverzeichnis
• Sie entwickeln Dokumentvorlagen mit Schnellbausteinen und geschützten Formularen aus Inhaltssteuerelementen
• Sie erstellen Serienbriefe, Etiketten und Serien-E-Mails mit Regeln aus einer Excel-Datenquelle
• Sie überarbeiten Dokumente mit Änderungsverfolgung, vergleichen Fassungen und exportieren barrierefreie PDFs
• Sie fassen lange Dokumente mit Copilot zusammen und prüfen das Ergebnis gegen den Text

Zielgruppe

• Anwender:innen mit Word-Grundkenntnissen, die mit der Desktop-App von Microsoft 365 arbeiten
• Sachbearbeitung und Assistenz, die Vorlagen, Formulare und Serienbriefe betreuen
• Verfasser:innen von Berichten, Handbüchern und Abschlussarbeiten