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Excel PivotTable Praxis: Schulung zu Auswertung und PivotChart

Excel PivotTable Praxis: auswerten, gruppieren, filtern, präsentieren

Dauer: ab 1 Tag (8 UE) | Preis: ab 900 EUR (netto) | Live online oder vor Ort | Termin nach Vereinbarung

Sie bauen PivotTables aus einer oder mehreren Tabellen, fassen Werte zusammen, gruppieren Datum und Zahlen, steuern Auswertungen mit Datenschnitten und Zeitachse und geben sie als PivotChart oder Druckbericht weiter.

Gesamtpreis für bis zu 3 Teilnehmende · Unverbindliche Anfrage · Keine Vorkasse

Eine Liste mit 20.000 Zeilen, drei Fragen der Geschäftsleitung – und keine einzige Formel

Die PivotTable ist das Excel-Werkzeug, mit dem sich große Listen in wenigen Klicks nach Kunde, Monat, Region oder Produkt zusammenfassen und genauso schnell wieder anders schneiden lassen. Viele Anwender:innen kennen den Einstieg, scheitern dann aber an Details: Die Summe stimmt nicht, weil Zahlen als Text vorliegen, das Datum lässt sich nicht gruppieren, das Zahlenformat verschwindet beim Aktualisieren, und der Datenschnitt wirkt nur auf eine von drei Auswertungen. Dieser Praxiskurs behandelt PivotTables vollständig – vom Vorbereiten der Quelldaten über Zusammenfassen, berechnete Felder und Gruppieren bis zu bedingten Formaten, PivotCharts, Druck und dem Datenmodell.

Der Aufbau folgt dem Arbeitsablauf: zuerst eine sauber angelegte Tabelle als Quelle, dann Erstellen und Pivotieren, Wertfelder mit „Werte anzeigen als“, Drilldown auf die Datensätze hinter einer Zahl und PIVOTDATENZUORDNEN für Formeln außerhalb der PivotTable. Es folgen Sortieren und Filtern mit Regeln, Suchfeld, Datenschnitten und Zeitachse, das Berichtslayout mit eigenen Formatvorlagen und bedingte Formate, die beim Aktualisieren erhalten bleiben. Danach visualisieren Sie die Ergebnisse als PivotChart, drucken je Element eine eigene Seite und automatisieren wiederkehrende Handgriffe mit einem aufgezeichneten Makro.

Zwei Ausblicke runden das Seminar ab: PivotTables aus dem Datenmodell, die mehrere Tabellen über Beziehungen verbinden und eine diskrete Anzahl liefern, sowie die Formeln GRUPPIERENNACH und PIVOTMIT, die dieselbe Zusammenfassung als dynamisches Ergebnis ohne Aktualisieren rechnen. Measures mit DAX und Power Pivot vertieft das Seminar „Excel Business Intelligence“, die Aufbereitung unsauberer Exporte die Seiten zu Power Query. Wo Copilot in Excel zur Verfügung steht, zeigen wir knapp, wie er einen PivotTable-Vorschlag erstellt; Formeln, Analysen und Diagramme per Copilot behandelt „Microsoft Copilot und Excel“ ausführlich.

Geübt wird an Auftrags-, Kosten- und Garantiedaten, gern auch an einer anonymisierten Liste aus Ihrem Controlling oder Vertrieb. Grundkenntnisse in Excel genügen; wer PivotTables schon regelmäßig nutzt, steigt nach Absprache bei Gruppieren, Datenmodell und Formel-Alternativen ein.

Eine Controllerin zeigte mir einmal ihre Monatsauswertung: vierzehn Blätter voller SUMMEWENNS, jede Formel von Hand an neue Produktgruppen angepasst. Die gleiche Auswertung stand nach zwanzig Minuten als PivotTable mit Datenschnitt für die Region – und sie rechnete auch dann richtig, als im nächsten Monat zwei Produktgruppen dazukamen. Der Engpass ist fast nie die PivotTable selbst, sondern die Quelle: Eine Kopfzeile, keine Zwischensummen in den Daten, Zahlen als Zahlen. Wer das einmal sauber einrichtet, baut Auswertungen um, während die Besprechung noch läuft.

Was Sie danach können

  • Sie bereiten Quelldaten als Tabelle vor und erstellen, pivotieren und aktualisieren PivotTables aus einer oder mehreren Quellen
  • Sie fassen Werte mit Zusammenfassungsfunktionen, „Werte anzeigen als“, berechneten Feldern und Gruppierungen zusammen
  • Sie sortieren und filtern PivotTables mit Regeln, Datenschnitten und Zeitachse und verbinden Datenschnitte mit mehreren Berichten
  • Sie formatieren PivotTables mit Formatvorlagen und bedingten Formaten, die beim Aktualisieren erhalten bleiben
  • Sie erstellen PivotCharts und drucken Auswertungen mit einer Seite je Element
  • Sie verbinden Tabellen im Datenmodell und wählen zwischen PivotTable und den Formeln GRUPPIERENNACH und PIVOTMIT

