PowerPoint für Fortgeschrittene: Vorlagen, Master, Morphen

Unternehmensvorlage mit Folienmaster aufbauen

• Anforderungen klären: Foliengröße 16:9, Satzspiegel, benötigte Layouts und Inhaltstypen
• Eigene Designfarben und Designschriftarten anlegen und im Design speichern
• Folienmaster und untergeordnete Layouts: wie Formate vom Master vererbt werden
• Eigene Layouts mit Platzhaltern für Text, Bild, Diagramm, Tabelle und Medien bauen
• Platzhalter mit Aufforderungstext beschriften, damit Nutzer:innen wissen, was hineingehört
• Führungslinien im Master für Ränder und Raster setzen, die in allen Folien sichtbar sind
• Fußzeile, Foliennummer und Datum über „Kopf- und Fußzeile“ steuern statt mit Textfeldern
• Mehrere Folienmaster in einer Datei verwalten und mit „Master beibehalten“ schützen

Vorlagen verteilen, umstellen und pflegen

• Vorlage als .potx speichern, Design als .thmx für andere Office-Apps weitergeben
• Standardspeicherort für persönliche Vorlagen festlegen und Vorlagen beim Start anbieten
• Unternehmensvorlagen zentral über eine SharePoint-Organisationsressourcenbibliothek bereitstellen
• Bestehende Präsentation auf eine neue Vorlage umziehen: Design übernehmen, Layouts zuordnen, Folien zurücksetzen
• Vorlagenfehler finden: lose Textfelder, überschriebene Platzhalter, doppelte Master und Layouts
• Ungenutzte Layouts entfernen und Änderungen an der Vorlage versioniert dokumentieren

Daten und Diagramme aus Excel

• Excel-Diagramm einfügen: einbetten, verknüpfen oder als Bild – Folgen für Aktualität und Dateigröße
• Verknüpfte Diagramme und Tabellenbereiche aktualisieren, Quellen ändern oder Verknüpfungen lösen
• Diagrammvorlagen (.crtx) für einheitliche Farben, Schriften und Beschriftungen nutzen
• Zahlenfolien mit Aussage: eine Datenreihe hervorheben, direkt beschriften, Legende sparen
• Diagramme nach Datenreihe oder Kategorie schrittweise einblenden
• Tabellen aus Excel übernehmen und mit Tabellenformatvorlagen an die Designfarben anpassen

Morphen, Animation und Zoom gezielt steuern

• Morphen-Optionen „Objekte“, „Wörter“ und „Zeichen“ und wann welche Variante passt
• Morphen über Objektnamen erzwingen: Benennung mit !! im Auswahlbereich
• Animationspfade, Effektoptionen, Verzögerung und Dauer im Animationsbereich abstimmen
• Trigger: Animation beim Klick auf ein Objekt oder an einer Textmarke im Video starten
• Animationen mit dem Animationspinsel auf andere Objekte übertragen
• Zusammenfassungs- und Abschnittszoom als Agenda mit Rücksprung zur Übersicht

Interaktive Navigation und Varianten für Zielgruppen

• Links auf Folien, Abschnitte, Dateien und Webseiten setzen; Aktionseinstellungen für Schaltflächen
• Navigationsleiste mit Schaltflächen im Folienmaster anlegen
• Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentationen für verschiedene Zielgruppen aus einer Datei
• Folien ausblenden statt löschen, um Lang- und Kurzfassung parallel zu pflegen
• Präsentation am Kiosk nur über Schaltflächen und Links steuern lassen

Präsentationen wiederverwenden

• Lange Präsentationen in Abschnitte gliedern, Abschnitte verschieben, reduzieren und umbenennen
• Folien zwischen Dateien kopieren: „Zieldesign verwenden“ oder „Ursprüngliche Formatierung beibehalten“
• Folienbibliothek: Standardfolien wie Unternehmensprofil und Referenzen zentral pflegen
• Frühere Fassungen über den Versionsverlauf öffnen und Änderungen anderer an markierten Folien nachvollziehen
• Dateigröße senken: Bilder komprimieren, zugeschnittene Bereiche löschen, Medien optimieren
• Schriftarten einbetten, damit die Präsentation auf fremden Rechnern gleich aussieht

