Digital Fit für die Generation 50+: Schulung im KMU

Grundverständnis: Was die Digitalisierung im eigenen Betrieb verändert

• Digitale Transformation in KMU: was sich an Aufträgen, Kundenkontakt und Verwaltung ändert
• Grundbegriffe verständlich erklärt: Cloud, Konto, App, Browser, Server, Synchronisation
• Beispiele aus Handwerk, Handel und Dienstleistung: digitale Auftragsmappe, Online-Terminbuchung, E-Rechnung
• Fallstudien kleiner Betriebe: was der Umstieg gekostet, gebracht und wer ihn getragen hat
• Sorgen offen ansprechen: Überforderung, Fehler machen, Kontrolle, Platz im Team
• Erfahrungswissen als Stärke: Abläufe kennen, Fehlerquellen sehen, Kund:innen verstehen

Digitale Grundkompetenzen aufbauen

• Wichtige Werkzeuge im Überblick: Office-Programme, E-Mail, Kalender, Chat und gemeinsame Ablage
• Dateien ablegen und wiederfinden: Ordnerlogik, Dateinamen, Suche, lokale und Cloud-Ablage
• Mit Fenstern, Tastenkürzeln und Zwischenablage zügig am PC arbeiten
• Smartphone und Tablet im Beruf: Apps installieren, Fotos teilen, Dokumente scannen
• Automatisierung im Kleinen: Vorlagen, Textbausteine, E-Mail-Regeln und Serienbriefe
• Wie Programme „denken“: Wenn-dann-Regeln und Schritte am Beispiel eines einfachen Ablaufs
• Übung: eine wiederkehrende Aufgabe aus dem eigenen Alltag mit Vorlage und Regel vereinfachen

Sicher online: Daten und Konten schützen

• Informationssicherheit im KMU: warum auch kleine Betriebe Ziel von Angriffen werden
• Phishing-Mails erkennen: Absender, Links, Anhänge, Zeitdruck und ungewöhnliche Bitten
• Betrug am Telefon und per Messenger: falsche Vorgesetzte, falsche Bankmitarbeiter:innen, geänderte Kontodaten
• Starke Passwörter mit Passwortmanager, Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys einrichten
• Kundendaten sorgfältig behandeln: wer was sehen darf, Weiterleiten, Ausdrucke, USB-Sticks
• Updates, Datensicherung und was im Ernstfall zu tun ist: wen anrufen, was nicht anfassen

Digitale Kommunikation und Zusammenarbeit

• Kommunikationsmittel wählen: wann E-Mail, Chat, Anruf oder Videobesprechung passt
• Videobesprechungen sicher führen: Teilnahme, Kamera und Ton, Bildschirm teilen, Hand heben
• Chat in Teams-Kanälen: Beiträge, Antworten, Erwähnungen und Benachrichtigungen bändigen
• Gemeinsam an einem Dokument arbeiten: Freigaben, Kommentare, Versionen statt Anhänge
• Digitale Abläufe im KMU ordnen: Aufgaben, Zuständigkeiten und Übergaben sichtbar machen
• Online-Formulare und digitale Freigaben statt Papierumlauf: Urlaubsantrag, Bestellung, Reisekosten
• Übung virtuelle Teamarbeit: ein kleines Vorhaben in einer digitalen Aufgabenliste planen und verteilen
• Termine im geteilten Kalender abstimmen und Besprechungen mit Notizen nachbereiten

Erweiterte digitale Skills: Kundendaten und Auswertungen

• CRM-Systeme verstehen: Kontakte, Verlauf, Angebote und Wiedervorlagen an einem Ort
• Datenanalyse für Einsteiger:innen: Liste sortieren, filtern, summieren und als Diagramm zeigen
• Kennzahlen des eigenen Bereichs lesen und hinterfragen: Woher kommt die Zahl, was fehlt?
• Übung im Team: eine Kundenliste bereinigen, auswerten und die Ergebnisse vorstellen

KI-Assistenten im Arbeitsalltag ausprobieren

• Was KI-Assistenten wie ChatGPT oder Microsoft Copilot sind und wie sie Antworten erzeugen
• Aufgaben formulieren: Rolle, Ziel, Beispiel und gewünschte Form in einer klaren Anfrage
• Praktische Anwendungen: Brief überarbeiten, E-Mail zusammenfassen, Anleitung vereinfachen
• Antworten prüfen: erfundene Fakten erkennen, Zahlen nachrechnen, Quellen nachverfolgen
• Was nicht hineingehört: Kundendaten, Personalakten, Betriebsgeheimnisse und freigegebene Werkzeuge
• Automatisierung mit KI im KMU im Überblick: Rechnungseingang, Anfragen sortieren, Protokolle

Langfristige Integration und Anwendung

• Eigenen Lernstand einschätzen und passende Lernpfade wählen: Einsteiger, Fortgeschrittene, Vertiefung
• Weiterlernen im eigenen Tempo: kurze Lernvideos, Hilfe-Funktionen, Lernplattformen, Volkshochschule
• Wichtigste Inhalte wiederholen und offene Fragen klären, bevor es in den Alltag geht
• Persönlicher Aktionsplan: drei Werkzeuge, drei Aufgaben, feste Übungszeit in den nächsten Wochen
• Für Personalentwicklung: Lerntandems, Reverse Mentoring und digitale Ansprechpersonen im Betrieb
• Umsetzung im eigenen KMU besprechen: welche Abläufe zuerst digital werden und wer mitwirkt

Praxisprojekt: Digitale Auftragsmappe für eine Maßschneiderei mit acht Beschäftigten

• Ausgangslage: Maße und Stoffproben in Papiermappen, Anprobetermine per Telefon, Rechnungen in Word
• Gemeinsame Ablage und Checkliste je Auftrag anlegen, Zugriffe auf Kundendaten und Maße regeln
• Anproben, Stoffbestellungen und Übergaben über geteilten Kalender, Chat und Aufgabenliste abstimmen
• Kundenbrief zur Abholung mit einem KI-Assistenten entwerfen und einen Lernplan für das Team festlegen

Lernziele

• Sie legen Dateien in lokaler und gemeinsamer Ablage nachvollziehbar ab und finden sie wieder
• Sie nehmen an Videobesprechungen teil, arbeiten im Teams-Kanal und bearbeiten ein Dokument gemeinsam mit Kolleg:innen
• Sie erkennen Phishing-Mails und Betrugsanrufe und richten Passwortmanager und Zwei-Faktor-Anmeldung ein
• Sie nutzen einen KI-Assistenten für Textaufgaben, prüfen die Antwort und geben keine vertraulichen Daten ein
• Sie erstellen einen persönlichen Aktionsplan für die nächsten Schritte im eigenen Betrieb

Zielgruppe

• Erfahrene Mitarbeitende ab 50 in kleinen und mittleren Unternehmen, die digital sicherer arbeiten möchten
• Personalentwicklung und Geschäftsführung, die ältere Beschäftigte bei der Digitalisierung gezielt unterstützen wollen
• Inhaber:innen von Handwerks- und Handelsbetrieben, die ihr Team gemeinsam auf neue Werkzeuge vorbereiten