Zielgruppe und Voraussetzungen

  • Anwender:innen mit Excel-Grundkenntnissen, die große Listen auswerten
  • Controlling und Rechnungswesen, die Monats- und Abweichungsberichte erstellen
  • Vertrieb und Vertriebsinnendienst, die Umsätze nach Kunde, Region und Produkt auswerten
Themen und Inhalte für Ihre Beratung, Coaching, Workshop, Training, Schulung und Weiterbildung:

Excel PivotTable Praxis: auswerten, gruppieren, filtern, präsentieren

PivotTables erstellen und pivotieren
  • Wofür PivotTables taugen: Summen, Anteile und Vergleiche ohne eine einzige Formel
  • Quelldaten vorbereiten: eine Kopfzeile, keine Leerzeilen, keine verbundenen Zellen
  • Quelle als intelligente Tabelle anlegen, damit neue Zeilen in die Auswertung wandern
  • PivotTable einfügen: eigene Auswahl, empfohlene PivotTables, neues oder vorhandenes Blatt
  • Die Feldliste verstehen: Bereiche Filter, Spalten, Zeilen und Werte
  • Pivotieren: Felder zwischen Zeilen und Spalten tauschen, Ebenen verschachteln
  • PivotTable-Optionen: Name, leere Zellen anzeigen als, Spaltenbreite beibehalten
  • Aktualisieren, Datenquelle ändern und Aktualisieren beim Öffnen der Datei
  • Externe Datenquelle: PivotTable aus Access, SQL Server oder einer Power-Query-Abfrage
  • Daten aus mehreren Quellen konsolidieren: PivotTable-Assistent im Bestand, heute über Power Query
  • Standardlayout für neue PivotTables in den Excel-Optionen festlegen
  • PivotTables verwalten: gemeinsamer Pivot-Cache, Dateigröße, verschobene und gelöschte Berichte
Werte zusammenfassen und berechnen
  • Teil- und Gesamtergebnisse ein- und ausblenden, oben oder unten in der Gruppe anzeigen
  • Zusammenfassungsfunktion des Wertfelds ändern: Summe, Anzahl, Mittelwert, Max, Min
  • Werte anzeigen als: % des Gesamtergebnisses, % des übergeordneten Ergebnisses, Rangfolge
  • Mehr als ein Datenfeld: Umsatz, Menge und Anteil nebeneinander, Feld „Werte“ verschieben
  • Daten in der PivotTable verwalten: leere Zellen, Fehlerwerte, Elemente ohne Daten
  • Berechnetes Feld anlegen, etwa Marge aus Umsatz und Wareneinsatz
  • Berechnetes Element und warum es Teilergebnisse verfälschen kann
  • PIVOTDATENZUORDNEN in Formeln außerhalb der PivotTable nutzen oder bewusst abschalten
  • Drilldown per Doppelklick: die Datensätze hinter einer Zahl auf einem neuen Blatt
  • Details ein- und ausblenden bei verschachtelten Feldern über die Plus-/Minus-Schaltflächen
Gruppieren nach Datum, Zahl und Text
  • Datumswerte nach Jahren, Quartalen, Monaten und Tagen gruppieren; automatische Zeitgruppierung
  • Zahlen in Klassen gruppieren: Auftragsgrößen, Altersstufen, Preisbänder mit fester Schrittweite
  • Textelemente von Hand gruppieren, etwa Filialen zu Vertriebsregionen
  • Gruppierung aufheben und Ursachen finden, wenn „Gruppieren“ wegen Text im Datumsfeld scheitert
Sortieren und Filtern von PivotTable-Daten
  • Nach Beschriftung oder Wert sortieren, auch innerhalb jeder Gruppe
  • Benutzerdefinierte Liste als Sortierreihenfolge für Regionen oder Produktlinien
  • Ein Feld durch Auswahl filtern und die Auswahl gezielt umkehren
  • Beschriftungs- und Wertfilter nach Regel: Top 10, größer als, beginnt mit
  • Suchfeld im Filter für lange Kunden- oder Artikellisten
  • Datenschnitte einfügen und über Berichtsverbindungen mehrere PivotTables steuern
  • Datenschnitte formatieren: Spalten, Größe, eigene Formatvorlage, Elemente ohne Daten
  • Berichtsfilterfelder nutzen und Berichtsfilterseiten als einzelne Blätter anzeigen
  • Filter löschen, erneut anwenden und beim Aktualisieren erhalten
  • Zeitachse für Zeiträume nach Jahr, Quartal, Monat oder Tag
Layout und Formate
  • PivotTable-Formatvorlage anwenden, Optionen für Zeilen- und Spaltenköpfe und Bänderung
  • Eigene PivotTable-Formatvorlage im Firmendesign anlegen und als Standard setzen
  • Berichtslayout: Kurz-, Gliederungs- und Tabellenformat, Elementbeschriftungen wiederholen
  • Zahlenformat im Wertfeld festlegen, damit es das Aktualisieren übersteht