Barrierefreiheit prüfen und sicherstellen

• Barrierefreiheitsprüfung ausführen und Befunde über die Registerkarte „Barrierefreiheit“ beheben
• Lesereihenfolge im Bereich „Lesereihenfolge“ festlegen, Schmuckelemente als dekorativ markieren
• Barrierefreie Vorlage: Titelplatzhalter in jedem Layout, ausreichender Kontrast der Designfarben
• Aussagekräftige Linktexte, Tabellen mit Kopfzeile und Alternativtexte für Diagramme

Export und Aufzeichnung

• Barrierefreies PDF mit Dokumentstrukturtags exportieren, Notizenseiten oder Handzettel als PDF
• Handzettel mit Notizen über „Exportieren“ in Word erstellen
• Registerkarte „Aufzeichnen“: Vortrag mit Kamera, Freihand und Laserpointer aufnehmen
• Einzelne Folien neu aufzeichnen und Aufzeichnungen löschen, ohne den Rest zu verlieren
• Als Video in Full HD oder 4K exportieren, mit aufgezeichneten Zeiten und Sprechertext
• Als Bildschirmpräsentation (.ppsx) speichern, die direkt im Vortragsmodus startet

Copilot in PowerPoint mit Vorlage und Quelldokument

• Präsentation aus einer Word- oder PDF-Datei erzeugen und dabei die Unternehmensvorlage verwenden
• Offizielles Brand Kit der Organisation mit Vorlage, Farben und Logos im Copilot-Bereich auswählen
• Warum saubere Layouts und Platzhalter über die Qualität des Copilot-Entwurfs entscheiden
• Folien ergänzen, Inhalte in Abschnitte ordnen und Sprechernotizen entwerfen lassen
• Lange Foliensätze zusammenfassen und Kernaussagen gegen das Quelldokument prüfen
• Lizenzvoraussetzungen, Vertraulichkeitsbezeichnungen und erfundene Zahlen im Blick behalten

Praxisprojekt: Vertriebsvorlage für einen Hersteller von Industriepumpen

• Folienmaster mit Designfarben, acht Layouts und Navigationsleiste für die Vertriebsvorlage bauen
• Absatzzahlen je Region als verknüpftes Excel-Diagramm einbinden und aktualisieren
• Produktfolien als Folienbibliothek anlegen und Kurzfassungen per benutzerdefinierter Präsentation erstellen
• Copilot-Entwurf aus dem Produktdatenblatt auf der Vorlage erzeugen und nachbearbeiten
• Barrierefreiheit prüfen und als PDF sowie als Video mit Aufzeichnung exportieren

Lernziele

• Sie bauen einen Folienmaster mit eigenen Designfarben, Schriften und Layouts und verteilen ihn als Vorlage
• Sie stellen gewachsene Präsentationen auf eine neue Unternehmensvorlage um und beheben Vorlagenfehler
• Sie binden Excel-Diagramme und -Tabellen verknüpft ein und halten die Verknüpfungen aktuell
• Sie steuern Morphen über Objektnamen und bauen mit Zoom, Links und Schaltflächen eine nichtlineare Navigation
• Sie verwenden Folien über Abschnitte, benutzerdefinierte Präsentationen und eine Folienbibliothek wieder
• Sie prüfen Präsentationen auf Barrierefreiheit und exportieren sie als PDF, Video oder Handzettel
• Sie lassen Copilot einen Entwurf auf Ihrer Vorlage erzeugen und kontrollieren Inhalt und Layout

Zielgruppe

• Erfahrene PowerPoint-Anwender:innen, die mit der Desktop-App von Microsoft 365 arbeiten
• Vorlagenverantwortliche in Marketing und Unternehmenskommunikation
• Assistenz und Sachbearbeitung, die Präsentationen für Führungskräfte und Vertrieb vorbereiten