Bedingte Formate in PivotTables
  • Regel auf Wertfelder anwenden: ausgewählte Zellen, alle Zellen eines Felds oder nur eine Ebene
  • Obere und untere Werte hervorheben: Top 10 %, unter dem Durchschnitt
  • Datenbalken für Umsatz und Farbskalen für Abweichungen zum Vorjahr
  • Symbolsätze als Ampel mit eigenen Schwellenwerten statt Prozentrang
  • Regel bearbeiten, Reihenfolge mehrerer Regeln festlegen, „Anhalten, wenn wahr“
  • Regeln löschen und den Manager für Regeln zur PivotTable aufräumen
PivotCharts erstellen und formatieren
  • PivotChart aus einer bestehenden PivotTable oder direkt aus der Datentabelle erstellen
  • PivotChart pivotieren und über die Feldschaltflächen filtern
  • Diagrammelemente formatieren, Schnelllayout wählen, Feldschaltflächen ausblenden
  • Diagrammtyp wechseln und wissen, welche Typen PivotCharts nicht anbieten
  • Trendlinie hinzufügen und über mehrere Perioden fortschreiben
PivotTables drucken und weitergeben
  • PivotTable drucken: Druckbereich, Titelzeilen, Elementbeschriftungen auf jeder Seite
  • Seitenumbruch nach jedem Element einer Gruppe, etwa eine Seite pro Region
  • PivotChart drucken oder gemeinsam mit der PivotTable als PDF ausgeben
PivotTables mit Makros und Tastenkürzeln bearbeiten
  • Makro aufzeichnen, das alle PivotTables aktualisiert und Filter zurücksetzt
  • Aufgezeichneten VBA-Code prüfen, Makro per Schaltfläche ausführen, Datei als .xlsm speichern
  • Einfaches Präsentationskit: PivotTables, Datenschnitte und PivotCharts auf einem Berichtsblatt
  • Tastenkürzel: Alt+F5 aktualisieren, Strg+Alt+F5 alles aktualisieren, Alt+Umschalt+Pfeil rechts gruppieren
Tabellen im Datenmodell
  • Tabellen zum Datenmodell hinzufügen und Beziehungen über Schlüsselspalten anlegen
  • PivotTable aus dem Datenmodell: Felder aus mehreren Tabellen ohne XVERWEIS kombinieren
  • Diskrete Anzahl als Zusammenfassung – nur in PivotTables aus dem Datenmodell
  • Tabellenbeziehungen bearbeiten, deaktivieren und löschen
  • Sätze aus Zeilen- oder Spaltenelementen definieren und wiederverwenden
  • Ausblick auf Measures mit DAX und Power Pivot (Vertiefung: Excel Business Intelligence)
Formeln als Alternative: GRUPPIERENNACH und PIVOTMIT
  • GRUPPIERENNACH: Umsatz je Kunde als dynamisches Ergebnis, das ohne Aktualisieren mitrechnet
  • PIVOTMIT: Kreuztabelle aus Zeilen- und Spaltenfeld mit Summen und Teilergebnissen
  • PivotTable oder Formel: Datenschnitte und Drilldown gegen automatische Neuberechnung abwägen
Copilot in Excel und PivotTables
  • PivotTable-Vorschlag aus einer Frage an die Tabelle erzeugen und Felder selbst nachprüfen
  • Vorgeschlagene Summen per Drilldown gegen die Datensätze kontrollieren
  • Grenzen bei verschachtelten Pivot-Layouts; Copilot-Vertiefung unter „Microsoft Copilot und Excel“
Praxisprojekt: Garantiefälle eines Herstellers von Kaffeevollautomaten auswerten
  • Garantiefallliste mit mehreren tausend Einträgen als Tabelle vorbereiten und mit dem Gerätestamm im Datenmodell verknüpfen
  • Ausfallquote je Baureihe und Installationsbetrieb mit „Werte anzeigen als“ berechnen
  • Garantiefälle nach Betriebsmonaten gruppieren, Zeitachse und Datenschnitte für Region und Fehlercode einrichten
  • Berichtsblatt mit PivotChart, Ampelformaten und einer Druckseite je Baureihe fertigstellen

*) Die Inhalte werden individuell abgestimmt und mit Praxisbeispielen abgerundet.

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2. Angebot abstimmen: Inhalte, Format (live online oder vor Ort), Dauer und Preis legen wir gemeinsam fest.

3. Schulung durchführen: Sie arbeiten an Übungen aus Ihrem Alltag oder an einem neutralen Beispiel und nehmen konkrete nächste Schritte mit.

Häufige Fragen zur Schulung

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Nein. Sie erhalten zuerst ein abgestimmtes Angebot und entscheiden dann über die Beauftragung. Eine Vorkasse gibt es nicht.

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